区块链技术在档案单套制管理中的挑战与对策

赵磊 罗亚军

一、跳出“币圈”的区块链

区块链作为比特币的底层技术最初并未受到社会太多关注，直到2015年9月，巴克莱银行完成全球首笔区块链贸易结算，跳出“币圈”的区块链技术率先在金融领域落地。区块链与生俱来的价值表达、信用传递思想得到广泛认可并迅速崛起，至此开启了区块链技术的航海时代。

（一）区块链的价值要素

本质上讲，区块链是一种数据库系统，是分布式节点、信息加密、共识算法等一系列现有成熟技术的有效组合，通过逻辑重构展现了一种新的价值观念，形成了数据不可篡改、不易伪造、可追溯、可审计等特性，实现了信息互联网到价值互联网的转变。区块链的设计理念和技术实现至少体现在以下三个方面。一是分布式分类账技术。区块链技术的核心是分布式记账，去中心化，它利用分布式节点共识算法来生成和更新数据，所有参与者可以获得一个唯一、真实账本的副本。由过去中心记账演变为双方交易全网广播，建立了一种基于技术的信任模式，免去第三方背书。二是记录防篡改。区块链基于密码学的散列算法以及参与方共同维护的特性，在数据被记录到共享分类账后，任何参与者都不可更改或篡改。只有在所有各方同意的情况下才可添加新的记录来撤销错误。三是共识机制。区块链是一个分布式对等系统，必然面临着一致性问题，而解决一致性问题的过程就是共识。共识机制通过数学的方式（共识算法）让系统内的各节点达成一致的意见。

区块链在不可信环境中，提供了一种安全、高效、低成本价值传递交换的机制，其场景应用也主要体现在增信本质上，它在交易结算、数字存证、信息共享上有着广阔前景。现阶段，在医疗、数据存储、物联网、供应链等都可以看到区块链的应用。即使是以信托背书为主的银行、证券等金融机构也在依托区块链开展未来新的业务流程。

（二）区块链的国家战略

区块链“脱虚向实”为实体产业赋能，在数字经济时代对经济高质量发展和增强国际竞争优势的作用逐步突显，区块链日益进入战略决策视野，世界主要经济体及重要国际组织加快了区块链的研究发展和布局，成为新一轮全球科技竞争的新赛道。联合国作为全球政府间组织对区块链采取明晰而又积极的态度，已在多个公益项目中使用区块链技术。欧盟对区块链的政策支持较为领先，2018年欧盟22个国家签署了欧洲区块鏈伙伴关系合作协议，将数字创新作为未来经济发展的战略达成共识。现行的“地平线2020”计划及“地平线欧洲”计划，都加大了对区块链的引领和资助。美国通过立法等措施既加强了政府监管，又不断释放技术创新活力。2019 年美国国会批准《区块链促进法案》从联邦层面推动区块链通用标准的研究制定，2020年10月，美国政府公布了“国家关键技术和新兴技术战略”，将区块链纳入管制技术以保护国家基础设施的安全。

相比较而言，我国拥有最全面的区块链战略，政府不断加大对区块链的顶层设计和政策支持。早在2016年国务院印发的《“十三五”国家信息化规划》中就将区块链技术列为战略性前沿技术，2019年中央政治局第十八次集体学习进一步明确区块链作为核心技术自主创新的重要突破口。2020年4月 “区块链”纳入新基建内容，同年中国区块链网络基础设施BSN正式进入商用阶段。2021年3月，区块链被写入《中华人民共和国国民经济和社会发展第十四个五年规划和2035年远景目标纲要》， 6月工信部和网信办联合发布《关于加快推动区块链技术应用和产业发展的指导意见》。在国家背书的情况下，地方政府、国有企业、大型私营公司加速推动区块链战略发展。我国区块链专利申请数量位居全球首位，已发布30余项区块链团体标准，在区块链技术的发展上，中国正在驶入快车道。

二、基于档案“单套制”的区块链应用

互联网与物资世界的加速整合，产生了基于大数据理念的档案管理新模式。新模式下的电子档案与传统档案有着完全不同的表现形式，但对真实属性的要求是档案永久不变的话题。区块链技术凭借着优秀的设计机制把信任写到了字节里，让数据真实可靠实现了价值传递，它能否为电子档案开创性发展提供动力源，是值得我们探索和展望的。

