我国电子文件全程管理理论发展策略研究

2022-05-30侯衡

北京档案 2022年8期

摘要：电子文件全程管理作为我国电子时代文件与档案管理的基本原则之一，在实践工作与理论研究上都发挥着重要作用。论文通过对我国电子文件全程管理理论研究的全面梳理，明确其整体特征及存在问题，结合学科发展态势及实践工作需求，提出我国电子文件全程管理理论研究的深化发展策略：应对已有理论成果的整体性与联系性进行深入挖掘与提炼，进一步明确电子文件全程管理在我国档案学理论体系中的定位与作用，并构建具有中国特色的多层次理论体系。

关键词：全程管理电子文件档案管理

Abstract：The whole course of electronic re？ cords management is the macroscopic guiding prin？ ciple of electronic records management in China， which plays an important role in practical work and theoretical research.This paper summarizes the the？ oretical research on the whole course of electronic records management， and presents its research status and existing problems， then combined with the development trend of the discipline and the needs of practical work， putting forward the deep？ ening development strategy of the theoretical re？ search on the whole course of electronic records management： the integrity and connection of exist？ ing theoretical achievements should be deeply ex？ plored and refined. Also， we should further clarify the positioning and role of the whole course of electronic records management in the theoretical system of archives， building a multi-level theoreti？ cal system with Chinese characteristics.

Keywords：Whole course of electronic records management； Electronic records； Records manage？ ment

電子文件全程管理是指“对电子文件从其产生、流转到永久保存或销毁的整个生命周期进行全过程的管理，形成一套无缝衔接、系统完整的管理链条”[1]。它作为我国电子时代文件与档案工作的基本原则之一，一直发挥着重要指导作用。然而，其具体内涵及内容体系却还比较简单，相关研究也较为分散。面对信息技术不断涌现与迭代所带来的新机遇、新挑战，适时对学科重要指导理论的研究现状及存在问题进行全面梳理与揭示，为其发展深化提出具体策略，能够进一步推动理论研究的深刻性、创新性与先进性。

一、我国电子文件全程管理理论研究的发展进程

电子时代，基于传统纸质管理思维的档案工作遭受到前所未有的冲击与挑战，档案界开始反思已有成果，并积极探索电子时代档案管理的理论与实践。电子文件全程管理既是对我国纸质时代文件与档案管理成果的继承和发展，更在多年的实践探索与理论研究中不断深化，成为我国电子时代文件与档案管理的重要指导原则。

（一）思想源流：文档一体化理念的提出与发展

1.萌芽：文书档案连锁法提出。1934年，甘乃光在“行政效率运动”中提出了“文书档案连锁法”，即以集中统一原则组织机构范围内的文书、档案工作，引发了一场卓有成效的学术争鸣，促进了我国文档一体化思想的萌芽，开启了中国档案管理现代化进程。[2]

2.发展：文档一体化的研究与应用。20世纪80年代，“文档一体化”在我国得到了进一步发展。我国在实践探索中形成了吉林模式、攀枝花模式、潍坊模式等典型应用模式；同时，“文件生命周期”等西方档案学研究成果的传入，进一步引发了学界对文件运动规律的讨论。[3]

3.深化：电子时代对文件运动规律的探索。电子时代的到来，推动了档案界对文件、档案一体化管理的深入探索，其中最有代表性的就是对“文件生命周期理论”与“文件连续体理论”的本土化研究[4]，相关研究成果从运动规律与管理要素等层面为电子文件全程管理的诞生与发展提供了直接的理论支撑[5]。

（二）发展脉络：电子文件全程管理理论研究的三个阶段

20世纪90年代，冯惠玲教授提出了电子文件全程管理，将其作为电子文件管理的主要原则，这对理论研究与实践探索都产生了深刻影响。尽管在电子文件全程管理诞生之时就强调了其全面性、过程性、系统性，但研究中对于纸质时代文件、档案管理中泾渭分明的思维方式与管理模式的突破却是一个渐进过程。

1.第一阶段：电子文件全程管理思路的确立。20世纪90年代，电子文件及其管理在我国档案界是一个全新领域，学界集中对电子文件的基本定义、本质属性、主要特征及运动规律等进行探索，奠定了我国电子文件全程管理的概念基础与理论雏形，为后续的理论研究与实践工作提供了方向性指引。[6]但是，这一阶段研究视角多从档案工作自身出发，对电子文件全程管理的阐释也比较单一。

