大数据时代企业档案管理研究

[ 作者简介 ]

吴琼，女，北京人，中国长城工业集团有限公司下属北京大观园酒店有限责任公司，本科，研究方向：档案管理。

[ 摘要 ]

5G信息化时代悄然而至，大数据技术在不断更新迭代，新型技术不断应用在生活的各个方面，企业档案管理正是海量数据的集中地，因此将大数据技术应用在企业档案管理中是企业发展的趋势，也是时代发展使然。通过将大数据技术应用到企业管理中可以大幅度提高工作效率，同时利用大数据分析工具也可以在海量信息中快速检索信息，降低企业档案管理员的工作成本，降低企业档案管理人员的工作量，提高企业发展效率。因此，企业档案管理信息化建设是档案管理发展的必然之路。本文在对企业档案信息化管理的意义进行分析的基础上，对当前企业档案信息化管理存在的问题进行分析，最后提出企业档案信息化管理的对策和措施。

[ 关键词 ]

企业档案;信息化;档案管理;大数据

中图分类号：G27

文献标识码：A

DOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2022.09.016

从信息化建设的规律来看，时代的发展使企业在档案管理中不得不使用大数据技术，信息化、数据化已经成为当今企业档案管理的必由之路，随着我国对大数据技术的不断研发，大数据技术日趋完善，将大数据技术应用在企业管理的各个方面是时代的要求。大数据技术相比传统档案管理具有信息存储空间巨大、企业人员管理方便、数据调取简单、资料收集便捷、数据整合快速、数据分析权威合理等等优点，因此利用大数据进行企业档案管理是企业快速发展的前提，也是时代对现在企业信息化发展的要求。

1 相关概念及理论基础

1.1 大数据时代概述

数据是当今时代重要的生产发展要素，已经渗透到社会生活的各行各业，渗透在我们生活的各个角落，如何将数据这个生产要素充分挖掘、分析、整合是大数据时代永不过时的话题。随着我国科技强国战略的不断发展，我国对于科学技术的研发始终保持着长盛不衰的动力，大数据时代的到来正是我们科学技术发展的产物，如今大数据技术不仅仅应用到高端产业，比如军工、物理、生态、环境科学等等，更是应用到百姓生活的方方面面，比如通讯、智能家居、企业管理等等。同时，随着全民科学知识的普及，大数据也被百姓所关注、接受。

1.2 档案管理概述

档案管理是企业发展的重要基石，企业的档案如同企业的身份信息，企业的档案管理看似简单，实际上不仅仅要对档案进行收集和保存，更要对企业档案进行分析，并为企业发展提供重要的基础信息。

档案管理主要包括企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动，一连串的档案管理流程看似简单，但实际过程中却存在很多细节问题，其中环环相扣，信息的录入、信息的发出、信息的检索、信息的編撰等等，任何一个环节都存在海量的信息，任何一个环节都需要大量的人工进行管理。另外，随着现在企业的高速发展，企业的档案管理不仅仅要完成收集、保管、统计，更要在此基础上通过收集档案资料进行分析调研，最终实现为社会实践服务，也就是说在企业档案管理过程中还需要专业人才对数据进行整合以及分析，才能达到企业进行档案管理的最终目的。

企业档案管理工作属于管理范围，具有服务性质，在企业中成立档案管理部门，该部门和企业各个部分密不可分，环环相扣，收集企业资料的同时也为企业的各个部分进行服务反馈。通过查看我国企业发展的历程，不难发现我国企业具有一定的阶级性，尤其是一些国有企业，阶级性更加明显，因此在档案管理过程中也体现了其阶级性和阶级利益，档案内容存在很多阶级利益和经济利益冲突，在档案管理过程中还需要工作人员时刻注意不同档案的管理方法以及保密和阶级要求，这在一定程度上对档案管理人员提出了很高的政治素养要求和专业要求。

