浅析不动产登记档案信息的安全管理
2022-05-30叶长如
摘要:不动产登记信息量大面广,涉及个人隐私和商业秘密,关系百姓的切身利益。随着全国各地不动产统一登记职责机构整合工作的推进和开展,不动产登记档案数据整合、移交、查询、信息系统改造等工作陆续展开,信息安全问题成为亟待解决的问题。针对不动产登记档案管理的现状和如何提高不动产登记档案管理信息安全进行論述和分析,以期为不动产登记档案信息实现安全管理提供思路和建议。
关键词:不动产登记档案;信息安全;管理
中图分类号:F293 文献标识码:A
文章编号:1001-9138-(2022)04-0075-03 收稿日期:2022-03-18
作者简介:叶长如,秦皇岛市不动产登记中心。
不动产登记工作是关乎民生、惠及百姓的大事。近年来,随着我国不动产登记业务数量的激增和社会的不断发展,不动产登记档案管理工作也显得越来越重要。在不动产登记档案管理工作过程中,有许多问题需要解决,其中,如何实现不动产登记档案管理的信息安全尤为重要。而不动产登记档案管理中在信息安全方面存在哪些问题,如何做到不动产登记档案最大程度实现信息安全管理都是亟待解决和落地的问题。
1 不动产登记档案管理现状
1.1 不动产登记档案管理软件不完善
全国各地自不动产登记制度实施以来,各地不动产登记档案管理系统基本都是边运行边完善,如出现问题再针对性地进行系统优化或者升级改造,这无形中给不动产登记档案信息安全存储、管理、利用等增加了管理难度,所以,加强不动产登记档案管理已经成为推动我国经济发展的重要任务,同时对于不动产登记档案实现信息安全管理来说是一种巨大的挑战。
1.2 未实现纸质档案管理向信息化档案管理过渡
纸质档案作为一种传统的档案记录形式,由于纸质档案的保存对环境的温度、湿度等要求较高,需要提供特定场所和环境进行纸质档案的保存和留档。而由于纸质档案的信息承载量有限,记录、存储、管理和再次查询时会消耗极大的人力、物力、财力资源。由于不动产登记档案的管理范围涉及范围广,包括房屋、土地、以及海域、林地等定着物,档案保有量急剧增加。随着房地产市场经济的快速发展,如果未实现纸质档案管理向信息化档案管理过渡,随着纸质档案年份的增加,不动产纸质档案的管理和维护的成本及难度也必然会随着年份逐年增加。
1.3 系统权限配置不合理
部分地区不动产登记档案管理系统由于功能设计并不十分完善,系统操作权限基本按照业务岗位进行分配,并未等级分明地将权限划分(如登录管理、历史登录、查询、历史查询、打印和共享等)。这种颗粒度不够细化的系统权限配置功能存在着很多安全隐患,给不动产登记档案信息外流无形中提供了可能性。简言之,系统权限配置的不合理导致不动产登记档案存在信息泄漏的可能性。
1.4 纸质(原始)档案管理不科学
纸质(原始)档案最基本的用处就在于作为原始证据和法律论证,具有唯一真实的原始性、无法替代的凭证性、内容材料的隐私性、持久稳定的安全性、提取利用的直接性以及记录修改的留痕性、信息查询的共享性等特征,这些特征都决定了纸质(原始)档案无法撼动的地位。而目前,由于缺失规范化的法律规范和科学的管理方式,档案管理人员并未真正做到对纸质(原始)档案进行有效管理,档案利用部门也并未对纸质(原始)档案信息的使用建立明确的制度规范,因此,不动产登记纸质(原始)档案保存、管理和信息共享和再次使用都存在着诸多管理问题和安全隐患。
1.5 纸质(原始)档案移交缺乏科学性和系统性
纸质(原始)档案移交是档案管理科目中一个极其重要且必不可缺的环节。但是由于目前档案管理工作人员流动性较大、管理人员档案管理知识匮乏,且由于档案管理发展起步晚,忽视了档案管理人员的成长和管理。以上种种都导致不动产纸质(原始)档案缺乏专业的档案管理知识作为依靠,导致了纸质档案在移交(交接)过程中造成纸质档案移交不及时、不规范,移交过程中责任人不清晰的情况时有发生,甚至在移交过程中出现了纸质档案资料遗失情况。
