关于强化高校干部人事档案管理工作的几点思考

张士花 魏娟

关键词：高校;干部人事档案;档案管理

干部人事档案管理是组织人事管理工作的重要组成部分，是对干部材料进行收集整理、鉴别分类、审核监督、保管利用等一系列活动。做好高校干部人事管理工作能够为干部选拔任用、教育培养、管理监督提供有力的抓手，能提升档案工作的科学化、制度化、规范化水平，更好地为建设高水平大学、培养高素质人才服务。随着信息时代的发展，高校干部人事档案管理工作面临机遇和挑战并存，从传统的“管存用”模式向“信息化”模式转变。虽然管理模式及技术手段在不断完善和提高，但还存在不少问题有待解决。在日常的管理工作中发现问题，提升干部人事档案管理效率，发挥干部人事档案服务功能，优化干部人事档案管理工作，成为档案管理工作者的一项重要任务和研究课题。

一、高校干部人事档案管理存在的主要问题

1.档案管理层面重视程度不够，管档意识差

高校干部人事档案一般归属于组织人事部门，也有的归属于高校综合档案馆，但仅限于整理、保管，审核、利用基本还是集中在组织人事部门。档案管理作为基础性工作，在组织人事部门常常被忽视，对档案的利用价值认识不足，存在一种“说起来非常重要，排起来一般次要，忙起来就会不要”的现象。

2.管档人员配备不足，缺少专业化的档案管理队伍

《干部人事档案工作条例》明确规定“组织人事部门应当明确负责干部人事档案工作的机构，每管理1000卷档案一般应当配备1名专职工作人员” 。但在实际工作中，高校保管的现有在职人员档案、退休人员档案、死亡人员档案、附属单位人员档案、编外人员档案等总和数量庞大，实际档案管理人员配备严重不足，有的单位2000～3000卷档案也就配备一名专职管档人员。

管档人员大多不是学图书档案专业，也不经常参加专业培训，普遍存在对档案管理工作不够重视，只着眼于传统的“收集、整理、保管、存用”的旧模式，对新兴的档案管理技术及信息系统不够关注和重视，缺乏管理方面的创新意识。同时，管档人员整天面对的是文书档案，工作量大、烦琐、重复性高，工作人员的价值不易衡量和体现，待遇低、成长慢，晋升途径少，缺少激励机制，导致档案工作人员经常调换岗位，工作延续性差。

3.档案基础设施条件差，无相应的档案专项经费或经费不足

为有效保护档案，库房温度要求14～24℃，相对湿度45～60%。档案库房不能建在朝阳房间、顶层和底层，保证有“防火、防盗、防潮、防高温、防日光及紫外线、防有害生物、防尘、防污染”等防护措施，档案的存放需要做到办公室、库房、阅档室“三室”分开。但在实际管理工作中，很多高校的档案库房未达到这一要求，库房面积严重不足，经常和办公用房混在一起，不是标准化库房，达不到相应的温度、湿度要求。没有档案的专门经费立项或经费不足，档案库房用的档案柜、档案盒、防虫药品等基础用品支出往往都是从本单位办公经费支出，经常出现青黄不接的情况，购买不及时，严重影响档案管理工作。

4.档案材料不齐全、不规范，重要内容记载不一致，存在涂改造假情况

干部档案记载了其个人学习、工作成长经历及德能勤绩廉等方面，档案材料的形成也涉及多个单位及部门。对档案材料收集归档规定的具体要求是完整、真实、及时、规范，虽然相关规定要求材料形成后一个月内移交归档部门，但在实际工作中，材料形成部门往往移交不主动，管档部门往往催要不及时，造成档案材料缺失。

干部个人对“三龄两历”重要信息时间记忆模糊，填表时随意填写，造成存档材料信息前后不一致。还有的干部为了达到某种个人利益，填写虚假信息，而管档部门在收集归档时审核不严，造成不实材料归入档案。

5.档案信息化水平低，利用效能差，服务功能不足

据调研，目前很多高校还未实现档案数字化，虽然有些高校将档案数字化建设提上日程，但由于经费、技术、人力等原因进展缓慢。考虑到利用效能和经济支出之间的关系，有的学校对利用率比较高的在职人员档案实行数字化，利用率少的退休人员档案则搁置下来。数字化是一个长期连续的过程，有的单位完成了首次档案数字化，但由于人力和经费得不到及时补充，后期形成的档案材料数字化得不到及时更新及归档。

干部人事档案一般是在办理干部任前审核、工作调动、工资起薪、办理退休、开具证明等业务时使用，使用要有严格的审批手续，具有保密性、服务功能差。同时，只注重纸质档案的管理，档案信息化水平低下，在使用上受档案管理方式的限制。