2 大数据时代企业档案信息化管理的意义

2.1 提升企业档案管理工作的效率

提高企业信息化时代的发展效率要解决的根源问题就是企业在档案管理过程中的信息化手段的使用，一般情况下，企业进行信息化档案管理主要是通过数据化原理、计算机技术等手段将企业的海量信息进行处理、存储，对档案信息的资源进行整合，对企业资源进行合理配置。企业档案信息管理不仅仅是企业发展的要求，也是海量信息管理的必然要求，随着企业发展的进步，企业档案资料如同海浪潮水般涌来，企业档案信息化管理不仅解决了企业浪费大量人工资本解决档案管理的问题，还更加方便快捷地解决了后期资料的调取、分析工作。将大量的纸质信息转化成电子信息，不仅极大地减少了浪费，更对数据实现了永久的保存，数据的及时更新同步极大地提高了企业档案管理工作的效率。

2.2 实现档案资源的共享

企业档案信息化管理核心使企业能够随时实现企业信息技术的资源共享，企业档案管理的目标是服务于公司的发展，因此企业档案信息的及时共享是企业档案信息化的重要标志。企业档案管理信息化将使企业部门能够及时从企业档案库调取所需要的信息，提升企业信息档案的利用率，促进企业档案使用范围的拓展，更加方便企业科研人员的开发和利用，提升企业档案信息的资源利用空间。

2.3 推动管理模式的改革

企业管理是企业发展的核心，企业的管理要顺应时代的要求，结合时代发展的趋势。在企业档案管理上进行企业信息化建设可以说是企业进入大数据时代的初步探索，通过将企业最基础的部门工作进行数据化建设，从而带动整个企业的整体进入信息化时代建设。 企业要想长久发展就需要有壮士断腕的魄力和敢于突破创新的勇气，企业需要改头换面，勇于改革，只有敢于突破，敢于对企业管理进行改革，才能逐步实现企业的时代跨步。

3 大数据时代企业档案管理存在的问题

3.1 档案管理制度体系不完善

企业档案通过记录企业发展的过程，对于企业、行业的发展都具有重要的保存价值和历史意义，同时也成为企业未来发展规划决策的重要依据，企业档案管理的制度对于企业的发展是重要基石，企业必须高度重视企业档案管理，高度重视企业档案保管和利用，充分发挥好企业档案这一企业的宝贵财富。

企业档案管理对于企业十分重要，但是通过对目前企业档案管理进行调研分析发现，企业在档案管理过程中存在很多问题，比如档案管理人员以公司需求为导向，违规操作，为获得某些数据违背公司管理制度，私自操作。另外，还存在一些公司档案管理人员缺乏社会责任，为获得某些资源篡改数据，盲目迎合企业不正当的利益需求。在这种情况下自然无法满足社会需求，制定的管理制度也由于缺乏外部约束力而使其执行力大打折扣，弱化了档案制度管理的效力。

3.2 企业档案信息化管理的资金投入不足

要想企业档案管理在大数据时代实现信息化建设，档案管理的软件和硬件设备就要不断更新，否则，没有基础，任何建设都是空谈，没有任何意义。根据目前企业档案管理不难发现，很多企业对于档案管理还停留在资料复印收集上，信息化时代的扫描仪、多功能复印机、可读写设备，以及管理信息系统、应用软件等等均无法满足现代企业信息化档案管理的要求，这些硬件以及软件设备的添置均需要企业的大力支持，投入大量资金。但实际上，通过数据调查不难发现大部分企业的档案信息化建设的经费基本上来源于企业的行政事业拨款，而这部分费用在除企业自身行政管理支出外，剩下能进行档案管理的寥寥无几，因此，企业需要重新规划档案信息化管理的经费来源，保证经费充足，才能更好地保障企业档案管理信息化的进程。

