大数据背景下档案信息化发展的困境与出路

[ 作者简介 ]

金学柱，男，吉林龙井人，龙井市业余体育学校，助理馆员，大专，研究方向：档案管理。

[ 摘要 ]

随着现代科学技术的飞速发展，我国社会已经步入了大数据时代，多元化的信息手段切实推动着国家经济的创新发展，同时也成为全球范围内竞争的综合实力体现。基于此，文章首先阐述大数据时代对档案信息化管理提出的全新要求，其后分析现阶段档案信息化面临的主要困境及问题，在此基础上提出一系列大数据背景下推动档案信息化发展的主要策略及措施。

[ 关键词 ]

大数据;档案管理;信息化发展;困境;对策

中图分类号：G27

文献标识码：A

DOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2022.09.007

我国的档案管理工作经历了长期的发展演变，从最初的简牍到云端档案都有着独特的时代特征。信息化是当前社会对档案管理工作提出的高要求、高标准，其在一定程度上积极迎合了国家信息化建设的战略思路及战略目标任务，也是实现档案管理转型发展、实现现代化治理的必然趋势和主要途径。调查显示，我国的档案信息化发展在现阶段仍受到多方因素的影响，例如管理机制不健全、信息处理能力匮乏、缺乏资源整合优化能力等等，这些都在一定程度上阻碍了档案信息化的创新发展。基于此，档案管理必须与时俱进，采用切实可行的手段方式解决现实问题，满足档案信息化发展的现实需要。

1 大数据时代对档案信息化管理提出的全新要求

1.1 数据管理高效化

所谓大数据深度关联，可以将其理解为现代社会实现档案信息化的重要前提和基础。根据相关的实践调查研究可以看出，传统的档案服务只是简单地为使用者提供零散的、分散的相关信息，使用者必须对得到的数据信息进行深入分析，探究彼此之间的内在联系、因果关系。但不同使用者的能力水平大不相同，根本无法更深层次地挖掘潜在信息及其内在的关系，整体服务力度偏低。随着大数据时代的到来，信息化发展也对信息服务提出了更高的要求，必须将更多的注意力集中在丰富档案数据资源，满足多元化的用户需求上。同时还应当定时定期在特定的平台上搜集相关的信息数据，按照一定的方式手段使之联系起来，成为相互影响的信息关联机制，只有这样才能充分发挥档案信息的作用价值，为使用者提供更为优质的服务。由此可见，数据深度关联应当是档案信息化管理的关键所在。

信息数据的高度整合是推动档案信息化的核心力量。在大数据背景下，信息之间的传递更为高效便捷，信息流动更为频繁，在一定程度上为档案信息资源的管理提供了可靠的支持，有利于实现跨区域、跨界的资源共享，从真正意义上打破不同行业、不同领域、部门之间的数据壁垒，实现数据快速融合，推动档案信息化的纵向发展。过去人们通常采用纸质档案管理的方式手段，虽然掌握了大量的数据信息，但数据十分分散，具有明显的异构性特征，不管是结构化、非结构化、半结构化数据都无法发挥自身的价值作用。而大数据技术的有效引入，实现了不同大数据之间的高效整合，将大量的数据汇集起来，有效丰富信息内容，便于得出更为科学合理的结论，以此打破信息孤岛的尴尬局面，使管理人员能够在复杂、庞大、混乱的信息数据中快速挖掘出有价值的信息，逐步实现档案管理的现代化发展。

1.2 信息服务精准化

调查显示，过去纸质档案时期提供的信息服务大多为被动模式，档案信息使用者根据自己的需要对单一的目录检索方法进行使用，获取相关的数据资料。随着档案信息化管理的不断深入推进，必须对原有的档案服务模式、服务理念进行革新优化，基于使用者的实际需要提供个性化服务。众所周知，当前的档案数据十分庞大，种类较多，利用大数据技术能够实现信息之间的相互联通，也为档案管理部门提供可靠的支持和帮助，能够实现智能化、个性化、精准化服务。基于服务方式来讲，可以直接利用现代化的存储工具、分析设备深入挖掘多元化的信息资源，在系统中设置相应的关键词，使其自动抓取主要数据，主动搜集、高效处理，通过这样的方式提高智能化服务水平;基于服务对象来讲，必须有效贯彻落实以人为本的原则和宗旨，立足于使用者的需要，为其提供个性化的信息服务，可以深入分析使用者需要的文本档案、视频档案，结合其日常社交生活的相关信息数据，凸显信息服务的精准化。

