规范印章制度让用印更安全

杨慧

印章是企业行使职权的合法象征物，具有法定的权威性，是行使企业职权、处理日常公务和对外往来的唯一合法凭证。盖有企业印章的文件，是受法律保护的有效文件，同时意味着企业要对文件的内容承担相应的法律责任，因此企业的印章管理工作是否安全规范，关系到企业正常经营活动的开展，有时甚至是影响到了企业的生存和发展。

当前，企业与企业之间的业务开展，大多数还是以纸质文件为主，所以传统的物理印章依然是企业印章使用工作当中重要的使用对象。而传统物理印章因其本身的局限性，也更加容易造成违规用印事件的发生，如印章保管人员工作疏忽，导致印章失窃、偷盖等引起的纠纷风险。

风险案例一：

2017年4月，媒体曝光某银行16.5亿元理财产品飞单事件。该银行行长利用伪造的印章将客户投资的理财产品提出，将客户的投资用于个人支配，涉及被骗投资者约150人，最终由该银行将涉案金额退偿投资客户。

风险案例二：

建筑工程领域存在挂靠经营的行为，所以印章管理混乱的现象尤为突出，允许他人挂靠绝非简单收点管理费，而是一个可能使交易相对人对挂靠方产生其有权代表被挂靠方签订合同的合理信赖。即挂靠方的行为对被挂靠方可构成表见代理。挂靠方对外签署的合同可直接约束被挂靠方，被挂靠方不得以未经授权为由，拒不承担相关责任。

风险案例三：

2017年，上海某区人民法院针对一起因私用公章引起的合同纠纷，做出了如下判决。被告公司公章因员工私自加盖，后因该职员违约对第三方造成经济损失。原告第三方将该公司与职员一同告上法院，要求其承担赔偿责任。被告公司因内部管理混乱、公章保管不善等原因造成的法律后果应该由被告自行承担。至于职员公章私用责任的追究，由被告公司和员工自行处理，与原告无关。被告公司应当履行合同当中所该承担的责任义务。

通过这几个典型的案例，我们将用印的风险总结为以下几点：

●伪造印章。伪造印章行为实际包含两项行为，伪造和使用，行为人违背诚实信用的原则伪造企业印章并使用，损害被伪造企业努力经营的商业信誉。我国对伪造印章的行为打击力度较大，已经入刑，符合有罪认定条件的须追究刑事责任，而民事意义上，对于合同的效力处理也相对比较简单，因为伪造的印章不能代表被伪造企业的真实意思，所以用其签订的合同为无效合同。

●越权使用印章。加盖的企业印章是真实的，合同并非一定有效，实践中无权代理人加盖的印章是争议中的常见类型。无权代理人加盖的企业印章签订的合同的效力是不穩定的，其法律后果也不尽相同。对于该情况，决定性因素是是否构成表见代理。不构成表见代理的越权加盖公章，如果所签合同不被代理人追认，那么合同将会无效，而相应的法律责任由越权行为人承担。构成表见代理的越权加盖公章，即便不是企业所有人的真实意思签订的合同，仍然为有效合同，由企业承担相应的法律责任。

●借用印章。在实践中，还有一些企业将其印章借给他人使用，借用人使用借来的企业印章签订的合同并不能代表公司的真实意思，因此一些出借人主张合同无效。为了交易的稳定，也有学者主张该合同应认定为有效，因为出借印章应能预知行为的后果，对借用人的行为已经默认。

●盗用印章。印章被盗用的情况也时有发生，印章所有人在不知情时被人盗用。曾经就有这样的案例，一位老板的企业印章被其家人拿去为他人提供担保，引发纠纷。虽然是印章盗用，不能体现企业的意思，该合同应为无效，但是印章持有人负有诸多的举证义务，不能举证时就要承担举证不得的法律后果。由此可以看出，用印不合规，给企业带来的风险和损失是巨大的，因此，企业应严格规范用印制度，制定详细的用印流程。

