艺术档案整理工作的实践意义探析

[ 作者简介 ]

曾婷，女，辽宁辽阳人，兴安盟乌兰牧骑，中级，本科，研究方向：艺术档案。

[ 摘要 ]

艺术档案是艺术文化单位及艺术家通过文字、图表、声音、物品等形式记录保存的关于国家和社会的历史。艺术档案整理是通过一系列的手段，对所收集的艺术文献进行科学的整理，使之系统化。由于文档的数量越来越多，结构越来越复杂，文档整理不善会给日常管理和实际使用带来很大的困难。只有做好档案管理，才能为档案的储存、统计、检索和利用提供一个基本的单位和一个完整的系统。通过对艺术文献的整理，可以较为完整、系统地反映社会活动、历史事件、历史人物的原貌，充分发挥文献的凭证和参考功能，体现文献的使用价值。

[ 关键词 ]

艺术档案;整理工作;实践意义

中图分类号：G27

文献标识码：A

DOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2022.09.056

艺术本身就是一种表达，文字也是一种表达。文字更类似于语言的表达，而艺术类似于精神的表达。艺术是通过各种形式的表达，给人以感知。比如声音的艺术，音乐用旋律的形式表达，人们在旋律里获取了感知，感受到了音乐旋律的喜或者悲。语言文字的艺术是写作者用各种形式的表达，传递给读者感知，比如小说或诗歌。形象的艺术，比如电影、绘画、摄影、舞蹈，通过具象的表达使得人们获得了感知。当然艺术的流传离不开档案的记载，本文分析了艺术档案整理工作的实践意义。

1 艺术档案的范围

艺术档案资料的记录范畴包括文学创作、艺术表演、美术、摄影、社会文化、艺术研究、艺术教育、文化交流、个人艺术等各种艺术资料中形成的具有保存价值的活动。收藏为艺术创作、研究、教育和文化艺术活动提供参考的书籍、报纸、音像、照片、戏剧和有关新闻资料。包括以下方面。

1.1 国家方面

在国家主办的各种艺术活动中形成的具有保存价值的艺术材料（包括文字、音像、照片、实物等形式），属于文献储存范围。艺术档案是艺术团体、演出、文化、教育、研究机构和电影工作室等的艺术活动的真实记录，是生产、教育、研究、交流和其他工作的基础和必要条件，它是国家档案的重要组成部分。妥善保管和整理这些艺术资料，是各文化艺术机构的一项重要任务。

1.2 员工方面

在职务活动中形成的具有保存价值的艺术材料，也属于档案保存的范围。艺术档案是各个艺术单位档案的重要組成部分，要按照档案集中统一管理的基本原则，建立健全艺术档案，以达到完整、系统、安全、有效利用的要求。

1.3 文化活动方面

任何个人不得拥有在文化艺术活动中形成的属于国家所有的艺术材料和物品。艺术馆、美术馆与艺术家关系密切，不具备收藏功能，容易被市场炒作;艺术家的活动和作品的保存缺乏关键环节。只有档案局作为一个纯粹的公共收集机构，不会给予、交换或出售任何东西，所有的文件只会被永久收集。

1.4 艺术部门方面

文化艺术单位开展经营活动时，主管单位和接收单位应当向本单位艺术档案管理部门提供信息，并保留活动结束后形成的所有国有艺术档案，不得丢失。且只有将艺术家的作品和材料组织在一起，集中展示其成果，其才能在文化传承中发挥更积极的作用。这不仅是对传统档案管理的突破，也是对艺术领域的规范和重组，可以在一定程度上遏制艺术行业混乱。

2 艺术档案的整理工作

2.1 存储范围

艺术档案材料包括文学创作、艺术表演、美术书法、照片雕刻、社会文化、艺术研究、艺术教育、文化交流、个人艺术等，是在活动中形成的具有保存价值的各种艺术材料。应当关注各文化艺术单位业务部门的艺术形成和积累，在一部戏剧（剧本、节目）、电影、艺术活动或教育过程完成后，应定期整理保存系统的书面材料。

