企业公文写作与处理中的常见问题及对策探讨

王 丽

（大冶有色金属集团控股有限公司，湖北 黄石 435000）

我国社会经济的持续发展，为推动企业的发展提供了良好机遇，但也使企业面临着更加激烈的竞争环境，对企业管理工作提出了更高的要求。从某种程度上来说，企业公文写作水平的高低体现了一个企业的办事效率、办事风格，同时也展现出企业文化、企业形象、企业作风和管理水平，是企业管理的一项重要工具。公文写作集理论性、政策性、专业性、文字能力为一体，相关单位及工作人员在日常工作中需要通过不断的锻炼和学习，逐渐提高企业公文写作的针对性、及时性和有效性，改正各种不良的写作习惯，充分认识到自身在公文写作与处理方面的工作任务和职责，切实履行好岗位职责，并有效地提高公文写作与处理的水平。

一、企业公文制作的标准与程序

企业公文写作一般都是严格依照《国家党政机关公文格式》（GB/T 9704 -2012）、《2012 年党政机关公文处理工作条例》（中办发（2012）14号）进行的，适用于企业的公文种类主要有决议、决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要等10种，每种公文的写作要求、标准格式等都有所差异，要求相关人员对此有全面的了解和认知，能准确把握每种公文写作及处理的要点和关键。企业公文制作也需要严格地依照相关程序进行，确保相关部门及其工作人员明确自身的职责和工作内容，规范化做好公文的草拟、审核、签发、登记编号、编制、复核、印发、存档等一系列的工作。通过做好这方面的工作，推进企业管理工作的高效化开展和实施，及时发现和改进各项工作中的不足，有效提高企业管理的水平，以便更好服务于企业业务活动的开展和实施，确保企业各项工作的规范性。

二、企业公文写作与处理中的常见问题

1.材料不足

企业的公文写作时效性比较强，服务于企业的中心工作和经济发展、日常运行和管理，要求保证企业公文的材料充实、内容真实、数据准确、附件资料翔实，而且公文具有很强的专业性，在公文写作中一般需要做到专业术语到位、格式规范、文字言简意赅。诸如企业报告、请示等类型的公文，还具有时间紧、事情急、任务重等特点，一般情况下要求做到一事一报、一事一文，强调在公文中清晰地阐明事情，充分地说明和阐述各项问题，能使人一目了然，便于清楚地了解事情，并及时进行解决和处理。但是，在具体实施中很多时候并没有做到这一点，部分人员的能力和水平有限，且公文规范意识不强，编写和撰写的公文正文空洞、主旨意图表达和阐述不明确、基础材料不足，需要多次修改，严重影响工作和办事的效率，不仅无法为企业业务活动开展和管理工作服务，甚至对企业形象造成一定的不利影响。

2.流程不规范

企业的公文写作与处理涉及的部门及人员比较多，要求依照一定的程序规范化进行，落实好草拟、审核、签发、登记编号、编制、复核、印发、存档等方面的工作，以保证公文内容材料完整、真实、有效，满足企业业务实施和管理控制所需。各环节人员要求明确自身的职责和工作内容，在层层监督和把关下，确保公文写作的规范性与处理的科学性及时性。但在具体实施中，很多部门及人员并不能完全吃透文件精神及各项政策，对企业公文写作及处理的各项规范、标准和要求，相关的法律法规等缺乏全面的把握和分析，进而存在比较多的问题。例如，在草拟公文时内容信息不完整，公文文种、格式、语言等方面都不同程度地存在问题；审核不够严格、细致，公文中的很多不规范、不合理的地方没有及时发现和处理；公文签发不规范；登记不及时、编号不规范；复核工作未得到有效执行和落实，存在走过场的情况；存档和归档不及时，没有充分认识到这一环节工作的重要性，存在资料文件遗漏、丢失等情况。这些问题严重影响公文的质量和权威性，也阻碍了相关功能和作用的发挥。

