中小学档案管理现状及改进策略

秦伟杰

摘   要：学校档案管理工作是学校管理工作中不可或缺的重要部分，是保证办学质量的基础工作之一，也是衡量学校教育质量和综合管理水平的一个重要方面。然而，一些中小学校对档案管理工作缺乏重视、档案工作基础设施设备不健全、缺乏专业档案工作人员、档案管理技术落后、档案资源开发利用度不够。因此，教育行政部门以及学校领导应加强对学校档案工作的重视，提高档案工作的服务能力和水平，进而提高学校的管理水平，激发办学效力和活力。

关键词：中小学校;档案管理;问题及对策

中图分类号：G627   文献标识码：A  文章编号：1009-010X（2022）21/24-0048-03

中小学档案详细记录了中小学发展历史、学校制度、各项工作的开展情况等，不仅是展示学校文化的重要窗口，也是服务学校教学、教科研和教育管理的重要基地。特别是在教育现代化大背景下，各中小学更应重视档案管理工作的与时俱进，更好地开发利用档案资源，充分发挥档案在学校发展和教育教学中的积极作用。

一、中小学档案管理相关政策文件现状

中小学档案管理的相关政策文件是规范中小学档案管理、提高档案科学管理水平和充分发挥档案在教育教学工作中积极作用的基本保障和依据。1987年《中华人民共和国档案法》颁布实施，为全国档案工作提供了法律保障，使档案事业进入依法治档的新阶段。1989年，第一部全国统一的高等学校档案规章《普通高等学校档案管理办法》制定颁布，为高校档案的科学管理提供了制度保障。1993年，随着《高等学校档案工作规范》《高等学校档案实体分类法》颁布实施，进一步促使高校档案工作进入标准化和规范化管理的轨道。2008年教育部第27号令《高等学校档案管理办法》的制定颁布，为高校档案管理工作健康科学发展和服务高等教育能力的提高提供了法规性保障。相比之下，中小学档案管理方面的政策文件亟需出台和完善。通过文献研究发现，我国还未出台全国统一的中小学档案管理政策文件，现将调研发现的相关省级文件概述如下：

第一，2000年8月2日，山东省教育厅、山东省档案局印发了《山东省中小学校档案管理暂行办法》，共八章、三十二条，主要包括目的、学校档案定义、管理体制机构和人员、文件材料的收集立卷和归档、档案管理和利用、奖励与处罚等。

第二，《广东省中小学校档案管理工作规范》于2003年7月30日印发，内容主要包括：档案工作的基本原则、档案室的主要任务、档案工作的制度建设、档案人员的素质要求、档案的收集、档案的整理、档案的计算机管理、档案的保管、档案的鉴定和统计、档案的开发利用、档案的编研和学术研究等。

第三，2002 年 5 月 20 日，北京市档案局、北京市教育委员会印发了《北京市中小学校档案管理办法》（京档发〔2002〕3号），共八章、二十八条，主要包括目的、适用范围、学校档案定义、档案管理机构与职责、档案工作人员、文件材料的形成积累和归档、档案的管理、档案的利用、奖励与处罚、中小学校文件材料的归档范围和保管期限表等内容。

第四，2017年11月27日，江苏省教育厅、档案局印发了《江苏省中小学校档案管理暂行办法》（京档发〔2002〕3号），共七章、三十二条，主要包括目的、中小学校档案定义、学校档案分类、领导体制机构和人员设置、档案管理、档案的利用、条件保障、奖惩、中小学校文件材料的归档范围和档案保管期限参考表等内容。

二、中小学档案管理工作存在的问题

笔者通过文献研究以及实证研究（调研了课题组成员所就职的6所中小学校，且6所学校均属于同地域同类型中软硬件设施配备较健全的学校，其中包括1所市区高中、1所县城高中，1所市区初中、1所乡镇初中，1所农村小学、1所乡镇小学），发现中小学档案管理存在如下问题：

（一）学校不重视档案工作

当前一些中小学校缺乏对档案管理工作在学校教育、教学、建设、管理等方面重要性的认识，忽视档案管理工作的价值，缺乏对档案工作的研究、部署、督导、检查和考评，导致许多学校综合档案室基础设施及工作人员配置不健全。根据调查的6所学校显示，只有1所学校配有一名专职档案管理人员，6所学校在档案管理设备中都只配置了计算机、打印机、空调等基本设备，均未给综合档案室提供符合档案管理要求的档案库房，难以确保档案资料的完整与安全，难以适应学校档案信息化管理的需要。

（二）档案管理机制不健全

当前，许多中小学校未把档案工作列入到有关领导的议事日程或纳入学校整体发展归划中，没有明确的档案工作组织结构和工作制度，导致档案收集工作较困难，档案案卷整理不规范等问题时有发生。调查的6所学校中，有2所学校把档案工作列入到有关领导的议事日程或纳入学校整体发展计划中，6所学校均有档案专项经费，但学校的相關经费均有不足，6所学校均建立了档案工作制度，但都不健全。

