高校外事档案管理的问题及建议

周允旭

(青岛大学 国际教育学院，山东 青岛 266071)

引言

随着中国国家实力和国际地位不断提升，中外合作办学也在中国教育中扮演着越来越重要的角色。近年来，除却疫情影响，来华留学生、外籍教师、中外合作办学的数量与质量都有极大提升，国家也积极出台如《关于规范我高等学校接受国际学生有关工作的通知》等文件来规范、鼓励中外交流。高校外事档案是高校对外交往的重要工具，在这个中外携手、开放交流的时代，高校外事档案管理与合理运用就显得尤为重要，关乎一所高校的国际声誉与发展水平。如何将静态的档案变成动态的资源需要国内各高校的不懈努力。

一、高校外事档案含义与归档内容

王静怡认为，高校外事档案在本质上是高校与国外团体、个人进行学习交流、学术研究、科研合作等形成的历史记录[1],主要包括学校与外国团体或个人在学术科研交流、人才互派、友好往来等活动中形成的具有一定保存价值的文字、信函、图表及其他音频声像等材料。

高校外事档案归档内容以对外事项综合管理、留学生出国(境)、外籍人员来校任教、访问、进修、考察等方面的相关记录为主[2]。高校外事档案因其多样化、规模化及复杂化的特点，需要细致、专业的管理。在大数据信息化发展的大背景下，高校外事档案的高效运用既是亟须解决的问题，也是对高校交往、交流，促进高校综合实力提升有重大意义的工作。

二、高校外事档案的管理与利用存在的问题

目前，由于管理人员专业技能限制、管理方法保守、管理部门多样化等，高校外事档案还存在一定程度的问题。

(一)档案管理人员的意识薄弱及专业技能限制

1.管理人员缺乏外事档案管理意识

目前各高校均有外事管理部门，负责校际外事联络及管理等相关工作，但对外事档案的存档、归档意识仍有待提高。一是对归档内容、材料界定不准。大多数高校对外事访问、中外校际合作等重大外事活动较为重视，相关材料记录详细，但是对较为“小众”的外事活动却只有新闻报道或一带而过，不利于后续全面地了解与查阅。因此，外事档案归档的内容除大事件外，国际科研交流、文化交流、留学生管理等方面均应具备相关的记载并存档。二是管理人员存在“重收集轻整理”的现象。高校外事档案是记录学校相关外事活动的信息，不仅要保存，更要分门别类，形成访问交流、科研交流、教学交流等类别。

2.档案管理人员欠缺专业知识技能

高校外事档案管理不仅需要档案专业知识，对外语技能也有较高的要求。目前大部分高校存在非专业人士从事档案管理的现象，甚至不少地方高校在外事档案管理方面人员分配随意。大部分档案管理工作人员没有经过系统的专业培训，对档案的纸张规格、书写、归档编号等不了解，导致查询档案效率低下、信息缺漏、管理混乱等。此外，外事相关档案不可避免会接触到含有外国语言、文字的资料，这也对档案管理人员提出了更高的外事专业要求，如掌握多门外语、逻辑思路清晰等。

(二)外事档案管理信息化程度弱

目前大多数高校仍然使用档案软件、表格统计数据，外事档案管理信息化程度较低。过往档案大多仍以纸质版为主，不但占用存储空间、调取档案信息难度大，并且纸质化管理也不利于档案信息的长久保存。若保护不当，纸质档案还可能存在不同程度的损伤，影响数据运用。随着中外交往交流范围的扩展，外事档案复杂程度加深，外事档案管理应依靠飞速进步的网络信息技术，如运用大数据计算可以更好地、更有效地探寻历年来的外事活动规律，从而加强中外高校友好互鉴。

(三)高校外事档案未能得到有效利用

目前的高校外事档案尚处于被动调出状态，若部分活动有相关外事方面资料需要则调出查询、无相关活动资料要求就“蒙尘以待”。因此国内高校外事档案并未得到高效、有效利用，而是处于一种与学校主流工作脱节的尴尬境地。

三、高校外事档案管理应用方面的建议

(一)提高高校及管理人员的外事档案管理意识

1.加强档案管理人员的专业化培训

注重档案管理人员的培养，提高工作人员的专业素养与职业素质。首先，档案管理人员需建立现代化管理思想观念，对档案的整理、管理、利用等采用现代化思维方式，以全局的眼光整理、管理外事档案，将外事档案的作用发挥到最好。其次，管理人员需接受专业化的培训，学习档案管理相关知识，掌握相应信息技术，熟练运用档案整理、管理等电脑办公软件，有助于档案信息化、体系化、条理化。最后，作为外事档案管理者还应具备相应的外语、交流等技能，当然学校也应完善外事档案管理的相应管理设备硬件。

2.加强各部门的外事联结，实现资源共享

目前大多高校的外事档案还处于“你查我调”的状态，外事档案的利用与高校其他部门无法实现有效联结。外事档案管理部门可与校图书馆进行跨部门合作，将档案信息化，从而使各部门可以更为自主、方便、快捷地查阅与学习，实现部门间的联通[3]。高校外事管理部门应积极拓宽高校外事档案的管理层面，将外事档案信息服务工作延展至高校学术、生活的各个方面；加强外事与高校其他部门的合理联系；借鉴国外有益经验，实现资源信息共享，取长补短，促进合作共赢。同时，也应注意保护知识产权与隐私权，档案的开放权应首先掌握在当事人手中，避免个人信息的外泄。

3.建立完善可靠的外事档案制度

增强全校教职工及领导的档案法制意识，使外事档案整理更及时、规范。同时制定更加合理的外事档案保密机制与借阅制度，在人员借阅的过程中加强责任追查，避免档案资料在外借过程中污损、缺页或丢失。

(二)合理运用大数据提高档案信息化

人类进入信息时代以来，信息技术便利了生活与工作。正确、合理地利用大数据技术对外事档案的管理与高效利用显得尤为重要。要充分利用网络技术，将来华留学生、外籍教师、中外合作教学等资料档案化、信息化，一方面方便外籍人才学术资料查询，另一方面有利于收集相应数据，构建较为完整全面的高校外事档案网[4]。同时，要利用大数据计算与分析技术，筛选整理具有高校独特历史风貌特点的外事档案资料，对其进行合理开发与加工，形成系统的、全新的知识产品，从而促进高校外事活动的长足发展[5]。国外各高校也可通过信息化的外事档案对国内高校的外事活动组织、学术成果、科研水平等有更好的了解，扩大国内高校的海外知名度与国际影响力。