3.照搬照抄

在很多企业内部都不同程度地存在照搬和照抄公文写作的情况，很多都是用一个所谓的万能模板，然后将内容信息生搬硬套进模板内，没有结合企业自身的实际情况和现实需要。这种方式虽然效率比较高、简单方便易操作、不容易出现格式等方面的基础性错误，但容易导致所编制的公文缺乏一定的可行性，导致工作无功而返。例如，原封不动转发国家相关政策到基层群体，未对这些政策进行深入的解读和分析，导致很多基层人员对公文内容不理解，工作过程中摸不着头脑，从而对相关政策的执行和落实造成不利影响。

4.文件冗余

在很多企业内部都不同程度地存在公文写作与处理形式化、表面化的情况，也就是内部的文件比较多，盲目要求编制和印发公文，但却没有什么实质性的内容，存在大量可发可不发的文件，这严重影响企业的办事效率。例如，在推动企业发展及各项工作开展和实施的过程中，就某一项活动或业务工作相关行业部门及机关政府单位作出了一系列的安排，印发了很多的红头文件，此时要求企业根据自身的实际情况，在综合考虑和分析服务基层、企业生产经营的各项需求及中心利益等的基础上，对这些文件的贯彻和执行进行深入的考虑和分析，制定适合自身、切实可行、利于基层操作的各项方案，形成正式的公文，而不是盲目、笼统地去贯彻和执行这些文件。但是，具体实施中很多企业并没有做到这一点。

5.创新性不足

部分企业的文秘人员综合素质和专业化能力不强，在公文写作和处理的过程中经常存在照猫画虎的情况，且过于强调形式和格式，很多只是简单地修改了年月日等基础的信息，导致公文内容不够新颖、“有气无力”、不够通俗易懂。而且，公文处理的手段和方式比较落后。企业公文涉及的内容和形式比较多，且公文处理的流程复杂，因此，加强信息化、数字化建设能有效提高公文管理和处理的水平，简化和优化公文写作和处理的流程，方便这项工作的顺利开展，还能为公文归档和管理提供了更大的空间，也有助于相关信息的传递和利用，更好地服务于企业业务工作及管理工作。但是，很多企业并没有做到这一点，数字化、信息化水平有待提升。

三、提高企业公文写作与处理水平的对策

1.注重材料的积累

要保证企业公文具有时效性、针对性、专业性，确保公文的材料充实、内容真实、数据准确、附件资料翔实、专业术语到位、格式规范、文字言简意赅。一是要求相关企业及其工作人员对企业公文写作与处理进行全面的了解和把握，并充分地认识自身的职责和任务，规范化做好公文写作与处理工作，确保相关工作的开展能更好地服务于企业的中心工作和经济发展、日常运行和管理。二是相关人员需要对党和国家各项方针政策、理论、法规等有基本的了解，明确党和政府关于行业和企业发展的各项指示、决策、部署、要求、政策法规，为企业公文写作提供明确的方向和指导。三是相关工作的开展和实施需要准确把握和分析公司领导的工作思路、思想作风、意图，明确企业的文化理念等，清楚公文的目的和用途，确保公文写作的有效性和针对性。四是需要保证相关人员明确企业公文写作的各项规范要求及基本知识，在实际工作中严格依照标准、要求和程序进行，以确保公文写作的规范性。此外，企业公文写作要为企业生产建设、经济发展和经营管理提供服务，相关人员在工作中需要全面把握和分析企业生产经营方面的各项资料信息，明确企业各项业务活动及项目的开展情况、职工的思想动态、企业发展的目标要求、文化建设等相关的信息，保证公文的内容符合企业实际情况，保证公文主旨表达和阐述充分、明确，避免说空话、套话、外行话的情况。

