科技档案的数字化发展及数字化实践探讨

|许铭洋

摘要：科技档案是我国科技实力的重要凭证，早在多年前全国档案信息化建设实施纲要中就明确指出科技档案的管理需要积极推进档案数字化进程，因此，科技档案管理工作的重点就是在档案收集齐全完整的基础上，将科技档案进行存量数字化、新增电子化处理。在档案批量数字化后，按照需求进行分类。这一举措能有效实现科技档案的价值最大化，提高科技档案的利用效率。本文从科技档案的数字化发展以及数字化实践方面展开分析，指出在科技档案的数字化发展及数字化实践中的不足之处并提出针对性实践措施以供参考。

关键词：科技档案;数字化发展;数字化实践

一、引言

科技档案数字化能适应现代社会对档案管理和利用的智能化、信息化要求。科技档案的数字化工作是在大数据环境下实现科技档案革新的重要一环，因此，想要做好科技档案的管理工作，必须借助信息化技术实现档案数字化，与此同时，通过科技档案数字化实践，总结档案数字化管理和实践的经验，为科技档案数字化的长足发展、科技档案信息化利用，以及数字档案馆建设提供思路，进而为相关领域提供信息的参考和支撑。

具体来讲，科技档案数字化是指利用现代数据库技术，对科技档案进行电子化处理，处理过程采取高速扫描技术手段，将纸质档案低损耗地扫描成电子档案，录入数据库。从档案利用角度来讲，科技档案数字化实现了利用方式的革新，将传统的查阅利用纸质档案的方式转化成线上查阅电子版档案的方式，并且充分利用信息化设备和技术提高档案检索的智能性和查找借阅的效率。

二、科技档案的数字化发展及数字化实践概述

（一）科技档案数字化发展的必要性

传统的科技档案主要以纸质为载体的形式出现，虽然纸质的科技档案有着较强的原始性强，档案资料完整齐全，但是由于纸张墨迹随着时间的流逝容易出现损坏痕迹且占地面积巨大，保管环境与保管条件有限，不耐久不便捷等问题逐渐突显，因此，需要将纸质科技档案转化为数字化管理[1]。科技档案数字化又称数字化加工或数字转化，能将存储在传统纸质载体上的档案转化为以数字形态存在的数据信息。在大数据环境下，数据整合和分析利用正成为趋势，同时，随着电子政务、电子图纸等新技术的推行，科技档案的电子化呈现形式逐渐普及和多样化，并具备纸质档案所不具备的全文检索、模糊检索、关联检索和智能推送等功能优势。因而，科技档案的数字化发展尤为必要，这既是信息时代发展带来的社会需求，也是档案实现现代化的必然要求。但档案数字化也带来了归档电子文件的安全性问题，因此，科技档案的管理在考虑引入数字化技术手段的同时，也要注重档案信息安全保障，这既是科技档案信息化发展的底线，也是红线。

1.将科技档案管理过程进行计算机化

科技档案的管理过程包括整理、利用、统计等。首先，以建立完整的档案管理系统为前提，在对科技档案进行整理归档、分类排序的同时，将著录录入档案管理系统，著录要素要填写齐全完备，顺序要与纸质档案排列统一，便于后续档案数字化文件挂接系统的准确性，同时为档案利用环节多功能检索的开发打下基础。此外，应利用档案管理系统做好数据的统计和更新，便于档案统计工作的开展，管理科技档案管理过程的系统化可以进一步规范科技档案管理的流程，提高科技档案管理的效率。

2.将科技档案的文件存储进行数字化

目前通用的存储介质有移动硬盘、光盘、云存储等，这些设备所需空间小，但储存容量极大，需要利用或修改档案资料时操作便捷，对科技档案的保管与储存提供了便利的条件。信息时代的来临使得计算机自动化办公成为主流，因此，数字化的档案也将是未来档案发展的主流模式。

3.将科技档案的信息检索进行智能化

科技档案资料的查询和利用是档案管理工作的重要环节，档案信息检索是档案资源开发的基础操作，是发挥档案利用价值的第一步。传统的科技档案管理模式以归档分类为前提，只能进行固定分类依据下的简单检索，费时费力且结果单一。将科技档案信息检索进行智能化处理能有效改善检索方向与检索类别。以检索功能增设为例，在检索程序中设置智能分析功能，在查找科技资料时根据输入的信息分析用户需求，将相关资料全部整合输出，提高科技档案的全面率以及精准度。

4.将科技档案的制度建设进行完善

将科技档案数字化后随之而来会出现数字信息不可靠，泄露风险高，档案完整程度不够等问题。为保障科技档案数字化后的整体价值和信息安全，应制定规范的档案管理措施，加强数字化信息的安全性。第一步，修订完善现有制度，对档案的借阅以及销毁等程序制定严格保密协议，并根据不同的档案类型进行详细划分，有针对性地对档案管理工作人员实行岗前培训与职业素养宣传教育工作，加大档案管理工作人员的法律法规学习，让其自觉遵守档案管理相关协议。最后，详细区分档案管理工作人员的岗位职责，包括但不限于档案室管理人员，临时工作人员等全体档案工作人员的责任，落实监督程序，保障科技档案的数字化发展的有序。