2 现阶段档案信息化面临的主要困境及问题

2.1 管理体制过于滞后，缺乏可操作性

一方面，档案管理体制过于滞后，呈现出分割状态。条块分割是过去档案管理极其常见的一种模式手段，各个地区的档案管理部门缺乏统一的管理标准，也没有业务统领人，导致整体组织不力。档案管理工作长期以来被认为是服务行业，久而久之，不管是工作人员还是社会群众都会忽略其信息价值，没有意识到其在一定程度上能够切实推动国民经济产业的创新发展，这样分离式的管理体系、管理机制根本无法适应信息化的发展。另一方面，缺乏统一的管理制度。不同系统、不同专业的档案在管理过程中分离开来，自成一体，与之相关的法规条款或多或少存在一定的矛盾冲突，无法实现协同发展，加之现阶段我国颁布的关于档案的法律法规通常站在宏观角度上，没有制定实施细则，导致可操作性较差。

2.2 缺乏高效的信息服务水平

一方面，缺乏高素质、高水平的信息化优秀人才。众所周知，档案信息化发展必须以强有力的人力资源作为可靠保障，人才团队的建设也是信息化建设的重要组成部分。调查显示，信息化人才十分匮乏，目前大多数档案管理工作人员并没有考取相应的资格证书，也没有达到国家档案管理的标准，导致档案工作团队缺乏一定的专业性。具体而言，大多数从业人员年龄较大，无法快速接受新鲜知识，在思想理念上也不能及时转变。另一方面，长期以来，档案管理部门过于注重对信息资料的珍藏，并没有发挥其原本的价值作用，对设备设施的使用效率较差，为使用人员提供的服務被动粗放。通常是采用人工服务，根本无法满足使用者精细化查找及检索的实际需要，久而久之，资源整合能力十分匮乏。随着大数据时代的到来，越来越多的电子档案产生，档案资源也从最初的结构化发展转变为非结构化，并且信息数据规模十分庞大，因此传统的粗放式档案服务理念根本无法满足社会对档案信息发展的要求。

2.3 缺乏档案资源整合优化能力

第一，档案信息的存储问题是现阶段面临的主要问题。传统档案管理通常采用的是集中式存储管理模式手段，在大数据时代根本无法满足高效存储的实际要求;第二，档案部门尚未建立起健全完善的沟通管理机制，也缺乏良好的合作意识，不同档案部门、机构设置在管理理念、管理制度等方面都存在一定的差异，因此各自为政。在进行信息资源的建设时，部分档案管理部门缺乏大局意识，不愿意与其他部门通力协作，这在一定程度上导致信息数据极其分散，对数据的处理可能存在重复的现象，造成了资源的浪费，导致信息孤岛的问题十分突出。

目前我国的档案信息资源开发仍然处于初步发展阶段，存在一定的问题和不足。一方面，缺乏统一的管理软件系统。根据相关的实践调查研究可以看出，各个部门、各个地区使用的管理软件大不相同，各司其职，各为其政，大多数仍然采用单机版，而部分软件开发部门没有加强顶层设计，不同软件的模块具有较大差异，管理系统与资源库的结构不匹配，久而久之，根本無法实现数据的快速传播及有效共享。另一方面，传统的档案管理部门更注重对档案信息资源的开发，却忽略了对其的高效使用。尤其是对于一些图书馆来讲，过于追求馆藏资源的数量，没有挖掘其数字化价值，导致资源整合能力不足。

3 大数据背景下推动档案信息化发展的主要策略及措施

3.1 构建健全完善的档案资源管理机制

3.1.1 创设科学的档案信息化管理体系

第一，档案部门应当根据自身发展的实际需求，搭建起健全完善的管理体系及管理机制。具体而言，以领导层、技术层、数据加工分析层、资源利用层为主要划分形式，由党委、政府部门直接领导，各部门负责人加强监管，切实实现档案信息化管理的稳定运行，从真正意义上实现一体化发展。第二，有效梳理档案信息化管理的职责与权利。具体而言，政府职能部门要将档案信息化建设纳入当地区域发展的规划范围内，在条件允许的情况下，采用多元化的方式手段实现档案信息化建设，与电子政务有效衔接，将责任落实到个人头上，基于谁产生、谁负责的宗旨创设健全、完善、科学、合理的电子档案归档制度，同时上传电子档案的单位应当对该档案全权负责。第三，积极引入优秀的专业人才，搭建高水平、综合型人才团队，不仅能够对软件系统进行开发完善，优化硬件设备，灵活运用集成系统，还能够对采集所得的档案数据进行科学合理的搜集整合分析，合理预测。

