档案数据治理：概念解析、三重逻辑与行动路向

2022-05-30李宗富董晨雪

档案管理 2022年5期

李宗富　董晨雪

摘要：新技术环境下，档案的生成路径和表现形式发生改变，催生出档案数据这一存在形态。在国家治理现代化和数据时代的双重背景下，开展档案数据治理研究具有重要的理论意义和深刻的实践意义。本文在探讨档案数据治理概念的基础上，深入分析了档案数据治理应遵循的现实逻辑、理论逻辑和价值逻辑，并结合我国数据治理的规范要求从框架、体系、环境、流程四方面对档案数据治理提出行动路向。

关键词：档案数据治理;现实逻辑;理论逻辑;价值逻辑;行动路向

Abstract： Under the new technology environment， the generation path and way of expression of Archives have changed， and it gives birth to archival data. Under the dual background of the modernization of national governance and the era of data， it is of great theoretical and practical significance to carry out research on archival data governance. On the basis of discussing the concept of archival data governance， this paper analyzes the realistic logic， theoretical logic and value logic that archival data governance should follow， and puts forward the action direction of archival data governance from the four aspects of framework， system， environment and process according to the normative requirements of our country's data governance.

Keywords： Archival data governance; Realistic logic; Theoretical logic; Value logic; Framework for action

数字科技的进阶迭代在海量数据不断产生、生长、变化的环境中凸显数据的战略资源地位。随着电子通信与数据处理技术的蓬勃发展，社会及个体产生的数据总量呈井喷式发展，且数据样本无限接近现实，在优化资源配置、提高全要素生产效率上发挥着无可替代的作用。2010年以后，美、英、澳、中等国家政府相继将大数据上升至国家战略并予以实施。在我国，“数据治理”同时蕴于国家治理体系和治理能力现代化的进程之中，驱动数据业态升级与研究领域扩展。继党的十九届四中全会后，中共中央、国务院于2020年4月9日公布《关于构建更加完善的要素市场化配置体制机制的意见》，进一步确认将数据纳入生产要素范畴，并提出推进政府数据开放共享、提升社会数据资源价值、加强数据资源整合和安全保护三条具体建议。[1]数据继土地、劳动、资本、企业家才能成为新的生产要素，推动人类社会进入数字经济时代。

2016年，《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》提出“推动档案数据开放共享、保障档案数据安全”的任务要求后，学界对档案数据和档案数据治理的关注度逐渐提升。围绕档案数据治理体系，李振华[2]、陈艳[3]等基于各类主体特点，分别提出面向高校和浙江省档案数据治理实践的体系架构。常大伟、潘娜[4]、倪代川[5]等分析了档案数据治理的能力要求，并就档案数据治理能力提升展开研究。档案数据安全治理是档案数据治理体系的重中之重，金波、杨鹏[6]、周林兴、韩永继[7]等主要探讨了档案数据安全治理的可行路径和评估模型。尽管当前的档案数据治理研究已涉及概念体系、构成要素、框架模型、方法策略、能力建设等多个方面，但对档案数据、档案数据治理的概念认识尚未达成一致，相关基础研究略显薄弱。

1 档案数据治理的概念解析

1.1 档案数据。在大数据视域下，数据的价值密度降低使彼此之间的联系愈发重要，使得档案数据极易被扩展为与档案相关的一切数据的统称，包括档案资源数据、档案环境数据、档案管理数据、档案利用数据。这一认识模糊了档案数据与普通数据的区别，否认档案数据作为独立术语的单义性，不利于构建统一的档案数据话语体系。关于档案数据的概念，王金玲[8]、周枫[9]等学者主要从数据开放政策、智慧档案馆建设、档案数据管理的具体场域出发，划分了档案数据的具体类型。于英香[10]、金波[11]等学者的描述尽管存在言语差异，但通过分析其外延，可以发现他们对档案数据的内涵认识共同指向“具备档案属性的数据”，如图1所示。

