信息技术在事业单位档案管理中的应用

沈鲁

在我国，事业单位有着重要的地位，与民众的生产生活息息相关，因而各项工作的开展将牵涉较多的档案资源。若对其进行科学管理，事业单位后续工作的进行将相对顺利，决策水平也会更上一层楼[ 1 ]。目前，信息技术对档案管理的重要性已逐渐凸显出来，事业单位正因意识到这点，随后便开展了相应的探索及实践。然而在传统发展管理理念的影响下，其中的问题也渐渐凸显出来，要求事业单位在融合档案管理及信息技术的过程中，必须加以创新，才能取得理想效果。

现代化信息技术

概述

在新时期背景下，网络技术也迎来发展的黄金时期，我国计算机在短时间内便达到当前的技术水平，且在民众生活中占据着重要地位，影响着人们的学习、工作及生活方式。

为提升数据的计算速度，通信技术及应用计算机科学的“综合体”信息技术便随之问世，同时也能起到高效处理信息的效果。据了解，微电子技术及软件技术都属于信息技术范畴，对生产实践有着重大意义。在国家科学技术发展的过程中，离不开微电子技术的支持，尤其是对综合实力的提升有着直接影响。长此以往，其集成度、性能、成本等，都将产生明显变化，未来道路十分广阔；相较之下，与经济发展息息相关的便是软件技术，甚至可视为信息技术发展的坚强后盾，后续的开发应用将决定信息技术的成败。事业单位若想免于被社会“淘汰”的命运，就必须提高工作效率，而决定性因素便是信息技术。因此，相应的创新实践必须提上日程，加之人才及充足空间、时间的辅助，事业单位将在应用信息技术阶段取得新突破。

人们的生活与信息技术间往往有着密切联系，信息技术的发展能直接缩减事业单位开展工作的时间。当前，信息化的发展速度正逐渐加快，而后会吸引更多工作单位引进现代化信息技术，最终为我国经济发展奠定基础。

优势

1.操作便利，易于学习

通常，若想将传统档案转变为电子档案，就需借助信息技术的优势。在此环节，工作人员只需进行简单学习，便可独自操作[ 2 ]。如此一来，可利用程序设置，自动归纳、记录电子档案，彰显其简洁、便利特征，例如：自动检索文档、实现网络共享等。而后，事业单位的办事效率将明显提升，在档案管理工作中的耗时也将缩短，达到节省开支的目的。

2.调整事业单位结构

传统事业单位的管理难度主要体现在：人员及职位数量多，这也是导致在事业单位财政支出中工作人员工资占比较大的原因。如果使用计算机替换人工，不仅能快速完成各类琐碎工作，包括：归纳、录入及识错等，将工作人员解放出来，还能起到优化单位结构的效果。经过一段时间的实践后，事业单位的服务效率将会大大提高，也增加了群众的满意度。

3.提高安全性

档案室环境是以往事业单位开展档案管理工作的关注焦点。只有在低温干燥状态下，并做好防蚊举措，才能有效避免档案出现潮湿、发霉、高温自燃及虫蛀状况，以此减少对档案的危害。另外，事业单位偶尔会面临搬迁情况，因而极容易丢失档案，甚至泄密。针对上述现象，信息技术往往能展现独特优势，例如：对档案进行转化，而后上传至云端储存、备份，且能随时随地自行下载，最终提升档案的安全性。

信息技术在事业单位档案管理中的具体应用

云储存和备份

在事业单位档案管理工作中，信息技术崭露头角的第一步便是通过人工录入或扫描渠道，完成纸质文件到电子文件的转变，而后输入计算机系统进行备份和保存。在大数据时代背景下，越来越多领域开始注意到大数据技术的优势，并将其不断完善，事业单位档案管理工作也不例外。如果将大数据与档案管理结合起来，原本的纸质文件将变为电子数字化信息，储存地点则为云端，以便更好地管理档案，更新工作人员的认知，提升档案管理工作的整体效率，为事业单位减少不必要的麻烦。

凭借计算机程序进行管理

计算机技术的优势已为现代社会广泛关注的对象，且有关专业程序也会应用到档案管理工作中。若将该程序继续优化，将能起到提高档案信息调出速度、降低人工接触档案概率及避免泄露信息的作用，以此确保档案资料的完整性、安全性。因此，工作人员必须具备高素养，事业单位也要重视人员培训及设备改进，才能真正体现档案管理工作的信息化。