（一）电子档案“单套制”生态环境趋于成熟

随着政策法规的完善以及信息技术推进革新，电子档案“单套制”在变革中进入了“加速度”。一是政策法律层面电子档案“单套制”已有据可依。2018年《电子公文归档管理暂行办法》第七条修订为：“符合国家有关规定要求的电子公文可以仅以电子形式归档”。去年新修订的《档案法》规定“电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。”与之同时，相关的规章制度、标准规范也在加快推进，2020年11月国家档案局发布《电子档案单套管理一般要求》征求意见更是为“单套制”全面实施奠定了基础。二是电子档案“单套制”外部数字环境已经形成。据有关报告显示，我国电子政务发展指数2020年提升至0.7948，达到全球电子政务发展“非常高”的水平。去年疫情的影响放大了数字化转型需求，政府加大了管理和服务电子化力度，也包括了对电子档案“单套制”的推动。如财政部《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》提出“单位可以仅使用电子会计凭证进行报销入账归档”，国家发展改革委建议在招投标工作中“开标、评标、合同签订、文件归档等在内的全流程电子化”等。三是公众对电子档案的接受度大幅提高。互联网技术臻于成熟，数字支付、共享模式使人们对数字信任的接受程度普遍提高，据统计去年电子合同签约量超过了以往三年的总量。

（二）基于技术信任的档案价值属性锚定

不论是传统档案还是电子档案，真实性是档案的价值基础，丧失真实性也就失去了成为档案的基本条件。传统档案理论认为原始记录性是档案的本质属性，它是档案内容和形式的直接表现，我们通过维护“原件”保证档案的真实性。而电子文件由于信息与载体的可分离性以及易逝性、易变性等特性，“原始性”已在电子档案中消失。我们更侧重于直接维护数字的真实性，达到还原电子文件原始内容的目的。区块链出现以前，任何电子数据在自我监督、自求认证的机制下无法获取人们的信任，阻碍了数字要素向生产力的转换。同样的电子文件也没法获得档案的价值属性，只能是信息存储和流转，对社会效益的价值甚少。区块链之所以成为数字货币的底层技术，在于它强大的真实保障和真实认同上。随着技术逐渐成熟和认同逐渐扩展，区块链正在实现着信息网络向价值网络的转换。可以说，区块链为电子文件锚定了档案的基本价值。

同时，区块链吻合了现代档案理论的趋势要求。不论是先行的文件生命周期理论，还是后来的文件连续体理论，现代档案管理突显了全过程管理和前端控制的思想理念。并且随着电子文件体量的增加，扁平化数字政府建设推进，文档边界进一步模糊，文件运动的时间和空间维度更为复杂。而区块链的链状线性流程管理、分布式多方协作模式恰恰迎合了全新的文件运动理论的实践要求。

（三）区块链技术的应用优势

区块链技术应用之前，一些综合档案馆、行业部门以及大型企业进行了先期试点，探索电子文件归档和电子档案“单套制”管理的方法，积累了许多有益有效经验，这些技术和方案在今后多年内仍将发挥重要作用。随着电子档案“单套制”全面实施和区块链技术的不断成熟，新的技术方案是否会更好地解决传统模式下的技术瓶颈和管理难点呢？由于电子档案的生成高度依赖电子政务平台，以下几点探讨仍将基于电子政务平台区块链应用中对电子文件和电子档案的影响来展开。

1.真实保障定位不同

现有的电子档案管理有嵌入式和独立式两种模式，独立式是电子政务平台不存在档案业务功能，通过接口对接将电子文件移交到电子档案管理系统。嵌入式是在电子政务内置了电子公文预归档和交换等模块，实现了档案的前期部分业务功能。由于电子政务平台管理部门和档案部门对平台功能的目标定位不同，再加上各地资金和技术方案差异，往往造成档案业务规范标准与执行脱节，影响了电子文件真实保障的功能。此时的电子文件移交处在输出转储的后接管阶段，档案部门较少参与前期管理。电子文件真实保障更多依托于平台技术保障以及数据管理部门、文件移交单位的信誉背书，难免会出现安全漏洞。并且为了应对平台功能不足，档案接收部门需要加大事后的接收验证。在45项“四性”验证中，真实性检测多达16项，由此可见，这种集中于后期接收的验证模式，程序复杂，效率低下。

相对而言，区块链技术的核心要求是增信，与电子档案真实性的本质要求不谋而合。基于区块链技术的电子政务平台即使不再进行其他技术强化，在无形中已将电子文件归档的真实要求嵌入其中，成为整个平台运转的天然属性。区块链技术更是将电子文件的真实要求从后端接收验证前移到文件上链源头，变嵌段管理为全程监督。区块链通过技术增信，极大降低了人为干扰因素，以时间为轴记录电子文件的形成至永久保存或销毁的全过程，全面直观地展现文件整个生命周期。同时这一底层技术在运行中会产生更多元数据，间接为后期电子档案开发利用提供多角度、多层次数据资源。