二、干部人事档案管理存在问题原因分析

1.管理部门档案意识淡薄

领导层面档案意识淡薄，对档案工作不够重视，没有健全的档案规章制度，或者规章制度只是流于形式，挂在嘴边或贴在墙上，没有落实到行动中，没有深入人心落实到具体工作中。檔案管理缺少必要的人力、物力、财力支持，管理设备简单，条件相对落后，没有专门的阅档室，库房面积严重不足，为防火、防盗等带来了安全隐患。

档案管理人员管理意识薄弱，业务水平不足，对档案入口审核把关不严。自身对档案管理的工作性质和意义认识不足，认为档案管理工作就是一项没有挑战性、琐碎重复且没有含金量的工作，工作只限于保管和保密，没有对工作进行深一层次的理解，不是科班出身，也不经常参加专业化的培训和学习。

2.材料形成部门档案意识欠缺

档案材料形成单位档案意识淡薄，对归口哪些档案材料应该存入个人档案不清楚，没有很好地学习档案相关文件。应该存到个人档案的却不存档，造成重要档案材料缺失。比如，每个人的档案材料中不可或缺的就是学历学位材料，干部人事档案材料收集归档规定中明确要求高中毕业生登记表、高校报考录取登记表、研究生推免生登记表、学生登记表、学生成绩表、毕业生登记表、学位申请及授予材料、毕业及学位证书复印件等材料都是必须入档的材料，但是有些高校在学生毕业的时候形成材料不齐全，或者不做为重要材料入档，造成大批学生缺少档案材料，只有在进入单位审核档案时才发现缺少，到时再补也只能以说明的形式补充，或者是到原单位的档案馆查找原始文件，给档案管理工作者带来很大的工作量。

3.干部个人档案意识不足

干部个人无档案意识，没有档案观念。有些人在填写存档材料时不负责任地随意填写，造成个人基本信息前后填写不一致，为后期档案审核造成困扰;有些人在填写个人考核鉴定材料时，没有用心撰写，只写优点不写缺点，利用网上材料抄写模仿，不能体现干部个人的真实情况;有些人是为了谋取个人利益，档案弄虚作假，填写不实信息，造成档案失真;也有些人在组织专项审查档案时，不积极配合组织审查发现问题，不及时提供缺失的档案材料或提供虚假档案材料，给档案管理工作带来极大挑战。

4.档案信息化建设推进缓慢，缺少数字化建设的专业人才

中组部在近十年的《全国组网系统信息化工作规划》中反复强调要大力推进干部人事档案数字化建设，不断扩大数字档案的覆盖面，筑牢防止档案涂改造假的技术防线。随着档案从后台走向前台，发挥作用越来越重要，要求信息化的趋势日益明显。然而，在实际工作中，档案的数字化制作和信息化建设却进展缓慢，究其原因，一是全国甚至全省都没有统一的档案信息管理系统，安全性、保密性、对接性不稳定;二是缺少必要的资金支持，数字化档案的制作仅依靠管档人员无法完成，需要大量的人力、物力、财力，同时还需要引入外包服务，这就存在网络安全保密等一系列问题;三是缺少信息化、专业化的技术人才，对档案管理信息化是很大的制约因素。

三、做好高校干部人事档案管理工作的策略建议

1.坚持以更通俗更广泛的宣传手段使档案意识深入人心

要把档案工作当成一项伟大崇高的事业，注重思想引导，充分认识档案的价值和重要性。一是要设置宣传栏、板报等张贴宣传档案的法律法规和相关文件，让全体师生了解档案法规，熟知档案条例，规范档案行为。二是利用发放明白纸、签写承诺书等要求干部重视档案的填写和补充，教育干部要对组织忠诚，对自己负责。三是抓好学习培训，通过举办讲座报告会，以及“干部档案条例学习进大学、中学、小学课堂”活动，引导广大师生和学生家长重视档案，敬畏档案，填好人生的第一份档案。四是要拓展网络教育新阵地，通过“两微一端”“学习强国”“灯塔党建在线”“抖音”等广大师生喜闻乐见的新媒体、新方式加强档案重要性宣传，实现线上和线下相结合，让档案宣传教育入脑入心，使人人识档案、讲诚信。

