政府会计制度下高校往来款管理探究

2022-05-17孙秀丽

中国乡镇企业会计 2022年4期

孙秀丽

高校在日常经济活动中，与外单位或个人会发生应收、应付相关的待清算款项，作为往来款进行核算，涉及的会计科目一般为应收票据、应收账款、预付账款、其他应收款、应付账款、预收账款、其他应付款等。高校往来款清理不及时，会导致资金占用，降低资金流动性，增加资金管理的风险；同时，往来款的存在会影响高校资产负债信息的可靠性，不利于真实反映学校年度收支情况。若往来款长期缺乏监管，也容易产生“小金库”，滋生腐败等。

2019 年政府会计制度转换时，就对高校往来款核算和管理做出了规定，要求“进一步规范和加强往来款的管理，全面开展往来款专项清理和账龄分析，及时报批处理往来挂账”等。为进一步规范浙江省省级机关事业单位往来款项核算，推动往来款清理工作常态化、规范化、制度化，省财政厅也要求各高校每年就账面上的所有往来款逐笔清理核实，制定专门的清理工作方案、及时上报清理数据等，足以看出对高校往来款的重视。因此加强高校往来款的核算和管理工作已刻不容缓。

一、高校往来款核算的内容

（一）债权类往来款核算内容

应收票据，指学校对外提供有偿服务等而取得的承兑汇票，常见于科研经费款项支付，到期承兑付款后才能核销，账龄一般最长为6 个月。应收账款，指学校对外提供有偿服务等应收取的款项，主要为各类科研经费、拨补经费等款项未到账而预先开具票据的情况，款项到账后应及时办理立项并核销应收账款。预付账款，指学校按照购货、服务合同或协议等规定预付给单位或个人的款项，含预付基建工程款、预付设备采购款及校内老师经办的各类暂借款，需经济业务完成后取得收款方开具的票据才能核销往来款。其他应收款，指学校应向单位或个人收取的垫付款项等。

（二）债务类往来款核算内容

应付账款，指高校因购买物资、服务、开展工程建设等应支付的款项，主要为基建工程款。预收账款，指高校预先收取但尚未结算的款项。主要为尚未认领的科研经费、拨补经费及其他各类暂收款。其他应付款，指高校待支付单位和个人的暂收款，如押金、保证金、代发薪酬不成功款项等。

二、高校往来款管理的现状和问题分析

随着高校办学规模的不断扩大，资金量和业务量随之激增，往来款核算的内容越来越复杂，往来款的数量也不断增大。以H 高校为例，2018 年底往来款余额合计为1.7 亿，到2021 年底已达2.9 亿，增长70%；2018 年往来款发生额为8.1 亿，2021 年往来款发生额为10.5 亿；截止2021 年底，账龄3 年以上的往来款有5000 多万。高校一般采用日常清理与专项清理、定期清理与不定期清理相结合的方式清理往来款，但是往来款的管理仍未得到有效改善，主要有以下几方面问题：

（一）往来款管理意识淡薄

很多高校尚未建立往来款管理制度，没有相应的往来款全过程管理措施，没有配备专职人员对往来款进行管理。虽然有的高校对债权类往来款出台了相关制度，如暂借款管理办法，规定了暂借款“一事一借，一事一清，同一人借款一般不得超过两笔，前账不清、后账不借”、“在催收时无法及时核销的需要填写延期核销申请表，无故仍不核销的，将冻结借款人和项目负责人的相关经费，并暂停办理各种借款手续”等，但实际操作中，文件规定形同虚设，并未落实到位，影响往来款管理的效果。

很多高校办学历史悠久，在发展过程中难免经历合并等重大调整，这不仅是资源的重新整合，更是会计核算主体的变化，其中往来款就需要在新会计主体中进行并账反映，但是并账后的往来款管理常常会因资料缺失、不了解情况、政策背景发生了变化等原因遇到困难，加之人、财、物岗位上的领导干部任期不得超过两届等因素，存在“重收支、轻往来”的观念，导致不愿去花太多人力物力牵头清理往来款，从而形成历史遗留问题，有的高校该类往来款已挂账长达一、二十年之久。高校纪检、审计部门对往来款也缺乏监管，注重基建项目、政府采购等相关高风险领域的审计，一般没有往来款专项审计。

（二）财务部门往来款核算习惯有待改进

财务部门前台工作人员报账工作量大，特别是报账高峰期，要加班加点完成预约报销单的处理，对于会形成债权类往来款的暂借款预约报销单，通常只关注审批签字是否完整、材料是否齐全等关键要点，对于往来款形成的必要性和合理性并不关心，出现了同一人有多笔借款的情况，甚至还有几百元的材料费、审稿费也要借款的情况。往来款入账后，除非专门清理，也不会关注是否及时核销。

