山坡光伏项目开工前档案技术交底探讨

摘要：山地光伏项目档案，应真实记录整个光伏项目从无到有的全过程，如何收集齐全、完整、系统的光伏建设项目档案并为后续生产经营管理提供有效的服务和利用，是我们重点思考和探讨的过程。

关键词：项目档案  真实  收集  齐全  完整

1.前言

国家高度重视清洁能源的发展，并采取了一系列重大政策措施，实现了跨越式发展，近年来国家能源产业取得了举世瞩目的成就，能源生产量和消费量均居全球之首。

国家能源局在光伏项目档案管理上下了不少的功夫，发布了与光伏相对应的标准和规范，为实现光伏项目档案管理过程要更加规范化、精益化、标准化，如何有效将项目文件的有序推进，在开工前档案管理人员就应与各参建方进行档案技术交底，包括项目参建各方职责、档案依据的标准、建设工程文件归档规范、工程质量监督检查大纲、建设项目档案收集的工序、流程、对照工程标段如何划分、纸质档案、电子档案、声像档案等各门类档案要求移交的数量、质量、收集过程的方式方法及要求等。为后续项目档案管理夯实基础深入探讨。

2.明确光伏项目各参建方档案职责

2.1参加各方职责划分

2.1.1对勘测设计职责划分要求： 对项目勘测、设计活动和设计服务工作中形成的各类载体的文件，进行收集、整理，向建设单位移交。

2.1.2对监理单位职责划分要求：应设计、施工、调试、设备厂家等单位形成的各类文件及案卷质量纳入工程质量管控范围。应对参建单位整理和移交的项目文件质量情况进行审查，并签署审查意见。应对在监理活动中形成的各类载体文件进行收集、整理，向建设单位移交。

2.1.3对施工、调试单位的职责划分要求：应收集、整理职责范围内形成的各类载体的施工、调试文件，经自查合格后，提交监理单位审核，审核合格后向建设单位移交。应负责收集、整理施工、调试中已实施的设计变更及闭环文件、各阶段质量验收不符合项及整改闭环文件等，并提交监理单位审查，审查合格后向建设单位移交。

2.1.4对总承包单位的职责划分要求：应按照合同约定的总承包范围，依据国家、行业有关档案管理规定对项目档案实施管理，并对档案质量负责。应建立档案管理网络，负责制定档案管理制度，对各分包单位的档案实行监管、检查与指导。应与工程建设同步实行档案管理，审核、验收各分包单位移交的竣工档案，对项目档案的齐全、完整、准确系统负责。对运行单位的责任划分要求：接收、保管建设单位及相关单位移交的档案。对生产技术管理、生产运行等各类文件进行收集、整理及归档，参照建设单位管理职责进行。

3.明确光伏项目档案具体做法

3.1归档职责：与项目建设活动有关的各职能部门;参与项目建设的设计、监理、总承包、施工、调试、设备厂家等单位;参与项目试运行及生产考核期的生产管理单位或生产管理部门。

3.2归档原则：过程文件的归档“谁形成、谁归档”原则。

3.3归档范围：涉及项目科研、项目建设、项目试运行及生产考核期的有保存价值的文字、图表、声像等形式的全部文件。

3.4归档时间：电力生产文件，应在工作事项完成后，由文件形成部门及时收集、整理、归档;科研开发文件，应在项目鉴定、评审结果公示期结束一个月内，由成果研发负责人或科技主管部门及时收集、归档;技术改造、设备检修类文件：应在工程完工后一个月内，由项目承包单位收集整理完毕，经项目负责人审查合格后移交归档;项目建设过程中形成的文件：应在合同工程完工验收后三个月内，由施工单位自检、监理单位审查、建设单位验收合格后移交归档;设备仪器文件：应在设备开箱检验后，及时收集、整理、移交归档;照片：应在工作结束后由形成单位或部门及时收集、整理、移交归档;有相应的纸质文件时，应随纸质文件一起移交。电子文件：应实时进行逻辑归档，物理归档应与纸质文件归档时间保持一致。

