提升办公室工作质量的实现路径

2022-04-16胥艳芳国家管网西部管道乌鲁木齐输油气分公司

现代企业文化 2022年35期

胥艳芳国家管网西部管道乌鲁木齐输油气分公司

一、国企办公室质量管理的意义

我国近些年经济发展迅速，在经济发展新常态理念提出后，我国放缓了经济发展的速度，逐渐朝着稳定、高质量方向进步。当前社会经济面临着“需求收缩、供给冲击、预期转弱”的难题，这表示需要有效解决供给和需求的矛盾。国有企业作为我国经济发展的支柱以及国家繁荣昌盛的基础，面临着十分复杂的外部环境。

国有企业面临着发展和格局矛盾的问题，此时需要通过改革创新确保社会更加和谐地发展。国有企业在改革过程中需要统一党的领导和公司治理，在公司治理各个环节充分发挥党领导的作用，构建现代化国有企业管理制度，切实发挥“三会”（即党委会、董事会和总经理办公会）的功能。作为国有企业办公室工作人员，应贯彻落实“三会”要求，以建设法人治理体系为己任，满足企业发展需求[1]。

总之，国有企业办公室工作质量优化过程中，相关工作者需要明确组织特性以及企业实际运行情况，将办公室管理的作用充分发挥出来，综合采取过程管理、资源管理、绩效分析、学习创新等手段，实现国有企业办公室工作质量、工作效率、服务效能的全面提升。

二、新时代国企办公室工作的重要内容

（一）深入了解并掌握国有企业办公室工作内容

国有企业办公室在企业经营管理中发挥着至关重要的作用，企业要求办公室严格按照党的规则和规矩办事，提供优质服务。为了进一步提高办公室工作质量，办公室工作人员应综合性分析工作规律、思路和方法。首先，要对新时期办公室工作新要求进行深入分析，明确办公室工作规律，对国有企业属性、本行业发展情况、本系统办公室工作内容有所了解，对办公室工作特殊性进行总结。其次，从整体角度出发，站在管理层角度、职能部门、群众等多个角度对办公室工作要求、需求进行全面深入地分析，通过这种方式更加客观、科学、理性地开展办公室工作，最终达到提高办公室工作质量的目的[2]。

（二）坚定政治立场，树立大局意识

忠诚是国有企业办公室工作者最为基本的素质要求，在办公室工作中，工作者应时刻保持清醒的头脑，坚定自己的政治立场，有分寸地说话，有尺度地办事。比如在关键性问题处理中应高度符合国有企业领导层决策。办公室工作者一旦遇到棘手的问题，首先以国有企业整体大局为前提，做好企业利益和形象的维护，内部工作者以及各部门通力合作，共同解决问题，团结一致，坚定立场。可见，国有企业办公室工作者不但要具备专业的工作能力，更要具备坚定的政治立场，在办公室工作中秉承无私奉献、服务于民的思想，约束自身行为，不忘初心，时刻保持大局意识。

（三）具有领导带头职责

国有企业办公室肩负着督查督办、企业改革、综合协调等工作任务，高质量的发展离不开专业的工作者，为此，需要加强提高办公室工作者综合素质，尤其是其业务水平。

第一，监督督办任务。保证顺利召开国有企业内部决策等重要会议并且监督各个部门落实决策内容是国有企业办公室最为重要的工作内容之一。当前大多国有企业均已具备较为完善的督查督办工作机制和体系，这为办公室顺利地开展工作提供了充分保障。国有企业办公室督查督办工作内容主要包括如下几点：其一，保证重要会议的顺利召开，跟踪、反馈、汇报、研判、问责相关决策内容落实情况；其二，监督国有企业内部各项制度执行情况，并通过跟踪反馈和研判等方法明确内部制度在落实中是否科学合理、落实是否到位；其三，监督各个部门是否将上级公文、领导调研指示精神充分贯彻落实，通过跟踪、反馈、上报等流程促进各个部门及时落实自身工作任务。通过对监督督办工作内容进行分析可知，国有企业办公室需要以企业中心任务为核心开展督查督办工作，确保各项重大决策充分落实，进而推动国有企业持续发展[3]。