2.2 材料分类

按照《艺术档案管理办法》规定了关于文献创作资料、艺术表演资料、社会文化资料、艺术摄影资料、艺术研究资料、艺术教育资料、艺术教育资料、综合活动资料的7种分类方法。之后，按永久、30年、10年等存贮期，按期限进行文件存贮。艺术文献一般分为文本、图像和视听三部分，应根据不同的情况创建和组织这些材料的文件夹。文章的部分可以编目，剧本和问题结合起来进行组织和归档，图像部分和声音部分可根据曲目进行编排。

2.3 内容管理

根据制定的正确标题，安排系统，根据文档的内容（序号、作者的数据，包括内容、页面数量、时间等等）登记，填写参考书。需要注意的是，有时候，看起来没有保存价值的物品可能是稀有的艺术档案材料。所有美术文件都应该包含相关人物、日期、场景、地点、角色、演员等内容。为保证艺术档案的完整性，任何工作部门和个人不得私自保管应当保管的艺术档案和资料。转让作品时必须保存的美术文件、资料，任何人不得擅自拿走或者擅自销毁。艺术文献应用档案工作规定用笔书写，以便长期保存。纸张要注意规格的统一。

3 艺术档案的整理要求

3.1 归档材料的整理

档案资料应齐全，对易损坏、模糊或褪色的重要资料，应在整理时进行裱印和复制。摆脱沉重的艺术材料。

3.2 档案照片的整理

机密文件的照片内容应真实、主题鲜明、图像清晰，图片完整。数字图像数据压缩文件应选择具有代表性的内容作为变焦照片同步压缩文件。

3.3 录音、录像的整理

验证其内容和载体的完整性，确保档案音视频文件的完整性和有效性。由于音视频材料载体的特殊性，在整理时应充分考虑材料本身的有效期，并注明整理后所需的存贮期、音译、复制时间。

3.4 唱片的整理

包括金属唱片、基本唱片和CD唱片在内的唱片都应被放置在专门的唱片袋中，并标明相关内容。具有重要保存价值的录音制品，应当复制到耐久性好的光盘载体上。原载体的录音制品应当继续保存，一式三份，两份封存保管，一份留用。

3.5 光盘的整理

光盘包括CD、VCD、DVD等，整理时应分别装入统一的光盘盒（袋）保管，并在光盘盒（袋）和盘片上注明相关的内容。永久和定期保存的光盘，应一式刻录三套，两套封存保管，一套供查阅使用。

3.6 其他整理

对于在艺术生产活动中形成的其他艺术档案，可以确定相应的措施。对有重要价值的录音、录像、唱片、CD等特殊载体材料进行拷贝备份。

4 艺术档案的整理方法

整理拟归档的艺术材料，按每项艺术活动内容，依据不同载体的材料进行分类、组合、排列、编号、编目和装订，然后按形成材料的数量分别整理成件装入卷（盒）。

4.1 分类

艺术档案可以根据不同艺术活动的类别和内容进行分类，可以重复的艺术活动较多，但层次不宜过多，类似的艺术活动尽量分到一起。分类整理时，一般以年度数据为整理标准。

4.2 组合

藝术档案通常按照材料形成的时间顺序进行分类。在分类时，应将同一载体在某一活动中形成的材料进行连接组合，将不同载体的材料进行分类组合。例如，艺术表演组的业务类别一般由戏剧（节）组合而成。美术和艺术研究单位按业务类型、展览和研究项目进行分组。

4.3 排列

文字材料案卷的排列应按三大类分别连贯排列，其他特殊载体的艺术档案也应该分别连贯排列。排列时年度与年度之间的编号相连接，并结合“年度—类别—保管期限”或“保管期限—年度—类别”进行排列。案卷内件排列时，应按艺术生产程序、结合时间、内容的顺序排列。排列时应使同一项目、同一载体材料保持完整性和连贯性。在艺术生产活动中形成的其他艺术档案材料，可以参见以上排列方法。

