档案管理的信息化推行探析

严冬

摘要：随着“互联网+”、共享经济和数字经济等新名词的相继提出，人类生产生活已步入新时代。本文在新时代的背景下，针对档案管理工作，首先阐释了目前档案管理工作的现状，再通过分析，探讨其内在存在的问题，最后就这类问题提出相关的解决措施，望能够给推进档案管理的信息化带来一些研究建设，为全面建设新时代档案管理作出贡献。

关键词：档案;信息化

一﹑档案管理概述

档案管理工作是一项后人可以从中汲取经验教训、总结规律、延续历史的记录主体。它可以使其他各项事业可以迅速扎根发芽，规避前人的过错，让其更加顺利的开花结果。在当今新时代的大背景下，科技发展迅速，伴随着计算机在生产工作中的应用日趋广泛，使人们的工作效率有了质的提高，信息处理的速度化、自动化、科学化在不断地提高和完善。同理，档案管理工作也逐渐趋于智能化、自动化，对于档案管理工作人员的各项要求也越来越高。

二、当前我国档案管理信息化发展中的困境

（一）档案管理人员管理理念与新形势不同步

在传统的档案管理工作中，早已经形成了一套以手工记录为主，而且几乎是内部使用的成熟的管理方法和与之相协同的定向思维模式。但是，新时代下，信息传播速度快，信息量成倍猛增，传统的管理理念、管理方式和记录档案的方法都已然无法适应。因此，只有充分利用现代化的信息技术手段，才能提高档案管理工作的效率和质量，更好的完成档案记录和整理工作。然而目前我国各组织的档案管理，大多数并没有充分利用各种现代化技术手段，致使档案管理工作的信息化水平比较低，加上档案管理人员受限于传统的思维观念，对档案管理工作认识不足，积极性不高，从而导致对其重视程度不深，无法与新形势相适应。此外，从年龄结构上来看，从事档案管理工作的人员年龄普遍偏大，很多员工由于已经错过了很快接受新鲜事物的年纪，对新事物缺乏学习了解的积极性，甚至有些即将退休的员工对新事物很抗拒。基于以上种种，使得档案管理人员的整体信息化技术水平很难提高，档案管理的工作效率比较低下。

（二）档案信息化风险加剧

在新时代数据大爆炸的环境下，计算机、互联网、扫描复印件以及信息化、电子化档案管理软件等的安全管理是推进档案管理信息化工作的前提条件。然而，实践表明，我国各组织在档案管理的整个工作中并没有充分意识到信息化下档案的安全管理，导致档案信息出现外露泄密或者遗失的情况。究其原因主要在于相关工作人员信息安全意识薄弱。在以往的信息安全意识培训过程中，基本以流程、形式为主，甚至在应用软件、操作系统中也存在诸多的不足，而不少人员也意识不到培训存在一定的问题。虽然相关软件系统的开发商也会定时发布相应的了漏洞修补安装包，但是由于工作人员安全意识的匮乏，并不会对其给予足够的关注，甚至认为延误现象并不会对其产生影响，没有及时进行调整，为不法分子与黑客带来了可乘之机，导致系统数据面临较大的损失。甚至有的组织还出现风险评估工作本组织人员不参与，直接外包的情况，最终导致了较多的信息资源出现问题。

（三）信息化硬件环境跟不上实际需要

新时代背景下，要想充分利用先进成熟的信息技术手段对档案管理工作进行升级改造，提升原有的工作效率，适应新形势的发展，首当其冲的就是要具备更具智能化的信息化硬件设备。但是当前伴随着资金的不足，内控制度的全面信息化建设无法一次完成，因而部分组织单位通常会选择分阶段或分项目进行信息化的建设，导致信息化建设的开展效能弱化。比如进行信息化的过程中，对于信息化系统软件的补丁未及时安装，档案管理内部人员有时会越权非法访问相关数据，这样就造成了信息有可能被篡改、泄密或者破坏的风险，从而对影响档案管理系统的稳定性。