2.第二阶段：对电子文件全程管理的多角度探索。2001年，我国开始推进以“三网一库”为基本架构的政务信息化框架建设，各级档案部门积极参与其中；同时，档案界引入集成管理、协同管理等不同学科的管理理念，丰富了研究方法及研究视野[7]，电子文件全程管理的研究开始转向文件、档案全过程管理中各相关部门的协同合作，并从管理模式、业务流程、系统设计等[8-9]方面探讨其具体实现。但是，研究成果存在过于分散或简单重复等问题，引发了学界对电子文件全程管理的研究内容与研究方法的合理性与科学性的反思[10]。

3.第三阶段：迈向整体统筹的宏观思路。2010年前后，国内外相继从国家战略层面展开电子文件全程管理的探索，推动电子文件全程管理的相关研究从微观、具体层面转向宏观、整体层面。[11]近几年“，互联网+”推动政务服务变革、国家大数据发展战略、电子文件单轨制和单套制管理多层级试点等实践也在不断丰富电子文件全程管理的研究，包括从“文件”管理到“数据”管理的研究细粒度的变化[12]，以及不同技术和业务场景中的电子文件管理[13]等。然而，研究的分散性导致未能从抽象层面对实践工作进行有效回应和系统提炼；同时，电子文件全程管理与后保管理论、文件连续体理论、数字连续性等理论之间的关系及异同点也不明确，制约了研究的进一步深化。

二、我国电子文件全程管理理论研究的整体特征

整体上，我国电子文件全程管理的理论研究呈现出逐步深入化、理性化、全面化的特点，但是理论体系尚未完善，相关研究还处于较为分散的状态，这在一定程度上制约了研究的发展。

（一）各有侧重，多角度阐释理论内涵

电子文件全程管理作为我国档案界的重要指导理论，目前对其理论内涵的阐释主要有以下几方面。一是侧重于电子文件整个管理过程的系统性与全面性，立足于电子文件全生命周期理论，强调文件、档案管理目标与要求的贯通性，着眼于各项管理内容的无缝连接、系统整合和总体效应。[14]二是强调电子文件整个生命周期的管理流程的统一规划与无缝衔接，着眼于电子文件形成、流转、收集、整理、保管等工作环节的有机联系与整体规划，按照统一规范和标准进行业务流程重组，实现从文件到档案的一体管理的无缝衔接。[15]三是以某一具体要素为切入点推动电子文件全程管理的实现，包括从电子文件的凭证性的维护、全程管理责任的分配、整个管理过程的“档案化”、元数据管理、前端控制等角度阐释电子文件全程管理的具体内涵与实现路径。[16]

（二）由点及面，逐步深化全程管理的应有之义

总体上，我国电子文件全程管理的研究是立足于文件全生命周期，将从文件到档案的管理工作视为各有特点却始终相互关联和前后衔接的整体过程。在具体的探索与研究过程中，其呈现出由点及面的发展特征：一是研究范围，从早期的机构文件、档案管理一体化逐步扩展到文件全生命周期管理，覆盖了文件的形成、归档保管以及长期保存的完整管理过程；二是研究视角，逐渐从微观的、后端主导的，转向了宏观的、整体的、系统的管理视角；三是研究内容，电子文件全程管理的理论研究始于档案界对自身在电子时代的专业定位、职能范畴、工作要求等的思考，不仅涉及对电子时代文件与档案管理的模式、方法、系统等具体问题的探讨，也包含对档案学基础理论的反思与完善，在一定程度上也推动着学科范式的演进、基础理论的发展和实践流程的重塑。

（三）成果分散，缺乏足够的系统性与关联性

目前我国电子文件全程管理的研究成果不乏多样性，但却缺乏对成果之间的关联性、系统性的充分挖掘与抽象提炼。一方面，随着信息技术的不断革新与实践工作的深入推进，学界不乏对学科热点与研究前沿的关注与追逐。但是，若不对日益丰富的研究成果与实践经验加以整体研究与提炼，容易局限于表面化的表述或无法形成合力从而难以推动理论的进一步深化发展。另一方面，随着电子文件管理的宏观与外围条件逐步成熟，迫切需要学界立足现实需求，从自身专业深度为全程管理的实现提供指引方向与落地方案[17]，而这也离不开对已有成果的有效吸纳与对现实问题的有效回应。但在目前的研究中，对实践成果的抽象提炼还不足，无法很好地以实践经验推动理论研究的深化。