3.3 档案信息化管理缺乏专业化人才

大数据时代需要大数据人才，档案信息化管理也需要企业专门引进高素质、具备大数据信息化管理能力的专门人才，作为企业管理领导人员需要充分认识到档案管理不仅仅是简单的人力劳动，而是需要根据工作实际引进高素质人才，只有在最基本的人力资本上进行大量投入，才能为企业档案信息化建设留住人才，只有用人才才能带领企业对原来陈旧的档案管理进行整改，从而适应时代的要求，促进企业档案信息化的发展。

4 大数据时代企业档案管理的对策

4.1 建设完善的档案管理制度体系

企业档案管理部门在企业中属于牵头部门，将企业各个部门的档案信息连接起来，为企业的运行发展提供了信息交换的平台。对于一个正规企业来说，首先要做的就是健全数字化档案信息资源平台，从而促进企业的信息化发展。

档案管理制度是企业档案管理的重要依据。无规矩不成方圆，制定企业档案信息化管理制度是企业档案管理信息化建设的首要任务，因此企业在档案管理信息化进程中要完善档案管理制度。第一，对于档案的归档要编制规范模版，对于归档后的文件建立检索目录，编制检索工具，甚至对于有条件的企业，要连同企业研发部门开发本公司的档案信息库。第二，企业在接收文档过程中，档案管理人员也需要进行信息化录入，对于档案信息要进行全面审核，对于有问题的信息录入要及时退回，并提出反馈意见，只有在信息录入前期保证信息的完整、规范，才能够在后期检索以及使用时更加便捷快速地提取使用。第三，对于企业目前的档案信息管理设备要及时进行更新，淘汰老旧设备，及时添置符合企业档案管理信息化建设的软硬件设备，提高企业档案信息化管理的效率。第三，在企业完善制度的过程中要结合企业实际情况，深入调研，同其他企业进行沟通交流，借鉴经验，从而更加方便快捷地建立符合企业自身特质的信息资源管理平台。

4.2 推进企业档案信息库数字化建设

企业档案信息化建设对于企业是势在必行并且需要长期坚持的一项事业，企业要想做好档案信息库数字化建设，就要在信息化进程中做好档案的信息资源管理，要对已经录入的档案信息资源进行整合挖掘，发掘其中有价值的信息。

做好企业的档案信息库数字化建设。首先，对于档案信息资源要进行事无巨细的收集，要在收集好纸质资料的同时尝试采用其他信息化手段，比如电子数据、音像等方式进行收集，逐渐改变收集方式，建立企业档案信息数据库。其次，在收集资料时要对收集的资料进行分类收集，集中管控，分散存储，统一管理，做到应收尽收。最后，企业在档案信息收集的过程中要综合运用大数据、云计算、物联网等大数据时代的现代信息技术，同时企业也要拓宽视野，兼容并进，不断汲取信息化时代的档案管理最前沿的信息，通过和不同企业进行沟通交流，借鉴经验，从而针对企业自身的档案信息管理技术提供强有利的知识更新。

4.3 加强档案人员培训学习，提高综合素质

做好大数据时代档案信息管理，需要专业的大数据人才，信息档案管理是一个专业且系统的工作，对于从事该行业的工作人员来说，不仅仅需要具备管理技能，还需要计算机专业背景。因此企业在招聘档案管理人员的时候需要多方考核，保证档案管理人员队伍素质，培养出专业素质过硬、理论知识较强的队伍。在人才培养方面也要下功夫，要主动培养档案管理人才，主动作为，加强培训，不断提高档案管理人员的服务质量。

为培养高素质的档案管理人才，首先需要企业营造尊重人才的氛围。企业领导要重新认识档案信息化管理岗位职责，要充分认识到档案管理信息化的重要性，才能招得来人才，留得住人才，才能更好地促进企业的档案管理信息化的发展。

5 结语

目前全球正值信息化时代，企业要顺应时代的发展，从企业的档案信息建设入手，规范企业档案管理流程，加强企业对于信息化建设的重视程度，让企业尽快享受大数据时代的红利。企业要尽快实现档案信息数据化，从而促进我国企业的快速发展，提高企业的科技创新能力，也让大数据技术能够更好地服务于企业，服务于社会。

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