应用RPA技术推动企业财务数字化转型的研究

殷烨

摘 要：当前，数字技术不断重塑全球经济，数字化转型已经成为各企业的关注热点。财务作为企业管理变革的重要参与者，财务工作与信息智能技术的融合，是企业数字化转型战略的助推器。作为智能自动化的核心技术，RPA技术（机器人流程自动化）已逐步被广泛地投入各项应用，实现流程再造，提升人力价值。本文结合A企业试点RPA应用的案例，分析RPA的特点、应用场景、具体实施环节和需关注的问题，旨在为计划实施RPA的企业提供借鉴作用。

关键词：数字化转型;RPA

根据全球知名信息咨询公司Gartner的报告，RPA软件市场在2019年增长了62.9%，达到14.11亿美元，连续第二年成为企业软件细分市场中增长最快的部分。

同时，随着2020年以来新冠疫情的持续影响，迫使越来越多的企业必须重新评估更多日常工作场景的数字化能力，加速推动了流程优化再造和数字化转型进程。Gartner预计，到2023年，全球各行业在RPA的投资将超过120亿美元，90%的大型企业或集团化公司将部署实施RPA。

一、RPA的理论概述

1.基本概念

RPA，Robotic Process Automation，即机器人流程自动化，本质上是一种基于设定规则执行工作的软件或程序，可以安装在电脑或服务器上，通过模拟人的键盘、鼠标等操作来处理工作。

RPA也被称为数字化劳动力（Digital Labor），在未来的工作场景中，将会出现人类和数字化劳动力一起协同工作的画面，为企业运营带来新动能。

2.主要特点

（1）非侵入性

RPA是一种“外挂”程序，部署在原有系统和应用程序之外，通过模拟人的操作去登陆、访问各原系统，可以实现无缝跨系统连接，无需改造原有系统。

（2）快速部署落地

通过可视化的鼠标拖拽方式进行流程设计，可以快速交付业务应用程序，一般来说，不包括前期需求调研等工作，中等复杂程度的RPA开发上线只需要2-3个工作日;同时易于使用，大大减少了上线安装、培训的时间成本。

（3）与人工智能技术相结合

目前市场上主流的人工智能组件有OCR（光学字符识别）、NLG（自然语言生成）等。OCR赋予了机器人仿视能力，通过对图像识别分析，快速从图片类文档中抽取并形成结构化信息;NLG赋予了机器人像人一样处理文档的能力，针对PDF、Word等文档进行关键信息自动提取及审核，实现文本自动分类、提取标题、生成摘要等文本智能化处理。

3.适用场景

RPA率先在企业财税领域得到了大量应用，如图1所示，这主要是因为财税业务痛点与RPA特点的高度匹配与契合，适用的业务场景主要可以划分为以下几类。

（1）处理流程标准化的业务

机器人模拟人的键鼠操作，通过登录已有的系统端口来完成特定的业务流程，实际上是基于既定的规则来实现自动化，这就要求拟部署的业务具有成熟的标准化操作流程，如单据接收、费用报销等。

（2）大量且重复的业务

虽然RPA具有成本低、快速落地的优势，但在实施RPA的过程中仍需考虑人力、物力的投入成本，只有部署在大量且重复的业务上，才能充分展现出RPA的高效投入产出效益，如发票验真、合同管理等。

（3）多系统切换的业务

日常工作中很多业务涉及在PPT、Word、Excel、Email、ERP、OA等各信息化系统中进行反复登录和提取数据， RPA在不改变现有系统的前提下，可以快速实现多个系统程序的交互，自动完成取数、比对分析等任务，如银企对账、客户供应商对账等。

（4）时效性要求高的业务

财务工作周期波动性强，月初月末業务量集中，业务时效性要求高，会造成工作峰谷值高，需要频繁加班。利用RPA处理大量明确规则的简单重复操作，减少人力成本，提高工作效率及准确性。

