疫情防控期间档案管理工作体会

刘立杰 薛亦杉 尹淑茹

疫情就是命令，防控就是责任。国际档案馆理事会和国际信息专员会议2020年发表了一篇题为《新冠疫情昭示：危机时刻记录职责愈发重要不能停摆》的文章，得到了世界数据系统、文件管理者和行政管理者国际协会、国际数据科学委员会、研究数据联盟、数字保存联盟等诸多相关国际组织的大力支持。自新冠肺炎疫情发生以来，沧州市各级档案部门按照全国统一部署，积极配合相关部门的疫情防控工作，坚决服从各级党委、政府的统一指挥，积极创新疫情防控期间的工作方法，做好档案的有效收集、管理与服务工作。

一、 各级档案部门迅速响应

（一）印发通知，为档案工作指方向

在新型冠状病毒全球蔓延的严峻形势下，档案管理工作也面临诸多问题[1]。从疫情初期各级档案馆的管理工作情况来看，各级档案部门对疫情期间档案的收集与管理工作重视不够，收集工作落实不到位，许多档案不能及时归档，致使档案部门无法进行有效管理，从而影响档案提供利用的效果。河北省档案管理部门先后印发了《关于加强新冠肺炎疫情防控期间档案工作的通知》和《疫情防控期间档案收集整理工作指引》，统筹全省疫情防控期间档案工作，为做好疫情期间的档案收集、管理与利用等工作指明方向，为各级档案部门更好地进行管理提供指导。

（二）档案管理部门立足职责，做好档案管理工作

在疫情防控行动中，各级档案部门主动作为，自觉担责，做好疫情防控期间档案的收集、管理与提供利用等工作[2]。各级档案部门贯彻落实习近平总书记重要指示精神，深刻认识档案的重要性，提高政治站位，对疫情期间形成的档案进行收集、管理、保存，做好历史的记录者。比如，疫情发生以来，我单位干部职工一直冲在疫情防控第一线，积极与档案部门沟通联系寻求指导，按要求指派专人负责相关档案工作，做到及时移交档案，根据相关档案规范，坚持全过程、全方位、全载体地收集与管理，确保疫情期间收集档案的完整。

（三）档案部门充分挖掘档案信息，提供决策支撑

各档案管理部门充分发挥先锋作用，积极参与疫情防控，利用互联网技术和大数据充分挖掘档案信息，为抗击疫情提供档案方面的服务，充分发挥档案的资政作用。根据疫情防控工作的实际需要，我单位及时组织档案工作人員，整理突发公共卫生事件方面相关的档案，深入挖掘馆藏档案资源，为抗击此类突发事件提供重要参考，特别是2003年“非典”疫情的相关档案。各级档案部门通过挖掘相关档案信息，为疫情防控各项工作的开展和决策部署提供有力支撑。在疫情期间，对于有查档业务需求的单位或个人，各级档案部门也响应国家号召，特事特办，在落实防控工作的同时 ，及时高效提供档案查阅利用服务。

二、档案部门进行档案工作的具体实践

（一）“应收尽收”，确保抗疫资料真实全面

防疫期间，收集工作是防疫档案管理的第一个环节，也是一个最重要、最复杂的工作环节[3]。我单位充分利用现代通讯技术，灵活采用办公网络、微信小程序、手机APP、发送短信等方式，加强对各类档案的收集和归档工作，确保各类档案真实全面。及时收集新冠肺炎疫情防控相关数据，做到全面收集疫情防控档案。坚持档案管理、疫情防控、后勤保障、安全保密、科研教育、人员管理等多边协调配合，做到“应收尽收”。

（二）严密防控，档案服务多样化

新冠疫情防控形式严峻复杂，各界特别是疫情防控部门对档案资料的利用需求持续增加，如何在这种特殊情况下做好档案的服务利用，是档案管理人员需要思考的问题。为此，各级档案管理部门始终坚持以目标为导向、以问题为导向、以效果为导向的方法，采用线上线下并举的方式对档案移交和利用方式进行创新[4]。通过档案部门官网开通查询口、微信公众号信息公开、网上公益信箱等方式，面向社会与需要查阅档案信息的公众，做到档案利用最大化，实现推送离线档案查阅和“非接触式”办公服务相结合，做好档案服务工作。同时，在保障文件安全的前提下，通过电话等方式进行文件业务交换、一般文件核对、信息披露等服务，避免人员聚集的不必要接触。

