“十四五”期间档案信息资源共享发展研究

崔楠

档案信息资源共享以服务民生从当代档案馆建立以来一直坚持强调，是近20年我国档案事业持续推进的重点项目之一。档案信息资源共享平台也随着现代信息技术的发展不断建立与完善。2020年6月20日修订发布的《中华人民共和国档案法》[1]提出国家推进档案信息资源共享服务平台建设，推动档案数字资源跨区域、跨部门共享利用。重申了档案信息资源共享在现阶段我国档案事业发展中的重要位置，明确指出现阶段我国档案信息资源共享的发展方向。

2021年6月，中共中央办公厅、国务院办公厅印发《“十四五”全国档案事业发展规划》[2]，主要将档案信息资源共享方面的要求集中在“推进档案资源共享服务标准供给”“推动档案馆与其他单位在档案文献资源共享方面合作”“推进档案信息资源共享平台建设”几方面，这对未来档案信息资源共享研究规划了明确的方向。本文对档案信息资源共享的现状、发展和实践价值加以分析，并对其未来发展策略进行探索。

一、我国档案信息资源共享研究成果

（一）我国档案信息资源共享实践探索

全國档案查询利用服务平台[3-4]自2019年启动建设，于2021年初已初步建成，并于2021年5月具备接入条件，将逐步接入全国全部档案馆平台内，共同推进全国档案数字资源共享利用工作，最终实现全国范围内档案异地查档及档案查询一网通办。

“长三角民生档案跨区域一体化在线查档平台”（csj.sh.gov.cn）已于2020年10月23日正式上线，是江苏省、浙江省、安徽省、上海市三省一市档案信息资源互联互通的档案查询平台，是我国首个跨省域的档案信息查询平台，平台中可以对婚姻登记档案、独生子女档案、知青档案及再生育子女审批档案这四种档案进行查询，平台中承诺办结时限是当场办结，办理速度快，效率高。该平台上线后居民不仅可以在该平台查到居民所需档案，还可以在上海政务服务“一网通办”（zwdt.sh.gov.cn）、江苏政务服务网（www.jszwfw.gov.cn）、浙江政务服务网（www.zjzwfw.gov.cn）、安徽政务服务网（www.ahzwfw.gov.cn）中任一政务网站及三省一市的任一线下政务服务窗口进行档案的查询利用工作。截至2021年9月，仅江苏省各级档案馆使用省民生档案服务平台为长三角地区提供民生档案异地跨馆查档出证就有858人次[5]。

除长三角民生档案跨区域一体化在线查档平台外，我国有多家档案馆间开展“异地查档，跨馆服务”。如广西档案信息资源共享平台初步建成，并与自治区各市、县多家综合档案馆实现“就近查档、跨馆服务”[6];四川广安市档案馆与重庆渝北区档案馆签订协议，实现“就近查档、跨馆服务”[7];呼和浩特市档案馆分别与北京市海淀区档案馆、杭州市档案馆、福州市档案馆签订协议，实现“就近查档、跨馆服务”[8];河南省档案馆、山西省档案馆签订协议，实现“就近查档、跨馆服务”[9]等。异地查档服务的普及大大提升了档案的查询利用效率，实现了档案信息资源的共享，提高了档案工作的信息化水平。

（二）档案信息资源共享研究

档案信息资源共享的实现不仅要依靠档案机关的努力还需要国家和社会的支持。档案信息资源的高度共享，需要国民经济和社会的全面发展、国家信息化建设的不断深入、社会信息资源意识的日益增强、国家档案事业的全面发展、档案学理论研究的深化等，这是信息社会最为显著的特征之一[10]。档案资源整合与共享需要国家的总体规划与管理、政策的引导和法律的保障、各级档案管理机构及其与社会其他信息服务部门的相互合作与协调以及现代信息技术实现对档案资源以及档案资源与其他社会信息资源之间的充分融合[11]。

档案信息资源共享平台要有完整的体系建设。档案信息资源共享平台建设要呈现出智能化、共享与互联互通和均衡化的特点[12]，其主要由四大模块组成，即数据共享与交互中心、数据处理中心、数据云存储中心和数据运维中心[13]，平台还要有足够的资源支持、统一的管理机构、高质量的安全管理以及多样化的共享模式[14]。

二、我国档案信息资源共享发展阶段

第一阶段：档案信息资源在档案馆内共享

这一阶段主要是在新中国成立后档案馆陆续建立到档案网站建立之前，此时我国的档案事业尚处于起步阶段，我国的网络建设也尚未普及，此时我国的档案信息资源共享方式是在档案馆内查找档案，查找的档案类型大多为纸质档案，查找到合适的档案主要依靠抄录和借阅的方式利用。由于此时信息的传播方式较为传统，所以档案信息资源共享的进行过程常有不顺，经常会出现所需档案不知道在哪个档案馆的情况，为档案用户利用档案带来困扰。