第二，企业改革创新。作为企业内部改革创新的牵头部门，国有企业办公室是推动企业改革创新的牵头人，是国有企业改革发展的领导部门。当前社会持续发展，科学技术、信息技术不断进步，国有企业如果不及时改革创新很容易被时代所淘汰，为此，办公室应以改革创新为己任，带领企业不断创新发展，这对国有企业办公室工作者的综合能力提出的要求更高，办公室工作人员任务策划、统筹、协调等能力在各项改革任务能否高效落实方面发挥着至关重要的影响，同时办公室工作者在推进改革任务过程中还要完成对上汇报工作，可见办公室工作者任务繁重且专业性强。除了带领企业改革创新，国有企业办公室还具有一项非常重要的工作任务，即总结过去、展望未来。可见，在国有企业改革创新中，办公室发挥着推动、保障等诸多价值[4]。

第三，综合协调。国有企业内部存在诸多部门，不同部门肩负的生产经营任务、权责不同，无论哪个部门最终都是服务于国有企业的发展，各个部门需要通力合作，朝着企业发展目标共同努力。在这个过程中，国有企业办公室的主要工作内容和基本职能就是加强内部各个部门、人员的沟通协调。国有企业涉及的部门和工作人员较多，有着较为广泛的管理范围，办公室工作者面临着诸多工作难题，发挥的作用也至关重要。比如在一次大型活动组织中，办公室不但要牵头策划，还要和各个部门充分沟通，同时综合考虑内外情况，平衡处理上级要求和基层诉求，坚持大局观，专注具体工作内容。

通过总结国有企业办公室工作内容可知，办公室对工作人员有着较高的要求，办公室工作人员的综合能力对办公室工作质量有着深远的影响，只有多用途、多功能的复合型人才、综合型人才才能担负起办公室中各项艰巨的任务。办公室工作者应在日常工作中充分理解领导层的工作要求，准确传达其要求，及时完成各部门运营情况收集分析并反馈给上级，落实自身上传下达的工作职责，并积极参与到企业经营策略商议、部分决策制定中，贯彻落实决策部署，提高办公室服务能力，切实为国有企业高质量发展提供保障。

（四）具有对外协调、维护企业形象职能

办公室是国有企业对外部门，代表着企业的形象，是外界了解企业情况的通道，可见，办公室工作者重要任务之一就是对外沟通协调，并维护企业形象。办公室工作者良好的道德操守、职业素养、较强的工作能力、良好的生活作风等都彰显了国有企业的形象，优秀的办公室工作者有助于给外部人员留下企业的良好印象。外部企业或者人员可以通过接触办公室工作者能够初步了解企业情况，并通过办公室进一步完成合作、协商等工作。为此，办公室工作者应不断提高自身综合素质，坚守防线、廉洁自律[5]。

三、提升办公室工作质量的建议

（一）关注并分析企业周围环境

作为国有企业内外联系的桥梁，办公室工作者需要对企业相关方、外部因素、内部因素等经营环境有深刻的理解和认识，具体来讲可以从如下几方面入手：

第一，加强联系相关方。首先，办公室工作者要做好名录的制定和更新，准确识别相关方，名录中包含上级部门、合作企业、潜在合作企业、内部各个部门等。其次，构建联系机制，对相关方需求进行动态了解和掌握，通过定期进行实地调研、对标学习、定期报告等方式加强和相关方沟通，促进企业战略目标在各个部门以及其他相关方中的渗透和落实，将办公室外联作用充分发挥出来。

第二，对企业内外因素加强了解掌握。一方面，要关注国家、地方、行业协会等法律法规、行业动态等外部因素，另一方面，加强对企业主业范围、经营目标、战略规划等内部因素的了解。办公室工作者在将内外部因素确定后可以合理分配岗位职责，定期评审、评价内外部因素，共享企业经营管理信息，并为企业制定科学的管理办法提供保障。