三、科技档案的數字化发展及数字化实践不足之处

（一）职业素养较为欠缺，对科技档案管理工作不够重视

科技档案数字化的发展如火如荼，科技档案管理工作人员应正确认识科技档案的数字化发展，重视科技档案数字化建设工作。但从目前工作现状来看，部分人员的思想观念停滞不前，对新型工作模式的接收较为缓慢，不能理性地看待科技档案数字化的发展进程。同时，缺乏创新意识与专业能力和操作技术，对科技档案数字化长足发展的认知不到位，不重视这项工作。

（二）人才队伍不够完善，缺乏科技档案数字化复合型人才

科技档案的数字化过程不仅需要工作人员熟悉科技档案的管理工作，还需要工作人员掌握专业的信息技术与计算机自动化程序操作手段。然而，目前科技档案人才队伍整体素养有待提高，由于档案管理队伍存在平均年龄偏大的状况，因此部分年龄偏大的岗位人员对于信息技术操作的掌握不太熟练，难以适应最新的数字化流程，亟需吸收青年档案人才，以适应新的档案管理模式和新媒体的运用。因此，科技档案数字化发展急需完善人力资源队伍，平衡队伍的人力配置，并注重引入复合型人才。

（三）数字化设备配置不全，科技档案数字化程序有待健全

科技档案数字化发展虽然倡导已久，但落实水平仍旧有待完善。一方面，这项工作表面上看似只有简单一环，实则需要多方面的技术支撑，因此不论是人力还是财力都耗费较大。但财政部门对这项发展的资金扶持力度有限，无法支撑专业技术人才的投入需求。另一方面，相关部门对科技档案数字化发展过程涉及的专业设备配备也不够到位，导致数字化过程中不可避免地出现一些问题，例如数字化的电子文件达不到OCR识别的技术要求、重要信息丢失，非法程序入侵等情况。科技档案数字化是一项闭环的工作，因为这些问题的出现导致某个环节出现失误后将影响后续流程的正常进展，严重阻碍科技档案数字化发展。

（四）档案数字化管理不够安全，数字化信息存在泄漏风险

在科技档案数字化建设过程中保障数字化信息的安全是重中之重。纸质科技档案在数字化转化过程由于任务量庞大，需要大量工作人员同时进行，会不可避免地出现细节上的纰漏，例如将类别归纳错误等问题，会给科技档案的数字化转化带来一定的影响[2]。部分档案管理部门对数字化管理不够重视，未建立完善的档案数字化管理机制，导致工作人员在数字化过程中不重视信息安全问题。信息时代虽然数据传输高速便捷，但带来的安全隐患随之增加，科技档案信息安全保密和信息系统等级保护工作需要提上日程。如果出现保密技术人员责任意识不强的情况，会导致科技档案信息外泄，给个人、社会乃至国家利益造成极大的损害。

四、科技档案的数字化发展及数字化实践意义

科技档案数字化能有效保护档案原件。传统的科技档案管理以及分类等过程都需要工作人员来分布完成，不可避免地会出现档案原件被破坏的情况。图纸类科技档案也会因档案利用反复折叠展开，进而造成一定的损耗。而将科技档案数字化可以有效避免此类问题的发生，对科技档案进行全方位的保护，避免破损和丢失。

其次，科技档案数字化能提高档案工作人员的工作效率。工作人员将数量庞大的档案资料进行归档、分类、管理等过程需要浪费大量时间。若用信息技术手段转化为数字信息只需要进行扫描录入等工作，节约了工作时间，提高了工作效率和工作质量。

最后，科技档案数字化能提高档案的利用率。科技档案数字化之前若需要应用，有人借阅后想要参考只能等到借阅人归还后查看，借阅时间与地点都要一定的局限性[3]。将科技档案信息数字化后可以实现档案快速检索和浏览功能，在节约档案储存空间的同时，便捷了档案利用工作，这既实现了对科技档案资料进行妥善保管以及开发，也充分利用了科技档案信息资源，使其更好地发挥自身价值。而将档案数字化后，传播速度与地点将不受限制，随时随地进行查看参考，实现多人共享。通过这一举措，科技档案利用率将得到一定程度的提升，档案利用辐射的范围也会变得更广。

此外，科技档案的数字化是社会进步的体现，是适应当下社会发展需要的必由之路。档案的发展离不开数字化建设工作。人们对科技档案的重视也将在档案利用的普及过程中愈发增强。实现科技档案数字化是社会发展的必然要求，意味着科技档案数字化建设已经跟随上时代前进的步伐。想要在短时内充分了解科技信息，纸质的档案是无法做到的，只能依靠数字化档案建设。

