会展管理面面观

当前，随着社会经济的深入发展，处于疫情防控常态化阶段会展业，在面对市场带来的新挑战与新机遇时需要把握管理质量，提高管理能力，加强管理意识。这其中，展馆设计管理、项目合同管理与展会防疫管理已成为当前业界关注的焦点。本文就围绕会展管理，针对这三个方面的会展管理问题进行深入讲解，引导行业稳定发展。展馆设计不宜追求地标性建筑

自2000年以来，中罔会展场馆的建设热潮持续不衰。原因有三：一是会展场馆已成为城市基础设施的重要组成，城市发展不能缺少;二是城市政府重视会展业，作为硬件的会展场馆需要适配;三是房地产业扩张需要抓手，会展场馆项目不可多得。

地标性展馆不好用。在会展场馆建设中，建筑的实用性和美观性一直存在矛盾。近十年来，国内有数十座新场馆落成，但实用性不佳的问题普遍存在。其表现为：多层展厅设计，但上楼布展与参观难以为客商接受，利用率偏低;物流通道及展厅物流入口设计不当，致使展品物流不畅;室内展厅大玻璃窗采光，影响展台布置效果;展厅布局与参观者流向不合，导致观众在展馆中往复走路。体验不佳;会议、酒店设施不配套，不能满足会展主办方展期办会的需求。以上五个问题中，前四个往往与展馆建筑追求美观性造型有关。

造型奇特、美观有损于展馆实用性。追求标志性建筑设计，是导致会展场馆实用性不佳的重要原因。城市管理者在审查展馆设计时，希望新建会展场馆如同博物馆、图书馆、影剧院一样，成为城市地标性建筑，但少有提出实用性要求。而应邀参与讨论设计方案的业界专家，其意见往往不被重视。

现实情况是，凡过度追求建筑的标志性，尤其是追求会展场馆建筑外在造型奇特、美观，必然影响实用性。国内这种好看不好用的场馆建筑比比皆是，长期被会展主办方和参展客商吐槽，展馆利用率低下更是不争事实。

绿色、智能建筑应为新追求。新场馆的建筑设计，应以实用性为主，美观性為辅。建设工程的决策者及设计者不应为追求标志性建筑而牺牲实用性。毕竟会展场馆建筑不是用于观赏，而是用来办展办会的。不过度追求建筑的美观性，尤其是不搞地标性建筑，展馆建设项目在投资上会节省许多。

实用性好的会展场馆，就是方便布展、方便参观和方便展期相关服务。上海新国际博览中心是网内公认好用的大型展馆，其并非标志性建筑。新场馆建筑的决策者及设计者应前去考察体验一番。

当下，新场馆设计应追求绿色建筑和智能建筑。这才是城市地标性建筑的新时尚。

大型展馆设计的要与不要：不要上楼;进入展馆大门不要多级台阶;多个展厅（如12个1万平方米的展厅）不要轴对称一字摆开;室内展厅围墙不要用玻璃幕墙，不要用大玻璃窗采光;室内展厅不要有柱子;室内展厅的物流门高不要低于8米，宽不要少于5米。要考虑物流通道及运输车辆的停放;要考虑会议设施的配套;要考虑多功能厅的应用;要考虑会展中心周边酒店、地铁、商贸中心的配套。

会展项目的合同管理

展览项目合同管理的对象，是主办方与展览项目利益相关方签订的合同。

合同的分类。会展项目与财务管理相关的合同，按营业收入和营业支出分类如下：

与营业收入相关的合同

1.展位销售合同——与参展商签订;

2.会议销售合同——与参会者签订;

3.广告销售合同——与广告主签订;

4.赞助销售合同——与赞助商签订;

5.经营协作合同——与合作方签订;

6.其他合同——与相关方签订。

与营业支出相关的合同

1.展馆租赁合同——与展馆经营方签订;

2.现场搭建，物流/安保合同——与服务提供商签订

3.广告宣传合同——与媒体经营方签订;

4.信息服务合同——与服务提供商签订;

5.配套活动合同——与承办方或服务提供方签订;

6.其他合同——与相关方签订。

关于合同的说明。上述合同，均为主办方对外签订的与展览项目经营活动有关的合同。主办方对内的合同，如与员工签订的劳动合同、与项目经理签订的经营责任合同，不在此列。

在与营业收入相关的合同中，广告销售合同指客商利用展览项目媒体发布广告而与主办方订立的合同，如客商在展览项目网站上发布广告;赞助销售合同指客商为展览项目提供赞助而与主办方订立的合同，如客商赞助纪念品用于展会期间发赠观众;经营协作合同指主办方与相关方就展览项目协作经营事宜订立的合同，如主办方委托合作方代理展览项目的展位销售业务;其他合同指主办方与提供某项收入的相关方订立的合同，如主办方选择某酒店作为接待参展客商的服务方，而收取酒店的佣金。

