新时期干部人事档案管理现状及优化对策研究

晏小兵

摘 要：档案是一种原始记录，可以记录各种事实关系，反映一个组织的历史，而在所有的档案记录中，又以干部人事档案最为重要。干部人事档案记录着每一位干部的各项基本情况，包括党性修养、知识水平、管理能力、工作履历、业务发展和效能考核等各方面情况。因此，做好干部人事档案管理尤为关键，既可以随时了解干部的具体情况，又能够为晋升和任用提供可靠有力的参考依据。然而，随着信息化时代的到来，传统的档案管理不再满足新时期干部人事档案管理的需求，必须积极地寻求解决对策。

关键词：干部人事;档案管理;管理现状;优化对策

干部人事档案管理是人事部门重要的组织工作，具有服务型、政治性的特点，对于企业的人才开发利用和内驱力发展有着重要促进意义。然而，传统的人事档案管理，大多以纸质文件的形式记录人事内容，这种管理形式容易发生丢失、损毁和老化等诸多问题，难以保障干部人事档案的安全性和可靠性。而信息技术的快速发展，有效地解决了这一问题，为提高干部人事档案管理能力，事企业单位应从领导意识、管档水平和管档手段等多方面出发，全面推动与优化信息化档案管理，提高管档人员的综合素质与管理水平，为干部人事档案管理注入新的生机。

一、信息化时代对于干部人事档案管理的影响

随着信息时代的到来，信息技术已成为社会运转的核心枢纽之一，各行各业都在积极地应用和推广信息技术，以此实现新时代下的快速发展。信息化时代带来的最大战略意义在于它的庞大信息量，人们可以通过浏览与筛查这些信息量，从中超出有价值的信息资源，而这正适用于新时期干部人事档案管理工作。传统的档案管理工作效率较低，一方面在于记录和查询，传统的纸质档案都是人为的数据记录，这些记录可受到字迹、记录出错的影响，而导致信息失真，同时调度和查询起来也较为麻烦和困难，难以快速找到游泳的信息。另一方面在于保管和储存，纸质档案本身具有一定的局限性，会随着时间发生泛黄、虫蛀和腐烂，同时还有人为丢失的风险。而信息化档案管理下，可将这些档案数据共享至云端备份，合理地解决了保管方面的问题，同时查询和调度起来十分方便，利于档案人员使用档案信息。

但值得注意的是，信息化档案管理是信息时代高速运作下孕育而成的一柄“双刃剑”。正面来看，这把剑可以帮助人类迅速有效地处理海量数据，为社会的作业生活带来了不小的变异。反面来看，在处理与筛查信息的过程中，存在着较高的泄密风险，可能在潜移默化中，你的数据应遭到外泄，这也是在信息技术日益发展的今天，值得警醒和反思的问题。

一、我国干部人事档案管理的现状

（一）领导对档案管理缺乏重视

目前，许多企事业单位的领导者，普遍存在着对档案管理缺乏重视的问题，部分领导甚至认为干部人事档案管理仅仅是处理上级部门的相关要求，缺乏实际的作用意义，并未将干部人事档案管理划入企事业单位的人才管理战略中。这也导致人事部门得到的事业支持普遍较少，长期存在着资金投入过少、档案人员缺乏新鲜血液、管档观念陈旧和信息化管理能力不足，从而制约了干部人事档案管理，原本具有的人才发掘和利用的职能。

（二）档案收集范围有限

目前，干部人事档案管理中还存在着归档范围有限的情况，例如第四类材料，目前归档的材料中只有学历学位和职称等两类材料，而像是发明创造、技术创新和专业技术业绩等技术档案材料，却没有在干部人事档案的归档中记录，而这些材料能够直接反映出技术干部的真实能力水平，缺失这些材料，势必会对全面考察和开发利用干部资源造成一定的影响。

（三）管档人员素质有限

管档人员自身的综合素质对档案管理的质量水平和利用效率有着直接的影响，对于绝大多数管档人员来说，较为重视干部人事档案的装订、分类、装裱、筛选、档案资料的收集等日常管理工作，对于“三龄二历一身份”的认定原则和依据较为熟悉，但开发与利用档案的能力水平较低，对于档案管理的本质认识不清，忽视了档案管理的主要目的在于开发和利用人才资源。此外，许多档案负责人缺乏良好的信息化管理能力，这也造成电子档案的普及应用进度缓慢，更别说实现电子档案互联网+的信息化档案管理模式，对档案的利用效率较低。

（四）档案管理的信息化进程缓慢

随着现代社会快速发展，现代的企事业单位有着人员变动快和档案更新快等特点，传统的档案管理已经无法满足现代企事业单位的人事管理需求，同时传统档案以书面记录人事信息，容易发生损毁、遗失，且查找和调度起来较为困难。随着信息化时代的来临，许多企事业单位都在积极地实现档案信息化管理，但效果差强人意，主要原因在于缺乏相关技术和人才，虽然一些企事业单位也建立了档案管理信息系统，但只具备局部区域功能，无法与其他区域进行信息共享，且开发利用程度较低。