第二阶段：档案信息资源初探网络共享

这一阶段主要是在档案网站陆续建立到21世纪初。中国第一家档案网站建立于1996年，是由北京市档案局、档案馆建立的[15]。这一阶段是对档案信息资源共享进行初步探索，此时的档案网站已初具规模，档案检索、档案目录、档案展览等功能已经开始显现，这一阶段虽然已经开始在向档案网站共享方式转型，但是网站中的档案信息资源有限，各档案网站间建设的差距较大，更多网站中发布的是档案馆内的工作动态和政策信息，但此时与上个阶段相比已经有了质的飞跃。

第三阶段：档案信息资源线上共享趋于完善

这一阶段是在21世纪初到现在。这一阶段通过线上方式可获得的档案信息资源数量又得到了大幅度提升，档案信息资源线上共享方式从单一的档案网站增加到了档案微信公众号、档案APP、档案小程序等众多多样化的档案利用方式，最常用的是档案网站和档案微信公众号。中国第一个档案微信公众号成立在2014年3月，是由广东省档案馆开通的广东档案在线[16]，档案微信公众号因其碎片化的利用方式、服务方式多样、使用简单方便等特点自上线开始就受到了广泛的追捧。档案网站也较原来简单的功能增加了多样化的功能，有了许多现代信息技术的参与，档案网站的检索、展览等功能也变得更加智能。6F32320A-9C76-4A8B-8131-037E164E354B

三、我国档案信息资源共享的实践价值

（一）建设平台节约成本

为满足档案用户的信息需求，多家档案馆会购置相同的信息资源以丰富其馆藏，这种现象就会产生购置信息资源成本的浪费。而档案信息资源共享基本上可以完全消除这部分的浪费。此外，对于档案用户来说，在平台中查询档案信息资源也大大节约了其东奔西走的查找成本。

（二）利用档案高效便利

档案信息资源共享平台的建设满足了用户可以随时随地查找档案的需求，而且平台内容全面，查找档案方便、快捷、省时、省力。档案信息资源共享平台也减少了档案馆工作人员的工作量，有了这一平台，去档案馆查找档案的用户大大减少，档案馆工作人员有了更多时间完成档案开发、档案数字化及档案上传等工作，合理配置了资源，提升了档案馆的工作效率。档案的一个重要作用就是利用其凭证价值以解决生活中遇到的实际问题，而档案信息资源共享平台数据库就可以快速、准确地满足其利用需求，减少等待的时间。

（三）获取档案机会公平

档案信息资源共享平台可以使每个人在查找档案方面享受相同的权利，每个人都有相同获得利用档案的机会，不会由于个人的生活区域、习惯以及知识结构的不同而产生不同的结果。共享平台的建设大大减少了由于档案馆所在地域、档案馆的软硬件设施以及档案馆工作人员知识素养的不均衡而导致档案用户获取档案信息资源的不公平现象。

四、我国档案信息资源共享发展策略

（一）完善标准供给，保障共享服务

制定档案信息资源共享方面的标准规范，要严格遵循《中华人民共和国档案法》，以其为核心在其基础上细化档案信息资源共享方面的相关内容。

在档案信息资源共享方面的标准规范中要包含标准制定的目的和适用范围（哪些类型档案馆适用该标准）;共享的档案信息资源的适用范围（适用于哪些情况及时间限制等）、适用条件及法律效力;档案开放共享条件，有密级的档案不可以通过公开的方式开放共享，档案馆有对开放共享的档案保证其真实性的责任，特别是对个人和组织捐赠的档案，档案馆要对其辨别真伪，保证其真实可靠。标准还应对检索系统及各条目命名方式提出要求，使各平台的检索系统及各条目命名方式具有统一规范，不仅为用户快速查找到所需内容提供便利，还为档案信息资源整合和跨馆共享奠定基础。除此之外，该标准不应对各档案馆档案信息资源共享的页面、形式、格式等有统一的要求，这方面各平台应彰显各自的特色。

档案信息资源共享方面的标准规范中应包含上述内容但不局限于上述内容，以规范档案馆的共享模式及方便用户查询和利用档案。

（二）加强馆际结合，丰富共享资源

完善档案信息资源共享工作，首先要进行的就是丰富档案信息资源。为此，加强档案馆与档案室，档案馆与档案馆，档案馆与博物馆、图书馆、纪念馆等单位间的共享，是丰富档案信息资源不可或缺的环节。馆际结合可以通过政策推进区域内几个单位的信息共享或几个单位通过签订协议的方式自发进行信息共享，共享的内容主要为馆内资源目录、复制品及数字化的信息资源。

