现代企业制度下企业档案管理研究

彭凤

摘 要：本文概述了现代企业制度下企业档案管理现状，对档案管理真实性、系统性、全面性和有效性原则进行了梳理，重点探究了企业档案管理在现代企业制度下存在的管理意识较为薄弱、管理人员不够专业、管理手段较为传统以及管理制度尚未完善的困难，并提出了加强档案管理意识、加强人才队伍建设、健全档案管理制度的措施，以及利用完善基础设施、加强风险防范、应用先进技术、建设信息平台的手段来落实现代化管理，进一步加强企业档案管理。

关键词：现代企业制度;档案管理;信息化管理

企业的管理任务随着现代企业制度的改革发生了变化，传统的企业档案管理难以满足当前企业制度的需求，因此为了使企业更好地进行档案管理工作，使档案管理工作与企业的发展相适应，需要对当前企业档案管理的现状进行梳理，明确其管理原则和当前工作中存在的困难，并采取积极措施应对其困境。

一、现代企业制度下企业档案管理现状

传统的档案管理工作大多依靠人力对纸质文件进行管理，当档案数量过多时，管理难度也随之加大。随着数字时代来临，大数据已经成为人民群众生活和工作中必不可少的一部分，在大数据背景下，企业制度也发生了变化，现代化的企业制度在给企业档案管理的长远发展带来希望的同时，也对档案管理提出了更高要求。虽然在电子化的帮助和现代企业制度的要求下，企业档案管理工作效率发生了巨大提高，但是由于档案信息化管理推进不仅需要完备的电子化信息设备的支持，还需要充足的資金支持。

目前看来，部分企业并没有做好融合大数据的准备工作。档案电子化技术属于较为先进的科学技术，档案信息化管理也需要专业技术人员，其操作方式相对于传统的档案管理方式而言难度较高。

二、现代企业制度下企业档案管理的原则

现代化的企业制度之下，企业档案管理工作需要遵循以下四大原则：

第一，真实性。档案管理需要确保档案资料的真实性，以帮助企业获得有效、可靠的信息，做出正确决策。

第二，系统性。为了方便档案的查阅，现代化的企业档案管理必须要按照一定规定实施类别划分;

第三，全面性。企业的档案资料必须要保证信息全面，才能为企业发展提供可靠参考;

第四，有效性。只有有效的档案才能够帮助企业进行现代化发展，无效的档案不仅浪费企业资源，还会对企业发展造成误导。

三、现代企业制度下企业档案管理存在的困难

1.管理意识较为薄弱

当前大部分企业在应对档案管理工作时意识不足，尚未认识到档案管理在现代化企业发展中的重要地位，对档案管理的工作要求较低，导致其在查找档案资料时需要花费大量时间。同时，并未意识到档案管理工作需要跟随企业现代化发展的步伐，导致档案管理工作与企业发展严重脱节。

2.人员不够专业

无论在何种背景之下，企业的现代化档案管理工作都离不开专业人才的支持，但是部分档案管理人员并不具备现代化的档案管理技能，导致其工作无法满足现代化企业管理需求。并且，如今还存在部分工作人员怠惰不前的现象，其对于新兴技术采取漠视态度，个人思想觉悟尚未跟上时代的发展步伐，难以利用先进的技术配合现代化档案管理工作，导致其工作效率极低。

3.管理手段较为传统

大部分企业的档案管理工作依靠传统手段进行纸质文件的整合与管理，在实际操作过程中非常容易出现文件缺失问题，并且由于依靠人工进行纸质档案的管理，导致其管理效率较低，在需要查找资料的时候往往由于海量的纸质资料而难以准确定位到需要的档案资料。部分企业虽然应用了现代化的档案管理方式，但由于其设备、技术落后等原因，也无法保证档案管理的效率与安全。

4.制度尚未健全

现代化企业档案管理工作的进行需要依靠完善的制度保障，而部分企业针对此项工作建立的管理制度不够全面，没有对工作人员提出具体的工作要求，对其工作评判也较为随意，缺乏严格的规章制度，导致工作人员在进行档案管理时没有全面的制度支撑，在实际开展管理工作时或随意散漫，或缩手缩脚，同时缺乏合理的奖罚制度，使档案管理人员的工作积极性不高。