4.4 装订

对归档的艺术档案按件内材料产生的先后排序进行装订。如遇规格和尺寸较小的材料应当用纸衬底粘贴，对价值较大又不宜装订的材料，可以采用袋装方式保护原件。对于破损、易褪变的记录材料，应与复制品一起归档装订。装订时，一般装订位置在左边，装订使用腊线，三孔一线，线结打在背面，保持封面的光洁。装订时应保持右边和底边对齐，方便翻阅。

舞台美术设计、乐谱等，可分别整理装订保管，既保证材料不散失，也便于利用、复制，保护原始稿件的艺术价值。

5 艺术档案的价值

5.1 保存价值

艺术记录的保存取决于它们被保存多久。与其他文献相比，其表现形式更为多样，主要以文字、图表、视听、实物和文学作品的形式记录。因此，艺术档案的保存价值是指档案使用价值的期限，其外在体现是档案的保存期限。档案的保存期限是由档案在满足社会需求中的作用所决定的。因此，只有当艺术档案的功能所带来的效益超过档案保存的成本时，艺术档案才具有保存价值。此外，大众文化艺术档案也真实地记录了大众艺术的发展历程，对于后人了解和传承大众文化艺术具有很好的参考价值。

5.2 使用价值

艺术档案不仅来源于文化艺术活动，而且对文化艺术活动也有很大的贡献。档案馆（室）是基于隐藏的文献信息资源，根据特定用户的需求或社会需求，通过一定的方式和方法为信息用户提供服务的一种文献业务，也是用户寻求利用档案的工作系统，利用档案信息满足行为过程的需要。相比之下，美术文件具有重复性、多面性，可以从多个角度去使用。档案的具体用途是指档案对特定的使用者具有特定的意义和功能。艺术档案的利用价值具有多种形式和层次，其具体利用价值因价值主体和价值阶段的不同而不同。

5.3 现实价值

艺术档案的现实价值是指档案在当前社会活动中的作用，也称现行价值。艺术档案的现实价值主体包括艺术档案的形成单位和其他单位，体现在文学创作、艺术表演、艺术研究、文化交流等其他艺术。艺术档案的现实价值在于促进精细化生产、艺术创新、精神文明建设和公共文化建设。

5.4 历史价值

与其他文献相比，它不仅可以记录文化活动，而且可以为今后的文化事业提供有益的科学管理和借鉴。文化艺术事业蓬勃发展，内容丰富，价值不可估量。此外，文学艺术档案能够客观地记录和描述中国的文化事业，体现出极其重要的史料价值。艺术档案是历史的产物，是在特定的历史条件下形成的，是前人实践活动的信息积累，应结合历史条件、历史背景、历史作用和艺术档案的实际情况，对艺术档案的价值进行思考。艺术档案是文艺创作的基础，这些艺术文献记录了各个历史时期、各个朝代社会发展的基本情况、各个英雄人物的事迹，以及当时的人文社会、生产能力和国民生活等，是作家、文人写作和艺术家文艺创作的基础和源泉。

5.5 潜在价值

艺术档案的潜在价值是指艺术记录在开发利用之前的存在价值，也指保存、分析、掌握的价值。艺术档案除了能为现实工作、学习和生活提供有关服务外，还将对未来产生影响，能在未来对社会各方面产生作用。长远价值对象由艺术档案创建者扩展到社会各方面，文艺档案的价值是客观的，艺术档案的价值只有通过开发利用才能实现，即将静态的文献资源变成动态的信息。

6 结语

综上所述，影视布景综合利用和创造了不同的文化形态、时空、声音、雕塑、成品等元素，改变了审美个性。艺术不只是美与丑的问题，而是生活经验的一面镜子。从此，艺术产生了新的人文方向，打破了传统艺术的界限，进入了多元化的艺术领域。艺术家将多样化的课程放在一起进行申请和文档编制。在运用这些技术媒介时，要有较强的当代意识和发现某种趋势的能力，才能在创作中保证创新的精神和品质。文艺档案涉及面广，对今后的活动有很大的参考价值。其开发利用主要包括咨询服务和文献服务，为用户提供信息，解答问题，指导利用过程，提供检索和成果服务。对艺术视觉的记录和整理，使艺术档案在实践中的应用更加有序、合理，提高了信息的利用率。

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