（二）提升办公室督查督办效能

第一，提高办公室工作人员综合素质，确保办公室工作质量。督查督办是办公室主要工作内容之一，想要落实这一任务，离不开高素质的工作人员，为此，企业应不断提高办公室工作者的综合素质水平，确保其组织协调能力、语言表达能力等可以满足督查督办工作需求。企业还要加强办公室工作者业务水平的提升，定期组织培训学习活动，及时将国家最新政策、企业最新要求传达到各个部门，加强对国有企业发展现状和战略规划的了解分析，同时确保办公室工作者具备政治、管理等方面的知识。在督查督办具体工作中，办公室工作者应主动发现问题，不断创新工作方式，定期反思，确保督查督办工作在国有企业发展中充分发挥其监督管理作用。

第二，建设完善的管理制度，优化督查督办工作流程。完善的督查督办管理体系是保证各个部门各项工作高效落实以及办公室开展督查督办工作的基础和有力支持，国有企业应制定标准化、规范化的督查督办工作制度，建设绩效考核制度、奖惩制度等配套设施，确保办公室在开展督查督办工作时有章可循，有据可依。比如在制定考核激励制度时，首先结合企业工作目标分解、员工工作量、工作质量等将各个岗位的考核指标确定；其次对未完成工作任务的原因进行细致的分析并制定改进方案；再次通过绩效评价及时调整以往考核中的不足以及员工工作中的不足；最后通过内部审核、绩效测量、标杆对比、自我评价等诸多方式将最好的考核结果确定。同时，应加强督查督办工作流程优化，积极应用大数据、互联网等现代信息技术，提高督查督办工作效率[6]。

第三，充分落实反馈机制。严格的考核制度和反馈机制有助于提高办公室督查督办工作的权威性和科学性，为此，国有企业一方面要设置奖惩制度，及时表彰表现优秀的部门或者员工，对于落后的部门和人员采取一定的惩罚或者教育等措施。另一方面，及时总结并客观评价工作成果，向相关责任人反馈相关事项，进而根据实际情况采取针对性的管理办法。可以将反馈结果、考核标准、指标体系和奖惩制度相挂钩，通过这种方式激发员工工作的主动性，同时为员工创造客观公正的晋升环境，约束工作人员行为，提高督查督办工作质量。

（三）梳理国企办公室业务流程

清晰的业务流程有助于提高国有企业办公室工作效率。企业应根据办公室各个岗位性质清晰划分工作权限和工作内容，明确各个工作岗位流程，并且随着企业的发展不断进行办公室业务流程的梳理和优化。比如办公室工作者可以按照如下流程进行工作：1.接受上级交代的任务；2.了解工作要求；3.一般工作任务可以及时完成，针对重大工作任务需要安排部署专题会议；4.重担任务实施方案的制定；5.重大任务方案的执行；6.及时完成任务；7.任务落实，总结汇报结果；8.任务落实情况反思、反馈，总结经验教训。

（四）有效配置国企办公室相关资源

国有企业办公室各项任务的落实离不开各项资源的支持，其中主要包括资金、人员、知识技能以及设备环境。第一，准备充足的资金。资金是保证国有企业办公室各项工作落实的基础，为此，工作人员应加强和财务部门联系，制定准确的预算方案，为会议、接待、公务出行等准备充足的资金。第二，人员。合理配置人员岗位，明确办公室人员特长，确保人员能够在其岗位上发光发热。同时积极引入高素质人才，提高办公室人员的综合素质水平。第三，知识技能。定期组织培训活动，同时办公室工作者积极主动学习，确保办公室工作者的知识技能能够满足国有企业发展的需求。第四，设备环境。一方面准备充足的办公室管理设备设施，比如保存机要档案、文件的保险箱，办公所用计算机、打印机等设备设施。另一方面，建设整洁、安全、和谐的工作环境，通过办公室优美的环境展示国有企业美好的形象，同时为提高办公室工作效率和质量创造良好的条件[7]。