论不动产登记档案信息化管理现存问题与解决办法

2022-05-30王荣

兰台内外 2022年18期

王荣

摘要：关于不动产登记档案管理，当前面临的主要问题是信息化结合度不够。当然，也不排除一些落后地方，在开展不动产登记档案管理工作时，仍旧沿用老旧的纸质化管理模式，未能构建信息化管理机制，导致信息化管理手段缺失。本文认为，我国坚定不移地走不动产登记档案信息化管理道路，是行业发展的大势所趋;未来全国均需统一步调，落实信息化平台的构建与应用，促国内不动产登记档案管理工作高效化、安全化发展。希望能够为读者在相关领域的研究与工作提供一些帮助。

关键词：不动产登记;档案;信息化;问题

21世纪是信息技术蓬勃发展的新时代，各行各业均凭借着融合信息化元素，实现了自身的飞速增长与突破。行政事业单位作为公益性的社会服务部门，发展的核心宗旨即如何更好地“为人民服务”。不动产登记中心作为登记不动产权属的重要行政事业单位，每日工作量大，这也从另一层面意味着不动产登记档案的基数在不断增长，实现档案管理工作高效、安全开展的诉求早已迫在眉睫。“不动产登记档案信息化管理”这一概念的提出，使得传统纸质化、纯人力的管理模式迎来新的发展机遇。国内学者研究发现[1]，开展不动产登记档案信息化管理工作，将有助于不动产登记档案管理工作整体效能提升。本次研究，旨在探讨该项改革过程中可能面临的问题，并提出一些解决办法，以飨同道。

1开展信息化管理的意义

1.1有助于管理效能的提升

既往不动产登记档案的管理工作繁重，需要频繁处理档案利用相关事务;一旦遇到人手不充足的情况，不动产登记档案的管理工作开展效能将进一步下降。不动产登记档案信息朝着信息化的方向发展，借助互联网消息传递及时性，以及信息化平台半自动化办公能力的支持，能够有效改善档案管理部门的整体办公效率，至少在档案的归档提醒、审核、借调上更加便捷，可以实现原地一键操作，有效释放工作精力，从而更好地应对其他不动产登记档案管理工作。

1.2有助于管理资本的节省

以消息传递及时性举例，当档案管理部门需要就工作问题请示领导，而领导无法决策，需要进一步请示上级主管部门时，通过信息化平台能够更好地将问题打包发送至主管部门，避免路途上的时间成本与经济资本浪费问题。同时，不动产登记档案信息由既往的纸质化管理，全面转向电子化管理，有效节省了纸张费用、打印费用、库存费用乃至甚至人力成本，大大节省了单位管理资本[2]。未来，不动产登记档案信息化管理平台内一些新的功能将在遵循便捷性、规范性、全面性的原则上陆续开发，关于信息化平台节省不动产登记中心管理资本的优势，还将被进一步放大。

1.3有助于档案长久保存

不动产登记档案信息全面转向电子化，不仅是摆脱实体储存管理对人力资源的占用问题，更是直接解决了纸质文件的空间占用问题。电子化档案的出现，彻底解决了既往纸质档案容易被虫蛀、霉变、遗失等风险。只要储存得当、备份科学，借助信息化平台与大数据技术，理论上就能实现不动产登记档案的永久保存期望[3]。另外一点重要意义在于，不动产登记档案的保存有效性还体现在档案的“真实性”上—既往纸质档案在利用过程中，不法分子有大量机会篡改档案信息，导致档案最终的真实性欠佳;通过信息化平台开展不动产登记档案存储工作，可以通过设立权限的方式，限制借阅人员的修改权限，即使有修改需求，不动产登记档案也会永久保留修改信息，便于后期信息找回。简言之，利用信息化技术存储不动产登记档案，能够保障档案真实性，进而满足档案的长久、安全保存需求[4]。

2现存问题

2.1信息化开展不到位

目前国内不动产登记档案管理工作的开展，多数仍旧集中于老旧的纸质化管理模式。还有部分单位虽然落实了信息化改革工作，但执行不到位，就会导致内部不动产登记档案管理工作的开展始终处于“半自动化”的状态。总而言之，信息化工作开展不到位，将极大程度上制约我国不动产登记档案信息化管理工作的深入推进[5]。

2.2后期管理不达预期

即使不动产登记档案信息化平台的搭建符合预期，但作为平台的实际操作者与管理者，若后期人员业务素养跟不上，出现人员整体信息化水平不达预期的问题，同样会制约不动产登记档案信息化管理工作的开展[6]。

