提升企业办公室行政督办效能的思考

付强

摘要：督查督办就是对工作进展状况进行督促检查，尽快找出与处理问题，督促承办单位根据标准稳抓贯彻的一种有效的工作方法。针对企业的日常管理而言，如何提升办公室行政督办工作的有效性，增强提升核心工作的全过程监管，从而增加办事效率、保障政令畅通，是本文主要研究的内容。

关键词：督办;管控;效率

一、引言

督办工作是企业办公室的重要职能之一，是提高企业行政效能、促进政令畅通的重要手段。督办工作要紧紧围绕落实企业生产经营管理中心目标任务，关注影响企业发展的重点、难点工作，构建大督办网络，多措并举加强督办力度，提升督办效能，实现企业管理的不断提升级。

二、正确认识和把握办公室行政督办工作的重要性

办公室作为企业的综合部门和领导的参谋助手，有着特殊的性质和职能作用，其中督查督办就是办公室所担负的一项重要职责。督查督办工作的成效直接关系到上级的重大决策和重要工作部署能否顺利付诸实施、及时变为现实，关系到企业的重点工作和领导的重要部署能否落实。

2.1督查督办工作是推动重点工作落实的重要举措

督查督办是贯彻执行领导决策和顺利实现工作部署的重要保证。每项决策只有通过层层执行才能落到实处，各项工作部署只有上下联动才能执行到位。对于在决策和部署的实施过程中出现的不易落实的环节和问题，通过督办工作，开展调查研究和督促检查，及时了解各项工作的办理情况，充分沟通协调，及时排除各种阻力，才能确保收到预计效果。

2.2督查督办工作是提高工作效率的有力措施

在企业的日常工作和管理中，由于制度执行偏差和部门职能交叉，或多或少地存在着互相推诿、敷衍应付的情况，使得一些工作久拖不决，严重影响工作效率的提高。定期的督查督办可以起到督促办事进度，加快办事节奏，有助于企业形成办实事、讲实效的工作氛围。

2.3督查督办工作是提升执行力的有效手段

对于企业而言，执行力是指内部员工贯彻执行企业的战略思路、方针政策和重大决策的能力。执行力是企业管理成败的关键。加大督查督办工作力度，解决好管理和发展过程中存在的问题，不断完善管理模式、管理制度，充分调动全员的积极性，促使执行力不断提升，促进企业生产、经营、管理各项工作正常运转和和谐长远发展。

三、督查督办工作现状及存在问题分析

3.1督查督办工作现状

定期督查与跟踪督办相结合。根据企业督查督办工作有关规章制度要求，结合各单位年度工作计划，对企业年度重点工作进行立项并明确责任领导和责任部门，确定工作进度及反馈上报时限要求，按时开展每月定期督办，及时掌握各项工作进展情况并形成《督查督办工作简报》。对企业会议议定的事项和领导批示交办事项及时开展跟踪督办，把握事项的关键环节，重点关注完成质量，并及时向领导反馈事项的进展情况、存在的问题，确保各项工作落实到位。

3.2督查督办工作存在的主要问题

督办工作质量有待提高。目前办公室没有专职的督办人员，是由行政人员兼任负责的，，存在对督办事项重点抓的不准确不及时情况。督办的事项一般是会议部署的工作或领导批示、交办的事项，常常涉及多个层级流程环节，需多个部门共同推进落实，存在责任单位重视程度不够，以文件落实督办，流于形式的现象，造成督办事项的办理效果不理想。