共享管理云技术

现阶段，共享管理云技术已相对成熟、完善，加之科学技术飞速发展的影响，云端传送的方式便突破限制，且更便于操作。在事业单位进行档案管理的过程中，云终端的重要性不言而喻，若得到妥善应用，档案管理工作将能实现内部档案及时共享，完成管理方式的转变。可见，構建起全国范围内的档案数据库并非难事。在云终端的良好作用下，即便单位不同，也可实现信息的上传、下载。但需注意，本地政府部门应加强信息维护工作，以免发生信息的外泄情况[ 8 ]。最终，互联网与事业单位档案管理工作将相辅相成，共同致力于提升我国档案管理的整体水平。

事业单位档案管理工作中应用信息技术存在的问题缺乏牢固的档案管理信息化基础

为凸显将信息技术应用到事业单位档案管理工作中的优势，就必须构建完善的档案管理信息化基础，才能实现最终目标。随着信息时代来临，落实档案管理信息化工作已为大多数事业单位所重视，相关投入也逐渐加大。但我国信息技术起步较晚，还需不断努力。另外，在事业单位档案管理信息化中，监管工作有着举足轻重的地位，但却未能引起各方重视，以至于相应的管理及监督事项有待完善，信息化基础稍显不足。

档案管理安全风险较高

信息技术的技术优势往往是事业单位档案管理工作最为看重的，可为相关工作的开展提供便利。在信息化管理模式的影响下，信息网络系统已成为进行档案管理工作的专用渠道，一旦存在安全隐患，档案资料便会丢失或泄露。若合理运用信息技术，将能最大程度保障信息的安全性。但是，若事业单位不具备充足的实力，将难以落实网络安全防护工作，进而给予外界危险因素可乘之机，给事业单位造成严重损失。

缺乏完善的档案管理体系

事业单位档案管理工作若想在应用信息技术时不出现破绽，就必须建立起全面的档案管理体系，以此保障后续事项能有序、高效进行。但大部分事业单位对此并未在意，以至于在缺失制度管束的环境中，档案管理人员愈加肆无忌惮，最终成为不规范现象存在的诱因。

档案管理理念落后

当前，在面临档案管理事务时，仍存在事业单位坚持以传统思想观念对待的现象，甚至聘用高龄者来节省用工成本。此类人员往往难以接受新鲜事物、执着于使用纸质档案且不重视信息技术，因而无法发挥出信息技术在档案管理中的应用效果。随着时间推移，人工在处理档案管理工作期间，将可能出现数据错漏及信息失真的状况，进而给单位造成无法挽回的损失。

管理队伍素质较低

传统意义上的档案管理工作，往往将侧重点放在看管各类资料上，并未真正地意识到其所发挥的功效。所以，事业单位各项工作的开展也逐渐受到缺乏高素质人才、未组建起专业档案管理队伍的影响[ 4 ]。同时，事业单位在进行人员招聘期间，并未制定详细的聘用标准，即使有，也未能落实，进而导致招聘的档案管理人员之间的能力有较大差距。针对现有的档案管理人才模式，事业单位的培训制度存在明显缺陷，因而其专业素养始终难以提升，对于档案管理工作的发展有害无益。

协调信息技术应用与事业单位档案管理工作的举措

为降低安全风险需完善信息安全监管系统

1.病毒防护

目前，我国的事业单位档案管理信息化环节仍存在一些问题，所以在建设过程中，各单位应首先构建起完善的信息安全监管系统，重点对病毒进行防护，以免受到病毒攻击，损害档案管理信息化系统。

2.网络加密

事业单位档案不仅数量较多，类型也千差万别，稍有不慎便会出现问题，甚至可能降低整个档案管理水平。网络加密是信息安全监管环节的重点所在，在应用过程中将起到保护档案资料、数据及传输途径的作用。据悉，端到端加密、节点加密等，都是网络加密的主要方式。

3.控制上网行为

对档案管理信息化系统而言，非法访问也会对其造成严重影响。所以，待系统建设完成后，事业单位应从根源把关入网权限，严格规范和管理上网行为，并通过设置口令、密码等举措对系统中的重要文件和数据进行保护，以免出现恶意入侵现象。

