新时期声像档案管理现状与发展对策分析

徐敏

声像档案是对国家和社会有保存价值的以照片、底片、胶卷、录音磁带、录像带等不同材料为载体的历史记录，由国家机构、公共组织和个人在各种社会活动中形成，其以磁性材料或感光材料为载体，并辅以文字说明。声像档案是单一档案的重要组成部分。随着社会的发展，以及工作和各种活动中办公条件的改善，大量声像档案形成。当前声像档案管理存在许多问题，远远落后于档案工作的总体发展水平，直接影响着声像档案的储存和使用以及档案的完整性。为了更好地保护和利用这些“明亮、生动”的特殊媒体档案，亟须加强对声像档案的管理。

声像档案管理的主要特征

声像档案的特征

1.声像档案有直观的形象特征

声像档案主要以视频和音频的形式存在，并通过视频和音频记录、传输信息，这种形式相对而言比较真实。与纸质档案相比，声像档案可以更直观、更生动地记录特定时间内所发生的事件，这是纸质档案所不具备的优势。

2.声像档案可以作为其他档案的有效补充和佐证

声像档案具有传统档案无法获得的优势，但这并不意味着传统纸质档案会消失，相反，纸质档案和声像档案可以相互补充和说明。例如，会议产生的决议、记录和其他文本通常以纸质文件的形式管理和存储，但与会者的照片和声明必须以声像档案的形式记录和存储；当研究人员仔细研究会议情况时，纸质档案和声像档案可以反映整个会议各个方面的真實情况，使研究人员能够更充分地研究会议内容。

3.声像材料可以反映真实的历史

声像档案不同于纸质档案。声像档案可以显示其原始外观，并加以文字说明，给人以视觉和听觉的双重感受。因此，它可以向大学和研究部门提供第一手材料，为学术研究提供帮助，使声像档案的价值远远超过自身具有的价值。比如，很多历史性事件的影像记录会给人一种身临其境的感受，如果没有声像设备拍摄现场，也没有很好的档案储存，人们就很难对当时的情景和事件有更深刻的理解。在教育领域，一些声像材料的教育功能非常强大。学校可以利用声像材料引导学生进入学校，使学生爱上学校，进而安心学习。

管理方式多样化

传统的声像档案管理通常侧重于数据收集和存储，特别注重数据的完整性和安全性，大多数人都期望看到和借用这些数据。但随着网络技术的发展，调整对声像档案的管理十分重要。关于声像媒体，普通文件主要由照片、盒式磁带、光盘等产品和电子出版物携带，但如今，许多声像档案可以通过计算机转换为电子PDF格式。例如，利用数码相机直接拍摄照片，大容量服务器会将拍摄内容记录在CD上，这种存储方式与以前的原始声像资源相比有更多好处。随着档案的增加，其占用的物理空间也在增加。目前，声像档案中的信息主要由音像人员接收，只有一小部分物理空间的档案信息可以通过网络转化为虚拟音像档案，并存储在计算机和网络上。虚拟声像档案管理部门不能局限于空间建设，必须接收电子文件并将其作为关键收藏手段，同时利用虚拟建设为公众服务。

新时期声像档案管理方式

新时期声像档案的归档方式

在新时期声像档案的管理中，第一步是收集和保管视频、音频、照片和其他文件，其中也有收集各种类型档案资源的其他方法。为了收集和保管照片，必须在单位拍摄各种重要活动及成果的照片，以反映单位的基本情况、重要会议、重大活动等，然后将照片、底片、文本说明和其他文件提交至档案管理服务中心。接下来，档案管理人员会对照片进行组织和分类。在这个过程中，必须尽可能多地保存原始照片，不能进行主观处理，以确保真实性。第二步是音频和视频文档的收藏和归档。媒体中心的档案资源收藏，一般应由单位的宣传部门记录，并由其评估在重要会议、活动和工作中录制的音频和视频等文档的价值，然后提交录像带，并转发给归档管理服务。在这一过程中，管理者应严格遵守相关管理标准，采用音像文件的分类、处理、编号、编目和捕获等合理的技术方法，将视听文件有序地存储在信息系统中，以防遗漏和错误现象发生。