馆际结合不仅可以增加档案信息资源，完善档案信息资源共享工作，还可以建立完整信息体系，避免各单位因重复、交叉带来的资源浪费，消除档案馆、博物馆、图书馆、纪念馆等单位间相互独立无交流而引起的“信息孤岛现象”，提高信息资源的利用率，增加用户获取信息的效率和准确度。档案信息资源共享平台也必然会吸引更多用户，同时提高对用户的服务质量。

（三）推进平台建设，实现共享价值

建设全国范围内的档案信息资源共享服务平台主要包括全国档案查询利用服务平台和全国档案信息资源共享平台。

全国档案查询利用服务平台主要是在平台中查找自己所需的个人档案，以及开具基础证明等内容。该平台在全国范围内开发主要是为了让民众少跑路，不必特意去户籍所在地，真正实现“一网查档、异地出证”和“一网通办”这些惠民服务。

全国档案信息资源共享平台是将全国各个档案馆中的公开档案信息资源全部汇聚到该平台中，使该平台中档案信息资源齐全、完整，用户查找档案方便、快捷、全面、省时、省力，提高档案被利用的数量和效率，合理资源配置，节约社会成本。全国档案信息资源共享平台中要将档案信息资源整合后共享，内容可以按时间顺序排列，但不可以按照档案馆的顺序排列，这会使查找档案极不便利。平台内也可以设置档案喜爱度排行及定期制作用户感兴趣的档案专题内容，以吸引读者。平台中的检索系统要尽可能智能化，由于平台内信息繁多，检索的查全率和查准率就成为了极为重要的标准。

（四）增加技术支持，优化共享配置

数字技术已融入到各行各业之中，并在档案各项事务中发挥着重要作用。同样，数字技术也可以为档案信息资源共享平台提供支持，机器学习和自然语言处理技术可以識别档案信息资源，将大量的无序档案信息资源整理、分类、排序，成为有序的档案信息资源;三维建模技术可以使图片中的内容立体化;人工智能技术可以使图片中的内容动起来;虚拟现实技术可以营造一个虚拟世界，使用户进入到档案故事之中;知识图谱技术可以将数据关联起来，可以使用户更好地理清历史事件、人物间的关系;云计算技术可以为档案信息资源共享平台提供更好的存储功能等。

档案信息资源信息海量、内容繁杂，在技术赋能档案事业的加持下，可以快速准确地对信息加工处理，这一工作高效且节约社会成本。数字技术的图像修复和满足用户的个性化需求等功能，是光凭人工很难完成的工作。增加数字技术的档案信息资源共享平台可以更好为用户服务，更能满足用户的特殊需

参考文献：

[1] 中华人民共和国档案法[N]. 人民日报，2020-07-16（16）.

[2]本刊讯.中办国办印发《“十四五”全国档案事业发展规划》[J].中国档案，2021（6）：18-23.6F32320A-9C76-4A8B-8131-037E164E354B

[3] 陆国强 . 推动档案事业在高质量发展轨道上迈出坚实步伐：在 2020 年全国档案局长馆长会议上的报告 [J]. 四川档案 ，2021（1）：4-13.

[4] 李明华 . 在全国档案局长馆长会议上的工作报告 [J]. 中国档案 ，2019（4）：20-28.

[5]谢微，王平，黄传妹， 等.异地查档 立等可取：江苏跑出长三角一体化民生档案在线查档“加速度”[J].中国档案，2021（10）：32-33.

[6] 国家档案局.筑梦兰台 续写华章——广西壮族自治区档案馆建馆60周年纪实[EB/OL].（2020-08-21）[2021-12-10].https：//www.saac.gov.cn/daj/c100242/202008/3377be5a79834f88a05876ac27e1e383.shtml.

[7] 国家档案局.四川广安市档案馆 重庆渝北区档案馆签署成渝地区双城经济圈建设合作协议[EB/OL].（2020-09-03）[2021-12-10].https：//www.saac.gov.cn/daj/c100254/202009/83120f9b35f0486397b1ffff9ab2ae0f.shtml.

[8] 国家档案局.呼和浩特市档案馆 北京海淀区档案馆签订民生档案跨馆利用服务协议[EB/OL].（2020-07-29）[2021-12-10].https：//www.saac.gov.cn/daj/c100182/202007/cbf3735a33684714a9c913b4b9527ca0.shtml.

[9] 国家档案局.河南山西签署民生档案跨馆异地利用服务协议[EB/OL].（2019-12-05）[2021-12-10].https：//www.saac.gov.cn/daj/c100178/201912/7ac302767ea547138efd4f0104af054a.shtml.

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作者单位：黑龙江大学信息管理学院求，切实履行档案馆“为民服务”的职责。6F32320A-9C76-4A8B-8131-037E164E354B