在多数研究尚未超出这一范畴时，赵跃[12]等学者则更清晰地划分了档案数据在国内外不同学科的使用语境，基于档案学的学科内涵将其界定为“关于档案的数据”。相关学者对档案数据的定义各有侧重，既表明档案学研究跟随大数据的时代步伐，运用交叉学科的理论和方法，开辟出新的研究领域;也暗示档案领域应尽快规范相关概念的释义和用法，保障档案数据研究长期稳固发展。

档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。在科技进步深度改變物理世界的进程中，数据成为档案的新存在形态符合社会发展的历史规律，反映了未来档案事业的发展趋势。档案数据作为数据的子集，应当突显自身的档案特质。因此，档案数据的概念可界定为：国家机构、社会组织和个人在社会活动中产生的有价值的数据。上文所提及的一切与档案相关的数据，只要具备利用和保存价值，就可以称之为档案数据。同时，为避免档案数据出现误读，可以是否归档案馆保管为标志进行划分，狭义上指档案馆室保管的数据形式的档案资源;广义上也包括具有长期保存价值但没有归档的数据，按数据来源可分为机构档案数据、社会档案数据、个人档案数据等。

1.2 档案数据治理。为有效实现数据价值，需要对数据的全生命周期进行管理，但当数据产生、获取、控制的复杂程度超出主体管理的范围时，数据管理就要进阶到数据治理的高级阶段，既包括对数据的管理，又包括对数据管理的管理。在档案数据生成环境更加复杂、生成数量指数级增长的大数据时代，档案事业高质量发展和国家善治的要求都指向对档案数据的治理。档案数据治理的概念就出现在国家治理现代化和数据时代的双重背景下。根据相关文献梳理和概念归纳，档案数据治理涉及要素，如表1。

本文认为，档案数据治理是指以档案部门为主导的档案数据利益相关者协同合作，在相关法律法规和标准体系的要求下，综合运用各种现代信息技术，以保障档案数据真实完整、质量可靠、要素合规、风险管控、开放共享、价值增值为目标，对档案数据持续进行全生命周期管理，最终实现档案数据善治的过程。

结合上述定义，档案数据治理具有以下内涵。第一，宏观层面。档案数据治理是对档案数据生态的治理。从整体步骤上看，档案数据治理是对组织内部产生或保管的档案数据管理和利用情况进行评估，在充分了解档案数据治理现状的基礎上提出治理目标，并为此构建包含规划、监督、实施、优化等环节的完善的档案数据治理体系。第二，中观层面。档案数据治理是对档案数据管理的治理。从治理规则来看，档案数据管理和档案数据治理的高效有序运行有赖于完备的实施细则，主要包含数据标准、数据模型、数据质量和数据安全四个方面，这是实现档案数据治理微观目标的前提。第三，微观层面。档案数据治理是对档案数据的管理。从治理实效上看，档案数据治理以档案数据的全生命周期管理为实践抓手，经过收集组织、加工处理、开发利用等环节实现档案数据的价值。

2 档案数据治理的三重逻辑

2.1 现实逻辑：顺应档案数据治理的客观要求

2.1.1 档案形态数据化的时代要求。“档案工作正在经历一个从接收保管纸质档案到接收保管电子档案，从管档案实体到管档案数据，从手工操作到信息化智能化操作，从档案资源分散利用到联网共享的变革过程。”[13]截至2020年底，全国各级综合档案馆馆藏档案91789.8万卷、件，馆藏电子档案1387.5TB，馆藏档案数字化成果19588.5TB。[14]其中，电子档案和档案数字化成果的增速明显超过纸质档案。随着社会的发展，档案客体的存在方式、管理流程、服务手段也在不断变化，档案数据正成为档案存量与增量的统称，逐步取代传统的档案保管对象，引发档案管理范式向档案数据管理范式转型。