3.5归档份数要求：纸质归档一式二份，一份原件，其中：复印件要盖组卷单位红章，同时在复印件上盖齐缝章，原始记录归一份，图样文件归两份;对于利用频繁的文件，在签定合同时并约定明确增加的份数。

4.列出光伏项目档案标准清单

光伏区安装应执行GB50794-2012《光伏发电站施工规范》，土建工程应执行DL/T5210.1-2012《电力建设施工质量验收及评定规程（第一部分：土建工程）》，电气安装应执行DL/T5161.1～17-2018《电气装置安装工程质量检验及评定规程，线路工程应执行GB 50173-2014《電气装置安装工程66KV及以下架空电力线路施工及验收规范》。L/T5168-2016《110KV-750Kv架空输电线路施工质量检验及评定规程》，检验项目划分依据GB/T 5079-2012《光伏发电项目验收规范》规范。规范要求中指出光伏发电工程应按土建工程、安装工程、绿化工程、安全防范工程、消防工程五个大类进行划分，土建工程的验收应包括光伏组件支架基础，场地及地下设施和建（构）筑物等分部工程的验收，安装工程验收应包括对支架安装、光伏组件安装、汇流箱安装、逆变器安装、电气设备安装、防雷与接地安装、线路及电缆安装等分部工程的验收。

5.交底光伏项目档案工作技巧

5.1对山地光伏项目土建工程、安装工程单位工程下增加子单位工程。将光伏区的土建工程纳入光伏区土建子单位工程;场区及地下设施和建构筑物土建工程纳入升压站（开关站）建筑子单位工程，再进行各子单位工程中分部、分项工程的划分。光伏区分部工程划分为方阵或地块为依据，可独立实现并网发电功能。

5.2由施工单位按照光伏项目执行的规范并结合项目情况进行编制，并报监理、建设单位批准后执行。山坡光伏检验项目划分编制建议：安装工程中增加光伏区安装子单位工程、升压站（开关站）安装子单位工程、场区线路子单位工程、送出线路子单位工程;将支架安装、光伏组件安装、汇流箱安装、逆变器安装、场区的防雷与接地安装纳入光伏区安装子单位工程;电气设备安装、站内的防雷与接地安装纳入升压站（开关站）安装子单位工程;场内线路及电缆纳入线路子单位工程，送出线路基础及安装纳入子单位工程;再进行各子单位工程中分部、分项工程的划分。

5.3接入网点类型的分布式光伏项目特点，依据GB/T50796-2012要求划分单位工程外，还需依据汇流箱的混凝土屋顶预制支墩分布多个屋顶，检验批的划分以汇流箱为基础，同批接入同一个汇流箱的多个屋顶为一个验收单元，分批次进行验收，且在光伏支架、组架、电缆、逆变器验收记录中对验收批次以部位加流水号进行标识，项目具体实施时应在示例划分表中关注标“★”部分的验收应分批次编制验收记录。

5.4各类用表、报审用表、由项目监理公司依据执行的光伏项目监理规范編制，参照的标准为NB/T 32042-2018，火电建标[2013]1号《电力建设土建工程施工、试验及验收标准表》施工综合类用表（电土施表1），场内35KV杆塔线路选用：GB 50173-2014，110KV及以上送出线路选用：DL/T5168-2016，直埋电缆线路选用：DL5161.5-2018第5部分电缆线路施工质量检验。强条记录建议依据输变电《工程建设标准强制性条文》中的相关记录进行选取使用。

5.5总承包管理单位的项目应依据总承包合同约定及职责分工，在相关的文件记录中增加签字栏，这样能体现其管理职责。

5.光伏项目档案收集要点

5.1  重点明确8类项目建设文件收集要点

5.1.1  81类设计文件：设计单位为改进或完善已出具的施工蓝图提出的设计变更，经需建设签字同意接收后实施;已出具施工图后设计另行提出的变更;

