新时代高校综合档案的创新服务思考

张泽良 于大庆 刘春华

摘要：档案文献时一种珍贵和特殊的文献，档案馆是各级机构的不可或缺的部门;本文作者在第一部分分别从服务理念和服务方式层面，论述了创新档案工作的必要性;在第二部分，从6个视角探索了创新档案服务工作的理念和具体实践方法，供业内人士交流商榷。

关键词：新时代;高校档案;数字化;创新服务

互联网+的新时代，高校档案工作既有机遇又有挑战。伴随融媒体和大数据的冲击，一些地方高校的档案馆逐步引进高精尖的现代化设备，诸如：扫描仪、彩喷设备等;与此同时，和图书馆并肩联手，日益开发网络信息资源，并有少数地方院校建设起网络档案馆和数字化档案馆等，林林总总，档案工作的开拓创新势不可挡！

一、综合档案工作开拓革新的必要性

（一）电子科技时代的新要求导向

互联网+时代的档案工作，应把握时代脉搏，即思考有关移动档案馆、超越时空档案馆的概念。即所谓将传统的等待服务，转换成面向广大用户，主动提供有针对性的、有选择性的、有特色的多元化服务;由传统意义中的物理实体馆藏，转变为网络环境下广泛理念的社会信息中心，即新时代的泛在档案馆。随时随地都可申请服务于提供服务的便捷式档案信息互动与对接。时下，档案馆已经不是纯粹保存档案资源的纸质文献大厦，而是一个名符其实的融——信息存储、信息传播、知识揭示、理论创新于一体的信息互动系统。[1]高校的档案工作，尤其要结合时代特征，进行大幅度地整改与创新：*对过去卷宗以纸质为主的管理和服务进行调整，参考数字化、物联网等时代印记理念来整合与创新.[2]简言之，档案馆业已成为一个学术性的档案信息服务机构，担负着开发和利用档案校史资源的神圣使命;那么，对于从事档案管理和服务的档案馆员来说，为了契合学校现代化长远发展之需求，就应可持续地接收、整理、开发、推送各种原始档案资源。

（二）党群师生用户的多种需求导向

在从前的挡案卷宗管理和服务工作中，卷宗主体为纸质载体，但是，纸材料载体有许多的不利因素。在存储和查询上都存在相当的局限性。网络技术拓宽了卷宗载体的类型。从传统的单一化纸媒扩展到时下的声音、图像、实物等。甚至可以利用高科技从原始卷宗里进行个性化情报的提取！[3]次种方法，即便捷了用户又提高了档案利用的时效。一言以蔽之，科技的飞速发展，催生了档案载体的多态化，为高校档案服务与管理工作开辟了崭新的窗口。

（三）馆员服务方式的新要求导向

网络环境下，档案工作终将告别传统手工操作的管理形式，呈现崭新的高科技服务技能。其最鲜明的体现，就是数字化档案馆建设。新时代数字化档案馆，它是互联网+大趋势的基本要求。数字档案馆，它是存储数字格式的电子文献，并依靠计算机与网络传送馆藏多媒体信息，同时，对相关网络信息通过虚拟链接并提供服务的信息机构。具体包括以下三方面：一是高度的信息化。复合型馆藏不仅涵盖纸质卷宗，还有大量的电子卷宗;二是高度自动化。诸如：轨道卷宗仓储、数据库题名调取等。学校档案馆务必依据馆本特色，瞄准多功能拓展，如：信息传递、教育、开发、咨询等方式加入市场服务;三是服务灵活便捷。它通过传真机、终端等手段获取有价值的信息。

二、高校综合档案工作开拓革新的多种思考

1.重视内部开发与特色档案资源建设

档案馆自身的人力、物力资源的开发，即充分运用本馆现有人力、物力，挖掘档案机构的内部潜能，开发优质档案信息产品，提供给用户针对性、精准性的全方位服务。各个高校的档案馆由于所处地区及历史沿革的不同，其保存的档案也都各具重点和特色，例如：非物质文化、红色文化、海洋文化、边疆文化、农牧文化、老工业文化、少数民族语言等，都可热上升整合成特色馆藏资源，树立各自的靓点与特征。

