新《档案法》背景下，河南省高校干部人事档案信息化路径分析

周锦

摘 要：2021年1月1日，新颁布的《档案法》正式实施，这标志着国家层面对档案工作的重视，也标志着档案工作迈向了新的阶段。因此，为了响应习近平总书记对档案工作的重要批示，认真贯彻和落实新《档案法》的相关规定，积极推动并加快档案信息化建设的步伐，一些高校逐步开始对高校干部人事档案进行信息化的探索和建设，这对推动档案走向智慧化、现代化起到积极的推动作用。本文将从新《档案法》的背景下，详细依据档案信息化建设的相关条例来分析目前河南省高校干部人事档案信息化建设的现状、遇到的问题，以此来探讨高校干部人事档案信息化实现的路径。

关键词：档案法;高校人事档案;干部人事档案信息化

一、档案信息化发展背景

档案是对历史的真实记录，是对日常所发生业务的存储。而高校档案则是对高等院校工作的真实记录，做好档案工作对高校发展有着重要意义。随着国家的不断发展，给我们的档案工作也提出了新的要求，习近平总书记提出档案工作要走向依法管理、在依法治国的大背景下档案工作也要做到依法管档治档、并紧跟现代化的发展步伐。档案工作要适应社会的发展。

因此，2021年1月1日新的《档案法》正式实施，其中包括档案管理体制、档案管理制度、档案开放与利用、档案信息化建设、档案安全工作机制、档案工作支持保障力度、档案监督检查和法律责任等内容。新《档案法》总则的第一条，就明确提出了推进档案现代化、信息化的要求。由此可见，档案信息化建设势在必行，这也是2020版《档案法》修订内容的重中之重，档案工作要加快信息化的脚步，高校档案亦是如此。

在新的《档案法》第五章就涉及档案信息化建设的7条内容，由此可见，国家对于档案信息化的重视，同样的，档案工作者应当认真研读新《档案法》的相关内容，其中关于档案信息化建设的内容如下：

高校干部人事档案是高等院校档案工作管理中的重要内容，是服务组织人事工作的重要活动，是高校教职工留存的重要记录，也对干部认识提拔、党的组织建设、人才服务等工作提供了重要的历史依据，也是党和组织选拔人才、监督管理和评鉴人才的重要依据。新《档案法》的正式实施，也给高校干部人事档案提出了新的要求，必须加快高校干部人事档案信息化的步伐。根据2018年由中共中央办公厅修订颁布的《干部人事档案工作条例》，仔细研读该条例我们会发现干部人事档案工作必须要紧跟国家和社会发展的脚步，深入贯彻党的组织路线、要充分发挥干部人事档案对于高素质干部队伍的积极作用。

当然档案管理工作要紧跟时代发展步伐和社会发展实践，满足人们对于档案不断变化的需求。高校干部人事档案信息化正是对时代发展的积极响应，为广大教职工带来更大的便利，信息化的进行有利于促进干部人事档案工作的秩序化和规范化管理。

二、高校干部人事档案信息化现状

高校干部人事档案信息化是指将高校教职工档案材料和信息以电子的方式保存于网络中。目前河南省不少高校的干部人事档案仍是以纸质的形式保存于档案馆，但是随着时间的推移，干部人事档案材料发黄变色等现象时有发生，更难以预防不可抗力因素的存在，比如河南省在2021年7月20日，多地遭遇了罕见的强降雨，发生了洪涝灾害，道路成河，郑州地铁被淹，同样地，也导致了不少机关单位的档案材料被淹，导致档案信息模糊，为河南省部分地区的档案工作带来了一定困难。因此，全省的档案信息化建设也被高度重视，高校干部人事档案信息化既是顺应时代发展的潮流，满足公众对档案的多样化需求，同样也是确保高校干部人事档案材料的完整性的一条途径。这便于高校进行干部人事档案审核，加快高校干部人事档案的利用，为选拔人才提供途径和技术支持。

但是，目前干部人事档案信息化这项工作还未完全在各大高等院校普及，根据河南省高校的发展现状而言，也只有部分高校完成了干部人事档案信息化的工作，个别院校档案馆的信息化水平走在了河南省高校档案管理信息化的前列，但是仍有些高校对档案信息化工作没有引起一定的重视，到现在仍未认识到档案信息化的重要性，由于各种原因导致高校干部人事档案信息化工作无法开展。河南省是人口大省，随着高校的扩招和发展规模的逐步扩大，干部人事档案也越来越多，但是干部人事档案信息的利用仍停留在传统的模式，而无法达到高效率的利用。

