新时期高校二级学院行政管理工作的特点与策略研究

摘要：高校二级学院办公室需要承担相当多的行政管理工作，其工作具有传达、服务、分散等特点，随着时代发展，这些行政工作出现了效率低下、服务方向不明等特点，说明应当对这些工作进行改进与创新。对此本文将展开相关分析，阐述二级学院办公室行政管理工作要求、现存问题，确立创新方向，并提出创新建议。

关键词：高校办公室;行政管理;策略

引言

目前，在电子文档还不能足以支撑归档存档的情况下，纸质版文件的发放与收取，以及文件的签字盖章等都会加重高校二级学院办公室工作效率的低下。“与时俱进”是我们在工作创新中要秉承的理念，不断推进办公无纸化是我们应对资源日益紧缺的不二法则，“便捷高效”是我们高校办公室行政管理工作创新的基本思路。在这一思路下，高校需要展开大量的分析工作，明确了解到问题的本质，创新工作，提高工作质量。[1]

一、新时期高校办公室行政管理工作的特点

（一）传达性

二级学院办公室工作有上传下达的性质。综合办公室最核心的职责就是落实由学校领导下发的各种指示，并将落实过程加以严格监管，并适时向上级领导反映任务在落实中所存在的问题及其最后的成果。

（二）服务性

首先要清楚管理并非领导而是服务，二级学校办公室的行政管理并不是故步自封，而是一定要顺应时代蓬勃发展的风潮，也需要顺应教育教学中事情蓬勃发展的基本规律与管理原则，唯有如此才能真正地将教育教学服务这一终极目的更好地去完成。

（三）分散性与突发性

高校二级学院办公室工作事务不似辅导员处理学生日常工作具有系统性，而是呈现分散性，除每年一些固定动作之外，包括了很多不确定性的工作，如突发应急事情的处理以及职责范围之外但又不属于其他部门的事情。很多职能部处创新工作后下放的新任务以及要求上交的新文件都属于分散没有规律可循的工作，这些工作的出现要求办公室行政管理人员的对工作必须灵活看待。

二、新时期高校二级学院行政管理工作存在的问题

（一）思想政治方面学习不足

身为大学二级院系的行政管理者，由于每天事务繁多，很难抽出时间开展思想政治理论学习，而且大多依靠的都是集体思政培训或研讨，所以很容易导致对近期重要思政文件的思想精髓掌握得不全面，長此以往很容易没有良好的思想政治素质，所以也很容易出现在实际工作中出现不少问题，比如对政治工作的核心理解不够深入，从而导致了工作的方向性模糊;因为平时对时事政治和热点新闻的不够重视，就会造成很多事情的处理起来无法依据最新章程办事，甚至会造成管理效率下降的后果。[2]

（二）无法提升效率

由于现代的高校行政管理办公室工作人员年龄层普遍较高，所以这些工作人员对新事物的接触能力也普遍不足，所以在现代化科学技术进入管理部门时，这些工作人员通常无法熟悉现代科学技术使用方式，更偏向于传统管理工作模式。

（三）服务力量加强发展方向不明晰

根据国家"加强行政机关管理服务能力"的需要，中国现代大多数高等学校就开展过服务有关培训工作，并制定了新的服务标准，但根据工作情况和标准的表现分析，中国高等学校内普遍存在着服务力量加强发展方向不明晰的现状，即高等学校所进行的服务培训工作已趋于理论，而这些现状也使得管理要求无法全面贯彻，服务能力的提高也十分迟缓。

（四）"放管服"政策措施执行不彻底

"放管服"政策措施的必要性不言而喻，行政管理工作需要全面落实该政策措施，但实际状况中许多学院办公室对该政策措施的了解缺乏透彻，或是对政策措施缺乏充分认识，致使政策落实不到位，工作出现许多问题。

三、创新时代大学二级学院办公室行政管理优化的更新战略

（一）及时改变工作理念

作为组成全国各大院校发展不可或缺的关键部分，办公室不良运行给院校运作所造成的危害通常非常直观。要想使部门的职能得以相应发展，关键问题就是引进科学精细化管理观念，在彻底解决学校管理工作存在隐患的基石上，通过减少学校管理所需投资降低成本，并配合该部门效率的提升，直接面向院校内部场所进行整体管理，往往就能达到事半功倍的效果了。

（二）引入网格管理

进行精细化管理工作，其前提条件就是实现共享协商、共享建设和共同分享管理结果，即非传统观念中所主张的"自上而下管理"。可以在以党组织领导的功能得以发挥视为基础，采用网格管理的方法，充分调动行政职能机关对建言奉献的积极作用，从而切实地实现了协调推动相关工作的进行，其内部精细化管理水平也自然可以获得更加明显的提升。

（三）明确管理目标

高等学校通过工作规范对发展目标进行具体体现所得成果，也就是高等学校所建立的各项规章制度，由此可见，要想让规章制度发展出应有效果，前提就是对其予以落实。[3]从学校层面来看，对现有规章制度加以修改和完善，使规章制度与条例发展成为起到积极导向作用的良好标准，使得行政工作人员言行受到有效制约，而在此基础上，对惩处办法与规定进行进一步明确，往往能使行政管理等方面工作，具有更为理想的有效性。

（四）注重管理工作的流程

对精细化管理工作追求的主要目标，并不是传统上所认为的管理工作结果，而是通过全方位把控管理工作流程的方法，使管理工作质效提高至崭新高点，这也就意味着精细化管理工作质量与流程之间有着十分紧密的联系。由于高校行政管理工作的涉及内容较为复杂，要想让管理工作的过程得以进一步优化，关键问题就是以管理科学理论为指引，在与保证任何工作人员都有具体管理工作内容对应的前提条件下，切实实现职责对等。

（五）健全考评标准

行政管理工作中包含了大量便于量化的非程序性工作，而针对于这些工作，管理者们应该把定量指标体系的设定作为重点，使得对这些工作都能进行科学考评。事实上，从宏观角度来看，可以在考核手段的辅助下，从全面、多角度地评估职能部门对管理工作的实际进行状况，使管理工作质效被提高至崭新高度，并为现代精细管理观念与方式的引入提供了基石。[4]

四、结语

高校二级学院办公室的工作是比较细碎，杂乱，繁忙的，其中存在很多缺陷，这些缺陷就是工作的创新方向，需要采用相关策略来进行治理。通过策略可以为工作创新提供动力，让更多创新元素融入到工作当中，由此实现工作创新的目的。根据时代的变化与时俱进。明确工作人员的工作职能与工作目标，强化办公室人员的服务态度与服务意识，增强服务功能。[5]最后是提高办公室人员的整体素质。做好这几点，往往能够切实提高办公室行政管理工作效率，真正发挥出管理枢纽和桥梁的作用。

参考文献：

[1]张莹璐.新时代民办高校行政管理的问题与对策[J].学周刊，2019（12）：178-179.

[2]王碧昱.高校行政管理工作的精准化分析[J].西部素质教育，2019，5（5）：105-106.

[3]沈丽丽.高校精细化教学管理的构建研究——以行政教学为例[J].吉林省教育学院学报，2020，36（08）：131-134.

[4]张秀玲.“漏斗模型”在新时期高校院级办公室精细化管理中的应用[J].中国多媒体与网络教学学报（上旬刊），2020（02）：85-86.

[5]王红艳.实现办公室行政管理精细化的思路与对策[J].价值工程，2013，34[11].

作者简介：张颖（1994.01-），女，汉，山东济宁市人，东华大学服装与艺术设计学院2016级硕士研究生，上海电力大学电气工程学院研究实习员，主要研究方向为高校行政。