2.1.2 档案治理现代化的治理要求。档案是组织机构和个人在社会活动中形成的重要记录，在经济和社会发展中发挥着独特的作用，成为人类联系过去、现在和未来的记忆纽带。档案事业凭借自身的政治、文化属性不仅可作为国家治理的重要工具，也是国家治理现代化进程中的一大重要场域。全国档案工作要聚焦有效服务国家治理体系和治理能力现代化、加快推进档案治理体系和治理能力现代化，进一步提高档案管理水平和服务能力，为确保全面建成小康社会和“十三五”规划圆满收官做出新贡献。在数字时代，档案数据较之传统的档案信息资源范围更广，是档案治理的重要对象和工具，要求档案主管部门加强档案数据治理能力和服务国家治理大局能力的双重提升。

2.1.3 档案馆职能演化的工作要求。档案馆的职能主要包含“存史”和“利用”两大方面，而且具有长期稳定性。如果档案数据管理范式是档案保管对象演变背景下的技术适应，那么档案数据治理范式就是档案工作面向未来发展的主动破局。档案数据管理仅仅改变了传统档案管理的对象，将收集整理、鉴定筛选、存储保管、开发利用等手段适当调整为数据采集、数据处理、数据维护和数据服务，但从技术上并未突破管理的实质。面对大数据时代，档案数据生存的空间结构会越来越复杂，不仅会呈现出来源广泛、飞速增长、形式多样、内容分散、深度关联、价值共享等特征，而且变化的速度会加快，迫切要求档案数据管理理念升级，由档案数据管理走向档案数据治理。

2.1.4 档案信息化建设的法规要求。随着办公自动化的实现，电子文件和数据的信息价值越来越重要，电子档案大量生成，迫切要求改进传统的档案管理方式，加快档案信息化建设步伐，提升档案数据管理水平。2016年4月，按照国家大数据战略要求，国家档案局发布《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》作为我国档案信息化建设的政策指南。《“十四五”全国档案事业发展规划》则进一步指出，逐步建立以档案数字资源为主导的档案资源体系，提升档案数字资源安全管理能力，完善档案信息化发展保障机制，为电子档案接收、数字档案馆建设、档案信息资源共享平台建设等指出发展方向。新《档案法》第三十五条和第四十条明确了政府和档案馆在档案信息化建设中的责任和要求，为明晰档案信息化建设职责范围提供法律依据。

2.2 理论逻辑：把握档案数据治理的理论根基

2.2.1 宏观：信息生态理论。根据托马斯·达文波特和劳伦斯·普鲁萨克的定义，信息生态系统是指对组织内部信息利用方式产生影响的各个复杂问题采取整体的观点，显示在许多不同现象的相互作用时必须利用系统观来分析问题。随着互联网的发展，网络空间与现实空间的界限感越来越模糊，共同构成人类社会大系统。档案数据作为必不可少的资源要素，是整个信息资源生态系统的重要单元，其存在状态与价值发挥程度受到整个信息环境多重因素的影响。信息生态理论可以为档案数据治理提供宏观的逻辑指导，用系统论的思想帮助识别影响因素，使档案数据治理体系更全面、科学，推动档案数据治理的良好运行。

2.2.2 中观：数据治理理论。当前，数据资源总量日益增长，传统的数据管理手段无法适应大数据多源、异构、海量、高时效的特征，进而导致数据收集与处理不全面、不及时，影响数据价值发挥。面对这一挑战，数据管理正从制度、理念、技术、流程等多个维度创新升级，推动数据治理成为大数据生态系统的焦点。桑尼尔·索雷斯、张绍华、梅宏等专家针对大数据治理、企业数据治理、国家数据治理提出的数据治理框架对本部分研究具有启发意义。档案数据治理的目的是保证档案数据质量与安全，提升档案数据管理水平，通过有序高效的开发利用实现档案数据的价值，服务国家治理大局。档案主管部门应依据社会发展的客观需求，按照国家政策和法规要求，不断规范和改善档案数据治理进程，逐步实现档案数据治理的目标。

