加强人才档案管理，提高档案利用效率

刘菁

摘要;人才档案管理对于地方经济发展以及人才的个人社会性发展都可以起到较高的帮助和影响，通过提高人才档案的利用效率和质量，可以更好地利用社会的人才资源，进而更好地推动地方经济发展，需要引起关注和重视，本篇文章也将目光集中于人才档案管理，分析了相关单位应当如何有效地优化管理机制，进而更好地提高档案管理的利用效率和质量。

关键词：人才档案管理;档案利用效率;人力资源;信息化建设

人才档案管理对于地方经济发展可以起到较高的帮助和影响，尤其是现阶段随着教育事业的发展，社会当中堆积的人才数量变得越来越多，有效地调配人力资源，实现精准对接，既可以促进人才的有效应用，推动地方经济的发展，又可以让人才本身的社会发展得到更多的帮助和保障，但是就现阶段人才档案管理来看仍旧存在着管理意识不强、档案内容有限、信息化不足等相关问题，相关单位可以从以下几点做出有效的优化和改良，进而提高人才档案的利用效率。

一、强化管理意识

意识、态度和观念将会从很大程度上决定并影响着工作人员在实践工作开展过程当中所采用的工作方法、秉承的工作原则，进而影响工作所能达成的效益和价值，想要更好地解决现阶段人才档案管理存在的实际问题，首先就需要提高相关档案管理工作人员的管理意识，完善管理工作运行体系，保障人才档案管理的各项工作有序落实与实践当中，相关单位可以从以下几点做出优化和改良。

首先，需要对人才档案管理的相关机构领导进行有效的教育和培训，让相关领导认识到人才档案管理的重要性必要性和影响，在此基础上对，对下级作出有效的部署，合理的划分权责，明确职业分工。其次，相关单位需要建立起相应的规章机制，通过规章制度的完善和优化，起到更好的约束和引导作用，让相关工作人员更好地的端正态度，明确在工作开展过程当中所需要完成的工作内容、采用的工作技术和工作方法以及最新的规章制度，让人才档案管理工作在实践落实的过程当中规范性有效性和科学性进一步提高，提升人才档案管理的效率和质量并有效提高人才档案的利用率。

二、加强信息化建设

任何工作想要发挥其应有的效益和影响，使之更好的契合与时代和社会的需求，就需要立足于时代和社会的背景，发挥时代和社会的技术优势，进而更好地满足实践需求，就现阶段来看，我国正处于信息化时代和数字化时代，信息数字技术的有效应用对于人们的工作效率和工作质量提升可以起到较高的帮助和影响，相关单位需要引起关注和重视，加强人才档案管理的信息化建设，有效地避免传统人力资源档案管理过程当中出现信息丢失损坏等相关问题，进一步提高人才档案管理的实际效率和质量，可以从以下几点着手做出相应的优化。

首先，相关单位应当建设人才档案管理信息库，由相应的信息技术人员对人才档案管理工作进行信息技术指导。其次，需要强化信息技术更新，根据实践工作需求和主要的工作内容、工作方向以及工作所需要达成的效益针对性地开发相应的系统，设计对应的人才档案管理软件，并且明确人才档案使用的权限和体系，在保证个人信息的同时实现有效的信息共享。最后，在人才档案管理信息化建设的过程当中需要利用数字化技术，对信息数据进行有效的整合分类和存储，进而在各项工作实践落实的过程当中给予更多的配合和帮助，让人才档案的利用效率和质量进一步提高，减少档案搜索应用所需要花费的时间和精力。

三、加强安全基础的建设

诚然，网络信息技术的有效应用对于人才档案管理工作效率和质量的提升以及人才档案的利用率提高都可以起到较高的帮助和影响，进而让数据流通和共享更快，加快数据信息的应用效率和质量，但是不可否认的是信息技术的应用也存在着一定的安全漏洞，如果不加强安全制度的建设则很容易会导致信息泄露，对于相关的人才以及各项工作的落实都会产生重大的影响，需要引起关注和重视，相关单位可以从以下几点做出优化。

首先需要提升相关工作人员的信息安全意识，在实践工作开展的过程当中做好隐私信息的保护，落实基层信息安全保障工作。其次，强化安全设施设备的引入和应用，通过客观物质条件基础的优化和改良，提高信息的安全性保障信息的私密性。最后，加强监控工作，在数字档案系统运转的过程当中实时监控，并且有效地明确使用权限。根据不同职位的不同工作内容对于信息的实际需求作出权限的有效划分，在保障相关工作人员工作有效落实的同时，让信息的安全性得到有效保障，同时为了避免信息丢失或者是因为系统因素影响导致数据信息受到破坏的问题，还需要做好备份工作。以此为中心，有效地提高信息数据和人才档案的安全性和可靠性。除此之外，还需要定期的对人才档案信息化建设进行安全评估，在保证各项信息的安全性的同时推动人才档案的利用率提高。

结束语

人才档案管理人对于地方经济发展以及相应人才个人发展都可以起到较高的帮助和影响，通过合理的调配人力资源，实现人才与职位的匹配，提高资源应用的效率和质量，需要引起关注和重视，相关单位在实践工作开展的过程当中需要通过管理意识的转变、信息化的建设、安全机制的完善提升人才档案信息的利用效率和质量，进而更好地发挥其应有的作用和影响，推动地方经济发展。

参考文献：

[1]陈炜.加强电子文件管理 提高档案信息资源开发利用效率[J].数字与缩微影像，2006（01）：25-27.

[2]何正文.加强干部人事檔案管理 提高服务利用效率[J].黑龙江金融，2001（10）：56-57.

[3]刘开艳.加强档案管理 提高利用效率[J].南昌职业技术师范学院学报，1999（04）：52-53.