三、我国电子文件全程管理理论研究的深化发展策略

随着电子文件在全社会的广泛使用，电子文件全程管理的实现具备了现实土壤，但也面临着管理对象多样化、业务场景复杂化等新的问题与挑战。电子文件全程管理作为基本指导原则，既要积极关注、及时回应现实工作的需要，也要直面理论研究中存在的问题，从多方面推动理论的深化发展。

（一）立足学科整体体系，推动理论融合

文档一体化、文件生命周期理论、文件连续体理论、前端控制、数字连续性、单轨制等都是电子时代文件与档案管理理论体系的重要組成，但是这些理论之间的相互关系以及异同点却还不明晰，其思想内核表达尚未建立起系统一致的话语体系，理论的本土性与国际性之议也还在继续。从电子文件与档案管理理论体系建设来看，亟待推动现有理论的融合与贯通。一方面，要厘清各相关理论的研究重心及着眼点，明确不同理论的指导作用及应用范畴，这能够避免对一些问题的简单重复，使学界的讨论更聚焦、更高效；另一方面，要明确不同理论之间的内涵层级差异，梳理不同理论之间的内在联系、脉络传承和理论递进，形成定位清晰、各有侧重、内容互补的电子文件与档案管理理论体系，这能够提升整体研究的力度与深度，并进一步夯实学科的专业根基。

这个过程也伴随着对电子文件全程管理在档案学学科理论体系中的定位与作用的明确，也包括对其理论与方法在新变化、新方向中的贡献，以及与其他相关理论之间的联系和区别的明确，从而使其更好地发挥指导作用，并推动整体研究的有序、高效进行。

（二）把握“变”与“不变”，丰富理论内涵

新技术的广泛应用、前端业务场景的多元化使得传统档案理论的实践指导功能受到挑战，电子文件全程管理也需不断丰富与完善其理论内涵，以更好地支撑数字化转型的现实需求。这需要准确把握理论内涵的“变”与“不变”：电子文件全程管理之所以能成为我国档案界的重要指导，是因为其全面性、过程性、系统性的理论内核能够为电子时代学界与业界的探索提供切实指引，是具有先进性与科学性的指导理论，这是其历经二十余年的考验仍然不变的、具有引领性的思想内核；但是，技术的革新与实践条件的成熟会对档案管理产生至关重要的影响，甚至颠覆以往传统的工作方法及管理模式[18]，档案界发挥作用的方式与路径也在发生变化，如果不及时丰富理论的具体内容、不随着时代发展调整理论内涵，那么理论就容易显得“僵化”或“落后”。

具体来说，一是要回归学科本质属性。把握文件、档案及其管理工作的核心，深化对档案工作属性和规律的认识，准确提炼出电子文件全程管理的基本内涵，才能使指导理论在面对外部环境的剧变时依然能迅速找到自己的位置并充分发挥作用；[19]二是以新趋势、新思维丰富电子文件全程管理的内涵。以计算机、互联网、大数据、云计算、区块链、人工智能等为代表的新一代数字和网络信息技术的迅速发展对档案工作的对象、环境、理念、模式等都产生了深刻影响，也正推动着档案学科从应用理论到基础理论的层层革新。[20]因此，电子文件全程管理的理论内涵也应该在把握外部挑战与学科范式变化的基础上，挖掘现实问题背后具有普遍价值的学术问题，进一步丰富电子文件全程管理的理论内涵，实现对现实问题的有效指导及回应。三是对现有的理论成果与实践经验进行深入思考与抽象提炼。这既包括对我国现有理论成果与实践经验的整体提炼，也包括对世界其他国家的先进经验进行共性规律的提炼，明确信息技术的快速发展所带来的理论观念与管理方式的转变，立足基本规律对全程管理“通过过程控制实现结果控制”[21]的思想内核进行丰富，使得理论内涵更具普适性、先进性、科学性，能够更好地适应信息化时代的需求，甚至实现对实践工作的超越和引领。

（三）积极拥抱新趋势，建立具有中国特色的多层次理论体系

电子文件管理既不是单一的技术问题，也不是单一的组织机构管理问题，随着技术的应用和实践的发展，电子文件的管理将呈现出多方协同、多机构参与、多技术应用、多工具管控等特点与趋势。[22]电子文件全程管理作为重要指导理论，既要在抽象理论层面给予指引，也要进一步加强对实施与推进策略、应用场景等问题的研究，从战略框架、体制、业务、系统、责任等多方面探索全程管理的体系化理论和方案，构建满足我国发展需要的多层次理论体系。因此，在准确把握理论内涵的“变”与“不变”、丰富电子文件全程管理抽象理论内涵的基础上，还需要从理论应用与实现策略等层面，构建具有中国特色的多层次理论体系，切实为我国电子文件与档案管理提供具有先进性、科学性、可行性的指引。