对于债务类往来款，因会计人员对学校各项经济业务熟悉程度不同，仅凭银行回单上的有限信息不能判定是何种经费、该告知哪个部门学院来认领，习惯于先挂往来款；特别是期末急于对账，为减少未达账项也是先挂往来款，但有的是付款不成功需要联系收款人重新支付的，有的是原来借款出去、现在款项退回需要冲借款的，该支付的没有支付，该核销的没有核销，事后通常不再进行核实，导致往来款越来越多。有的学校预借发票是挂债权类往来款的，因岗位职责划分不同，债务类往来款挂账的人与预开发票挂账的人不同，这样，也容易导致到款后未及时对冲而同时虚增债权类和债务类往来款的情况。

财务系统中往来款的核销是要求核销代码、经济科目、收支类型、经办人、金额等信息一致，其中核销代码尤为重要，若往来款挂账核算时核销代码不唯一，则只要是该核销代码下有一笔款未核销，则往来款清理时导出的数据就包含该核销代码对应的全部往来，不论是否已真实核销，这增加了往来款梳理的难度，严重影响了工作效率。

（三）往来款核销相关知识宣传不到位

高校老师并非财务专业出身，有些经济业务也是由学生或他人经办的，在经济业务发生时，对方单位要求先付款再开票，为保证业务正常进行且不想自己垫付资金，通常选择办理暂借款由学校公对公支付。但款项支付后，经办人以为经济活动已完成，不知道还要核销暂借款，对怎么核销也不清楚，甚至会忘记核销，时间久了发票也容易遗失，再通过发票遗失流程补报，这让经办人觉得特别麻烦而有抵触情绪。有高校曾发生老师借款时是材料费，收到发票后因单价超过1000 元被认定为资产需要办理入库手续的情况，这种涉及多部门的业务，老师不清楚程序而迟迟不核销往来款。这就需要在办理暂借款时对老师进行温馨提醒，并加强往来款催收政策的宣传，敦促其尽快核销往来款。

高校所收到的各类债务类往来款，绝大部分是科研经费。仅凭来款单位和金额不能确定责任人，那债务类往来款的核销就取决于老师认领的主动性程度，但很多老师并不经常查询自己的科研经费是否已经到账，或者不知道怎么随时查询经费到款情况，有的老师并不清楚项目立项程序，导致大笔科研经费长时间无人认领。在年底科研经费到款考核要求达标后，老师也倾向于先不认领。

（四）往来款管理信息化程度不高

目前，高校一般是将往来款数据推送至财务高级管理平台中的财务查询模块，主要停留在需要责任人主动查询欠款或到款情况上，未搭建有效的往来款管理信息平台，也无法通过平台及时推送数据、实时共享信息。如对于债权类往来款，系统没有自动向借款人或项目负责人发出温馨或警示提醒的功能，不能及时敦促还款。有的高校科研经费管理平台还没有跟财务系统对接，做不到科研项目签合同、到款、开票、立项、使用等的一体化管理，已经签订合同进入科研经费管理平台的，因平台没有财务预借票据和到款数据，也不能匹配信息后进行点对点提醒项目负责人及时办理立项。往来款的清理，主要是依靠年度专人集中清理，通过手工梳理成千上万条往来款挂账数据，然后分类整理，发送到责任单位或责任人进行催款。对于账龄时间较长的，采取逐个发送催款函的方式。这项工作就要求往来款管理人员需要对学校各类经济业务比较熟悉，同时要拥有高度的责任感，面对复杂的业务、大量的数据，甘心花费时间和精力去核实、分析，切实将往来款清理的责任落实到人，并持续跟进，做好归档备查。

三、加强高校往来款管理的对策

（一）提高往来款管理意识

往来款管理工作是相关法律法规、财务制度的要求，是单位财务管理工作的重要内容，高校自上而下要加强对往来款管理的重视程度，增强财务风险意识，认识到往来款管理缺乏监管的危害性，将往来款的管理与廉政建设相结合，将往来款管理纳入内部控制制度建设中，把往来款控制在合理的范围内，杜绝腐败问题的滋生，保证高校资金有序运转，确保高校资产负债及收支的真实性。高校需要成立往来款管理工作小组，制定专门的工作方案，由专人负责，逐一仔细分析往来款形成时间及产生原因，分类梳理并提出合理化的处理建议，该确认收支的进行账务调整、该上缴的及时上缴、该清欠的尽快清欠等。实事求是处理历史遗留问题，不可“新人不理旧账”，防止形成坏账、呆账。推行首办责任制，即使人员变动无法核销往来款，也要做好交接和备忘，并积极协助后续清理工作。高校纪检、审计部门也要加强往来款管理的全程监督，开展往来款专项审计工作，有效保障往来款管理的顺利进行。