●适用范围

全企业适用。

●印章的刻制和启用

印章的刻制均须报企业主要负责人批准，由集团公司行政人资部或子公司综合办开具介绍信，到公安机关相关部门办理刻制手续。印章的形体和规格，按国家有关规定执行。新印章启用前要做好戳记，并留样保存，以便备查。印章启用应报主要负责人批准，并下发启用通知，注明启用日期、发放单位和使用范围。

●印章的领取与保管

各类印章由各级和各岗位专人依职权领取并保管，不得转借他人。一旦出现专人领取和归还印章情况，需要递交详细说明，并保存记录。印章持有情况纳入员工离职时移交工作的一部分，如员工持有印章，办理归还印章手续后方可办理离职手续。

●印章的交接和停用

各类印章必须有专人保管，公章、合同专用章由主要负责人指定专人保管，财务专用章应指定两人分别保管，各部门印章由各部门指定专人专柜保管。各印章保管人员名单须报集团公司行政人力资源部或子公司综合办备案。印章保管须有记录，注明公章名称、颁发部门、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人、图样等信息。严禁员工私自将印章带出使用。若因工作需要，确需将印章带出使用的，由用印人提交申请，征得其部门主管同意，并经主要负责人批准，由印章保管人陪同前往办理。如印章保管人不便陪同的，由借用人填写借据，经主要负责人批准，方可带离。印章外出期间，借用人只可将印章用于申请事由，并对印章的使用后果承担一切责任。印章保管人因事离岗时，须由部门主管指定人员暂时代管，以免贻误工作。印章保管必须安全可靠，加锁保存，不可私自委托他人代管。印章保管有异常或遗失，应保护现场，及时汇报，配合查处。印章移交须办理手续，签署移交证明，注明移交人、接交人、监交人、移交时间、图样等信息。

●停用情况

企业名称变动；印章使用损坏；印章遗失或被窃，声明作废。印章停用时须经主要负责人批准，及时将停用印章送集团公司综合办封存或销毁，建立印章上交、存档、销毁的登记档案。

●违纪处理

违反以上规定者，企业将追究相关人员的责任，若给企业造成经济损失或不良社会影响者，将追究其法律责任。印章保管员应将印章使用记录保存好，每年年底交相关行政部门汇总存档。

规范严格的印章管理制度是首要的，但烦琐的流程也确实会影响到企业印章的使用效率，因此为解决用章规范和效率问题，企业应当通过新的管理方式实现更加便捷、高效、规范的用印管理。如使用智能印章管理系统，通过物联网技术的应用，结合手机APP、智能硬件设备实现企业在线、远程化的印章监管，只需通过APP操作即可完成对用印的申请、审核、盖章、登记操作，有效解决严格管控的印章制度带来的流程烦琐、用章效率低等问题。

随着5G以及物联网的普及，在各个行业里，在企业办公管理工作当中，智能化办公设备得到了广泛的应用。传统印章管理通常采用的都是人工管理模式，实际管理使用过程当中，难免会出现越权私盖、偷盖印章行为，给企业造成法律以及经济方面的纠纷风险。而智能化印章管理模式的应用，使得企业印章管理实现了远程、在线、智能化管理，印章管理更加高效与安全。

用印申请人将需要盖章的文件上传至系统，盖章完毕后扫描对比回传系统，负责人可在后台随时查看，防止别有用心之人乱盖、偷盖印章；文件上传至系统，企业能有效把控各项业务进展情况，数据归档分类记录，方便翻阅查找。

智能印章实现自动盖章，盖章过程中人章分离，实现自动化，规避手动盖章风险，避免多盖、乱盖、偷盖、人情章、空白章等情况的发生。

智能印章利用远程控制技术，在盖章过程中由管理人员在远程审批确认后，智能印章才能盖章；远程实时管控，所见即所盖，盖的内容就是管理人员看到的，事前、事中、事后把申请、审批以及用印全流程记录下来，方便事后查询溯源。

当然，目前企业之间的业务往来，多数还采用传统印章方式，智能印章虽然在使用上较传统印章简洁，但同时也有企业信息泄露、技术不稳定等缺点。对企业而言，无论是传统用章还是智能用章，都要有一套完整的用印制度，将用印行为关在制度的笼子里，才会避免用印带来的风险和损失。

作者单位 中铁第五勘察设计院集团有限公司东北院