四、提升督查督办工作效能

4.1树立协作意识

（一）牢固树立责任意识。办公室承担着行文流转、商务接待、档案管理、信访维稳、会务组织服务等工作，这些工作原则性强，要求经辦人员在工作中必须牢固树立责任意识，傲到工作的精确与到位。一是要有很强的时间观念，确保工作的及时到位，企业以及各职能部门的各类文件必须在第一时间加以学习和领会，文件的精神和工作要求必须及时准确地汇报给领导、传达给员工;关系到员工评优等方面的消息需要在第一时间通知到位;各种需要上报上级部门的材料必须在第一时间送达。守时与高效率是对工作质量的具体要求，也是一个管理人员是否有工作责任心的一个重要表征。树立责任意识，还要求管理人员要认真对待工作中的每一件事，能马上办的不推延，办不了的要及时请示与上报，企业员工的困难、愿望、建议和要求必须及时向领导汇报，把群众的呼声及时传达到企业领导。

4.2树立效率意识

牢固树立节约与效率意识。一是要树立绿色管理的理念，尽量节约管理成本。建立资源节约型、环境友好型社会是创新社会管理的一个重要目标，其基本要求是“低碳、节能与环保”，办公室的管理也应积极贯彻这-一理念，尽量节约工作成本。比如，在日常的办公会议中，能用投影等电子设备演示，并于会后将相关文件资料置于内部OA系统或公共邮箱、QQ群、微群等传播媒介以达到共享效果的的，就不要每人打印一份书面的，即使需要打印也要尽量双面打印，不能双面打印的也要考虑会后回收再利用。二是要尽量简化管理环节，提高工作效率。在强调管理工作规范化运作的同时，应当注意不能将管理工作僵硬化、死板化。规范化、归口管理很重要，这是管理有序进行的保障，但还必须充分结合基层学院的实际情况，在不违反原则的情况下，尽量简化办事流程和办事环节，.能一个人做的事情不一定非要经过两个人的手，能简单、快捷完成的事情不一定非要走不必要的程序。三是要建立盒子工程，及时规整文档材料。各经办人员要认真总结日常办公的经验，对经办的文档进行科学、合理的分类，并在此基础上建立起盒子档案。比如，秘书就应当建立“规章制度”、“成果汇总”等盒子材料，以便在需要相关材料时能够在最短的时间内找到，上述相关书面材料所对应的电子文档，以及企业网站上的栏目文章的整理，也视此办理。

4.3建立有效的工作例会制度

（一）建立有效的工作例会制度。办公室举办工作例会至少有以下三个方面的重要意义：一是有利于及时学习上级的文件精神和工作要求，了解学校和学院的重要决策，从而使每一岗位的工作目标与学校、学院的大目标相-致、相吻合。二是有利于各岗位之间的工作沟通与协调，取长补短、共同进步，从而增进同事间的了解和合作。三是有利于增强办公室的凝聚力和战斗力，实现办公室管理工作的整体、有序运行。要达到以上效果，必须建立科学的工作例会制度：一是合理设置工作例会的时间。由于高校的工作特点，每天都召开办公室工作例会不仅没有必要，而且会起到反效果。办公室例会的间隔时间以3周-4周召开一次较为合理，遇到重大事情需要协调时可根据需要临时召集工作部署会议。二是合理设置工作例会的内容。学院办公室是一个最基层的单位，其工作会议的内容切忌泛泛而谈，会议内容一定是务实与讲求实效性的，主要包括了回顾总结上一阶段的工作情况、传达上级的工作部署、布置下一阶段的工作任务、整体性任务的分工等问题。三是合理安排会议的参加人员。除了办公室的人员参加工作例会之外，在必要的时候，可以邀请相关工作的分管领导也参加会议。分管领导参加会议，一方面可以引起经办人员在思想上的重视，进一步明确工作要求和工作内容;另一方面，可以让分管领导充分了解一项工作在具体运作中可能运到的困难和问题，需要领导定夺的事宜在会议上就可以得到解决，减少了沟通与请示的环节，提高管理效率。

总结：办公室通过加强督查督办工作，发挥整体协调的桥梁枢纽功能，搭建领导与各单位的交流联系，进一步提升对过程的跟踪掌控，实现对领导安排部署工作落实情况的监督检查，对决策执行过程的管理控制，促进工作落实，充分发挥参谋助手作用，确保企业可以高效运营。

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