（二）建立健全往来款管理制度

对债权类往来款，主要关注各类暂借款及预借票据业务。暂借款方面，目前已全面推行强制使用公务卡结算，高校也都要求教职工办理公务卡，根据职称职务不同，有3-5 万元不等的透支信用额度，银行也有免息还款期，经济业务结束后尽快办理报销的话，一般都在免息还款期内；使用公务卡进行结算，也保证了业务的真实性。因此高校可尽量减少暂借款业务的发生，尤其是现金结算限额以下的借款非必要不发生。根据业务性质和金额的不同，凡借款的，均需提供作证材料并经过相应审批，且借款人必须为在编在职教职工，不得为学生、非编人员等；每个教职工借款笔数应进行限制，切实做到“前账不清，后账不借”；教职工离职、退休的，需要先核销完经办的各类暂借款或经过审批将借款人转为在编在职人员才可办理离、退手续。预借票据方面，以坚持先到款再开票为主，一定要先开票的，需要经所在学院部门领导审批并经经费主管部门同意才可，应承诺到款时间，同时要冻结相应经费或缴纳保证金做担保。制度中也应对借款（票）人的责任进行明确，建立有效奖惩机制，对往来款核销不及时及多次催促仍不核销的，应有强制措施并严格落实到位，必要时提交学校纪检部门处理。

对债务类往来款，主要关注各类经费到款及保证金类退付业务。制度中应明确要求学院部门或责任人主动告知财务部门将有款项到账、及时认领到款或办理退付的责任，对于不积极配合往来款清理的，追究其责任。对于经多次公示无人认领、账龄较长的，财务部门有权处理，做到账销案存。

（三）不断提升会计核算人员的业务水平

政府会计制度之后，对高校往来款的核算和管理提出了更高要求，财务人员应不断加强业务学习，提升业务能力。往来款核算人员应对学校层面各类经济业务有全面了解，遇到不常见的业务时，不是简单的挂账就好，应向同事、领导请教、汇报，对于不符合借款条件的坚决予以制止；属于要重新支付的，应及时联系经办人确认信息后再次支付；属于前期借款退回的，通知经办人办理认领并核销借款的手续；属于预借票据的，及时告知借票人办理立项；能判断款项所属部门学院的，可通过财务联络员通知责任人及时认领开票转收入等。只有这样，才能在往来款的源头就把控住，做到“能不挂账就不挂”，也为后续的往来款清理奠定良好基础。

对于确认要作为往来款进行核算的，也要有规范的账务处理原则。如摘要要言简意赅但又全面反映业务信息，特别是各类债务类往来款，除写明付款单位外，银行回单上的用途、附言也应提炼出关键信息录入财务系统。如债权债务人信息要完整，不能写简称。如核销代码尽量唯一但也考虑实际情况，某个会议批量集中到款的，核销代码可设置为同一个，方便经办人查询到款及批量核销往来款；根据款项性质大致能判断到款种类的，也可设置同一前缀，科研经费到款，则核销代码可以“KY%”开头，方便往来款清理时数据分类整理。

（四）搭建往来款管理信息化平台

随着数智时代的到来，信息技术也需要更多的应用到高校往来款管理中，搭建一体化的往来款管理信息平台，使得催款更智能化。如业务部门申请借款时，需要线上提出申请、上传材料并经层层审批后到财务部门进行审核入账，在办理时需要填写预计往来款核销时间，则系统能根据财务数据自动识别是否已核销，对已到核销时间仍未核销的，自动推送提醒信息至借款人、一级审批人，做到往来款管理的实时动态化监管，对超过时间仍未核销或线上提交说明的，系统自动锁定登录财务预约系统办理业务的权限，直至往来款清理完毕。

对于债务类往来款，具体责任人是清楚大概什么时间哪个单位汇多少金额的款项到学校账户的，但是财务不清楚，那么可以在往来款管理信息平台上开放填写预计到款信息及联系人，款项到账后，系统可自动匹配预计到款信息及实际到款信息确定联系人并推送已到款并告知认领程序的信息。往来款管理的信息化还需要财务系统与业务部门系统有效对接，如科研经费管理系统，老师从一个入口进入即可完成科研经费登记入库、到款认领、开票、入账、经费使用、结题等手续，往来款管理也涵盖在内。

（五）加大财务宣传力度

高校往来款的管理，需要责任人的积极配合，这就要求财务部门清晰梳理出往来款相关业务流程，并对此进行有效宣传，可以通过财务处网页、微信公众号、预约系统、到款查询系统等告知往来款核销步骤及所需材料，也可以通过往来款信息平台推送提醒信息的时候予以告知，只有清楚了要做什么和怎么做，责任人才有可能由被动要求变为主动核销，以提高往来款清理的效率。