5.1.2  82类管理文件工程管理文件：档案收集时应注意：投资计划、贷款合同、进度款支付、基建工程投资年度计划及批复等文件的收集;安委会机构设立文件、安委会纪要、安全生产责任书、安全文件施工协议、专项预案、应急预案等文件;安全、质量过程检查记录（报告）、整改闭环文件;项目一级进度计划、里程碑进度计划，调整进度计划等;环水保相关管理制度、过程检查记录、整改闭环文件等;项目档案工作方案、文件归档实施细则、档案专题会纪要、交底、培训记录等;合同签署人不是法人时，未注意收集签署人的法人授权委托书、合同责任双方单位名称均应更入责任者;合同协议、合同变更文件未与主合同组在一卷册;（应按主合同在前、协议、合同变更文件等文件在后排列，并逐项录入卷内目录。

5.1.3  83类施工文件：施工记录、试验报告卷：单位、子单位工程或单体工程开工报告、施工（试验）记录、试验（检验）报告。记录、报告的排列应符合现场施工工艺流程。混凝土施工记录：含混凝土浇筑申请单、混凝土施工记录、混凝土养护记录，排列时应先按施工先后部位排放相关文件;归档时应对文件逐份编制目录，便于核查利用。自拌混凝土：应注意编制混凝土开盘鉴定（施工配合比）表、混凝土搅拌记录、混凝土生产质量水平统计记录表、混凝土生产强度统计评定记录。混凝土试块报告：应注意按单位工程对试块强度进行评定形成混凝土试块强度统计、评定记录表“，混凝土同条件试块应注意在试块留置开始编制”同条件600℃·d混凝土试块养护测温记录，并在累加温度达到600℃时委托试验室进行检测试验。回填土试验报告：应注意回填土样委托时检测试验标准的选择;按单位工程进行组卷、一卷放不下时，可按子单位、分部、子分部进行分开组卷。按单位工程质量验收划分表、单位工程、子单位工程、分部工程、子分部工程、分项工程、检验批、隐蔽记录、强条执行记录的顺序排列;单位工程、子单位工程、分部工程、子分部工程、分项工程、检验批的顺序应与质量验收划分表保持一致。应注意光伏组件进场检测、安装后抽样检测（视情况）、240h运行后检测、出质保前检测报告的收集;涉网及电网公司要求的特殊试验及性能报告;如电能质量测试、SVG性能测试等。

5.1.4  84类调试试验与并网启动试运行文件：首次监督检查、光伏发电单元组、独立蓄能工程、升压站工程、首次及地基处理监督检查、光伏电池板安装前和升压站设备安装前监督检查、光伏发电单元启动前和升压站受电前监督检查。

5.1.5  85类监理文件（工程监理、设备监理）：质量监督文件：（注意收集质量监督注册申请及备案文件、各阶段质量监督检查申请、回函、各单位质监汇报材料、质监报告（转序通知或并网通知）、闭环整改（整改单及相关整改支撑性文件）。监理规划大纲审批需有建设单位基管主管领导签字;（监理规划应加盖监理单位公章）监理单位资质、监理人员资质（含实施期间的增加人员）需报建设单位审批;监理单位在工程报审表意见签署时，应注意按监理规范要求的规范术语签署，签字、印章齐全。“杜绝随意签署请建设单位审批”、不签等情况。监理文件应按管理文件、监理日志、监理工程师通知及回复单、记录、月报、会议文件、总结等顺序排列，卷内文件按问题、时间排列;相关文件应逐份编制目录。设备监理：应注意收集设备监理规划（大纲）、设备监造计划、设备监理见证记录、日报、月报、设备监理总结。

