声像档案管理现状与发展对策分析

金琼

一、声像档案管理的现状

1.声像档案管理的思想观念淡薄

首先，注重纸质轻视声像。长久以来，档案人员对声像档案的管理程度远远弱于纸质档案，实践中这种观念使得纸质档案管理的制度规范显著多于声像档案。其次，重视使用轻视维护。当下使用多媒体等方式积极地传递声音、宣传文化，丰富了声像档案的服务功能，但是忽略了对声像档案的保管工作。再次，重视技能轻视保管。个别档案管理人员十分注重声像档案保管的技能，懂得根据规范标准和掌握的技术手段保管声像资料，但是尚未认识到所保管的声像资料内容是不是齐全、完备。最后，重视结果轻视过程。当前部分档案人员认为只需要管理好最终存放在档案库房中的声像档案，忽视了声像档案在形成过程中以及在移交过程中的档案质量和保管，从而影响了声像档案的使用寿命。

2.声像档案管理的人才十分紧缺

声像档案管理的优劣一定程度上与档案人员的素质有很大关系，然而当前管理声像档案的人员普遍水平有限，没有系统学习过相关档案管理技能和知识，大多依靠前辈帮带或是自身经验进行管理，缺乏专业的业务能力。特别是随着信息化的到来，多数档案人员不能适应高科技的发展需要，对计算机网络知识和声像设备的操作知之甚少。

3.声像档案管理的制度不完善

当前，部分地区档案馆（室）缺乏可供严格执行的声像档案管理制度，其声像档案存放的环境与规范相违背，导致一部分档案因温度、湿度、阳光等不符合标准的原因而出现受潮、褪色、变质等情况。另外，由于缺少声像档案管理方面监督和检查的制度，致使各单位弱化了对声像档案的管理，部分档案的保存情况不容乐观。再有，在科技不断进步的今天，档案管理部门因为没有及时制订出行之有效而又顺应时代发展的制度，从而使得新科技在声像档案工作中发挥的作用大大减弱。

4.声像档案的抢救和修复工作落后

首先，数字声像档案的管理办法不妥当，大多采用光盘归档保存，光盘在使用和保管过程中易磨损、丢失，人力、物力和财力会产生一定程度上的损耗，且利用时也不太方便。其次，声像档案的抢救和修复方式相对单一，通常是由有抢救和修复需要的单位主动到档案技术保护部门要求进行声像档案的抢救和修复，并没有形成对外抢救和修复的长效服务方式。第三，声像档案管理人员在工作中侧重于技术手段的利用与施行，未能对技术产生的实际功效引起足够的重视，缺少技术实施的质量监控。最后，实践中一部分档案馆（室）没有声像档案的保管条件，一部分没有履行定期的维护保养和监督检查，使得声像档案的保管状况不佳，同时伴随着对其抢救和修复进度迟缓的问题。

二、声像档案管理过程中产生问题的原因

1.导致声像档案管理的思想观念淡薄的原因

第一，纸质档案经历的时间较为长久，是档案人员管理、利用的重心，诸多档案人员未能认识到声像档案所产生的影响，疏忽了对声像档案的管理。第二，档案人员更加注重外在的、直接的层面，在短期内能够达到显著的效果，而保管与维护是内在的，是持久性的，耗时耗力，效果不能马上显示出来。第三，数字化时代的到来，使得声像档案的数字化水平越来越高，相较于传统档案来说档案的信息内容与载体分离，因此个别档案人员自认为对档案的载体质量和保管显得不再关键。

2.导致声像档案管理的人才十分紧缺的原因

一方面，声像档案涉及的专业性较之于纸质档案要强，这就对档案人员的专业程度提出了更高的要求，但当前声像档案的管理人员普遍缺少相关专业技术和知识的学习，知识和掌握的技能陈旧，无法提升业务能力，仅有少数进行过专业培训与考核，对声像档案的管理人员缺少培养，培训的内容和使用的讲义都过于老套，偏重于纸质档案的内容较多，对声像档案管理的内容提及非常少且缺少创新，无法与当前的工作内容相适应。另一方面，缺少多元化的声像档案的岗位培训方法，仅仅是单一填充式的培训方式，重理论，轻实践，但声像档案管理工作仅学习抽象的理论是远远不够的，多数档案人员在进行过培训之后仍然不能妥善处理实际中遇到的各类问题，培训学习的作用不明显。

