加强企业电子文件归档及管理初探

文/安文韬

在当今大数据爆炸的时代，信息化和数字化已经成为企业生产经营的重要手段和工具，电子文件作为信息化的一大重要产物应运而生，成为企业新型重要财富。如何加强企业电子文件归档和管理成了摆在人们面前的又一问题。为此，本文提出一些见解，借以对企业档案的电子文件管理有所参考和帮助

当前，互联网、信息化的普及推动了电子文件在企业各项经营和管理工作中的大规模产生。电子文件的大量产生，对企业管理产生了深刻影响，对档案管理产生了积极推动作用，一方面是它便捷容易整理，另一方面是容易保存管理，能够发挥出传统纸质文件不能比拟的优势和功能。因此，重视和强化企业产生的各门类电子文件的收集和归档工作，是时代进步的需要，是企业发展的必然，更是提高企业档案管理水平和工作效率的重要保障。

一、企业电子文件归档面临的主要问题

虽然企业电子文件归档和管理是社会发展的必须，但是电子文件管理中存在的问题也有很多，比如虽然好管理但是网络环境下很有可能存在着安全问题，再有就是文件的保存有很多需要注意的地方，稍有不慎就会出现文件丢失，或者病毒入侵的问题，总之电子文件如果想在企业运行中发挥出应有的作用，就必须搞懂弄通电子文件管理的重点和难点，直面问题，从制度建设、夯实基础、加强管理等多方面提出解决方案。

1.电子文件归档范围的确定

当前，企业传统载体管理类文件材料的归档范围主要是根据国家档案局令第10号相关要求进行收集，但随着自动化办公系统的广泛应用，电子公文、电子发票等各门类电子文件逐步取代了传统载体档案，但相应的电子文件归档范围尚未及时更新。目前，绝大多数企业仍然参照传统载体文件材料归档范围确定电子文件的归档范围，这并不符合电子文件形成和积累的客观事实。一是电子文件除单一文件外，还产生很多元数据，如果不对元数据的收集范围进行确定甚至只存电子文件忽略元数据的收集归档，电子文件的完整性就无从谈起，没有元数据的电子文件也就不能称之为电子档案，不能发挥相应的档案作用；二是部分单位在电子文件归档时，为了不遗漏必要的电子文件，采用“眉毛胡子一把抓”“宁可错归一千，绝不漏过一件”的原则，对电子文件不做有效鉴别，这样做既浪费了存储空间资源，增加了运营成本，又会在电子文件使用时造成很大的困扰，降低档案利用效率。

2.电子文件原始性、有效性的保证

新修订的《档案法》明确提出电子档案与传统载体档案具有相同的法律效力，为电子文件在法律上授予了凭证作用，这就要求档案保管部门必须对接收的电子文件进行四性校验，确保电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性。对于传统纸质档案，原始性的校验更多的可以体现在形式上，通过签名、印章的原始性判断出文件是复印件还是经过了修改。但电子文件原始性的校验完全不能依靠肉眼判断，必须借助于特定的技术手段加以鉴别，这就给档案部门鉴定工作带来了很多困难，也给传统档案管理手段带来了冲击。

二、加强企业电子文件归档及管理的措施

1.企业电子文件组织管理

从电子文档和纸质文档的特点来看，如果在引入电子文件之后还沿用传统文件组织管理体制对文件进行鉴定和归档等工作，很明显会出现不匹配、不适用的问题，严重时会出现电子文件丢失、安全性不能保证的情况。因此要想加强企业电子文件归档及管理首先要做的就是制定出一套合理、完整的制度和管理体系，让工作人员在进行工作时井然有序，在保证工作效率的同时能够保证文件的安全性。常见的企业电子文档管理体系一般包括对企业电子文件进行集中统一的管理模式，一方面方便管理，另一方面方便检查和预估风险，由科技信息中心、文件形成部门、档案管理部门负责，集中组合成电子文件管理小组，文件形成部门负责整理文件信息，档案管理部门负责归档工作，最后部门管理者统一查对，企业电子文件一般遵循集中控制原则进行鉴定归档工作从而达到组织管理的目的。