2.坚持以更优质、更高效的模式完善档案管理工作体系

要提高档案工作政治站位，把档案工作作为全面从严治党的关键一环抓实抓细。一是凝聚从严管档共识。领导干部及管档人员认真学习档案文件，把做好干部档案工作作为基本功和必修课，通过集中学习政策规定、向职能部门请教、向兄弟单位借鉴等方式，提高管档意识水平;二是完善规章制度。在国家法律法规和档案相关文件出台的基础上，根据学校实践工作经验，将成熟做法用制度形式固定下来，形成适合本单位的档案管理制度，努力构建科学规范、系统完备的从严管档制度体系;三是提高管档质量。（1）把好材料收集关，在抓好档案材料日常收集归档的基础上，定期开展“干部档案材料收集月”活动，做到日常收集和定期收集相结合，使干部人事档案更充实;（2）把好接收关，对接收的每卷档案仔细审核，保证档案齐全规范、真实可靠;（3）把好借阅关，严格档案借阅流程，未经领导批准、超出借阅范围、手续不全的一律不借;（4）把好保管关，严格档案出入库登记，确保档案保密安全;（5）把好转递关，对调转的人员档案，在收到调档函后及时转递给相关单位，要建立《干部人事档案转递登记册》，寄发档案要明确责任人，有签字和寄发时间。转出的档案要通过机要交通或派两名工作人员送取，杜绝自带，防止任何人对档案弄虚作假。四是增强管档队伍建设。要选择政治立场坚定、责任心强、有敬业精神的人从事档案管理工作，定期参加业务培训和进行自主专业学习，提高专业素养。同时，要加强激励机制，增加晋升途径，提高档案管理人员的工作积极性。

3.坚持以更严格、更规范的要求抓好干部人事档案审核

干部人事档案审核工作是管理中的重中之重，只要做好审核工作才能防止“带病提拔”，营造组织人事工作的“绿水青山”。一是要规范审核标准和程序，根据国家政策法规，结合本校实际，细化工作环节，制定审核手册，使审核工作有章可循。二是干部档案专项审核要不打折扣，坚持严格的标准做好审核工作，筑牢干部人事档案涂改造假工作防线。三是要夯实工作基础，规范强化档案日常管理，把好入口关，坚持“凡提必审”“凡进必审”“凡转必审”，不管是一般审核还是专项审核，都要严把审核“质量关”“准确关”“认定关”，做到严格规范。四是要用心用力解决档案遗留问题，认真调查核实，同时及时掌握干部的思想动态，积极做好政策的解读和心理疏导工作。

4.坚持以更新颖、更灵活的方式推进档案管理信息化建设

对标中组部和省委组织部，积极开展数字化档案建设，推动信息技术和档案管理有机融合。一是加大政策支持和推行力度，提高管档信息化共识，利用档案管理信息系统对数字化档案进行统一管理，减少档案正本使用损耗，有效防止档案涂改造假问题。二是要开发档案审核系统，实现档案审核、档案管理从手工操作到信息化、智能化操作的转变。三是加大对基础设施和数字化建设经费的投入，保证数字化档案建设顺利完成及后期的持续性发展;四是加强档案管理人员队伍建设，配备具备档案管理知识和精通信息技术的专业人才，提高干部人事档案管理创新。

5.坚持更科学、更辩证的方法拓展档案功能，增强档案的服务效用

干部人事档案的“收集归档、分类整理、鉴别审核”最终是为档案利用服务的，服务利用是档案的天然属性，只有主动满足、创造更多的档案服务需求，才能更大程度上发挥和实现档案的价值。一是要加强档案审核数据的利用，及时更新人事资源信息管理系统，做到数据同步，审用结合。二是审核数据中出生年月、参加工作时间、入党时间、学习经历、工作经历、家庭成员情况等信息，适当对干部个人实现系统公开。一方面如果审核有问题会得到及时反馈，另一方面让干部了解自己详细的信息认定，防止在下次需要填写这些基本信息时填错，使档案信息出现不一致情况。三是在学校网站、微信公众号推送档案查借阅流程及服务范围，让教职工有详细的了解，同时利用档案信息管理系统开放远程查阅功能，借助现代技术手段使档案利用更人性化、更便捷。四是拓展干部人事档案信息收集归档范围和渠道，推动干部信息資源共建共享，为管理工作提供更加全面准确、鲜活生动的档案信息服务。

参考文献：

[1]基层干部人事档案管理中存在问题及发展建议[J].兰台内外，2021

[2]机关档案的保管与保护《机关档案管理规定》解读之九[J].中国档案，2019

[3]以干部人事档案专项审核工作为契机完善高等院校人事档案管理工作[J].兰台内外，2018

[4]干部人事档案专项审核全覆盖试点工作实践——以南开大学为例[J].中国档案，2021

（作者单位：1.曲阜师范大学;2.滨州学院）