承德市档案馆跻身“十四五”全国首批“国家级数字档案馆”探源

韩婧　马静蕊

2021年9月，承德市档案馆通过了“十四五”全国首批“国家级数字档案馆”测评，成为“十四五”全国首批河北省首家基于信创系统的国家级数字档案馆。

立足承德经济欠发达实际，连续十年实施“数字转型”战略，坚持不懈开展档案信息化建设，承德市档案馆走出了一条经济欠发达地区档案信息化建设之路。

发挥党建引领作用，履行党委政府主体责任，为推进档案信息化提供坚强政治保障和有力政策支撑

承德是中国共产党精神谱系的重要组成部分——塞罕坝精神的发源地。为推进档案信息化，全面提升档案馆工作质量和服务水平，承德市档案馆大力弘扬塞罕坝精神，牢记“档案工作姓党”，认真履行“为党管档、为国守史、为民服务”神圣职责，秉持“讲政治、守纪律、敢担当、有作为”理念，以驰而不息的定力、久久为功的韧劲儿，事不避难，勇于进取，分工负责，协同作战，十年来坚持不懈推进档案信息化向高水平一步步迈进，全面提高档案馆工作质量和服务水平。

今年，承德市档案馆机关党总支被中共承德市委授予“先进基层党组织”;承德市档案馆被中共河北省委、河北省人民政府授予“精神文明单位”，被人力资源和社会保障部、国家档案局授予“全国档案系统先进集体”;《中国档案报》头版头条以《不忘初心勇担当 牢记使命创佳绩》为题对承德市档案馆工作进行了专题报道。

坚持党对档案工作的领导，落实党委主体责任，强化政府职责，完善档案信息化发展保障机制，在相关政策中强化档案信息化建设，是推进档案信息化的保障。

十年来，市委、市政府充分发挥主体责任和职责，为档案信息化建设提供了有力政策支撑。

数字档案馆是数字时代档案馆的发展方向。2012年11月，市档案馆决定实施“数字转型”战略，推进档案信息化，向市政府提交了《档案信息化工作实施方案》，很快得到市政府批准。

2015年12月，经市委市政府主要领导同意，市委办公室、市政府办公室印发了《关于加强和改进新形势下全市档案工作的实施意见》，明确提出“争取到2020年，完成市、县区两级国家综合档案馆的数字档案馆和各级立档单位数字档案室的基本架构”，市档案馆被列为市信息化建设领导小组成员单位。

2016年3月，在全市电子政务内网建设顶层设计阶段，市档案馆多次与牵头单位市委办公室沟通，研究电子政务内网与数字档案馆（室）建设衔接办法。市委办公室、市政府办公室印发的《电子政务内网“应用推广年”实施方案》将“以档案数字化管理为目标，实现电子文件系统同档案数字化管理平台的对接工作，推进全市数字档案室建设，逐步实现文件网上归档、查询和利用”列为电子政务内网建设重要目标。市委办公室组织开展了全市电子政务培训，将电子档案在线归档和档案数字化管理列入重要培训内容。同年9月，市政府办公室印发《关于加强档案工作的通知》，将档案信息化建设等经费列入同级财政预算，并逐年有所增加。

2018年11月，经市委同意，承德市电子政务内网部署“承德市政务网数字档案管理系统”，实现了数字档案在线指导、接收、管理、共享利用。同年，承德档案信息网纳入市政府集约化管理平台，通过电子政务外网开展档案发布、数字档案采集、数字档案利用、网上展览等业务。

2021年6月1日，市委办、市政府办印发《承德市机关政务电子化实施方案》，明确全市党政机关政务电子化工作目标、重点任务和保障措施，对各党政机关OA办公系统建设、电子文件归档、数字档案馆（室）建设提出明确要求，进一步推动数字档案馆（室）建设。

目前，市档案馆正在与市审批局合作，研究全市“智慧政务”平台行政审批政务服务事项电子文件归档和电子档案管理，通过政务服务事项电子档案的精细管理，发挥政务服务事项的数据化作用。

持续实施“存量数字化、增量电子化、服务网络化”工程，贯彻“安全、节约、实用”理念，以“塞罕坝人”的韧劲儿高质量推进档案信息化

自2012年市政府批准《档案信息化工作实施方案》以来，市档案馆全体职工以塞罕坝人治沙止漠啃硬骨头的韧劲儿，连续十年实施“存量数字化、增量电子化、服务网络化”工程，坚持不懈推进档案信息化。

存量数字化——十年间，市档案馆“小步快跑”，不停开展馆藏档案数字化工作。截至目前，形成档案全文扫描数据1260万幅，目录数据114.12万条。建国后文书档案数字化比率为94%，声像、纸质照片档案数字化比率为100%。

增量电子化——2015年，市档案局、市档案馆启动数字档案室建设试点工作。2016年以后，逐步扩大试点范围。2018年11月，市档案馆在政务内网部署“承德市政务内网数字档案管理平台”，实现了各进馆单位在线、离线电子档案接收、管理、利用。现已接收12个进馆单位的不同类别电子档案进馆。

利用网络化——数字档案管理系统和档案查阅利用中心、数字研讨室、档案编研工作室链接，实现了在线查阅利用。承德檔案信息网通过电子政务外网开展档案发布、网上展览等。市档案馆建立馆藏档案资源共享机制，进一步提升了档案信息查阅利用服务效率和质量。