2 不动产登记档案在管理中如何保证信息安全
2.1 高度重视,建立健全信息化档案管理规范
随着不动产登记档案管理的信息化应用,不动产登记档案存储方式、展现方式和存储媒介都有了根本性的改变,这无形中在一定程度上改变了不动产登记档案管理的思维方式、管理模式和管理手段。而迫在眉睫亟待解决的就是传统的纸质档案信息安全管理规范和制度已不能完全适用于不动产登记档案信息化管理。因此,制定信息化档案管理制度是建立健全不动产登记档案信息化管理,防止不动产登记档案数据丢失、泄露等信息安全问题产生和发生的重要手段。
2.2 加强信息化培训,提升档案管理队伍建设
由于不动产登记档案的准确性影响范围较大,且不动产登记档案信息化管理形式上的根本改变,对档案管理人员的知识储备结构和技能提出了更高的要求。不仅要求档案管理人员了解和掌握档案管理的基础管理知识,还要具备一定程度的信息管理、网络技术和系统操作的技能。因此,强化和提升档案管理队伍的建设,进行专业档案管理和信息管理技术的操作培训,使其能够与时俱进的学习和掌握新的理论知识和实践技能,是做好不动产登记档案管理的关键。
2.3 重视信息安全规划,建立信息安全体系
进行信息安全规划的目的就是对不动产登记档案信息安全问题有一个全面地思考,并且要进行认真的设计、规划和执行。因此,首先要构建一个安全系数极高的信息安全管理体系。只有合理的规划和建立一个科学、严谨的安全体系,不断完善管理行为,形成一个不动产登记档案动态的监管过程,才能将隐藏在角落中的安全隐患摒弃在“围墙”之外。
2.4 建立不动产登记档案数据共享机制
通过借助信息化手段,建立与住房公积金管理、建设规划、住房管理、民政管理和司法管理等部门的不动产登记档案共享机制。统一数据结构和数据标准,编制不动产登记档案数据共享实施和管理办法,明确在数据共享中各职能部门应履行的责任和义务,签订信息安全保密条款,以确保不动产登记档案数据在各方职能部门共享使用过程中做到安全与可靠。
2.5 借助区块链等新技术手段,提高不动产登记档案信息安全
随着科学技术的发展,越来越多的信息化手段应用到了不动产登记档案管理中,如“互联网+”和区块链技术。依托于区块链的去中心化、去信任化、可扩展、匿名化和安全可靠等特点,使得档案管理的每个操作环节都能记录和存储到链上及数据库中。而由于区块链技术和电子档案在数据结构和功能方面相同点较多,使得不动产登记档案在存储、修改和记录方面都得到更加完善的保障,这对于不动产登记档案的信息安全管理有着标志性的指导意义。
2.6 规范档案移交(接收),提高工作效率
要建立档案接收措施,加强档案移交管理工作,明确档案移交权责。在人员管理上要加大对档案管理的重视和相关工作指导,制定规范化的档案移交(接收)管理制度,组织档案管理的相关人员认真学习有关文件和规范规定,避免出现“先上岗后培训”的情况发生,以最大程度提升档案管理工作人员的管理知识和能力,提高工作效率和工作质量。
3 结论
随着科学技术的发展,基础信息的使用和利用率也在不断增加,传统纸质档案管理向信息化档案管理转变也是毋庸置疑的。与此同时,不动产登记档案管理工作也必须要根据房地产经济发展现状和新技术形式和形态的变化而改变,形成不动产登记档案动态管理新局面。不管是传统的纸质档案管理还是信息化档案管理都需要做到风险防范,正视不动产登记档案管理信息现状和问题,并且针对性地给出相应的有效手段和措施,真正提升不动产登记档案管理的安全性,实现不动产登记档案信息安全管理。
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