5.1.6  87类竣工图收集注意：竣工图涉及的工程概况、编制单位、编制人员、编制时间、编制依据、编制方法、变更情况、竣工图张数和套数等;每卷册竣工图中应附本册图纸的编制说明或修改清单，应详细列出与本册图纸相关的设计变更、变更设计、工程联系单等设计更改文件的编号、相关变动的内容等信息。竣工图纸应统一折叠A4幅面大小，图幅朝里，图标栏外露。按GB/T10609.3要求竣工图的编制深度、范围应与施工图保持一致;重新绘制的竣工图应按原图编号，设计阶段代字“S”改为”Z”，加盖”竣工图章“，若卷册中有新增图纸时，编号在该卷册原的编号后顺延。竣工图章由编制单位逐张加盖;监理单位依据审核的设计更改汇总表，复核竣工图修改情况，对修改到位的竣工图，在图纸卷册目录上加盖“竣工图审核章”，并签署，根据竣工图的审核情况，编制竣工图审核报告归档。

5.4  9类设备仪器文件收集要点

5.4.1设备开箱验收时，现场资料管理人员应及时收集出厂文件，对收集的出厂文件进行登记、初步整理，原件归档、收集厂家技术说明书、检验试验报告扫描或复印，电子版说明书、扫描件或复印件并分发给技术人员使用;

5.4.2归档的设备资料应为原件归档;归档时应注意收集与纸质技术说明书一致的电子版说明书;

5.4.3对厂家无法提供电子版的文件记录进行扫描;设备厂家提供的出厂技术图纸，应签章完备，图签中编、审、批人员应签字并加盖技术专用章或设备厂家章;

5.4.4破损的文件应进行修补，非标准A4幅面规格的文件，宜进行粘贴、插卡或折叠;外文材料应保持原有的装订形式，将文件标题翻译后用铅笔在外文件材料封面进行标识;卷内目錄宜标注中文题名，并在备注中注明“外文文件”;

5.4.5设备文件整理时应先排主设备合格证、试验检验报告、说明书、图纸，再排配件的合格证、试验检验报告、说明书、图纸，配件文件的排放应先重要配件、一般配件顺序排列。

6.光伏项目纸质档案整编

6.1归要文件排列、题名拟定

案卷题名应简明、准确地揭示卷内科技文件材料的内容，主要包括项目名称或代字、代号及其结构、阶段的名称等。

6.2项目文件编制要求：施工技术表单填写内容应清晰整洁、编号、签字、盖章手续完备。应采用耐久性强的印制、书写材料，并符合GB/T 11822的规定;80g打印纸、机光打印机打印。图纸折叠应符合GB/T 10609.3的规定。应按原材料种类、进场顺序、使用部位等特征编制主要原材料使用跟踪记录。用于记录的专业施工、验收表格，应符合相关技术标准的要求，未填满内容的空白格上应划”/”或加盖“以下空白”章。收集应完整、系统，其内容真实、准确，与工程实际相符。

6.3收集的所有项目文件应为原件或具有凭证作用的文件;DA/T28：因故用复制件归档时，应加盖复制件提供单位的公章或档案证明章，确保与原件一致。易裉色的文件应复印一份与原件一并保存;复印件与原件归档时算一份文件。已破损的文件应修裱后归档。项目文件的收集整理遵循“谁形成，谁归档”原则。应与项目建设同步收集，项目文件实行“预立卷制”，应做到“随办随归”，在文件办理完毕或阶段性工作完成后应及时收集整理、移交。

6.4分类组卷和编目要点：按照光伏项目建设特点、建设阶段、专业性质及项目文件的来源进行分类;应遵循文件的形成规律、保持卷内文件的有机联系和案卷的成套、系统，便于保管和利用;根据归档文件的内容和数量组成一卷或多卷，卷内文件内容应相对独立、完整;项目文件共用或附件，应在备考表中进行说明，详细标注相关共用或附件的文件所在的档号，以便于查阅、利用方便。独立成册、成套的文件，应保持其原貌，不宜拆散再重新组卷。由项目代号和分类号组成，项目代号与分类号之间用“—”分隔;

6.5*项目6、7、8、9大类的项目代号由建设顺序号和工期号（或公共部分）组成（与*项目部沟通我们是一次性完工，所以就不存在工期号），这里的前三位数为项目建设顺序号、第四位为工期号（或公共部分）。*项目代号“0”**电力股份有限公司，“0”*电力股份有限公司，第三位是“1”代表的是*分公司，第二、三位数为项目建设顺序号、第四位为工期号或公共部分。某个项目档案号由：项目代号—分类号—案卷号组成。