（三）完善制度建设，提高档案管理科学化、制度化、规范化水平

档案部门建立健全档案管理相关规章制度，逐步完善档案管理制度建设，使档案管理工作有法可依。我市档案管理部门制定了档案管理规定，每年定期开展档案保管培训，平时加强与各单位档案管理人员的沟通，进一步提高档案管理的科学化、制度化。

三、启示与展望

（一）积极应战，主动投身档案管理工作

新冠肺炎疫情是自新中国成立以来，传播速度最快、感染范围最广、防控难度最大的一次重大突发公共卫生事件[5]。从疫情发生到全国人民共同抗击疫情，档案记录下了全国人民共克时艰的真实过程[6]。作为档案部门，我们应主动出击、靠前服务，在疫情防控中努力发挥作用，档案收集越及时、越全面、越丰富，越有利于做好当前和今后的防控工作。不断明确“档案人”应肩负的责任，主动投身档案管理工作，传播档案文化，展示档案魅力，让公众认识到档案的宝贵价值，扛起了“兰台人”的责任。

（二）建立疫情防控档案工作领导机构，加强组织领导

2020年2月，国家档案局印发了《关于做好病毒感染肺炎疫情防控期间档案工作的通知》，要求各级档案部门提高政治站位，认真履责，做好疫情防控期间的档案工作。档案部门要积极响应国家政策，加强组织领导，建立疫情防控档案工作领导机构，将档案工作纳入疫情防控体系，明确分工，力求科学管理。档案部门在社会实践中不是孤立的存在，档案部门职能的实现必然与其他机构和组织产生联系与协作，所以要积极动员社会各界力量，征集疫情防控档案资料，促进防控档案工作高效开展，同时要不断提升服务水平与能力，通过社会各方面档案服务的潜移默化影响公众的档案意识[7]。

（三）做好疫情防控档案资料汇编，发挥资政作用

档案部门要主动发挥档案资政功能。疫情防控期间，档案工作者要及时、有序整理各类疫情防控档案资料，为各部门科学决策和复工复产提供有力支持， 根据疫情防控、复工复产的不同需要，有针对性地编制不同要素、不同侧重、不同特点的数据汇编，突出档案的资政参考作用。例如，根据传染病疫情分布和核酸检测结果大数据，为安全复工提供参考数据;编制医用防护装备招标要求文件资料汇编，为政府和企业提供精准服务，快速协调生产方向和产能效率，为企业制定高效稳健的生产方案助力。

（四）建立专项数据库，助力疫情防控下档案工作

疫情防控期间，查档需求越来越高，特别是在企业复工复产有序进行后，为便利公众的查档需求，应建立国家级疫情防控档案专项数据库，实行全国资源整合和信息共享[8]。专项数据库应包含抗击传染病各个方面的历史数据，包括防疫治疗、核酸检测、物资储备、科研疫苗等，根据档案管理需要，对防疫档案进行收集和管理，通过在线数据共享，最大限度地丰富全国学科数据库。在国家层面，可以建立疫情防控网络档案利用中心，充分发挥档案的凭证和参考价值，造福子孙后代。

参考文献：

[1] 龙东波，郭晓斐，李宁.新冠肺炎疫情防控期间公立医院档案管理工作探讨[J].档案天地，2020（7）：55-57.

[2] 程娟.高校重大事件档案收集工作探讨——以疫情防控档案收集为例[J].档案与建设，2020（5）：41-45.

[3] 张俐.防疫常态化下的高校档案工作研究[J].城建档案，2020（10）：112-114.

[4] 时晓静.新冠肺炎疫情期间如何做好城建档案工作的几点思考[J].城建档案，2020（8）：88-89.

[5] 朱海龙.疾控机构重大疫情档案管理探讨[J].山东档案，2021（3）：48-49

[6] 孙粲然. 疫情常态化防控形势下的档案工作思考[J]].科技视界，2021（10）：95-96.

[7] 宋怡佳.档案治理背景下提升公众档案意识的思考[J].城建档案，2021（8）：111-112

[8] 李琼洁.基于共建共享的重大突发事件档案资源整合策略[J].城建档案2021（10）：98-101

作者单位：沧州市卫生健康综合监督中心