2.规范流程和程序

相关企业及工作人员需要加强自身建设，不断提高知识储备、专业技能和综合素质，熟练掌握每一种公文的写作格式及其基本结构、通用模板，以便在工作中能够灵活应用，保证公文写作和处理的效率。一是日常多进行企业常用公文类型的写作锻炼，不断积累经验和技巧，以提高公文写作和处理的能力水平，确保在面对较难的公文时，也能做到游刃有余，可以快速、规范地写作和处理公文，避免公文文种、格式、语言等方面的问题。二是各有关人员需要明确自身的职责和工作内容，并加强沟通和交流，促使草拟、审核、签发、登记编号、编制、复核、印发、存档等工作规范落实，确保公文的质量和权威性，促使其功能和作用有效发挥。例如，在草拟、审核公文的时候，需要根据现实需要及各项标准要求，对公文的主题、结构、素材、文字等进行仔细的斟酌和思考，并在这一过程中不断对比和总结，摸索出适合企业自身的公文写作技巧、规律和套路，不断提高公文写作与处理水平，及时发现和处理不规范、不合理的地方，确保公文内容完整、新颖，能够有效地服务企业经营决策和内控管理工作。三是公文签发要求印章、签字等规范，公文等级要准确，并根据公文特点和内容等对其科学编号，以实现高效地归档、管理和利用公文。做好公文信息安全管理方面的内容，减少资料文件遗漏、丢失等造成的影响损失。

3.注重对公文的灵活运用

一般而言，企业公文写作需要严格依照相关条例和标准进行，公文的种类、格式、行文规则等都需要遵循各项条例的有关规定。同时，也需要确保公文的美观性和实用性，相关企业及工作人员需要准确地把握相关标准和条例，根据企业的实际情况，对公文进行灵活地运用。要强调学习范文，进行参照模仿，用于规范公文写作，但不是所有类似的公文都可以套用同一个模板，还要保证公文的新颖性；在具体实施中，需要根据企业的实际情况和公文想要表达的主旨内容，有针对性地选择行文思路、语言风格、立场观点、思想内容，保证公文能将有关内容直观地表达。

4.精炼公文写作

企业各项工作的开展和实施都需要基于利益最大化的考虑和分析，所有印发的公文，既要服务于企业的各项经营管理工作，又要为企业创造更大的经济效益。在公文写作和处理的时候，要强调优化流程，有效地提高企业的办事效率。企业的公文写作需要切实地改进文风，进一步精简文件，避免文件过多的情况，减少没有实质性内容、可发可不发的公文，杜绝企业盲目要求编制和印发公文的情况。企业需要根据自身的实际情况及经济目标，制定切实可行、利于基层操作的各项方案，形成正式的公文，要避免盲目笼统贯彻和执行文件资料信息的情况。新时期，可以依托现代信息技术，打造电子公务系统，构建完善的信息化平台，并加强数字化建设，为公文写作和处理提供支撑，确保该项工作更加便捷、高效的开展和落实，更好地服务于企业发展。

5.提高公文写作悟性

企业的公文不能只局限于格式、形式，相关人员在写作之前要经过深思熟虑及科学的规划，并对公文进行不断的修改和完善，有效提高公文的质量。在公文写作时，需要准确把握企业生产经营的规律，在综合考虑企业生产经营不同时期现实工作的需要、企业发展和管理目标要求、企业战略和生产经营要求、文件资料信息及想要表达的内容等基础上，选择适合的公文种类和形式，确保公文的适合性、规范性。要有效规避公文写作中的复制粘贴等行为，可以借鉴和参考公文写作的技巧和方法，向优质公文、范文借鉴、取经。此外，要强化相关人员的创新意识、大局意识，为公文写作提供创新思维。

四、结语

综上所述，企业要充分认识到公文写作与处理对管理工作的重要作用，重视此项工作的开展和实施。由于公文写作是一项复杂性的工作，相关部门及其工作人员需要明确自身的职责和工作内容，通过一系列的培训和教育学习，强化相关人员的政治理论、责任意识、大局意识，促使其掌握公文写作的新知识和技巧，明确公文写作的标准和要求，有效提高相关人员的公文写作与处理水平。