浅谈科技档案管理体系的优化机制

金琼

科技档案真实反映了科技生产活动的过程与成果，其存在的价值和意义不容小觑，完善科技档案管理的体系建设亟不可待。

一、科技档案的价值

科技档案对现代化建设有着非常重大的影响，具备很高的现实意义和价值。

（一）技术价值

广义上，科技档案的有效利用不但能够促进生产力各要素的改进与提高，还可将知识形态的生产力变换成直接生产力，推动科技知识向科技成果轉化，服务于当前科技生产工作，从而促成生产力的进一步提高。狭义上，科技档案的有效利用能够减少科技生产工作中对人、财、物的消耗。科技档案作为提供科技信息的原始性真实性的资料，为科技生产和研究贡献了有价值的参考，不断使蕴藏的科技知识向科技成果进行转化，避免了多余的劳动，从而增强科学研究的效率。

（二）双元价值

科技档案具有科技工具价值和科技信息价值，二者共同构成了科技档案双元价值论的核心。其科技工具价值突出了社会责任及记录的建构与整体性、凭证性维护，主要体现在能够表现为结构及功能的记忆方式以及负载着凭证性控制及维护的连续体。在科技生产工作中，依据真实完整的科技档案不仅能促使生产工作高效进行，还能作为知识产权等法律纠纷的有力凭证和依据，保护合法权益。科技档案的科技信息价值突出了服务社会与资源共享，科技档案具备共享性的特点，其科技信息价值的实现须以科技档案信息的有效性为标志，以档案信息资源共享为条件，让广大公众通过档案信息资源获得归属感和身份感，从而实现自我发展。

（三）知识传承价值

科技档案不论是在收集生成阶段还是在归档保管阶段，只要是在它的生命活动周期的范围内都可以产生现实的效用。一切科技生产的有序开展，都要依托于科技档案，其中的科技信息所生的社会效益，对知识、情报、信息和技术起到了传承与扩散的效力。在科技生产工作中产生的科技档案是最原始的记载，它具备扩散性、共享性、技术存储与交流的性能，所包含的科技信息是对科技生产工作最真实最直接最客观的反映和辅助，科技档案的社会属性会伴随着时间的发展逐渐地呈现出来，科技档案中所承载的知识、情报、信息和技术会超过先前所依靠的科技生产工作，开始显现科技档案知识传承的价值。所以唯有科技档案对科技信息的传承才最为可靠，蕴含的知识传承价值是其他文书档案所不能代替的。

二、当前我国科技档案管理体系面临的难题

对科技档案的科学管理，不但能够保证它的完整性，而且还能够实现它的价值，然而当前我国科技档案管理体系仍存在着一些问题。

（一）思想意识滞后

首先，整体的科技档案意识淡薄。当前依然有部分单位的领导与档案工作人员存在应付国家档案制度和上级要求的做法，没有认真对待。其次，科技档案管理的观念落后。主要存在着“注重档案保管忽视档案利用”“注重纸质档案忽视电子档案”“注重结果档案忽视过程档案”的观念。第三，科技档案概念的弱化。在20世纪90年代机构改革的背景下，科技档案的概念日趋弱化，其后果不利于科技创新体系的建立。第四，科技档案归档有难度。部分科技人员顾忌他人侵犯自己的知识产权或试图将技术成果占为己有，不愿将科技资料上交，影响了档案的归档完整性。最后，科技档案的开发利用程度不高。部分单位或科技工作者为达到自我保护的目的，不论科技文件是否涉密，均按涉密文件管理，使许多科技档案“密不示人”，增加了科技档案的解密和开放的难度，科技档案管理部门缺乏主动服务的意识，服务手段也十分单一，缺乏良好的态度。