五、科技档案的数字化发展及数字化实践措施

（一）加强宣传教育工作，重视档案数字化管理

只有科技档案管理工作人员意识到科技档案数字化的重要意义，才能保证科技档案朝着数字化方向发展。首先，相关部门可聘请专业法律从业人员向全体工作人员讲解档案法，提高工作人员守法意识。定期组织科技档案数字化相关工作人员参加职业继续教育培训，大力宣传科技档案数字化的作用及重要性。把档案数字化作用传递到每一位工作人员心中，让其重视认可这项工作，凝聚全体工作人员意识，推动科技档案数字化发展迈上新的台阶。让科技档案发挥应有的社会价值，服务于人民与国家。因此，采用多种形式的宣传教育工作，进一步加强科技档案数字化发展宣传力度，能有效保障工作人员提高对科技档案数字化发展的重视程度。

（二）加大人才建设工作，重视培训复合型人才

科技档案数字化人才队伍的建设是科技档案实现数字化发展的关键。对工作人员进行科学合理的专业技能培训能使其在工作开展的过程中发挥出专业优势，熟练进行科技档案数字化的操作，提高工作人员整体水平。

首先，应加强信息技术以及计算机网信息安全等方面的专业技能，邀请这一领域的专家前来组办座谈会，会议前通知各个人员整理出在科技档案数字化过程中遇到的疑难点，会议结束后流出针对性的一对一答疑指导环节，帮助每一位工作人员解决不用的疑问[4]。

其次，也可以采取走出去的培训方式，组织工作人员前往该领域的机构进行学习，互相交流探讨如何提高自身技术。

最后，应重视对青年人才的培养，青年人才具有创新意识，对各项技能掌握较快，能短时间内发展成复合型科技档案数字化人才，带领其余人员不断进步，提高团队的整体职业素养。

此外，对管理人员也应开展相应的系统维护培训活动，为科技档案数字化发展提供强有力的支撑。

（三）完善档案保障机制，确保所需资金投入

科技档案数字化发展若想得人力以及财力的支撑，就必须完善科技档案数字化发展保障机制，争取相应部门的政策倾斜，申请过程考虑科技档案数字化经费的长效机制，每年在固定期限内进行足量的划拨，加大对科技档案数字化发展的投入力度。同时，号召社会企业进行设备投资，提高设备的精度和速度，保障科技档案数字化过程不出现纰漏。最后，利用财政拨款时制定严格精细的使用制度，确保专款专用。

此外，工作人员应摆脱对科技档案数字化管理产生的误解，不拘泥于思维框架。将更多的现代化思维融入科技档案数字化建设环节，完善档案保障机制，全面创新科技档案数字化建设工作。遵循数字化科技档案建設基础原则，将新颖的方法融入其中。合理规划数字化建设投入资金，杜绝一味贪图数字化建设发展速度而进行盲目投资。

科技档案数字化建设需要科学技术与大量资金支持，科学技术与投入资金之间具有密切联系。需要以资金支持为基础，为科学技术提供有力支撑。二者相辅相成缺一不可，任何一方出现问题，均会阻碍科技档案数字化建设项目的健康持续发展。

（四）解决数字化技术性问题，建立多部门联动机制

科技档案数字化发展需要各部门建立联动机制，建立合作关系，在加强自身数字化技术建设能力的情况下共同完成科技档案的数字化建设工作。在进行科技档案馆内整体网络搭建时，应及时安装系统的安全防范程序，对所使用的数字化系统进行身份加密处理操作，做好重要系统和数字信息的隔绝，同时，加快各部门的信息联动互通，如果必要，对相关档案及时进行更新。

六、结束语

科技档案数字化发展，主要依赖于现代化信息技术。将科技档案进行数字化管理能有效提高工作人员的工作效率以及质量，为全社会带来便捷的科技知识参考，为全民族科技文化水平提升带来强有力的支撑[5]。因此，科技档案数字化是时代发展的需要，符合时代发展的趋势。通过加强宣传教育工作，重视档案数字化管理;加大人才建设工作，重视培训复合型人才;完善档案保障机制，确保所需资金投入;解决数字化技术性问题，建立多部门联动机制等多项措施定能将科技档案的数字化发展以及实践工作顺利完成。

作者单位：许铭洋    深圳海事局后勤管理中心

许铭洋（1994.03-），女，汉族，吉林松原，本科，助理馆员，研究方向：档案研究。

参  考  文  献

[1]魏春瑜. 科技档案数字化发展与数字化实践研究[J]. 中文科技期刊数据库（全文版）图书情报， 2020（1）：3.

[2]田雯. 大数据时代背景下科技档案管理和数字化建设研究[J]. 城建档案， 2020（8）：3.

[3]公维华. 数字化档案管理工作的实践与探讨[J]. 商讯， 2020， No.204（14）：148-149.

[4]刘琳娜. 档案数字化建设实践与发展研究[J]. 时代人物， 2021（16）：1.

[5]金真. 浅析新思维下的科技档案管理[J]. 視界观， 2021（18）：2.