信息化技术解决高职扩招学籍管理难题的探索与实践

林冠扬，张挺，夏娟

（1.广州城市职业学院 教务处，广东 广州，510405；2.广州城市职业学院 公共管理学院，广东 广州510405；3.广州城市职业学院 校区管理办公室，广东 广州510405）

近年来，国家为实现稳定和扩大就业，提出高职百万扩招计划。 2019 年底，教育部印发了《关于做好扩招后高职教育教学管理工作的指导意见》，指出：“要严格教育教学管理，各省级教育行政部门要指导高职院校适应生源、教学组织形式、资源利用方式的新变化，优化资源配置，创新管理机制，健全管理制度，提高学校管理的信息化水平。”［1］

对高职院校而言，学籍管理工作本身具有管理内容庞杂、信息量大、涉及面广的特点。 在高职扩招背景下，招生生源类型增多、不同生源的教学工作开展空间分布零散，如何克服问题进行高效管理服务？ 这对高职院校学籍管理工作提出了更高的要求，亦是巨大的机遇和挑战。

一、高职扩招学籍管理的现状与困境

（一）高职扩招生源类型多、时空分布广，客观上增加学籍管理工作难度

近年来，高职招生规模不断扩大，招生类型日趋多样。 以广州城市职业学院为例，该校近三年来高职扩招全日制学历招生类型包括：与中职学校合作培养的自主招生、与校外培训机构合作培养的社会人员学历提升计划、与企业合作培养的现代学徒制试点、退役军人学历提升计划等。 各类生源不似传统生源一般集中在主要校区，而是零散分布在各中职学校、校外教育机构、合作企业等校外教学点，客观上增加了学籍管理工作的难度。 此外，随着扩招学生数量增加，学生信息数据也逐年增多，学籍管理工作的压力日渐增加。

（二）高职院校现有学籍管理方式与上级要求仍存在差距

笔者采取文献研究、调研访谈等方式，了解高职院校现有学籍管理方式，并总结出各高职院校普遍存在的共性问题：（1）高职院校学籍管理体系架构不健全。 学校、二级学院、校外教学点、相关行政部门在学籍管理体系架构中定位和分工不明确，权责划分不清。 二级学院、校外教学点工作缺乏积极性、主动性，二级学院与校外教学点联系甚少，包含学籍管理在内的许多学生相关事项多由学校教务处“一手包办”。 （2）高职院校现有学籍管理岗位人员大多非计算机专业出身，习惯传统纸质学籍管理方法，信息化运用水平不足，工作效率有待提高。 （3）信息技术水平存在较大局限性，大多数高职院校都存在平台多但系统兼容性不足、信息化技术使用水平不高的问题，信息系统更多用于储存管理，即记录或标记，而没有探索如何发掘其中的数据价值［2］。 如此种种，使得现有学籍管理方式与上级要求仍存在较大差距。

二、学籍管理信息化实践与成效

为积极应对高职扩招给学籍管理工作带来的机遇和挑战，切实提高学籍管理工作效率，笔者基于高职院校学籍管理的实际情况，结合广州城市职业学院工作业务和教育教学改革实践成效，总结了学籍管理信息化的思路。

（一）学校层面重视学籍学历管理工作，通过完善规章制度、健全学籍管理组织等方式解决学籍管理体系架构不健全的问题

制定新生入学资格核查工作方案，修订《学籍管理办法》，明确提出通过信息化手段落实学籍管理制度。 制定《普高学历教育合作办学管理办法》，明确各部门职责。 梳理制定合作办学申报、招生录取、学籍管理、教学管理、学生管理、学生户口与保险管理、档案管理、经费与使用、质量保证等方面的条款，理顺高职扩招管理工作中学校与合作方之间、各行政管理部门之间的权责关系。将高职扩招纳入二级学院质量评定和毕业率、就业率考核，进行校外教学点评比等方式，建立“学校＋二级学院＋校外教学点”的三级管理模式。 此外，还通过组织专题培训、建立技术服务群、开放二级学院管理员权限等方式，调动二级学院和校外教学点积极性。 充分利用学籍管理对学校校风、学风建设的重要作用，通过提高学籍管理水平，进而提高学校办学品质，促进学校向高水平高职院校发展。

（二）针对不同学籍管理阶段的需要，利用信息化手段贯通学籍管理工作全过程

1.引入人脸识别系统，严把入学关口

自2021 年以来，学信网在学历注册环节前置录取照片与毕业照片比对，比对不通过的学生将无法进行学历注册，以此严把毕业关口。 笔者认为，各高校也应及时引入技术手段把好入学关口，做好学籍管理工作尤其是新生入学核查工作，将学籍核查关口前移。 广州城市职业学院为落实《普通高等学校学生管理规定》（教育部第41 号令）关于新生入学资格核查的要求，探索在入学阶段引入AI 身份核验综合平台进行人脸识别。

入学报到环节，系统提前录入学生信息及录取照片。 入学报到时，学生将身份证放至在仪器上识别读取身份信息并联网与公安部数据库比对，同时摄像头采集学生实时照片，通过人脸识别智能核验终端信息技术，实现对身份证、录取照片、摄像头采集实时照片进行证、照、人三合一核验，为新生入学阶段身份核验场景提供认证，避免人工核对证照发生错漏，保障新生入学注册报到时身份核验结果真实可靠，杜绝冒名顶替现象的发生。 学历注册环节，如果出现学生录取照片与学历照片无法匹配时，学校需向省教育厅提供学生身份验证等一系列资料以证明学生身份。