（二）缺乏法规制度和标准的建设

首先，缺乏专门的科技档案法规制度。我国专门的科技档案行政法规是1980 年的《科学技术档案工作条例》，但此条例中许多内容未能与时俱进。部门规章与规范性文件除2020年施行的《科学技术研究档案管理规定》外，1988年的《开发利用科学技术档案信息资源暂行办法》、1994年的《开发利用科技档案所创经济效益计算方法的规定（试行）》、2010年的《水利科学技术档案管理规定》和2011年的《中国地震局科技档案管理办法》也都亟待修改和完善。其次，没有归于科技管理法规制度体系里。大多数科技档案管理法规制度中没有同科技档案管理相配套的条文，能够对科技档案管理提出具体要求的条款少之又少。第三，欠缺统一的科技档案管理标准。当前使用的标准是1992 年制定的《科学技术研究课题档案管理规范》（DA/T2-92），个别单位根据实际情况制定了自己的标准，但这些标准并没有相互统一，不利于科技档案的管理。第四，制度落实不到位。“三纳入”“四参加”“四同步” 和科技档案项目主持人负责制制度已经被诸多法律法规所确定，对科技档案的管理是非常有效的，然而由于档案部门在其单位中缺少话语权，该制度并没有得到很好的落实。

（三）组织人才队伍建设落后

首先，组织机构建设落后。许多单位并没有建立起专门的档案机构，没能配足专业的档案人员，部分单位仅在总部设有一到两名专职或兼职的档案管理人员。其次，人才队伍建设落后。多年来从事档案工作的主体大多是各单位的“老”“弱”“女性”“关系户”，近年来虽有改善，但由于档案工作工资低、档案人员评职称难，工作上升空间小、科技档案管理队伍建设依然落后。再次，档案工作人员业务能力偏低。科技档案人员普遍学历低、知识体系单一、缺乏系统的业务培训等，没有具备双重专业的知识背景。

（四）监管力度不够

一方面，各级档案行政管理部门的监督管理力度不强。近三十年来，我国各级档案行政管理部门将档案监督管理的重点主要集中在历史档案、文书档案上，忽视了对科技档案的监管。特别是对于企业档案的管理，在现代企业制度的背景下企业自主经营，各级档案行政管理机关不能主要依赖行政手段对其进行监管。而对于非国有企业档案的管理，则主要是运用指导和服务的方式，监管力度更弱。另一方面，各级专业主管机关的监督管理力度不够。20世纪90年代机构改革前，大多专业主管机关都设置了专门的档案机构，能够有力地对下级单位科技档案进行监管。机构改革以后，许多专业主管机关进行了转制，对下属单位档案工作的监管职责没有做出规定，更有甚者将原专业主管机关档案馆予以撤销，即使保留了专门的档案机构，也由于层级不高、职责规定模糊致使其对下属单位科技档案工作监管力度受限。

（五）资源整合共享难度大

首先，上级科技主管部门的科技档案未集中保存。我国现有多个科技主管部门，但这些部门间不存在隶属关系，而每个部门都会产生大量的科技档案。而实际上各级国家综合档案馆基于馆藏及管理上的局限，对科技档案的接收数量也是有限的，这就使得这些科技档案分散在各科技主管部门中。其次，下属单位的科技档案未集中保存。除个别企业的总部设置了专门档案馆，能够统一保管下属单位产生的科技档案外，其余下属单位的科技档案均自行保管。再次，跨单位合作的科研项目的档案未集中保存。当前许多科研项目都是多个单位合作完成，但是谁来对科技档案进行管理却没有规定，因此，所产生的科技档案就分散于各个单位。最后，科技档案归属不明确影响整合程度。科技档案管理法规制度和科技项目协议中均未对科技档案的所有权给予确定，而科技档案本身承载着知识产权，科技项目承担单位出于自己的利益，不愿将自己手中的科技档案供他人使用。