2.2.3 微观：数据生命周期理论。在数据创建、保护、访问、迁移、归档、回收等不同阶段，数据资源的可用程度、价值和风险不同，应当根据相应的管理目标采取行动，以确保数据资源得以再利用。随着档案数据的类型与内容日益丰富、体量与增速日益增加，档案数据越来越成为档案资源的收管用的基础，对其进行有效管理利用的要求越来越高。依据数据生命周期理论制定档案数据治理框架，对档案数据资源管理全过程进行计划、组织、领导和控制，不仅可以完善档案数据管理流程，确保档案数据质量与安全，促进档案数据利用共享，还可以利用这一复杂过程，明确不同管理阶段的任务目标，明确多元参与主体在其中的功能作用和能力要求。

2.3 价值逻辑：遵循档案数据治理的价值取向

2.3.1 注重规则完善。档案数据治理目标的实现在很大程度上依赖于科学合理的档案数据治理体系，而档案数据治理体系运行的关键在于建立完善的档案数据治理体制机制，依靠一系列治理规则形成多元主体良性互动的档案数据流通模式。就档案数据治理主体而言，各方参与者的职能需要得以明确，在顶层设计环节及早平衡潜在的利益和冲突，通过实际运行确定有效的认责制度;就档案数据治理内容而言，相关政策、制度、标准为档案数据治理过程中的基础设施建设、信息化建设、数据化转型等提供了行动指南。

2.3.2 维护权利公平。在信息技术的支撑下，数据的无限生成可以把物理世界映射成数据世界，通过数据挖掘与分析，人们可以利用数据预测未来，改变现实。正如吉姆.格雷所提出的科学研究第四范式，利用海量数据的知识对象化、可计算化，构造基于数据的知识发现和协同研究。档案数据就诞生于这个数据爆炸的时代、技术背景下，主要由档案来源数据化和档案管理信息化推动。没有足量的档案数据，其价值实现就如同无米之炊。维护权利公平的价值取向首先始于档案数据的生成环节，并贯穿资源建设、安全管理、开放利用的全过程。尽可能全面完整地保存多元主体的档案数据，在管理上明确参与各方的权责定位，才能保障档案公共服务均等化、便捷化的实现。

2.3.3 促进价值释放。数据从产生到消亡，具有一定的生命周期，但一個生命周期结束后，还可以进入下一轮生命周期。档案数据治理的目的就是实现档案数据的利用和再利用，充分释放档案数据的价值。档案数据不加以流通，实质上就处于休眠状态，无法发挥自身的价值，更不会发生增值。档案数据的开发利用和开放共享是实现治理目标的主要方式。《“十四五”全国档案事业发展规划》中提出：“积极探索新技术在档案信息深层加工和利用中的应用，建立更加便捷的档案信息资源共享联动新机制，推动档案信息资源共享平台一体化发展。”借助技术手段创新档案数据的价值实现方式，更便于展现档案数据的深层价值，丰富档案数据的应用场景，智慧化满足利用需求。

2.3.4 严守安全底线。在计算机技术成熟和大智物云等新技术发展的大环境中，各类数据以指数级速度增长，在此过程中，数据泄露的安全风险也在不断增加。根据IBM《2019 年全球数据泄露成本报告》，近 5 年来数据泄露的年平均成本已达 392 万美元。档案数据作为社会活动中各项原始记录的数据态呈现，是国家经济发展和社会进步的产物，并在该过程中不断强化其基础信息资源支撑功能，涉及大量国家机密和个人隐私，一旦遭遇泄露、丢失等安全事故，将会造成无法估量的损失。数据安全是档案数据治理的底线，需要在制度层、管理层、技术层同时着手，建立可靠的档案数据安全管理制度，增加档案数据安全管理的技术投入，提升档案数据安全治理能力。