（三）缺乏专业档案管理人员

领导不重视档案工作，导致在档案工作人员经费投入方面非常有限，无法将档案专业相关人才吸引并留在中小学校，造成当前许多中小学校的档案管理人员都是非档案相关专业的学科教师来兼管档案工作，致使档案工作的良性发展得不到保障;因中小学重教学轻档案管理，加之待遇不理想等客观条件，部分档案管理人员责任感、积极性和创新意识不足，因循守旧被动工作，因而学校档案材料多头存放、多家保管乃至资料流失等问题时有发生。调查的6所学校中，只有1所学校配有一名专职档案工作人员，但非档案相关专业，其余5所学校均未配备专职档案工作人员，都是非档案相关专业的学科教师兼任部门档案工作，导致档案保管职责不明确、收集工作较困难、档案案卷整理不规范等问题时有发生。

（四）档案管理技术落后

教育现代化大背景下许多学校教育教学工作已搭上信息化、高科技的快车，但目前由于各方面原因，这些信息技术和高科技产品并未在中小学档案管理工作中得到普遍运用，很多中小学校档案设施陈旧、设备和管理技术滞后。调查的6所学校中，都配备了部分档案信息化采集设备，如计算机、照相机等，但都未使用档案管理系统，未进行数字档案信息资源建设，仍使用传统的档案管理和服务方式，极大地限制了档案工作服务的效率和深度。

（五）档案资源开发利用不充分

做好档案管理工作归根结底是为了充分利用好档案资源为学校教育和学生发展服务，但由于一些学校不重视档案管理工作，忽视档案资源的价值，档案资源开发利用手段落后等原因，导致档案资源没有得到合理开发和使用，未能发挥出档案资源的积极作用。调查的6所学校中，因均未进行档案信息化建设，仍使用传统的手工检索方式，导致学校很少或者偶尔使用档案，并且缺乏深层次的档案编研材料，极大地限制了档案资源的开发和利用率。

三、中小学档案管理工作改进策略

（一）加强重视，完善档案设施设备配置

加强教育行政部门和学校领导的重视，是做好档案管理工作的基础。各中小学校应设立综合档案室，并明确一名校级领导分管档案工作。学校应为综合档案室提供符合档案管理要求的专用档案库房，配置必要的工作设施和设备，以保障档案信息化建设能与学校信息化建设同步规划实施，充分发挥档案资源在服务学校发展和教育教学等方面的价值和作用。

（二）建立健全档案工作制度

加强组织领导，建立健全各项档案制度和业务规范，根据国家相关档案政策规定，结合学校实际，引入时代元素，来建立健全包括档案收集与整理、档案利用与服务、档案安全保密和鉴定销毁等方面的规章制度，以规范档案管理方式，提高档案管理效率。各级教育行政部门和学校要完善学校档案管理体系，把档案工作纳入学校整体考核评估指标体系，促进档案工作与学校其他各项工作同步协调发展。

（三）加强队伍建设，规范档案管理工作

配备专业的档案管理人员是保障档案工作专业性的前提，学校应加大经费保障和人员配备力度，提高档案工作的待遇，吸引、培养并留住档案专业人才。同时，要定期组织档案工作人员进行学习培训、学术研究和工作交流等，鼓励其持续提高政治素养和业务水平，真正做到有岗必有责、有责必担当，从而促使学校档案工作的规范性、专业性、科学性、创新性得到加强。

（四）充分挖掘和利用档案资源

结合学校自身特色和发展实际，深度挖掘档案资源，使无人问津的死档案变成可供学校利用的宝贵活资源。可通过紧扣学校发展中的重热难点问题，加强学校档案编研工作，为领导决策、学校发展和学生档案意識教育提供有效服务和支持。

（五）加快档案信息化建设

在大数据时代背景下，随着学校教育教学等工作信息化建设的快速发展，传统的档案管理方式和技术已不能适应中小学校各方面发展的需要，学校应合理运用信息技术，积极构建并不断完善电子档案管理系统，加强档案信息化基础设施配备和档案信息化制度建设，与时俱进提高学校档案信息化程度，进而不断提升档案工作的服务能力和水平。

参考文献：

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[2]王   亮.浅析“互联网+”背景下中小学档案管理存在的问题及对策[J].新课程（小学），2018，（06）：99.

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[4]徐霞霞.中小学档案管理工作存在的问题及应对措施[J].课程教育研究，2016，（14）：28.

[5]雷   宇.中小学档案意识教育调查研究[D].武汉：湖北大学，2016.

[6]江苏省中小学档案管理暂行办法-（2018）-百度文库.互联网文档资源（https：//wenku.baidu.）.

【责任编辑 刘梦薇】