2.企业电子文件鉴定

企业电子文件的鉴定主要包括两个部分，分别是信息价值鉴定和技术鉴定。信息价值鉴定是用于鉴定归档电子文件的内容和保管期限等基本信息，企业电子文件内容的价值主要取决于能否对企业的发展起到促进作用，确定电子文件的信息价值之后就可以更加高效地为企业创造更多的财富，或者为企业未来的发展指明道路。在确定了电子文件的价值之后，最重要的就是确保信息和载体的安全。具体的方法就是首先检查电子文件记录载体质量是否有利于长久保存，检查载体上是否有病毒，划痕等，然后确保载体与文件的信息价值相匹配，保证归档文件的严谨性、精确性和安全性。

3.企业电子文件的归档

企业电子文件的归档与传统纸质文件归档有很大的不同，企业职员在归档过程中要认真研究和执行。对于企业电子归档工作有以下几点工作建议：（1）归档的文件内容以企业内部需求为主，归档范围的确定可以以传统载体档案的规范范围为参照，综合考虑生成电子文件的业务系统工作流程，结合企业业务管理现状综合制定。（2）电子文件的归档时间和归档方式要结合企业的办公特点，从实际出发选择。（3）归档工作要与电子文件鉴定工作相互配合，综合考虑企业现状以及未来发展需求，与企业评估管理部门相配合共同维护企业的持续发展。总之企业电子文件的归档工作从来都不是独立的工作，它与企业运行的每个环节、每个部门都有密切的联系，因此企业在电子文件归档工作中坚持前端控制原则，将电子文件鉴定归档注入企业运行的各个部门、每个阶段，方便及时总结企业运行动向，为企业管理提供有价值的参考。

4.企业电子文件的安全保障

企业电子文件的信息安全在一定程度上决定着企业电子文件管理成效的优劣，因此档案管理部门在执行电子文件归档管理工作的时候应该投入足够的成本，配置高技术高水准的管理人才，设置足够的安全管理容量和安全检测的系统设备，对电子文件进行定期的安全检查，按照企业制定的文件管理标准，严格执行管理制度，确保电子文件信息绝对安全。对于电子文件的安全管理也有以下几点要求：（1）档案管理部门对电子文件要做好分类统计，根据门类或内容的不同分区整理，并做好分类目录，方便检索和利用。（2）存储电子文件的光盘、U盘等要放入盒中保存，保存环境要符合国家对磁性载体的保管要求。条件具备的单位要做好异地异质备份，确保数据的完整和安全。（3）要注意对电子文件保管场所定期检查，确保保存文件的环境温度为14℃到24℃，相对湿度为45%到60%，远离强酸、强碱、有害气体、强磁场等环境。

5.企业电子文件的开发利用

信息发挥其价值的地方都是对数据资源的使用，而不是单纯地保存起来。因此企业电子文件管理部门也要考虑文件的开发利用问题，比如将对企业有参考价值的文件进行整理和编研，形成专题电子档案，为企业发展提供决策支持和数据参考。对于电子文件的开发利用也有一些小建议：

一是归档后的文件信息母盘不能外借，可以拷贝或者传送，当然在拷贝之前要先做登记，并且根据信息的内容限制使用者的使用权限，要求内容使用者不能私自复制、拷贝、转送他人等。

二是电子文件信息要提前制定使用权限保护，严格执行电子文件的使用权限和密匙管理规定，严禁对电子文件进行修改。

毋庸置疑，电子文件对于一个企业的运行和发展来说十分重要，它的价值不仅仅限于对企业发展的促进作用，也在于它的信息价值和便利性。因此企业要想管理好电子文件，发挥出电子文件的数据参考作用，就必须强化电子文件管理机制建设，夯实对电子文件的收集、鉴定和保管等基础工作，探索电子文件的开发利用新模式，在绝对安全的环境下发挥出最大的服务与应用价值。