3 档案数据治理的行动路向

3.1 强化顶层设计，制定档案数据治理规划。档案数据治理包含主体、客体、目标、手段、过程、内容等多重要素，涉及档案保管、档案治理、数据保全、数据治理等不同领域，是一项复杂的系统工程，要站在国家治理的高度，采用系统论的原理方法将档案数据治理的各个环节与要素纳入考虑范围，在战略规划、组织构建和架构设计等方面加强统筹谋划，制定切实可行的档案数据治理方案。第一，战略规划是实现档案数据治理目标的重要前提，要充分认识档案数据治理发展规划的重要性，总体布局档案数据治理的发展方向。第二，组织构建要求建立合理的组织层次，明确不同层次不同部门的职责职能，增强组织整体的决策能力，推动档案数据治理工作的开展。第三，架构设计要在宏观上为档案数据建立跨部门流通机制，微观上完善档案数据全流程处理的标准体系，自上而下为档案数据安全保管和共享利用打通屏障。

3.2 加强制度支撑，优化档案数据治理环境。档案数据治理环境是指在实施档案数据治理活动时的内外部环境和促成因素。在档案数据治理进程中，不仅要充分考虑档案数据治理的现状和环境，做好总体规划和顶层设计，还要为调节档案数据治理关系、规范档案数据治理行为优化制度因子。档案数据治理的有效运行离不开完备的制度保障。宏观上，应进一步完善档案数据治理制度框架，确保档案数据治理在既定制度框架内有效运行;中观上，应加强实践管理活动中的档案数据治理制度建设，厘定相关主体的权责职能和活动边界，明确档案数据管理活动的标准和流程，建立更加全面的档案数据安全管理制度，实现档案数据治理有法可依、有法必依;微观上，档案数据治理制度既要为不同主体提供行为规范，平衡相关主体之间的利益冲突，又要考虑到各主体对档案数据的价值诉求，根据实际情况分门别类地制定保障条例，减少档案数据权利实现的制度障碍。

3.3 借鉴治理理念，构建档案数据治理体系。“治理，是私人或机构经管同一事务的诸多形式之和，让利益冲突得以化解，并采用协同手段持续发展的过程。”[15]档案数据来源于社会活动的方方面面，档案数据治理体系合理构建的关键之处在于协调多元主体的相互关系，这就要求从思维认识到具体实施都要贯彻共建共治共享的治理理念。在认识层，共同认可协同参与的理念是档案数据治理后续行动顺利开展的前提。相关主体只有在思想层面上先达成一致，缩小档案数据治理的认知差异，才能在行动上协同实现档案数据治理体系;在实施层，档案数据治理治理体系构建在明确多元主体职责分工的同时，应平衡分工与合作的关系，建立横纵上下之间的信息沟通共享机制，促进档案数据流通顺畅，在实际运行中表现得规范有序，带动档案数据治理水平的整体提升。

3.4 持续计划反馈，完善档案数据治理流程。治理过程是档案数据治理的主要步骤，表现为计划、实施、反馈、再计划、再实施、再反馈的自我循环形式。在每一个自我循环中，档案数据治理的客体资源、手段方式、效能实现都会发生改变，通过实践反馈不断完善顶层设计，因此要增加驱动因素在该过程中的比重，促进档案数据治理的顺利实施。在统筹和规划阶段，应明确档案数据治理的目标任务，根据治理内容确定相应的工作流程，做好事前准备，营造良好的内外环境;在构建和运行阶段，应遵循数据治理的规章制度，构建精准的档案数据治理实施路径，提升档案数据治理的效率;在监控和评价阶段，应加强对档案数据治理活动的监测，及时收集档案数据的资源动态，借助科学可靠的工具和评价体系，评价档案数据治理的绩效;在改进和优化阶段，应组织分析档案数据的质量问题和档案数据治理的活动缺陷，综合采用多种方式修复档案数据治理过程中产生的问题，优化档案数据治理方案，完善档案数据治理体系。

*本文系2021年度教育部人文社会科学研究青年基金项目“面向高质量发展的档案治理体系现代化建设研究”（21YJC870007）和国家档案局科技项目“依法治档背景下档案治理体系现代化建设研究”（2021-R-15）的阶段性成果，同时得到国家留学基金资助。

参考文献：

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