在理论应用研究层面，需精准描绘电子文件全程管理的理论定位及专业方法。这主要包含两个方面的含义。一是基于档案学科自身的发展需要。电子文件单轨制和单套制管理是电子文件全程管理在现实层面得以落实的具体表现，其正成为档案工作的发展重点。电子文件全程管理需在理论应用层面构建基于文件全生命周期、全过程、全要素和全面质量管理的管理机制[23]，并在准确把握电子文件单轨制和单套制管理的发展趋势与方向的基础上，为实现电子文件“来源可靠、程序规范、要素合规”的单轨运行、单套保存提供实现模式及方法体系[24]。二是基于国家层面的整体战略发展需要。《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》明确了“国家大数据发展战略和‘互联网+行动计划的推进将深刻影响档案工作的理念、技术、方法及模式”。在国家大数据发展战略与“互联网+”行动计划等发展浪潮中，数据治理的重要性日益凸显，电子文件全程管理的相关研究也应积极融入新的发展趋势、及时回应现实需求，明确电子文件全程管理作为档案学科的重要指导理论对于数据管理应有的理论与方法贡献[25]，即以全面、过程、系统的文件档案管理视角分析数据流动生长的全流程，保障数据全生命周期、全过程、全要素、全面质量管理[26]，推动档案学科切实成为国家大数据发展战略和“互联网+”行动计划中的重要专业支撑。

在具体实现策略方面，则是要着眼于建立和完善落地方案，推进全程管理的实现。一方面，从我国实践中的重点、迫切需要解决的问题入手，即基于对现实需求及未来趋势的把握，为电子文件全程管理的全面落地提供具体方案，包括数据驱动型业务系统的归档问题、电子文件单轨制和单套制管理的应用模型、电子文件可信体系的构建、多元应用场景下的电子文件管理基本架构等，为实践探索的诸多问题提供理论准备与落地方案，从思维、流程、方法、组织、人员等要素全局、系统地思考全程管理的落实与对整体工作的重塑。[27]另一方面，注重对已有实践案例的有效提炼。我国对电子文件单轨制和单套制管理的实践已包含了国家性、区域性、行业性等不同层次的探索，例如，国家档案局与财政部、商务部、税务总局联合推进的电子发票电子化报销、入账、归档工作，上海自贸试验区管委会保税区管理局的电子档案单套制管理试点，浙江省对依事项整理的行政审批文件的电子化归档等。[28]这些试点探索能够为电子文件全程管理的具体实现策略提供现实参照，而通过对这些探索经验的系统分析及抽象提炼，则能够推动电子文件全程管理理论依据社会发展、技术进步、前端的信息化水平以及具体的实践探索进程，适时设计出可行的落地方案，从而实现对实践问题的有效回应及科学引领。

注释及参考文献：

[1]冯惠玲，赵国俊.中国电子文件管理：问题与对策[M].北京：中国人民大学出版社，2009：62.

[2]张莉.论我国档案管理现代化的历史起点：文档连锁制度再研究[J].西北大学学报（哲学社会科学版），2004（2）：171-175.

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[4][6]黄霄羽.文件、档案全程管理的理论依据[J].中国档案，2009（6）：13-15.

[5]黄霄羽.来源原则“重新发现”的发展进程与基本内涵：电子时代来源原则重新定位的思考之一[J].北京档案，2004（10）：18-21.

[7]于英香.我国电子文件管理研究的三次转折[J].档案学通讯，2010（1）：29-33.

[8]傅荣校，韩云云.前端控制与源头控制的政务信息管理模式比较[J].档案学通讯，2008（4）：61-64.

[9]赵屹，陈晓晖.保存即归档：适合电子公文生命周期规律的全程管理模式构想[J].档案与建设，2010（6）：5-11.

[10][15]傅榮校，叶建英.我们能理解和解决电子文件管理问题吗[J].浙江档案，2006（8）：9-11.

[11]宋香蕾，加小双.多学科视角下的档案学理论研究进展（之二）：管理学视角[J].山西档案，2017（1）：11-17.

[12]钱毅.从“数字化”到“数据化”：新技术环境下文件管理若干问题再认识[J].档案学通讯，2018（5）：42-45.