三、档案管理信息化的推行建议

（一）提高档案管理人员综合素质

习总书记之前在开展工作调研的时候，强调档案管理工作在机关工作中的重要性和关键地位，并提出了几个明确要求—即“五个坚持”，坚持绝对忠诚、负责的工作作风、高度自律的操守、不求回报的奉献精神和绝对的大局意识，这些关于坚守的明确要求给我国档案管理工作带來巨大的参考价值和指导作用，使办公人员在之后的工作中有了明确的方向，为提高办公效率和遵守办公纪律提供坚实的基础。档案管理工作涉及机关的各个细节，办公人员必须内心准则，公私分明，提升自身的职业操守和道德修养，落实到具体的责任管理制度。需加强现有工作人员的责任意识培训。档案管理工作本身是一项较为枯燥但及其追求细致认真的工作，要求每一个工作人员具有强大的责任感和默默无闻的甘于寂寞、孜孜不倦的精神。因此，需加强工作人员的精神素质培训，提高工作人员的社会责任感、保密意识从而减少工作失误，提高办公效率。此外，加强责任意识培训，一定程度可以渲染员工间的竞争性氛围，有利于督促原有员工接受和学习新鲜事物，提高信息化时代档案管理工作的效率，更优更好的实现档案资源的利用和保管工作，提升档案管理工作质量。

（二）提升档案信息化管理的安全性

网络安全是指维护整体网络系统中各组成部分的安全运行。网络系统在使用过程中极其容易受到来自外部的破坏，这种破坏无论它是恶意的还是偶然的，都有可能导致数据连接的中断、丢失或泄漏保密数据，这就使得维护网络安全需要运用多种学科的知识才能确保数据通讯的稳定。网络安全除了对系统外部建立防护措施之外，对于用户本身的也有一定的要求。因此，需要强化档案信息化的安全性。第一，需有信息安全方面有关制度及软、硬件的支持，同时对安全管理知识进行相应的推广，从而使其在有效降低安全风险的同时，能够更好的参与信息安全的执行，而且对于涉密人员、技术人员、领导人员而言，也都需要对常见的应对措施、防范措施进行明确。第二，对于档案管理人员必须时刻树立信息安全意识，加强信息安全等相关方面的培训力度，提高自身对档案管理工作的重视程度，同时组织管理层也要及时制定完善详细的档案管理的信息安全战略，确保相关信息和文件的安全性;第三，合理分析和评估新时代背景下数字档案的安全风险，充足掌握信息安全方面的制度，加强信息安全的管理，既要保证办公效率也要保证相关信息的安全性，切实作出科学的安全保障规划;第四，档案管理部分还需设立完善的信息安全快速应对措施，预测办公室潜在的风险，进而针对潜在的不安全地方进行逐一排查，快速制定应对战略，及时保障信息安全。

（三）根据实际需要，采购合适的信息化硬件设备

首先，考虑到实际中硬件建设滞后的情况，通过配置计算机、安装网络等方式提高网络处理效率，促进档案管理质量与效率的提升;其次，主动转化现有管理资源，将以前的纸质材料转为电子档案保存，方便调阅查询;最后，档案管理部门与其他部门协调配合，保证管理系统的高效性。主动推进管理制度建设，形成标准化流程，提高企业管理信息化建设质量，切实发挥管理信息化的作用，提高企业的管理质量。

毋庸置疑，在信息化建设过程中，为了进一步提高档案管理信息处理水平，加快信息化建设速度，需要通过配置硬件设备建立统一数据中心，同时应该根据工作需要搭建公共服务平台，将信息输入到信息中心，对数据进行高效、集中的管控，将信息汇入到信息中心可以实现信息共享，避免因信息记录分散出现相关数据分析不足的情况。

四﹑结语

档案管理工作是我国工作中重要的一部分，其工作开展的有效性一定程度上影响了其他部分工作的开展。尤其是新时代背景下，信息技术飞快成熟发展，各项档案信息化技术喷涌而出，在此情境下，只有知晓各个岗位的职责和要求并严格遵守，提高人员综合素质和信息安全意识以及建立完善的档案管理机制和监督系统，配上资金、和相应的软、硬件支持和有效的部门沟通协调，才能保证我国档案管理工作的高质量实施和相关信息的安全性，进而有利于在时代高速发展步伐下，提升人民的满意度和社会的安详稳定，不断改革和完善档案管理水平，促进各项工作的顺利实施。

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