同时，高校干部人事档案信息化工作不是一次性工作，随着教学工作的开展、人才的引进与晋升、人员外调、工资表产生等业务，每年都会形成新的干部人事档案材料，因此高校干部人事档案信息化工作并非一次性投入的工作，而是一项持续性、长久性的工作。

高校干部人事档案信息化是一项长久性、复杂性工作，这项工作怎么做、如何去做，档案信息化平台众多，到底如何去选择相关的具备国家保密资质的信息系统平台等问题，是我们进行信息化过程中应该提前思考好的问题。因此，高校干部人事档案工作离真正的信息化还有很长一段路要走，任重而道远，我们要向着真正的高校干部人事档案信息化而奋斗，认真落实和履行高校干部人事档案信息化这项工作，完善高校干部人事档案管理体系，高校干部人事档案信息化建设已是大势所趋。

三、開展高校干部人事档案信息化工作的利好背景及所存在的问题

1.高校干部人事档案信息化发展的利好背景

在新《档案法》实施之前，各大高校对于干部人事档案信息化的认识也仅存于倡导、宣传，而在新《档案法》实施之后，与档案工作相关的部门也都意识到档案信息化不能再停留于倡导阶段，应该落到实处。各大高校档案馆以及校领导也对干部人事档案信息化有了更深刻的认识，意识到档案信息化必须认真实施，紧紧跟随国家档案事业发展的步伐，向更先进的档案管理发展。随着高校的扩招和不断发展壮大，干部人事档案也越来越多，局限于传统的人事档案利用已经不能够满足高校发展的需求，特别是在疫情期间，更应该通过信息化对高校干部人事档案进行管理，来满足相关部门工作人员对档案的利用。正是在这样的大背景下，干部人事档案信息化的进行就有了实质性的意义。

2.高校干部人事档案信息化发展所存在的问题

刚开始进行高校干部人事档案信息化的院校，面临着诸多难题，如干部人事档案信息化专项经费的申请、开展此项工作场地的问题、干部人事档案信息系统的选择等等，这些问题我们需要一一考虑才能正常开展高校干部人事档案信息化工作，而不可忽视的是现在的诸多河南省高校干部人事档案信息化都面临着这样的问题。除此之外，高校的档案管理人员有些并非档案专业出身，这就对档案管理工作的良好发展起到了阻碍作用。在高校干部人事档案信息化的过程中，需要专业的档案管理人员对信息平台软件有一定的了解、并且熟知干部人事档案工作相关内容。其次，高校干部人事档案信息化工作是一项持续性的工作，需要阶段性的投入技术支持和人员支持，而不是一次性的投入。再次，对于市场上符合标准的干部人事档案信息化系统的选择，也是高校干部人事档案信息化工作所面临的问题所在，标准是什么，选择的依据是什么，都处于全新的阶段、探索的阶段。高校干部人事档案信息化工作还未形成一套完善的、完整的管理体系，相关管理体系的建立也是高校干部人事档案信息化工作者的重要任务。最后，高校干部人事档案信息化工作是为了给高校教职工提供便捷的信息查询渠道、便于干部人事档案审核工作的进行，对于高校干部人事电子档案管理信息系统如何与其他相关部门的业务系统进行相互衔接，也是我们亟待解决的问题。针对此种种，高校干部人事档案信息化工作是一项具有挑战性、全新性、持续性的工作。

四、高校干部人事档案信息化路径分析

1.高校干部人事档案信息技术安全

根据新《档案法》档案信息化建设第三十五条，我们发现安全性是进行档案信息化首要也是必要的考虑因素，安全不可忽视。高校干部人事档案信息化工作的硬性条件就是需要借助高校干部人事档案信息系统，信息技术的应用给我们档案工作带来极大便利的同时，也应该注重高校干部人事档案信息的安全性，而该信息系统的安全性必须要经过审核，符合国家档案数字化保密资质的信息平台提供者。新《档案法》档案信息化建设第三十八条，也提到了在档案信息化建设的过程中有关安全的问题，干部人事档案信息是党的重要机密，必须严格落实查询程序。