2.知识增值和丰富口述档案资源服务

新时代，用户对信息服务要求提升，他们在认可检索出的信息及一些原始文献的同时，盼望获得整理后的综合型、且涵盖知识要素的增值信息产品。为此，档案员应依据用户的申请，对资源深层次加工，去伪存真、去粗取精，挖掘有价值的信息;同时，还要丰富口述史档案资源。口述档案起源于90年代初期，经过近30年的发展，业已取得一些成果，由于它有原始记录的属性，因此，它有存在的价值！但在建设过程中，务必注意三个问题：其一，前期准备（采访本、录音机、录像机）;其二，采访过程，优秀的馆员一定可做细问、听、记三个环节;其三后期整理：对采访记录请被访者审阅，确定无误后签字。[4]

3.建立学习型档案馆，开发校本资源

培养与开发档案员的创新素质，是基层档案馆服务改革的基础和宗旨。由于信息技术的突飞猛进，档案机构工作的幅度拓宽。这无疑对档案服务提出更高的要求，它迫切要求档案员树立终身学习的观念。新时代，要力争做好校史及重大活动的档案征集。为此，注意三个要素。首先，征集的针对性，重点抓好历任主管、优秀校友、知名教授的文献征集;其次，要持之以恒，要保障征集的课持续性;再有，就是征集要富有典型性：即征集事件应是重大活动，诸如？学校更名、学校迁址、学校嘉奖、校庆、校友回访等，切记将各种媒体的报道也要尽收保存！[5]

4.着力开发智慧型服务系统

各所基层档案馆，都应充分利用馆员的潜能，开发一些便捷的智慧服务系统，以提高咨询服务的效率和层次。仅以高校档案咨询板块而言，主要针对两个内容。

一是解答式服务，二是课题式服务。当前，一些高校馆只是局限于前一项服务，由于它隶属基本服务内容，员工的创造力难以发挥;课题式服务当属高级别服务，它要求档案员一身多能，成为熟悉业务的专家学者，可为科研机构和企业集团提供述评、综述、社会预测和动态分析等资讯服务。具体而言，开展课题服务，要求档案员主动进行个性化服务，一人一方，一案一策，绝不雷同！

5.常态化加强网络线上服务

网上服务内涵，即各所档案馆以计算机网络作为基础设施，以数字化信息资源的搜集、筛选、分析、整合与利用为主要工作目标，凭借档案机构的现代化高科设备、现时的网络技术和丰富的数字化资源，为广大用户提供保质保量的信息服务。档案馆可以应用智能卡、门户主页、终端利用者检索、电子邮件咨询、文件传输协议（FTP）在线服务，另外，辅以实时视像咨询等，为师生用户提供深层次档案服务。

6.拓宽服务范围，构建监控制度

当前，高校馆服务人群是高校师生。笔者认为，在知识经济的网络时代，高校档案工作应适当考虑对外、对社区、对集团开放。通过一些實践机制，允许社会机构和个人到档案馆使用资源，提供有针对型的服务，这将提升信息利用率，提升用户文明素质;那么，为了保险起见，要建立有效的监控系统。宗旨是以预防为主，保障服务全过程的可视化。简言之，建立起严密的质量监查体系，发现问题立即解决，绝不留些许隐患。

总之在高等院校办学领域，图书情报档案工作是其三大支柱之一。尤其是档案馆，其原始资料的珍稀性、人才信息的无价性、基建舆图的史实性、财务数据的证据性等等，是任何机构都无法替代的。在新时代信息化大潮里，档案工作大有可为。

参考文献：

[1]刘建民在服务中创新在创新中发展[j]兰台世界2004.126-7页

[2][3]张贤娣高校综合挡案工作的创新[j]兰台内外2020。（34）期83-84

[4]赵局建我国口述档案研究综述[j]兰台世界2010（5）26-27

[5]李燕创新档案管理服务大学文化建设[j]兰台世界2010（5）50页

作者简介：

1.张泽良，男，（1981-），吉林省委党校毕业，长春师大图书馆，馆员，研究方向：图书档案管理;

2.于大庆，男，（1965-），长春师大文学院毕业，长春师大图书馆，党总支书记，研究方向：图书档案管理;

3.刘春华，女，（1970-），九台人，吉林省教育学院文学士，长春师范大学图书馆，馆员，研究方向：图书档案管理;研究方向：图书情报档案。已发表学术论文60余篇。