声像档案的管理方式及具体措施

新时期声像档案的管理应当制定严格的标准制度。首先，声像档案的管理要纳入日常工作的范畴，进行定期检查和监督。并且，声像档案的积累、分类等工作，要专门由档案管理部门的具体工作人员负责，要规范权限范围，完善管理制度，为声像档案管理的完整性、系统性和安全性提供环境基础。其次，要根据我国现行法律法规，以信息技术加强对声像档案的保密管理，使用先进的信息加密技术确保档案信息的安全性。同时，应当在文件信息系统中加入账户加密和身份确认的环节，以加强对声像电影和电视档案的保密，防止文件泄露。未经许可复制文件、出售声像资料的人应承担责任；涉嫌犯罪的，应按照规定处罚，并移交司法机关，用这样的方式防止重要音像资料的丢失。另外，必须做好收集和监督声像档案等方面的工作。声像档案的管理与档案管理的其他类别相同，是档案管理的重要组成部分。因此，相关管理者在收集声像档案时，必须及时与相关服务人员沟通。例如，在举行重要的大型会议或活动时，特别记录管理员要负责对视听材料进行组织和分类，以确保会议和活动记录的完整性，同时要根据实际需要收集相关文本和照片记录，以确保声像档案的完整性和相关性。总之，专门负责声像档案信息管理的工作人员必须做好档案收集和分类工作。最后，使用最新信息技术捕获和转换声像档案格式，以确保对档案的合理保存。

新时期声像档案管理现状

管理制度有待完善，声像档案没有得到有效的管理

实际上，由于许多设备没有正确的信息、统一的管理标准和科学的管理方法，因此很难有效地建立声像文件管理系统。目前，许多档案是在没有监督的情况下管理的，如在声像档案运作中，缺乏集中和全面的管理，以及所需的管理系统和管理关系。有些设备虽然有管理系统，但没有得到执行或实施，因此没有有效的保障，导致声像档案丢失。使用胶片或光盘作为存储介质的声像档案对存储条件有严格要求，需要专门的声像文件柜来存储，也需要控制温度、湿度和灵敏度。但在实际工作中，许多档案部门将声像档案与已被保存和管理的定期档案一起存储，由于存储方式不当，可能会造成影片的黄化和损坏，从而严重影响声像文件的功能。

声像档案管理的思想观念淡薄

首先，重纸张，轻声像。长期以来，声像档案的管理意识比纸质档案弱得多，这一意识使得纸质档案的机构管理水平大大高于声像档案。其次是重使用，轻维护。当前，多媒体手段的运用丰富了声像档案的服务功能，但仍忽视了声像档案的存储功能。再次，高度重视能力，轻视保管。一些档案员十分重视声像档案的存储能力，知道如何按照自己掌握的标准和技术手段存储声像材料，但不知道保存的声像材料内容是否完整。最后，高度重视结果，轻视过程。当前，一些档案员认为只需管理最终存放在档案库中的声像档案，而在进行制作和传输等可能影响声像档案寿命的工作时，却忽视了声像档案的质量和完整性。

声像档案管理制度不健全

管理声像档案时，系统管理员必须确保在评估重要事件或项目时，能够完成视频制作并创建有价值的音频文件。文件管理要求严格、统一，档案资料要求全面。实际上，声像档案在从准备到完成和提交的过程中，如果没有形成系统的工作流程，可能会出现一些因链接不良导致文件夹丢失的现象。为此，可作以下规定：例如，视频数据的布局必须根据活动要求和内容进行设置；录像带的布局应按照管理流程设置，且必须编制安全目录；声像存档应指定光盘的类型，特别是政府机关和机构的咨询会议记录；所有这些材料都必须按时间顺序查找；必须定期查看文件，如文件夹和文件目录，如果衔接系统有问题，文件中的数据可能会丢失。

新时期声像档案管理发展对策

健全管理制度，狠抓制度落实

与传统纸质档案相比，声像档案有很大的不同。为了改变声像档案管理中的混乱局面，应当制定实用的控制系统。同时，所有立档机构应建立适当的行政管理制度，加强规划管理，制定严格的制度，防止档案的分散损失。同时档案管理司还应制定关于声像档案日常保管、借用和使用的明确规定。在此基础上，相关工作人员要密切观察实施情况，确保相关制度落实，制定有效的措施，使其逐步实现自觉。

树立声像档案管理意识

第一，通过社会信息和教育，让人们知道声像档案与纸质档案有着同样的功能。只有这样，人们才能感受到声像档案的价值，才会大力支持声像档案的管理工作。第二，加强对各级声像档案管理人员的关注和支持，促进档案部门和部门之间的协调，以便长期处理声像档案管理问题。第三，为了促进声像档案的使用和发展，应当利用声像档案本身的生动性这一特点实现其艺术价值，以更好地宣传和普及，从而为声像档案的有序管理作出贡献。第四，要抓住开展文化宣传等重大活动的机会，提高人们对声像档案管理的认识，提高各类人员对声像档案重要性的认识。