2.3平台安全维护机制欠缺

近年来，我国在不动产登记档案信息化建设工作上，将更多的精力与资本投入在了平台建设当中，受人员认识等因素的影响，我国不动产登记档案信息化平台配套的安全与维护机制缺失，将一定程度上制约不动产登记档案信息化管理工作的开展。

安全机制“看不见摸不着”，因此易被相关岗位工作人员忽视。目前国内不动产登记档案信息化建设安全机制建设不足的表现在于：（1）安全机制缺失，不动产登记档案信息化平台运行过程中，未搭建对非法操作的拦截与报警程序;（2）安全机制使用不充分，人员为避免硬件端的操作卡顿，经常性地手动关闭安全防火墙软件，同时缺乏安全意识，在关闭防火墙的情况下，随意使用未建立信任的外接硬件，或登录不信任的网址，导致病毒接入，平台信息受到威胁[7]。

维护机制属于具体工作，但仍旧存在一些问题：（1）平台管理者为避免麻烦，不按照规定对硬件与软件进行基础维护，且使用上存在不规范行为;（2）不动产登记中心未能建立健全平台维护机制，维护工作主要由一方，如操作者承担，这种维护机制下，既无法保障平台的全生命周期维护，也无法保障维护的权威性;（3）维护机制缺失，从领导到基层职工从不关注对不动产登记档案信息化平台软硬件的维护[8]。

3原因分析

3.1缺乏认识

在不动产登记档案信息化管理工作中，由于人员缺乏相关认识，导致对具体工作开展的重视度不够，引发工作流于形式的问题。因认识不足，即使不动产登记档案信息化管理各项制度均已建立健全，但人员依制而行的动力不足，同样会使得具体工作的开展欠规范，引发信息化工作落实不到位、后期管理不达預期等问题。

3.2缺乏人才

人才匮乏，使得信息化平台的设计不合预期，极有可能出现平台安全机制与维护机制欠健全的问题，导致不动产登记档案信息化管理工作的开展停滞不前。又因缺乏人才，后期平台的使用同样面临规范性欠佳的不足。人才队伍的组建是一项动态且长期的过程，为保障该项工作理想落实，领导者与人事部门的相关认识需端正。

3.3缺乏培训

缺乏培训，导致相关人员综合业务水平难有提升。信息技术人员技术滞后，导致信息化平台的构建不合预期要求;信息化管理基层岗位人员水平不足，可能导致信息平台的使用质量不高，或具体业务的开展水平不足。

3.4缺乏经费

欠缺经费将严重制约信息化平台的建设，同时不利于人才培养与人才招聘工作，进而使得后期管理面临高端人力资源紧缺的问题。

4办法

4.1提升认识

提升人员认识的主要对策，是要建立健全相关管理制度，保障制度的搭建科学、合理，并以制度约束相关人员工作行为，规范其工作内容，从而避免不动产登记档案信息化管理各项工作的开展流于形式。而为了提高相关岗位业务人员依制而行的积极性，可以开展配套的绩效考评机制，做到优绩优酬、赏罚分明，从而不断提升相关人员依从制度规范开展工作的积极性。另外，还可以通过加强内部专题培训的方式，提升有关人员对科学构建、使用不动产登记档案信息化管理平台的认识;或者在不动产登记中心内加强相关氛围的营造，从改变工作环境入手，潜移默化地调整职工工作认识，例如通过张贴横幅的方式，强调平台使用需要基于安全防火墙软件保护的基础下运行，禁止私自关闭安全软件，最终培养职工在此方面的正确认识等[9]。

4.2建设人才梯队

不动产登记档案信息化管理工作的高效开展，需要依托人才积累。首先，不动产登记中心内部需要构建常态化的培训机制，可以通过由单位内部高年资骨干担任培训讲师、邀请外界专业培训团队莅临指导、邀请兄弟单位专家学者莅临开办讲座等方式，不断健全培训机制。同时，要贯彻落实配套的考核标准，并将考核结果纳入参与培训人员的绩效考评结果中，不断提高人员的学习积极性。通过长期投入培训精力，培养更多优秀人才。另外，不动产登记中心需要通过优化岗位配置、加强福利待遇等手段，吸纳外界优秀人才。通过内部培训积累人才，解决远期人才短缺的不足;通过招聘，吸收新人，解决近期人才资源匮乏的问题;综合开展工作，才能保障不动产登记档案信息化管理工作的高效开展，推动我国不动产登记档案管理水平的发展[10]。