四、现代企业制度下加强企业档案管理的措施

1.加强档案管理意识

要想加强档案的高效利用，使档案管理工作在大数据的环境中取得进步与发展，满足现代企业需求，必须要提高相关工作人员的管理意识。对企业的档案进行严格管理是企业和谐发展的坚实后盾，虽然目前有部分企业的管理意识较为薄弱，但是只要学习现代化的档案管理知识，借助信息化手段，就能够帮助企业从严管理档案工作。此项工作需要提高企业领导人的正确管理意识，做到从严管理，提高现代化档案管理工作在企业中的地位与存在感，保障档案管理在工作的各个环节都能够拥有高效的执行力，确保每一项制度都能够彻底落实。

2.加强人才队伍建设

（1）人才招募

为了避免现代化企业档案管理人才的流失导致企业难以落实现代化档案管理工作，需要积极引进优秀人才。在招聘过程中，优先录取综合能力较强的人员，在面试前先通过大数据和云计算方式对面试员工严格筛查，确保其符合企业招聘需求。不仅需要筛查其个人信息和工作经历是否真实，还需要对其思想道德进行排查，确保招募的工作人员不仅拥有出色的工作能力，更有高度的思想觉悟和个人素养。

（2）人才培训

大数据环境下，要想档案管理工作取得进步与发展，符合现代化企业需求，必须要重视相关工作人员的素质培养。一方面，企业应当对其积极展开培训工作，培训的内容主要包括先进的档案管理手段、现代化企业在档案管理上的需求等。另一方面，企业还需要对其进行严格的绩效考核，将其信息化管理的工作与绩效考核结合起来，让其了解档案管理工作与其奖惩息息相关，使其摆正工作态度。

（3）人才挽留

招募和培训人才并不能够保证企业的档案管理人才队伍获得稳定发展，因此需要从多方面进行人才挽留。第一，是企业文化方面。只有员工发自内心地认同和接纳企业文化，才能够真心实意地为企业的发展奋斗。一个具有员工认同感的企业能够极大增强企业自身的凝聚力，让员工发自内心地热爱档案管理工作，热爱企业并对企业产生归属感。现代化企业可以让员工关注企业的微信公众号或微博官方账号，在此类账号上发布相关的企业文化信息或者企业取得的成就，通过大数据自动给员工推送相关信息，在潜移默化中让员工认同企业文化。第二，人力资源管理工作人员需要对提出离职的档案管理员工做好数据分析，必要时需要对其進行电话回访，了解其离职原因，邀请其对企业的档案管理工作提出改进意见，再将获得的数据进行汇总整理和分析，从而制定出相应的对策来面对此类问题。

3.落实现代化的管理

（1）完善基础设施

首先，要想推进现代企业在档案管理方面的工作，需要完善企业信息化的基础设备，只有保证了基础设施的足够完善才能够为其开展信息化管理奠定基础。先进的信息化设备能够帮助档案管理工作加快工作效率，为其提供强力的后勤保障以应对繁杂的电子数据管理，更能将工作人员的负担减轻，减少工作的压力。其次，还需要关注档案管理所需的现代化信息软件，如在存储数据时使用的各类数据库需要获得及时升级，避免出现存储空间不足等问题。

（2）加强风险防范

为了加强现代企业档案的信息安全性，加强现代化档案管理的风险防范，工作人员需要具备强烈的数据安全意识，在平时的信息管理工作中积极应用备份软件进行信息备份，保障企业的档案数据不会缺失。同时，在查阅电子档案的数据内容时，必须要按照严格的规定进行，如使用人脸识别技术、指纹识别技术等手段来保证用户的合法访问，确保档案信息发生问题时能够将责任落实到具体的个人身上。除此之外，还需要对档案数据进行加密，对数据进行加密的技术能够确保现代化企业的档案数据安全。数据加密需要安排专业的信息技术人员管理，不仅需要对数据本身进行加密，还需要对其传输的全过程进行加密。一般在档案管理中采取的加密方式是密钥加密，该方式能够增强档案信息的保密性。同时，档案管理方面的技术人员还需要及时安装好防病毒补丁，保障企业网络的信息安全，将网络的防御系统充分利用起来，彻底拦截不法分子对企业网络的攻击，避免档案数据泄漏的情况发生。