建立声像档案专业的管理机制

各级管理人员要注重对声像档案的管理，建立符合单位实际情况和适宜部门中心工作的声像档案管理制度。这项制度应在声像档案的收集、归档和转移、综合管理和保存、出借和使用方面加以规范，以防止材料从文件中丢失。应当明确声像档案的质量，同时确保法规的实施。

声像档案的保存要求比纸质档案的保存要求更加严格。声像档案管理系统要求将档案管理纳入系统化管理过程中。例如，在管理照片文件时，需使用扫描仪或数码相机将其存储在磁盘和光盘上。根据计算机系统的读取和处理情况，通过通信网絡传输的图像文件应由数字文件、照片和录音组成，而视频文件则应使用光学电磁记录方法和半音信号形成声像材料。这些制作方法应附有机构保障，以便更好地进行声像档案的收集、分类和归档。声像档案管理过程应采用简化、易用、标准化、分散、可控、集中和分级的方法，文档管理经理应定义职责，确保集成规划和统一管理。声像档案应当有专门的库房和设备，设置适当的温湿度，采取防盗窃、防火、防晒、防虫、防尘等档案管理的安全措施；入库的声像档案应当按照国家音像档案管理部门的要求，进行科学组织和管理，如对声像文件从左到右、自上而下进行编号；归档声像档案时，必须定期检查档案保存和环境状况，如定期进行预防昆虫和霉菌、快速修复受损和变质声像档案的工作。另外，应对声像档案进行全面的年度盘点。

加大物质投入，增强声像档案的硬件建设

随着科技进步，相关部门也必须改善物理设施的建构，以便对声像档案进行管理。声像档案的专业管理要求员工具备一定的专业技能。同时，还必须保证资金充足，以便档案管理服务购买工作所需的专业数码相机、数码相机或其他视频录制设备。同时，为了方便CD-ROM和硬盘的存储，必须配备CD-ROM防潮的专业文件柜，以延长其使用期限，使声像存档更加方便和长久。档案管理服务还应积极使用高级声像档案管理软件，提高专用软件的利用率，使声像档案管理更加准确和科学。

实施对声像档案管理的有效监督

对声像档案管理的监测旨在确保制作时间和文件传输程序符合要求。在监测和检查过程中，应当逐步核实专业访问设备、人事和记录管理人员是否依法管理、是否制定了规则和条例、文件管理是否标准化、文件是否及时提交以及专业摄影师和知识是否到位。在监督过程中，可以使用管理措施来改进档案管理，如由部门重点收集需要签署机密合同的特定机密图像。声像档案管理的主要活动必须以与数据恢复有关的单位的红色文件为基础，所有这些具体工作都需要管理过程的实施和档案的使用。声像档案在检查后应交给相关服务人员，交接工作除了提交的档案和档案的交接清单外，还应辅以声像档案，发送给相关服务人员。为了确保账户的一致性，在移交声像存档时要注意留存备份文件。只有通过合格方签名，双方才能准备档案的交接清单，不符合要求者必须在期限内返还以进行整改。

综上所述，在新时代背景下，信息技术和数字技术已经渗透到生活的各个领域。归档管理有助于提高管理效率和质量，而声像档案管理有助于解决传统档案管理的许多问题，确保对声像档案的保存，有助于整合相关声像资源，为档案的开发利用提供框架和保证，并促进档案管理的可持续发展。

参考文献

[1]杜婷婷.数字化背景下高校声像档案的管理与利用探究[J].兰台世界，2020（02）：85-87.

[2]黄艳春.电视台声像档案管理中数字化技术的融合分析[J].兰台内外，2020（03）：32-33.

[3]王珺.浅析声像档案的数字化处理与保存[J].现代营销（信息版），2020（01）：167.

[4]郝丞然.关于声像档案管理问题及其策略的探讨[J].环球市场，2019（24）：234.

[5]张琛.论数字化背景下声像档案管理问题和对策[J].江西电力职业技术学院学报，2019，32（09）：17-18.

[6]张丽.探析现代档案管理中的声像档案管理问题及其策略[J].环球市场，2019（34）：229.