4.3完善培训机制

不动产登记中心内部要建立一套长期培训机制，需要涵盖的岗位不仅要包括平台使用人员，还应包括维护人员。关于使用者的培训，可由中心维护人员在经厂家培训后承担任教责任，负责平台使用者规范使用平台、了解平台更新功能等培训教育，并试图在培训中提升平台操作者基础平台维护技能，例如软件缓存的清理、硬件的简单除尘与工作温湿度监测等。关于维护人员的培训，需要由平台的软件设计商与硬件制造商担任教员，向维护人员系统展示不动产登记档案信息化管理平台软硬件维护操作的注意事项，便于后续分级运维机制的成立[11]。

4.4加大经费投入

不论是构建不动产登记档案信息化管理平台，抑或后期的人才培训投入等各项工作，均需建立在足额经费支持的基础上。不动产登记中心属于行政事业单位，为获取足额经费，本文倡议，政府部门需要加强对该领域的重视，投入足额经费，帮助不动产登记中心构建信息化管理平台，并完善各项内部管理工作，确保该信息化平台能够高质量投入应用。

4.5构建信息化平台的安全机制与维护机制保障不动产登记中心档案管理的信息化水平安全可靠，必要的安全机制与维护机制不可或缺。但需要注意的是，不论是安全机制抑或维护机制，其核心目标均是推动不动产登记中心档案管理信息化水平进步。可以通过借鉴他人管理经验的方式，或者采取德尔菲法函询的方式，进一步明确、细化安全机制与维护机制内容，并形成制度文件，从而确保后续相关工作有制可依，人员出现失误操作有责可究。

首先是安全机制，与权威的安全公司合作，打造针对性的安全防火墙，并对平台操作者进行系统培训，纠正错误的平台使用行为，并帮助中心建立健全平台安全使用制度。还需定期为中心提供软件升级服务，保障软件维持最新的安全防护能力[12]。

其次是维护机制，这里建议有关部门补充人力资源，先壮大不动产登记中心信息管理部门。以往由于不动产登记中心信息化进程滞后，内部的信息管理部门常常面临人手不足的情况，甚至一些不动产登记中心出现信息管理部门缺失的问题。在此基础上，本文提出建立三级维护机制：第一级维护由不动产登记档案信息化管理平台操作者负责，主要承担一些简单，但需要短周期重复进行的维护工作，例如除尘、检查连接线情况等。二级维护由不动产登记中心信息技术人员负责，主要定期对硬件与软件进行检测，识别问题科学报修。同时针对一些简单的维修工作负责，例如更换硬盘、内存、键鼠设备等。三级维护由厂家负责，主要承担中心信息技术人员无法处理的更加专业的维护工作，并对信息技术人员进行定期的培训[13]。

5小结

本次研究主要探讨了不动产登记档案信息化管理工作开展面临的问题，并试图分析对策。在研究过程中，本文肯定不动产登记档案管理的信息化改革是行业发展的必然，但也正视时至今日，不动产登记档案信息化管理工作仍旧面临问题，工作开展仍旧未能做到尽善尽美。本文提议，管理者与基层人员需要团结一心，致力于发现工作中存在的各类问题，领导做好决策引导，基层严谨落实对策。只有这样，我国不动产登记档案管理信息化改革才能真正走向成功。

参考文献：

[1]郭斯嘉，李岩.探究不动产登记档案信息化管理现存问题及应对[J].居业，2021，39（3）：12—13.

[2]高永红.不动产登记档案信息化建设中存在的问题与解决策略[J].现代经济信息，2021，42（17）：46—47.

[3]张国庆.不动产登记档案信息化建设的路径分析[J].卷宗，2021，11（4）：157—158.

[4]曲娟，马静，王郑文.档案信息化建设的实践与探索—以青岛市不动产登记中心为例[J].兰台内外，2020，37（34）：4—6.

[5]林君.信息化背景下的不动产登记档案管理探究[J].中国房地产业，2020，41（1）：46—47.

[6]丁宇欣.关于不动产登记档案信息化建设的路径分析[J].卷宗，2019，9（11）：79—80.

[7]周文奇，彭健.不动产登记档案信息化管理的问题分析与改进建议[J].浙江档案，2016，39（12）：54—55.

[8]何英昌.“互联网+”背景下不动产电子档案管理探析[J].兰台世界，2020，35（10）：62—65.

[9]连杰.不动产档案信息化管理刍议[J].档案管理，2021，39（2）：88—88，90.

[10]裴毓.自然资源与不动产登记信息化建设研究[J].价值工程，2021，40（17）：152—153.

[11]张玮琼.不动产登记档案利用服务的问题与对策分析[J].档案学通讯，2016，39（5）：62—66.