在与营业支出相关的合同中，广告支出合同指主办方利用社会媒体发布广告而与媒体经营方订立的合同;信息服务合同指主办方委托服务提供商为展览项目提供信息服务而订立的合同，如主办方委托信息服务机构提供展会现场的专业观众登记服务;配套活动合同指主办方与相关方就展览项目的配套活动与承办方或相关服务提供方订立的合同，如主办方委托合作方在展会期间组织会议;其他合同指主办方需要相关方支付费用而订立的合同，如主办方向同意冠名主办展会的协会支付服务费。

合同管理的注意事项。经营展览项目所涉及的对外合同，不但种类复杂，而且数量甚多。展览面积为1万平方米的展览项目，参展商一般在200家左右。主办方需要与客商逐一签订参展合同。国内展览面积达10万平方米的超大型展会，参展商往往有上千家之多，故每届展会主办方须与客商签订上千份参展合同。

在展览项目的各项管理中，对外合同因涉及项目的营业收支，因此与财务管理关系密切。

主办方在合同管理中，要坚持规范化原则，注意事项如下：

一是，规范撰写。要根据《民法典》规定，结合展览项目经营需要规范地撰写合同。展览项目对外合同的撰写方法，可参看《会展文案写作》一书（张凡、杨荫稚编著，华中科技大学出版社出版）。

二是，严格审查。主办方要认真审查展览项目拟签订的对外合同。大型展览公司一般设置法务部，负责统一审查合同文稿（包括草案和定稿）许多主办方聘请律师作为顾问，承担审查重要合同的职责。

三是，监管执行。对于已经签订的对外合同，主办方的财务部门负有监管之责。其依据合同，负责监控展览项目营业收入的到账和营业成本的支付。某跨国展览公司的财务部门在展会举办期间要派员到现场，依据参展合同核查客商的展览面积，以防现场实际与合同约定不符。

四是，采用格式合同。南主办方统一提供的格式合同，对于规范合同管理、提高管理效能的积极作用。对于数量较多的参展合同，采用格式合同尤其重要。展位销售格式合同的应用方法，可以参看《展览项目管理》（张凡张岚编著）一书第七章。

五是，强化项目经理责任。项目经理既是展览项目对外合同的重要谈判者，也是合同撰写和审查的参与者，还是合同的执行者和监管者。因此，明确项目经理在合同管理中的责任，加强主办方财务部门与项目经理在管理工作中的配合，是合同管理在项目管理中发挥作用的重要措施。

战疫就要力争开展

3月11日，因一新冠确诊病患曾到广州美博会参观，琶洲展馆紧急封馆，所有人员禁止出入。广州市政府急调700余人及物资前往展馆，为4.9万人做核酸检测。随后，美博会宣布停办。当日，广州市商务局宣布近期广州所有的展会停办。

这是网内首次以紧急封馆方式应对展会现场可能发生的疫情风险。所幸至今并无美博会人员染疫的信息传出。如若发生聚集性传染事件，后果不堪设想。

确保营收，以克时艰。由于近期国内疫情多地散发，个别地方病例激增导致封城，加之广州美博会封馆事件，大城市线下展会基本停办，春來的展会旺季已为倒春寒所笼罩。

疫情之下，举办线下展会之艰难不言而喻。但若不办，主办方与利益相关方将因没有收入或收入锐减而将陷入困境。闻得2021年有少数主办方营收超过2019年，经了解，所有展会线下全开是增长之道。因此，争取线下举办是上上之策。换言之，凡能举办，且疫情防控到位，就是功德圆满。这种网满，确有运气成分，或应称之为机遇。

力争开展，须有作为。为应对疫情给线下展会带来的不确定性，以争取举办为目标，主办方可以尝试以下措施：

一是，在安全期无论是否实现销售计划，均要如期举办展会。

二是，如被迫停办，须预定所用展馆的下一个档期（甚至预定当年可供选择的两个档期）。由于一个城市动态清零的时间基本为15-30天，预定新档期须不失时机。

三是，大型展会在一线城市停办后，没有合适档期的，可以选择到二线城市举办;也可以拆分主题缩小规模，以便异地举办。降低租金对于参展商应有吸引力。

四是，坚持客商维护和线上营销，保持沟通畅达和信息触达，以争取客商理解，与客商共度时艰，尽可能减少退展损失。

五是，与政府相关部门保持密切联系，努力争取理解和支持。

展馆协力，休戚与共。展览场馆和展会主办方是命运共同体.应主动携手主办方战疫前行。建议有三：

一是，主动为停办展会协调新的档期，并在预定金方面给予宽松待遇;

二是，适当降低租金标准，为恢复办展的主办方排忧解难;同时，以此吸引外地展会。

三是，积极为主办方获得行政许可提供帮助，并为展会的现场防疫提供更多助力。

机遇垂青有准备的人。2022年会展业的倒春寒已是现实，不必怨天尤人，更不能一筹莫展。在此形势下，抓住机遇仍有可为。机遇总是垂青有准备的人，这句话颇有道理，会展人不但要相信，而且要践行。