2.系统架构的安全影响不同

不论是电子政务平台还是单独使用的电子档案管理系统，现阶段多采用集中式交换架构，中心服务器承载着所有电子文件存储，存在单点故障、数据可用性低和缺乏数据机密性等缺点，不利于文件安全存放，即使采用分布式架构或混合架构也存在“超级管理员”的角色，无法防止外部入侵或内部人为篡改。这些先天不足造成溯源信息容易造假、监管不严等问题，如果说上述架构是信任与协作的关系，那么区块链所采用的去中心化的分散构架更像是质疑和制约的关系。区块链分散控制的架构消除了集中控制的风险，允许互不信任的各方共享信息。区块链下没有中央服务器，没有全局性集中控制中心，不存在DBA（数据库管理员）。在由共识机制、分叉理论和最长链原则的共同控制下，各节点共享存储数据，却不能擅自修改数据，并且，区块链下档案部门与其他部门节点共享数据读取、记账、存储等权利，构建起了电子文件容灾防护机制，极大地提高了数据库的容错性和安全性。

3.技术整合的效率不同

为适应“单套制”数据管理，传统政务平台要进行流程再造，增加数字签名、日志跟踪、元数据采集、散列计算哈希等信息固化和加密技术。多项技术的叠加应用虽让系统强健，但这种打补丁式的改造将会使业务模块之间、数据交换接口之间复杂程度增加，导致系统耦合紧、成本高并且系统内的身份认证、电子印章、可信时间戳等服务过多依赖第三方CA机构。身份被盗用、数字证书失效、认证机构失信等风险随着时间的延长而增大，这些与电子文件本身无关的业务模块，导致数据过度处理，效率降低。区块链技术虽然也采取了时间戳、哈希值等上述技术，却因其内在的设计机制，系统内聚元素紧密贴合，它允许在不依赖第三方权限的情况下验证信息并交换数据，减少了部门间业务逻辑运算。它内含数字证书的身份验证、加解密逻辑，使平台效率更高，成本却在降低。区块链将所有节点对电子文件、电子档案真实承诺绑定在一起，解决了传统电子政务模式下电子文件进馆验证效率低下的问题，筑起真实保障的坚固城墙。

4.信息共享機制不同

传统的电子政务平台由于业务流程分割、数据权限人为划分，加之缺乏统一的标准体系支撑、数据格式不统一等原因，往往造成“信息孤岛”，阻塞了信息畅通，并且所有的数据生成并储于中央服务器，档案部门基本不了解这些数字资源的情况，会造成电子文件归档不及时不全面、电子档案资源丢失等问题。区块链是一个透明和开放的系统，它提供了一个统一的技术规范有利于数据交换，它用对等框架代替了层次结构，减少了系统之间的传统摩擦，释放了长期硬化的组织孤岛中信息价值，更利于扁平化服务型政府信息共享。通过多方拟商的智能合约理清数据权限、共享边界、自动执行数据共享开放、自动捕获移交归档，不仅提高了信息共享效率，还使电子档案资源划转更为顺畅。同时，借助于跨链技术有望解决不同层次、不同区域联网共享的问题。

三、面临的挑战和问题

区块链不只是技术的革新，单套制也不只是去掉纸质档案那么简单，它们带来的改变与过去大为不同，对档案学理论、管理模式、工作流程、技术和法律提出诸多挑战。

（一）数字资产的法定权限问题

区块链更适合事务流程的存储，面对海量档案数字资源多采取元数据上链电子文件链下存储的混合应用，主数据与附属数据相互纠缠加剧了电子档案移交的复杂性。区块链上的元数据作为电子文件的附属数据，是技术要素还是永久档案呢？区块链上除加密信息、文件摘要等档案必备元数据外，还有大量事务性记录等数据，移交时是整链转交还是抽取数据？如果档案部门本身成为节点，节点上的链数据在不经过归档流程的情况下是否为合法拥有？区块链数据的信息检索与隐私保护又该如何规范？链下存储电子文件的数据中心，在文件生产者与档案馆之间的权利和义务是什么，归档移交后的电子文件是否有保留和使用权限？

（二）技术业务结合适用的问题

不可篡改是区块链的天然优势，也是档案管理面临的挑战。使用区块链管理的电子档案，在迁移复制、格式转换、鉴定销毁等日常业务工作时，如何让链数据的复制、删除合法可信？对于档案馆来说，技术的长期稳定更为重要，要有几十年的稳定性，而不仅仅是几年。区块链采用通用的密码加密技术，在量子计算不断发展的情况下对其安全影响如何？一旦出现问题或进行技術升级改造时，区块链捆绑下的档案可否顺利转换？

