水利工程档案管理信息化建设的现状和优化措施

○ 文/ 李永萍

随着现代社会的发展，信息技术的应用变得越来越广泛，并对各界的现代化发展产生了巨大的推动作用，而这也让水利工程领域看到了信息技术的重要性，并开始在档案管理方面实施信息化建设，意在通过信息化建设的有效落实，提高档案管理工作的质量，使工程档案价值能够得到更好的发挥与应用。但就目前的实际情况来看，一些单位在对水利工程方面的档案管理落实信息化建设时，还有诸多的问题存在，导致信息化建设的作用未能得到有效的发挥，对此，还需要相关单位做好各项优化措施的研究和应用工作。

一、当前水利工程档案管理信息化建设的基本情况

（一）对于相关工作缺乏重视

很多单位对于水利工程方面的档案管理工作不够重视，并没有认识到信息化建设对于挖掘档案应用价值，提高档案管理质量的重要性，所以也没有针对相关工作建立健全完善的制度规范，导致各项工作的开展缺乏制度支撑，不仅对相关工作的规范性和有效性造成了一定影响，同时也对档案管理方面的信息化建设产生了一定的限制作用。

（二）信息化建设力度不足

虽然在信息技术广泛应用情况下，很多水利工程单位也在档案管理方面落实了信息化建设工作，但建设力度不足的情况仍然普遍存在，很多单位认为针对档案管理实施信息化建设工作，不过是为档案管理人员配备计算机，利用计算机将原本纸质的档案文件向着数字化转变，进而达到节约档案空间的目的。所以，为其配备相应的办公设备即可，并不需要进行过多的资金投入，增加单位的运行成本。这种情况的出现，导致很多单位在档案管理方面还存在信息化建设不足的情况，工作只停留在表面，并没有将信息技术的优势充分发挥出来。

（三）工作人员的素质有待提升

目前，相关单位在针对水利工程档案进行管理的过程中，并没有设置专门的档案管理部门，或者是专职的档案管理人员，相应的档案管理工作基本都是由其他岗位代管或者是由兼职人员完成，但也正是由于这些人员并非专业档案管理人员，导致其专业能力以及工作时间都无法满足档案管理工作的实际需要。与此同时，档案管理工作的信息化建设，对于工作人员的操作水平具有一定的要求，然而很多工作人员在长期从事传统档案管理工作的情况下，对于自身工作的信息化建设，还存在不适应，甚至是抵触的情况，这也在一定程度上阻碍了信息化建设工作的实施与深化。

二、对水利工程档案管理信息化建设进行优化的相关措施

（一）对档案管理及其信息化保持重视

相关单位领导层应该认识到档案管理及其信息化建设对于单位健康发展的重要影响，并且要对相关工作保持高度的重视，结合档案管理工作的实际需求，对相关制度规范进行有效的建设，例如，责任制度。要明确各部门、各岗位在档案管理工作中的责任与义务，一方面，要保证相关部门能够对档案管理工作予以大力的支持，确保档案管理工作的有效开展，另一方面，要对信息化建设之后的工作流程、工作标准以及工作范围加以明确，确保其能够严格按照相关标准的要求落实档案管理工作。又如，奖罚制度。针对有效落实档案管理，充分挖掘档案价值，实现档案资料有效应用，促进单位健康发展的人员，应该进行适当的奖励。反之，对档案管理落实不到位，甚至是造成档案损坏、丢失，难以正常使用的情况，则应该对其进行处罚。要通过各项制度规范的有效建设，让工作人员看到单位对于档案管理工作的重视程度，使其能够更加积极的投入到档案管理及其信息化建设当中来，为档案管理的信息化建设提供支持[1]。

（二）针对信息化建设加大投入力度

想要在水利工程的档案管理方面更好地落实信息化建设工作，除了要在思想上重视相关工作以外，相关单位还应从物质上予以一定的支持。首先，要对先进的计算机设备进行全面的配备，这种配备不能仅限于档案管理部门，还要在其他部门落实，并且要在各部门之间建立网络连通，确保各部门能够对档案资料进行及时的整理和上传，在降低档案管理人员工作强度的同时，确保档案收集和管理的质量。其次，相关单位应该认识到，档案管理并不仅仅是对档案进行储存，更多的则是档案的价值挖掘，使档案查阅工作能够更快更好地进行，并满足相应的安全管理条例。因此，单位还应该对各种档案管理软件进行积极的引入，一方面，要利用先进的档案管理软件落实档案分析、检索和应用工作，确保有价值的信息能够被及时的筛选出来，为单位的健康发展提供支持。另一方面则要通过权限管理系统，对档案安全加以保证，避免权限不足的人员查阅相关资料，造成不利影响[2]。

（三）做好档案管理团队的建设工作

相关单位应该认识到，人员才是有效发挥信息化优势的基础，因此，在实践当中，还应该对档案管理团队加强建设。首先，要对专业的档案管理人员进行足额的配备，做好档案管理部门或岗位的建设工作，确保档案管理人员能够具有丰富的管理经验、先进的管理办法、相应的信息技术操作能力，能够有效提高档案管理工作的质量。其次，要做好现有人员的培训工作，一方面，要通过外出学习、专业培训以及技术交流等方式，对档案管理人员的专业能力进行全面的提升，使其能够满足相关工作的实际需要。另一方面，则要通过思政教育工作，强化档案管理人员的思想认识，使其能够认真对待水利工程方面的档案管理，并积极推动信息技术在该项管理工作中的创新应用，为档案管理工作的信息化建设提供支持[3]。

综上所述，对水利工程方面的档案管理工作加强信息化建设，能够使该项管理工作的质量和效率得到显著提升，这对于相关单位的健康发展有着非常重要的意义。因此，相关单位应该对该项工作保持高度的重视，要结合实际，采用多种措施落实信息化建设工作，并对其进行不断地强化，使档案管理工作能够在自身发展中发挥更大的作用。