在未引入该平台前，主要依托人工核对证照＋学信网后台上传照片进行技术比对，再由学校招生部门、学生管理部门、教务部门根据比对结果层层上报，环节多且复杂。 AI 身份核验综合平台不仅可以提供人脸识别技术、注册报到实时统计，还可提供具有高可信度的学生图像核验结果证明，方便快捷，在入学阶段即可提前预判，助力学校实现学生身份核验全流程各环节综合、动态监控。

2.探索运用信息化技术，突破时空限制，提高工作效率

学籍异动属于学籍管理过程中最常见的信息处理事项之一，学籍异动类型多，笔者所在学校每学年学籍异动数量高达数百件。 传统的学籍异动审批流程为纸质审批居多，学生为办理相关流程往往需要奔波于不同行政管理部门或不同校区之间，常因不清楚办事程序而受阻；对于岗位工作人员和负责人而言，办公过程则常会被学生签字事宜打断。 为提高学籍管理工作效率，避免学生为办事奔波，教务处自2021 年来依托学校现有电子办公自动化系统（以下简称“OA”）和教务管理系统，设计了一整套学籍异动OA 审签工作流程（见表1），覆盖学生休学、入伍保留学籍、退学、退学处理、复学、复学成绩处理等环节，通过信息化手段实现发起流程简易、多附件上传、多部门协同、根据不同性质流程分类存档等功能，解决学籍异动原有线下流程的弊端。

此套OA 审签流程从流程设计、测验、调整到正式投入使用仅一两个月时间，让数据替代人工跑，缓解因学生数量剧增但岗位人手不足的燃眉之急。 该套流程的投入使用大大方便了学生办理学籍异动相关事项，也使得各行政管理部门岗位人员和负责人避免了工作过程中被“打断”，使用效果良好，得到师生较高评价。 未来将在此基础上依托学校智慧校园信息化建设，逐步完善和优化电子流程，条件允许的情况下拓展开发学生端、家长端，打通学籍管理上“家校合作”的通道。

表1 学籍异动相关OA审签工作流程一览表

3.依托信息化系统形成从入学到毕业的学籍闭环管理

广州城市职业学院运用正方教务管理系统进行学籍、课程、成绩、毕业审核等环节的管理。 同时依托系统数据形成在校生一览表，可精准快速提取数据，提高数据进一步分析使用效率，更好地助力高等教育数据统计。 为方便高职扩招生源教务教学管理，学校自2020 年引入超星扩招平台，该平台既避免了校外人员登入学校局域网不便，又兼有线上学习和教务管理的功能，涵盖学生录取注册、在校生管理、选课、线上学习、成绩管理、毕业审核等全环节，形成全过程、全方位闭环管理，成为学校对高职扩招生源分类管理的有效手段。

（三）信息化手段运用过程中注重信息安全

在大数据时代背景下，信息泄露时刻可能发生，保护数据安全刻不容缓，在使用信息化手段进行学籍管理的过程中，为确保学籍学历数据安全，笔者认为要从以下两方面入手：一方面，学籍管理工作岗位人员要保持高度的责任意识，自觉维护学籍数据的真实性和权威性，避免因一己私利而损害学校权威和学生利益；另一方面，要建立相应的安全保密机制，如登录相关管理系统需采用U⁃key验证、密码访问，在上传、更改有关学生学籍重要信息时采用AB 岗短信验证等方式［3］。

三、结语

广州城市职业学院依托信息化技术，创新学籍工作管理方式，取得了初步成效，可为各高职院校提供有益的经验以供借鉴。 笔者认为，学籍管理信息化还有很大的探索空间。

在通过信息化手段提高学籍管理效率的基础上，进一步探索挖掘数据价值。 例如，通过分析专业录取率、注册率、毕业率及其变化趋势，结合学校办学定位、服务面向和实际情况，研判专业和专业群发展前景，及时调整专业和专业群布局，促进学校高水平发展；通过分析学生学籍异动情况，结合学生日常管理，把握学生动态，对特殊情况及时掌握和制定预案，提高学生管理水平。

探索建立长效机制，贯通学生入学至毕业后长期发展阶段，为学生发展提供相应凭证，为用人单位选人用人提供有效参考。 笔者认为，可从制度体系、扩招生源分类管理、学习成果的认定与转换、毕业追踪调查等方面建设高职院校学籍管理制度，从而构建长效机制。

探索信息化平台融合，打造智慧校园数据池。随着大数据时代和信息化的发展，各类系统平台如雨后春笋般出现在一定程度上解决了传统人工模式的部分弊端。 但在实际中，学籍管理涉及学生相关的方方面面，各管理部门、各管理模块均存在不同的系统，系统之间却常常互不关联，这样的情形某种程度上增加了岗位工作人员的工作量，也增加了数据不确定性的风险。 极有必要探索打造智慧校园，将相关数据平台融会贯通，构建高水准的信息化数据池，助力学校信息化建设和长远发展。