（3）应用先进技术

大数据时代下适应现代化企业要求的档案管理工作需要的关键技术有图像采集、档案存储等，要想更好更快地进行档案管理，需要加强对以上技术科学、合理的应用。同时，符合现代化企业需求的档案管理还需要进行电子化档案管理。电子档案是由图像共同组合而成的，其将各个图像实时融合，最终形成了电子化档案。图像的采集技术主要有三种标准，一种是TWAIN，另一种是WIA，还有一种是ISIS。一般来说，应用TWAIN和WIA标准的较多，这两种都可以从扫描仪以及各种相机设备中进行图像采集，从图像采集相应的对话框中取得图像文件，并且都能够利用编程方式来进行图像采集。相对来说，TWAIN的对话框能够为其提供更丰富的选择以及更先进的设备。同时，TWAIN的传输模式比WIA多了一种本地模式，且大部分TWAIN能够将上次扫描的相关设置保存下来，而WIA没有此类特征。在实际应用过程中发现，TWAIN有更优秀的扩展性以及兼容性，且被多数设备支持。因此，在实际应用过程中，现代化企业应当选择适合自身档案管理的采集方式。电子档案的图像存储格式丰富多样，单一静态的格式有BMP、PCX等，多图融合的格式有PDF、DCX等。采集完成的电子档案如果存放于单一图像中则会获得多份材料，而对其进行分别存储的话则会对其信息的完整性进行破坏，在后续的查看过程中难以快速获取全部资料，因此在进行档案信息化管理时，大多是将采集到的单一图片汇总起来，构成多页的文件档案。在档案电子化的过程中，PDF成为最常见的应用格式。在进行电子档案存储时，还需要选择适当的文件系统或数据库，通过实践验证之后发现，数据库的存储更加容易管理，并且安全性非常高。由于科技的迅猛发展，档案管理技术的更新换代极快，因此还需要及时对技术进行更新以获得更完备的性能，保障档案数据的安全以及录入信息的效率。如今的档案管理技术仍然存在或多或少的缺陷，因此需要不断更新档案管理信息技术，才能够保证档案管理工作更方便、更快捷、更安全。

（4）进行信息建设

对于档案数量较多、档案管理工作量较大的现代化企业而言，需要以更快的速度进行信息化建设。传统的档案管理工作量非常大，而将区块链技术应用其中可以改善这一问题。区块链技术能够快速对相应数据进行处理，极大减少了档案数据录入时间，将工作人员压力减轻了不少。同时，部分档案工作还具有易变性特点，因此对数据的管理提出了更高要求。区块链技术则能够利用其不可篡改性的特点，每次档案变动产生的数据被实时传输至区块链上，每个节点上的数据只有在其他节点全都验证无误之后才能够被判定有效，没有通过验证的数据则被判定为错误数据、被拒绝链接，同时每一个区块上都会带有各自的时间戳用以记录数据传输的时间，一旦信息遭到篡改则会留下修改痕迹，因此档案管理人员可以通过区块链技术严密进行变更操作，确保每次档案变更的数据都是真实且其变更过程不会消失。除此之外，部分档案还会发生数据重复现象，由于企业的现代化发展，其档案涉及的内容越来越多，因此会出现大量重复数据，导致其管理工作进度缓慢。而区块链技术则能够对重复的数据进行分类管理，其自治性能够帮助管理人员分担数据识别、整合、分类的工作，管理人员在进行数据搜索的过程中能够快速处理重复数据并将其做出对比，让管理人员对重复数据以及原因一目了然。在全球信息化的大环境下，只有积极进行信息化建设，才能够提高档案管理效率，使企业的档案管理符合现代企业制度。

4.健全档案管理制度

为了更好地进行档案管理，使档案管理工作满足现代化企业需求，加强企业电子化档案管理步伐，需要制定一套科学、合理的管理制度。在进行档案管理过程中做到集中领导，对档案管理的工作进行分层负责，同时做好其监督控制工作。企业需要向各个管理人员发布档案管理的具体任务，在落实现代化管理时应当指派专门的信息技术人员进行指导和监督，确保档案的管理责任能够落实到具体个人，避免工作人员产生置身事外心理。同时，需要建立健全考核指标体系，监督档案管理工作人员妥善完成指标。

五、结论

总而言之，现代企业制度下企业档案管理的现状不容乐观，在进行档案管理时需要遵循真实性、系统性、全面性和有效性原则。企业档案管理在现代企业制度下存在管理意识较为薄弱、管理人员不够专业、管理手段较为传统以及管理制度尚未完善等困难。为了更好地进行档案管理，需要提高档案管理意识、加强人才队伍建设、健全档案管理制度，同时采取完善基础设施、加强风险防范、应用先进技术以及建设信息平台的手段来落实现代化管理。

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（作者单位：陕西交通控股集团有限公司靖富分公司）