3.导致声像档案管理的制度不完善的原因

行之有效的制度是做好任何管理工作的基础，尤其是档案管理这样细致严谨的工作，更需要用完善的制度来提高管理能力，但很多单位缺少能够有效执行的制度。一方面档案人员对制度建设的意识还不足，对制度建设的重要性缺乏认识，没有根据制度规范来约束日常的档案管理。另一方面，在档案管理的制度条文中，羁束性、权利性和具体的条文较少，大多是可裁量性、义务性和框架式的。比如，在《档案库房管理暂行规定》中有这样一款条文，“对库藏档案应经常进行检查，发现问题，及时报告，并采取措施予以处理”，此条文在执行中缺乏具体的指导标准，即便没有经常对档案进行检查，也不会有相应的羁束性的惩处办法。由于缺少约束性和可执行性的条文，在实践中大多数档案人员恰恰就没有做到对声像档案的经常性检查。

4.导致声像档案的抢救和修复工作落后的原因

首先，档案人员对声像档案数字化管理工作的重视程度不够，没有认识到声像档案数字化管理工作的必要性，使得数字化管理技术的功能没有得到充分地发挥。其次，一些单位在档案管理中没有对声像档案数字化保管提出硬性的要求，从而导致声像档案数字化抢救和修复的进度迟缓。再次，声像档案管理方式没能同档案管理技术的迅速发展水平相适应，在数字化声像档案长期存储和保护层面，档案人员未能找出合适的管理手段和措施来维护声像档案的持续保存与使用。

三、提升声像档案管理水平的措施

1.树立声像档案管理意识

一要通过社会的宣传和教育使人们了解到声像档案具备同纸质档案一样的功能和急需抢救与修复的状况，感受到声像档案的价值所在，为声像档案工作提供有力支撑。二是加强各级领导對声像档案的重视和支持程度，促进档案部门与各部门之间的协同配合，从长远的利益来正视声像档案的管理工作。三要增强声像档案的利用和开发，声像档案本身生动形象，要利用这一特性来实现其原本的艺术价值，使其得到更好的宣传普及，从而促进声像档案的管理工作有序进行。四要抓住文化宣传等重大活动的时机增进对声像档案管理的意识提升，在这些活动中使各类人员进一步了解声像档案不可替代的作用。

2.提升声像档案管理人员的素质

一要加强技术人才的引进，在岗位设置上优先录用有专门知识的人员，增强人员待遇和奖励，同时在高校的教育与教材的编写方面，注重理论与实际的结合，加强声像档案管理的教育，为声像档案管理工作的发展输送人才。二要提升档案人员的业务水平，加强定期培训与考核，增强对本职工作的热爱程度，及时转变档案管理人员的陈旧思想，让声像档案的管理工作更有底气。三要加强声像档案管理的技术交流，不仅与其他声像档案管理单位间进行技术交流、还要对国际间的声像档案管理技术进行交流，吸取其优势，掌握最前沿的动向。

3.加快声像档案管理的制度建立

一方面，积极构建完善的声像档案管理长效机制，制定一套更具指导意义的配套措施，将声像档案从生成、收集到移交、利用每个阶段以及档案人员职责、责任、奖惩与监督等各方面都给与具体规范和执行标准，保证声像档案的管理有据可依，避免造成档案的毁损。另一方面，确立声像档案管理的监督机制，按照制度要求严抓狠管，档案管理部门须加强对声像档案管理工作的督导检查，按照各个单位的不同情况进行分别指导，具体问题具体分析，基础好的单位要不断创新，巩固提升，基础不好的单位要夯实基础，逐步规范，多在每个单位薄弱的环节下功夫，不留任何死角，保障声像档案管理的质量。

4.成立声像档案技术保护综合基地

一要按照“主次有别，优先重点”的原则，订立长期性的包括人员、分工、成本、措施等在内的声像档案抢救与修复计划。二要明确声像档案数字化管理工作流程，通过明确工作流程，使数字化抢救和修复工作得到规范，数字化质量的监控和管理得以实现。三要强化声像档案管理技术的督促指导，综合基地的专职人员与指导人员定期对声像档案管理工作进行指导，为馆室建设制定计划和提供技术保障，提高档案人员的业务能力与专业技能。四要综合基地对数字声像档案进行统一存储管理，一式三份，即设立在线声像档案管理系统，将数字声像档案根据利用率的大小采用在线与离线相结合的存储方式，综合基地定期进行数据迁移和离线备份，同时，刻录一套光盘对数字声像档案的实体载体归档，此外，使用移动存儲设备备份一套数字声像档案，集中实行异地数据备份。

参考文献：

[1] 代连英. 对声像档案管理的研究与思考[J]. 城建档案，2014（11）.

[2] 王春. 关于声像档案管理存在的问题分析和解决对策探讨[J]. 兰台内外，2020， （4）.

[3] 辛海燕 . 声像档案管理存在的问题及对策[J]. 城建档案，2018（5）.

[4] 李跃. 天津市声像档案保护现状及对策研究 [D].天津：天津大学研究生院， 2017.

作者单位：太原卫星发射中心