为提升事业单位沟通的质量和效率，应及时对软件进行更新

信息技术若想在档案管理工作中发挥出良好效果，往往离不开相应辅助软件的支持。所以，事业单位必须意识到这点，定期维护及更新软件，为获取长远利益而专注于系统功能的改进事项。如此，事业单位内部网络系统便可在数据服务器的邮件抄送和转发下，储存、管理各类档案信息、數据，并确保其完整及准确性。例如：部分事业单位会将档案软件归纳到办公软件范畴，进而为档案管理工作的开展提供便利，再通过维护、更新等手段，更好的完成数据档案管理工作，且保障其有序性、规范性。另外，公文、档案的存储、收发等“任务”，都将在经过维护、更新的软件的影响下，更高效地完成，最终实现整合档案的目标。

建设档案信息数据库

建设档案信息资源库，是事业单位应用信息技术阶段的首要任务，以此更便捷、迅速地对全部档案资源进行集成、整合。但就我国的实际状况来看，大部分事业单位都对此尤为重视，且数据库及电子系统二者都能起到维护档案资源完整性、共享性的作用。另外，事业单位在开展各项工作时，每个部门都能利用该优势，便捷、快速地获取信息，进而统一步调，共同为提升事业单位工作效率而奋斗。

档案信息数据库所涉及的内容较多，具体包括：存档时间、档案类型及档案信息规格等。为使信息更加准确、全面，就必须指派专人和管理机构负责数据库，并对各类档案信息及时更新。在信息技术快速发展的今天，可供选择以建设信息数据库的信息技术种类越来越多，事业单位应第一时间意识到此种变化，择定先进的信息技术以保障数据库建设的安全性和完善性，进而提升数据库的信息水平。

组建起高素质的档案管理队伍

加大投资力度是保障事业单位所组建的档案管理人才队伍具备高素质的关键点，具体表现为：聘请的人才较为专业，不仅是在专业素养方面，同时也体现为极强的信息技术应用能力[ 6 ]。如此，信息技术才能更好地融入档案管理工作中，并发挥实际价值，助力相关工作质量及效率的提升。另外，档案管理人员应在事业单位提供的良好条件下，定期通过培训提升自身能力，包括但不限于信息技术应用。一段时间后，其技能及知识储备等，都将得到改善，在开展事业单位档案管理工作时也能做出更大贡献。

严格落实档案管理制度

事业单位应遵照国家相关规定制定并完善档案管理制度，利用培训的优势协助工作人员树立正确档案管理观念。与此同时，必须合理运用现代信息技术，借此规范各人员的言行举止，使后续工作的开展具备标准化特征，进而更好地服务于民。而档案管理工作的层次性也将逐渐凸显出来，一旦出现问题便能及时觉察，促进有效解决举措的制定。就事业单位来看，对档案管理工作进行监督尤为必要，甚至可建立起全面的考核制度，将人员的工作与薪资联系在一起，方能激发其工作积极性，提升档案管理的效率。

综上所述，事业单位档案管理是对信息进行归纳整合，因而工作量较大。为避免出现管理水平降低的情况，事业单位应将合理运用信息技术，并作为日常工作的重点，加快与档案管理的融合步伐，才能免受传统档案管理模式的困扰，体现其信息化特征。如此，事业单位的档案管理工作将更顺利、高效地开展，意义重大。

参考文献

[1]苏淼.信息技术在事业单位档案管理中的运用分析[J].信息记录材料，2021，22（11）：200-202.

[2]张辛芬.大数据技术在事业单位档案管理中的应用探析[J].兰台内外，2021（20）：22-24.

[3]陈元霞.事业单位档案管理的难点及对策[J].城建档案，2021（02）：68-69.

[4]吴晓伟.事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施[J].兰台内外，2020（26）：4-6.

[5]杨铭文.探讨大数据视域下事业单位档案管理发展的意义[J].兰台内外，2020（15）：25-26.

[6]辛洪春.浅谈计算机技术在事业单位档案管理中的应用[J].才智，2017（16）：254.

[7]付冰.电子信息档案管理在事业单位中的应用及风险控制的措施[J].黑龙江科技信息，2016（21）：186.

[8]廖晓霞.浅谈索引技术在事业单位人事档案管理中的应用与发展[J].山东档案，2016（01）：38-40.