在高质量推进档案信息化的过程中，安全至关重要。市档案馆坚持“安全第一”，把安全融入档案信息建设全过程。突出对档案库房、机房、档案管理系统以及涉密载体、设备等重点部位治理，突出对档案接收、整理、利用、数据迁移等关键环节治理，突出对电子档案管理、档案数字化外包等领域治理。对于数字档案资源，严格按照收、管、存、用的业务环节管理，通过加盖水印、二维码等一系列技术手段加强安全管理。对数字档案资源及时备份。落实“三网隔离”措施。设置有效的身份认证和访问控制等安全保密措施，对数字档案资源全过程安全管理，确保数字档案资源安全。

为贯彻落实国家总体安全观， 2020年，市档案馆在财政十分紧张的情况下筹措资金购置国产化基础设备、国产操作系统及国产数据库环境下开发的档案管理系统，完成了整体数据迁移。基于信创环境的国产化数字档案管理系统平台在档案查阅利用大厅通过近一年的试用、修改和升级，基本克服了国产服务器和数据库的低性能问题。系统在响应速度上达到1000万级数据量0.1秒的查询处理速度，解决了信创环境下的档案扫描、图像处理及OCR识别等难题，更为精准地为利用者服务。流程定制的管理方式实现了对电子档案的规范化管理。承德市档案馆建设的基于国产软硬件环境的档案管理系统为建设信创系统国产化数字档案馆系统平台积累了宝贵经验。

档案信息化离不开资金的支持。承德作为经济欠发达地区，在财政资金紧张的情况下，始终支持档案信息化工作，十年间，财政部门累计拨付资金600余万元，用于档案数字化工作。针对承德经济欠发达实际，市档案馆坚持“少花钱，多办事”。在项目建设过程中，注意学习先进地区经验，避免走弯路，力争“价格最低”“质量最优”“国内领先”，达到资金使用效益最大化。同时争取多方支持，在人才、技术、设备、网站建设、软件开发等方面“借鸡下蛋”“不花钱，也办事”，节约资金800余万元。

推进档案信息化过程中，市档案馆坚持常用档案先扫，即扫即用的原则，随时将数字化副本进行挂接，通过档案查阅中心给利用者提供查阅服务。在档案全文扫描过程中，严格按照国家规范要求，保证“数据最优”。系统采用的OCR技术，识别准确率印刷体达到99%，手写体达到95%，提高了档案查全率和查准率，用户利用满意度100%，实现了从传统查询向按需查询、精准查询转变。承德市档案馆依托数字档案管理系统平台每年为社会各界提供优质高效服务2000余次。近年编辑出版了《承德清代行宫》《尹忠热河记忆》《热河省要事纪略》等书籍，举办了“深入学习贯彻党的十九大精神”“不忘初心、牢记使命”主题教育，“弘扬塞罕坝精神”等展览，开展“用档案讲述承德党史”系列活动，受到省市领导和社会各界好评。

以创建“国家级数字档案馆”为抓手，全面提升档案馆工作质量和服务水平

结合“承德办事一次成”档案服务改革，承德市档案馆提出举全馆之力创建“国家级数字档案馆”。2021年9月1日，承德市档案馆通过“国家级数字档案馆”系统测试，档案馆工作质量和服务水平全面提升，市档案馆实现了从传统目录简单查询向跨全宗跨类别全文按需查询、精准查询、综合数据挖掘和深度整合的转变。

为庆祝中国共产党成立100周年，经市委同意，承德市档案馆职工全员参与，利用档案利用系统平台，按照习近平总书记“让历史说话，用史实发言”重要指示精神，充分挖掘馆藏红色档案资源，开展“用档案讲述承德党史”系列活动。创办“兰津阁”微信公众号，撰写刊发文章53篇，与承德广播电台“相约在此时”栏目联合推出“‘兰津阁用档案讲承德党史”系列访谈直播节目12期，拍摄制作《建党百年 承德记忆》微记录片24集，编辑《红色档案印初心》《承德市档案馆馆藏红色档案选编（1948—1949）》等书籍，助力全市党史学习教育和“四史”宣传教育，被《中国档案报》《河北日报》《档案天地》、长城新媒体、“学习强国”“冀云”等媒体和平台刊发介绍，得到省委党史学习教育巡回指导组充分肯定。2017年至2020年，承德市档案馆获河北省开发利用档案优秀服务成果奖16个，其中一等奖10个、二等奖3个、三等奖3个。

实现从传统管理向现代管理的转变。目前，存量传统载体档案已基本实现数字化，整理、编目、统计、查阅、编研、开发等各项工作，都可不再动用档案原件，并可对实体档案进行封存管理，从而大大减少了对档案的各种人为损害或自然侵害，大大提高了档案的安全系数，为贯彻落实习近平总书记提出的“把蕴含党的初心使命的红色档案保管好、利用好”的目标提供了保障。对于增量电子化，市档案馆将继续推进电子文件在线归档和电子档案管理工作。数字档案馆的建成，为贯彻落实习近平总书记“把新时代党领导人民推进实现中华民族伟大复兴的奋斗历史记录好、留存好”的指示创造了条件。

经过十年坚持不懈地努力，承德市档案馆档案信息化建设取得了阶段性成果。接下來，承德市档案馆将继续弘扬塞罕坝精神，按照全国示范数字档案馆要求，继续推动档案信息化和档案馆数字转型，进一步提升档案馆工作质量和服务水平，为经济社会发展贡献新的档案力量。

作者单位：承德市档案馆