3.1.2 革新优化档案信息化管理系统

第一，站在全局的角度对档案网络建设进行高效的统筹，部门内网应当与外部的政务服务中心网站、公众网站紧密联系。第二，不断革新优化电子档案的管理模式、管理手段。具体而言，从最初的信息管理逐渐转变为系统管控，对于人才的储备也应当转变为综合型、复合型优质人才。针对档案的归档工作，应当从最初的双套制转变为单套制，数据的管理由最初的实体管理转变为数据管理。第三，根据现实需求及当地经济发展的实际需要搭建起科学合理的信息化服务中心平台，基于用户需求设置相应的服务模块，加强对管理软件的整合优化，从最初的单机版逐渐转变为网络版，与时俱进，利用当前社会中先进的大数据技术、物联网技术、云计算技术，加强对档案数据信息的深入挖掘和有效开发，在这样的基础上搭建起社会所需的档案数据资源库。

3.2 切实提高档案信息化服务水平

3.2.1 建立精准高效的服务模式

为了切实满足现代社会信息用户的多元化需求，为其提供差异化的服务，档案部门应当转变自身的服务模式和服务理念，从最初的供给导向转变为需求导向。第一，要明确以人为本的原则和宗旨，采用个性化的服务理念，创新档案管理业态，只有想用户所想才能明确其主体地位，深刻剖析其内在的需求，在此基础上凸显服务的人性化。第二，档案部门必须提高自身的思想觉悟，将提供人性化服务作为自身行为准则严格要求自我，并且将这一理念融入服务的各个环节、各个步骤中，这样才能提供精准服务，提高用户的满意度。第三，转变优化服务形式，由最初的资源依赖、劳动密集转变为服务主导。所有的档案使用者可以根据自身的需求在信息化系统平台中自主选择阅读何种信息，并平等取得相关数据，以此维护使用者的合法权益。

3.2.2 不断提升智能服务水平

在大数据时代背景下，智能服务、智慧服务是档案管理工作极其重要的特征，也是现代社会发展的必然趋势，从多个方面、多个角度不断提升智能服务水平，切实推动档案信息化建设的进程。具体而言，基于服务主体来讲，档案部门必须大力培养信息化技术人才，合理分析并高效处理信息数据，这样才能为部门节省人力、物力资源，高效完成复杂性、综合性的服务工作。值得注意的是，信息化技术人才能够根据自身的实践经验，结合用户的实际需要，对数据信息等相关资源进行合理分析，利用智能化技术在庞大的数据库中快速筛选处理对自身有价值、有意义的相关信息，通过这样的方式节省部门的综合成本，同时加大对档案信息智能库的建设力度，逐步实现信息服务的科学性。

3.3 打造和谐的档案信息资源生态

3.3.1 加强档案信息的整合优化，树立“大档案观”

大数据技术产生了海量的信息资源，档案工作本身就是对相关的数据信息进行科学合理的收集、整理、归纳、总结，因此相关的工作人员必须充分发挥大数据技术的优势价值，拓宽资源渠道，按照国家相关标准制度对数据信息进行统一的整理存储，实现档案资源管理的标准化、专业化。一方面，档案工作人员应当采用多元化的方式手段，对多样化的数据资源进行存储，这样的数据可以是邮件、网页，也可以是社交媒体产生的数据。同时，利用云计算、物联网等相关手段对档案数据进行有效连接，深入挖掘其潜在的联系，在此基础上创设出科学合理的档案数据模型，并组建资源库。另一方面，工作人员还应当提高自身的数据分析能力，通过档案系统对数据资源进行合理的开发利用，使其更为精准地预测用户行为、兴趣爱好、个性特征，从而切实满足其发展需要。

3.3.2 创设科学合理的档案信息资源共享机制

一方面，档案部门应当根据自身发展的现实需求创设信息资源共享系统，按照国家相关法律法规实现档案系统与办公系统的有效渗透融合，从而搭建起自动化的管理体系，能够自主收集数据并整合归纳，为用户提供可靠的决策基础。另一方面，推进档案远程查阅功能的进一步发展，积极组织开展档案馆之间的合作交流，签订相关协议，开放权限，用户即便在异地也能够根据自身需求查阅相关信息数据。

4 结束语

综上所述，基于大数据背景下的档案信息化发展应当构建健全完善的档案资源管理机制，切实提高档案信息化服务水平，打造和谐的档案信息资源生态。

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