二、新时期干部人事档案管理的优化对策

（一）加强领导者对档案管理的重视

随着信息化时代的到来，各行各业都在积极地求变与创新，谁能够充分地利用信息技术实现信息化管理，势必会在同行业中取得更大的优势，这也给干部人事档案管理带来了新的发展机遇。作為企事业单位的领导，必须积极转变管理观念，以长远的管理眼光，创新干部人事档案管理模式，充分结合既往档案管理的经验和优势，结合单位的发展情况，推动信息管理化进程，最大限度上发挥干部人事档案管理管理职能，深度挖掘干部人才。同时，各级组织部门要充分利用和发挥公共服务功能，建设全国统一的信息媒体平台，加强干部人事档案管理的信用功能，提高我国干部人事档案管理的使用效率。

（二）推动建设信息化档案管理

随着信息技术快速发展，全球经济一体化和信息化时代的到来，信息化已经成为了各行各业进一步发展和创新的必然趋势，干部人事档案管理也需紧跟时代潮流。目前，应从以下三个层面展开档案管理信息化建设：首先，单位内部实现档案电子化信息化;其次;在单位内部信息技术的专业基础上，构建信息资源共享平台，在实现信息资源共享的同时，需严格加强对信息资料的保密性，解决开发利用之间的矛盾;最后，通过建立国家层面的信息资源共享平台，实现对政府各部门人事信息的整合与对接，真正发挥干部人事档案管理的相关职能，不断挖掘优秀的干部人才。新时代下，干部人事档案只有落实与实现以上目标，才能真正地脱离传统档案管理，迈向信息化管理时代，但值得警惕的是：在实现信息化管理的过程中，也要做好信息安全和风险防范工作，避免重要的档案管理信息外泄。

（三）提高管档人员的综合素质

为实现干部人事档案管理的信息化建设，满足企事业单位对人才的开发和利用需求，就必须增强管档人员自身的综合管理水平尤其是信息化管理水平。人事部门要定期组织对管档人员的技术培训和考核，鼓励管档人员积极学习信息化管理技术，支持他们进行深造学习，不断提高自身的综合管理水平和信息化管理水平。同时，人事部门应定期组织政治培训，力求提高管档人员的政治素质，使他们将档案管理工作看做一项政治工作，提高对档案管理的重视，发挥严守纪律、遵守制度和保守秘密等党性原则，在重复单调的工作中保持高度的警惕和责任，减少工作的失误和差错。

（四）建立完善的档案管理法规制度

随着人事档案管理信息化和网络化的逐步开展，势必伴随着相应问题的发生，例如信息的安全性和保密性等问题该如何保障，这也对干部人事档案管理提出了更高的要求。为确保档案数据的私密性和安全性，必须制定相关法律法规，同时加强对档案中的个人信息的保护，设立干部人事档案信息管理查看的分级授权和分级管理制度，确保在合理开发应用干部人事信息的同时，保障信息安全。

（五）加大对档案管理的建设投入

为了实现干部人事档案信息管理，必须有大量的资金支持，为了提高企业干部人事档案管理的效率，企业和事业单位领导必须加大对人员培训、网络设备和管理系统的投入，只有保障经费充足，为了实现人事档案管理的创新，只有将各档案信息库的资源共享平台连接起来，才能有效地开发和利用全社会干部人事档案管理的大数据，最终实现我国干部人事档案信息的全面建设。

（六）增强档案管理系统间的融合发展

档案管理系统不是一个独立的系统，整个管理系统在各个部门之间相互影响、相互服务，缺一不可。而建设档案管理系统的最红目标就是为社会大众提供更为完善和系统的服务。干部人事档案管理是一项具有政治性和服务性的工作，其政治性表现在档案材料的收集必须由政府部门和相关部门相互协调沟通，共同推动，而服务性表现在于档案管理的最终目标是为政府结构级相关人员提供开发利用服务。这就要求必须突破信息筛查和收集中的瓶颈，每个环节都需和政府各环节密切联动与衔接，这也要求各级单位必须加强联动与协同工作。

四、结束语

总之，相关企事业单位领导人必须重视干部人事档案管理中存在的问题，积极推动档案管理的信息化建设，提高管档人员的综合素质和相关技术水平，不断更新档案管理观念，积极地探索安全可靠的新时代档案管理模式，为干部人才的选拔和晋升提供丰富的渠道。

参考文献：

[1]李思婉.加强干部人事档案管理工作的几点思考[J].城建档案，2021，（12）：80-82.

[2]范亮亮，閆枫.新时代干部人事档案管理工作面临的问题及对策[J].兰台内外，2021，（30）：71-72.