7.光伏项目声像档案整编

工程照片收集要求：应与工程建设进度同步收集。各参建单位应及时收集，在工程竣工后与纸质档案一起向建设单位移交。

7.1照片应主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁。处理后的数码照片不得归档;反映同一主题内容的若干张照片，应选择具有代表性的照片进行收集;归档照片格式应为JPEG或TIFF，分辩率不应低于600dpi;具有永久保存价值的数码照片，应输出一套纸质照片同时归档，纸质照片应无污物、无破损、无划痕、无花点、无黑边， 裁剪应整齐。数码照片输出时，应采用专用像纸冲洗成纸质照片，以便于长期保存。工程照片收集范围：应对项目建设过程中反映地形地貌、重大事件、隐蔽工程、重要部位、关键工序、缺陷处理、质量特色等工程照片进行收集。

7.2工程照片归档排列：建设单位形成的照片宜按事由、 专题及时间顺序排列成册;按单位工程及施工工序的顺序排列装册;监理单位形成的照片档案宜按专题、专项及时间顺序排列装册;编目照片应按整理、张编目，填写文字说明，文字说明应按GB/T11821的规定，要求分段书写，每张照片的说明均应包含题名、照片号、 光盘号、互见号、时间、摄影者、文件说明等要求;其中照片号、光盘号应由建设单位档案统一提供;工程照片归档编目：照片应按整理、张编目，填写文字说明， 文字说明应按GB/T11821的规定，要求分段书写，每张照片的说明均应包含题名、照片号、 光盘号、互见号、时间、摄影者、文件说明等要求;其中照片号、小芯页、光盘号和光盘盒由光照光伏分公司档案室统一给出，光盘盒由北盘江公司收取费用;工程照片归档分类：按NB/T32037规范中附录D的内容进行分类，照片档案宜采用年度-问题分类法，可按问题或专题归入每类档案的一级类目;

7.3工程照片各要素编写说明：题名：应简明概括、准确反映照片的基本内容，人物、时间、地点、事由等要素尽可能齐全;

7.3.1照片号：固定和反映每张照片的分类和排列顺序的数字代码;

7.3.2光盘号：填写照片电子版所在光盘的档号;

7.3.3参见号：填写与本张照片有密切联系的其他载体档案的档号;

7.3.4时间：是指拍摄的具体时间，用8位阿拉伯数字标识;

7.3.5摄影者：一般填写拍摄者个人，如照片内容重要时可加写单位;

7.3.6文字说明：应综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素，概括揭示照片影像所反映的全部信息，或仅对题名未及内容作出补充，与纸质照片一并移交。

8.光伏项目电子档案收集与整编

电子文件分类应与纸质文件保持一致，存储载体应进行标识、注明编号、保管期限、日期等信息。

8.1电子文件的整理：

8.1.1参建单位需制订项目电子文件收集的具体实施措施，并收集需归档的电子文件;

8.1.2收集电子文件的同时需收集其形成的技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、元数据、检 测数据等相关信息;

8.1.3应按照B/T18894的规定的格式将电子文件脱机存储到耐久性好的载体（光盘或硬盘）上;

8.1.4扫描的电子文件宜为JPEG、TIFF或PDF格式。

8.1.5编辑挂接的电子文件以文件档案前缀加文件题名进行编写挂接。

9.结算语

在工程开工前向参建各方对工程档案的具体要求进行交底，有效提高各参建方对工程文件材料的收集意识，进一步确保档案真实性、完整性、系统性和有效性。山地光伏项目档案执行的标准、规范提前告知各参建方，建立了工程与项目档案的有效衔接，提高了各参建方收集工程项目档案过程文件工作效率。确保项目档案的收集与工程施工进度同部属、同规划、同推进、同管理。

参考文献

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作者简介：田井霞（1984）女，贵州遵义人，汉族，本科，馆员，经济师，研究方向：工程档案管理。