2.建立和完善高校干部人事档案信息管理体系

高校干部人事档案信息系统的良好运营离不开一套规范的高校干部人事档案信息管理体系，如档案收集体系、档案查询体系、档案利用体系、档案借阅体系等。只有建立一套完整的高校干部人事档案信息管理体系，才能确保日常的档案工作有序地进行，防止档案信息被随意利用。如档案移交时，应对档案信息进行核实，把不符合逻辑的档案交给相关部门处理，确保移交高校干部人事档案信息的准确性，为后续的档案工作减少麻烦。

高校干部人事档案信息进入系统之前，要经过一系列的流程操作，首先需要干部人事档案工作人员线下审核并整理好，人事档案的整理要严格按照干部人事档案整理细则进行编码和排序，确保各项档案材料进入信息化之前是整理完整的，以便于快速扫描每一页档案材料，录入干部人事档案目录和信息，因此，高校干部人事档案工作人员要严格按照档案整理的相关规定操作，从而为干部人事档案信息化提供支撑。

高校干部人事档案信息系统支持线上、线下和线上线下结合的干部人事档案信息的管理，在高校教职工档案查询时，可以线上申请、线下取用，但是应经过相关部门的批准方可进行信息系统查询相关内容，审批手续依旧不可缺少，这是确保干部人事档案信息安全的一道关口。高校干部人事档案信息化工作也属于日常档案管理工作内容之一，因此也必须按照档案管理的工作管理制度来有序地进行。

3.提升高校干部人事档案信息化工作人员的专业知识素养

社会在不断地发展与进步，机遇与挑战并存，此次疫情给我们上了深刻的一课。因此，我们的档案信息化工作也面临着一定机遇的挑战，如何在新形式下更好地服务于广大教职工，也是我们档案工作者重要的职责。高校干部人事档案信息化是一项新工作，是充满挑战性的工作，从事高校干部人事档案信息管理工作的人员仍需要不断地学习，如积极参与干部人事档案信息化相关的会议、业务培训等，更何况目前高校从事档案工作的人员有些并非档案专业出身，对于档案专业知识的缺乏更加需要不断充实自身，提高档案专业技术修养，更好地贡献于档案事业。此外，高校干部档案信息化建设也涉及一些计算机方面的知识，这就要求档案信息化工作人员应该具备多方面的知识素养，不仅仅是档案收集、整理、存储、归档等方面的知识，还需要计算机方面的专业素养，以及服务能力的培养。简而言之，从事高校干部人事档案信息化工作并非一项简单的工作，需要不断地学习最前沿的知识，多方面多领域的涉及。特别是高校干部人事档案信息化业务是一项新型的业务，可以向已经建设数字档案馆和已经进行干部人事档案信息化并且运营得比较好的高校学习，实地参观考察学习，相互交流讨论，以寻求适合本单位的干部档案人事信息化系统，互相促进协调发展，共同为河南省高校档案事业、甚至是中国档案事业献出自己的一份力量。

高校干部人事档案信息化建设不是单方面努力的结果，这项工作的完成需要档案工作人员、校领导、教职工等的共同努力，共同完善高校干部人事档案信息管理系统，从而为广大教职工提供便利。随着新《档案法》的实施，各个单位和部门也开始对档案工作给予充分的重视，这正是干部人事档案信息化建设和发展的良好契机。因此，身为干部人事档案工作人员，应当认真贯彻和履行新《档案法》的职责，认真研读和解读新《档案法》相关工作条例，切实履行自己的责任，更好地服务于档案事业，加快推进高校干部人事档案信息化的进程。新《档案法》的实施给高校干部人事档案信息化工作提供了前所未有的发展动力。高校干部人事档案信息化工作提高了干部人事档案审核的效率，加快了审核工作的進度，为干部人事档案审核工作带来了极大的便利。干部人事档案信息化是一项持久、不断更新的工作，我们应该适应时代发展，按照档案信息化的需求来不断充实自己，以便更好地推进高校干部人事档案信息化工作。

参考文献：

[1]孙 佳.新《档案法》背景下的档案信息化建设[J].卷宗，2021

[2]中共中央办公厅.《干部人事档案工作条例》[N].呼和浩特日报，2018

[3]刘红芹.浅析高校档案信息化建设与档案管理[J].魅力中国，2018

[4]贾爱莲.新时代高校干部人事档案信息化建设探讨[J].黑龙江档案，2021

[5]马菲菲.新时代背景下高校干部人事档案信息化建设路径研究[J].黄河水利职业技术学院学报，2021

[6]郑颖熙.新时代背景下高校干部人事档案管理研究[J].文存阅刊，2019

（作者单位：河南工业大学档案馆）