（三）治理主体定位的问题

在链上智能合约将提供一系列的决策和控制点，决定了数据的准入、流向和权限控制。在多方共享共治体系下要达成法律上可接受的智能合约，档案部门需要做什么？电子文件作为国家的档案资源，档案部门在区块链生态体系构建中的主体地位如何体现？为了防止区块链数据过度膨胀保证移交过来的链数据纯度，档案部门如何改变传统的权限范围强化前端管理呢？

四、对策与建议

（一）加强档案学理论基础研究

在脱离了物理纸张长期稳定的管理环境后，电子档案管理是一个不断变化的复杂过程，档案理论支撑尤为重要。目前而言，电子档案很大程度上借鉴着传统文件或档案的生命周期模型指导实践，理论研究相对滞后，影响了电子档案发展。随着区块链的到来，该技术背后呈现的共治理念将进一步加大对档案基础理论的冲击。建设与改革的发展总是与理论创新联系在一起，没有了理论的指导改革就会缺乏方向。面对层出不穷的新技术，档案理论研究理应扛起使命的大旗，从根本上思考电子档案实践的首要原则，不断探索理论与实践的交叉点，丰富夯实理论基础，只有这样才不至于被技术劫持，才能让档案创新守正，才能让技术服务于档案的变革发展。

（二）推进区块链应用实践的法律研究

虚拟世界中区块链为信任背书，现实世界中区块链需要法律背书。由于法律固有的滞后性特点，新兴的区块链除在少数部门规章、司法解释有直接表述外，尚缺少权重法律法规背书。档案机构应未雨绸缪，针对去中心化下电子文件可采性、智能合约下移交合规性以及节点上档案资源责权利等法律问题深入研究，提高相关合规工作可预见性、确定性。

（三）加快区块链档案标准体系建设

越早介入数字对象的生命周期，就越能提高电子档案的归档质量，区块链架构下档案标准规范需要第一个上链，执行数据自动审查，把控着数据进出。档案机构要加快相关标准规范的试验研究，不仅要对区块链中文件格式、分类标准、移交规范、元数据采集等业务标准的研究制定，还应围绕档案行业区块链联盟的运行方式、合作机制、共识机制、准入退出机制、共享利用机制等进行试点。

（四）提升档案机构的时代占位

大数据环境下对档案管理机构的弱化是表面的，进一步看，数据是国家的档案资源，档案机构负有监督管理职责，区块链架构也将档案职能推向前沿，增加了档案权重。档案机构要加强基于区块链数字管理的战略研究、规划设计，积极与相关部门对接，逐步增强在区块链生态系中的引领力，在立法、行业标准、技术方案、共享共治中施加影响，深入贯彻电子档案的永久长期保存原则。

（五）明确档案馆的数字角色

我们最大的挑战不是不断变化的技术，是在新的复杂混合环境的使命和角色。档案馆要尽量避免成为形式上的数据存储中心，要展现出清晰的价值主张和角色使命。我们不仅保存和传输历史，还是历史的溯源地，是数字价值的利用者，必须对不断变化的利用需求和期望做出积极反应。要充分认识数据分析时代馆藏数字资源的整体集合价值，要充分认识到区块链嵌入的元数据给档案开发带来的超能力，要积极消除数字鸿沟障碍，让档案馆成为一个包容的广泛的研究交流中心。

（六）提高档案科学研究能力

科学研究是档案创新实践的先决条件。区块链加速了数据技术与档案的融合发展，技术与档案缠绕在一起，惯有的“单枪作战”的研究模式已无法适用。档案科学研究需要加大交流合作，协同攻关，形成跨领域、跨学科、跨行业、跨国界的新型科研模式。与图书馆、高校、科研院所、企业等针对共性问题建立灵活适用的技术创新联合体、交叉融合的科研团队。聚合伙伴力量汲取新的研究方向与课题，通过试点项目推动创新和进步，促进科技成果在档案业务上的转化和应用。

（七）增加档案团队的数字技能

区块链是实施档案管理的策略方式，自动化是业务运用的工具，但档案管理的最终实践仍然是人的因素，提升档案团体数字技能是应对挑战的关键之举。首先，通过档案专业高等教育发展未来的员工队伍，加速完善档案专业交叉学科培养机制，促进档案学与信息科学、数据科学的融合，注重高校教育与档案职业衔接互动，产学结合，产研结合，培育复合型实用人才。其次，建立数字首席研究员、联合研究员制度。通过高端人才、科研项目的引进或交流驻馆的形式，提升研究水平，以研促学。再者，加大在职人员的技能提升。制定培训计划，与其他政府数字信息部门、企业建立培训合作伙伴关系，共同促进数字技术培训教育。

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作者单位：济宁市科学技术情报研究所