三、科技档案管理体系的优化机制

科技档案管理体系的完善是科技档案管理工作顺利开展的前提，但在实际中还存在着较多的问题，因此，针对这些问题提出了如下优化机制。

（一）条件优化机制

首先要完善科技档案的制度法规。一要通过制定多层次的科技档案制度法规，建立一个协调有序的科技档案法律法规体系。二要根据实际情况对科技档案制度法规的内容及时加以完善。三要确立可以通过政策进行调控的科技档案制度法规的制定机构，用来沟通协调科技档案管理活动，促进融合发展。其次要提升科技档案人员的整體素质。一要引进专职人员，同时通过组织系统的业务培训来增强业务能力。二要具备相应的科学技术知识、良好的语言及文字水平，从而有助于表达和辨别信息资源。三要不断强化对新知识和新技术的学习以适应时代发展。再次，增强档案意识，增加资金投入。增强单位领导、档案工作人员及公众对科技档案的认知，主动提高科技档案的利用率，增加科技档案管理工作的资金投入，促进实现共建、共享、共赢。最后，掌握现代科学信息技术。一要落实“存量数字化、增量电子化”，建立科技档案的数据库，同时采用高水平的著录、检索及服务方式，加快促成科技档案的一体化服务。二要以科技档案资源的数字化、信息化和管理专业化作为基础。三要使科学信息技术在科技档案管理体系的各环节中得到分步实施和有效利用，完成统一开发和管理。

（二）权益优化机制

科技档案所有权归属不明是进行科技档案管理工作中产生纷争的主要缘由。因此，务必将其明确。首先要完善科技档案法律法规中的知识产权相关条文。要实现科技档案资源共享必须增设或细化知识产权保护条文。其次，科技档案工作者应当提升知识产权维护意识。熟练掌握知识产权法律法规，防止由于自身能力不足导致知识产权侵权。再次，搞好宣传教育，增加知识产权保护责任。要大力开展关于科技档案知识产权保护的宣传教育，明确阐述知识产权和科技档案、经济效益、违法责任的内容。最后，增强科技档案知识产权的保密工作。在科技档案管理中要坚决落实相关管理制度，用好行之有效的保密手段，避免造成知识产权的失泄密。

（三）监督优化机制

一方面科技档案管理要有自身的监督机制。首先应当具备专业化的岗位分工。科技档案来自于平时承担着完成工作任务的每个岗位。每个岗位的分工各有不同，承担的责任也各不相同，而此种分工是相当专业的，下级科技档案管理人员的工作要对上一级负责。其次，权利和责任分工应当确定。科技档案管理的各个层级与单位的权责分工务必要非常清楚，唯有将彼此的权责予以明确界定，才能够使整个科技档案的管理工作有序。再次，程序和规则应当完善。通过完善程序和规则，能够进一步科学地指导科技档案管理体系中每位成员的行为，使科技档案管理工作不因成员变更和交替造成不良的影响。另一方面，科技档案管理要强调行政监督权。一是存在直接隶属关系的科技档案行政监督检查的行使。例如在上级科技档案行政管理部门对下一级进行具体管理时，有权通过指示、审核、制定制度法规等手段实行对其管理工作的支配，达到监督检查的目的。另外不存在直接隶属关系的科技档案行政监督检查的行使，则主要体现在对诸如企事业单位的科技档案管理工作所履行的指导职责。

（四）安全优化机制

科技档案管理的安全保护体系包括信息安全、网络安全和安全管理体系等方面。

首先，信息安全方面。确保科技档案信息安全主要采用数据加密技术及数据完整性鉴别技术对信息传输过程中的安全予以保护，采用数据库技术及对用户的访问进行授权和鉴别技术对信息存储过程中的安全予以保护。其次，网络安全方面。科技档案数据在进行存储和传输过程中因计算机遭受黑客攻击或病毒侵害，或是设备出现问题无法排除时，极易发生毁坏和被篡改的情况，因此，要通过病毒防范、防火墙防御、入侵监控系统等手段防止网络安全遭受侵害。再次，安全管理体系方面。科技档案的安全管理体系包括安全管理组织体系、安全标准体系、安全规章制度和安全的管理手段。安全管理组织体系要做到坚持统一的领导、明确各级的责任。 安全标准体系要求科技档案管理要严格按照国家相关科技档案的安全标准执行。安全的规章制度和安全的管理手段则要做到明确职责划分、按制度办事、规范操作等相关机制。

参考文献：

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[3] 徐拥军，张斌.我国科技档案管理体制机制的现存问题[J]. 档案学研究，2016（2）： 14-21.

[4] 王静波.数字环境下科技档案资源开发与服务模式创新[J]. 黑龙江档案，2021（3）： 82-83.

作者单位：太原卫星发射中心