4.应用价值

（1）提质增效

按员工每天工作8小时、一周工作5天来计算，每周工作时间为40小时，而RPA软件机器人可以7*24小时不间断工作，工作时长是人类的4倍以上，通常可以承担2至4人的工作量。

一个普通复杂程度的机器人授权费（License）一般在4-7万/年，与企业平均人力成本相比，大致可以节约25%-50%的成本。同时，RPA的运作是基于明确规则，避免了受人主观因素的波动影响，有效降低了人工操作的出错风险。

（2）打破系统数据壁垒

一个企业原有的各类系统分属于各个业务部门，采用的是垂直管理模式，若要打通和对接各原系统，需要开发各种接口，投入大、时间长。

RPA无需修改现有的信息化系统，类似在现有应用系统上打个补丁，且所有执行操作都能进行追踪回溯，能够调阅访问记录，安全性更好。

（3）符合战略发展需求

RPA将财务人员从低附加值的基础工作中释放出来，以便他们将更多的精力投入到更富有创造性或高附加值的工作中去，推动智能化时代下财务人员的转型，从而支持企业的战略发展需求。

（4）突破时间空间限制

现有的很多业务场景，仍需要员工到办公室进行业务操作。RPA可以在远程状态下，对办公室的电脑下发任务，完成对应工作，让远程办公成为可能，弥补了现有业务场景受空间时间限制的不足。

二、A企业财务信息系统建设的现状

作为行业内的领军企业，A企业所属的E集团十分重视财务信息化的建设，2007年即上线SAP系统，建立业务财务信息一体化。2017年，正式成立财务共享中心，A企业的大部分基础会计核算工作已由财务共享中心提供服务，优化了财务人员结构。

随着工业信息化的不断发展，财务信息系统从单条线向集成化方向发展，E集团从2020年起，开始搭建整体的财务管控平台，设计蓝图见图2。

1.管理报告系统

该系统为整个管控平台的中枢系统，与各专项系统进行对接，每月向企业定向推送综合报告，列示各类主要经济数据指标情况;另外，根据需求发布定期或不定期的专项报告任务，建立财务管控的完整数据库。

2.专项管理系统

（1）股权信息管理系统

实时掌握管理投资公司的各类重大信息和控制决策，是开展股权管理工作的办公平台、监督指导平台、共享平台和决策支持平台。

（2）预算管理系统

在该系统中上报全面预算，按预设节点进行线上审批，即可以形成合并层面的全面预算，又随时可以拆分追踪到各单体企业，为后续预算跟踪、预实分析提供完整准确的数据基础。

（3）资金管理系统

搜集银行账户信息、货币资金及结构、银行授信及使用情况、借款及其他融资事项等，采用银企直联，实时监测企业资金动向，监控资金风险。

（4）税务管理系统

涉及纳税数据申报及管理、发票管理、涉税风险管理，将税务数据与经济指标、资金数据深度结合，提升企业涉税工作水平。

（5）财务人员管理系统

详细登记每一位财务人员的基本信息，包括学历、工作经历、证书职称等，全面分析财务人员结构组成，成为内部选拔人才的参考通道。

3.存在的问题

从整体上看，A企业享受了整个集团的信息化建设红利，拥有较为完整的财务管理体系;但从细节上看，忽略了个性化的业务需求。

（1）基础工作人员不足

建立財务共享中心后，A企业从事会计核算工作的人员从6人减少为2人。由于财务共享中心还在发展阶段，目前主要的职责为审核单据真伪并完成记账，财务审核仍由A企业会计人员负责。在工作量既定而人数减少的情况下，A企业会计人员在月末、季末、年末等时间点经常需要加班。

（2）缺少定制类信息化工具

无论是财务共享中心还是财务管控平台，都是基于整个集团的共性需求来设计和建立的，无法兼顾企业个性化需求，导致企业的专项事务还是需要人工操作类似数据统计、审核的工作。

所以，低成本、落地快的可定制类信息化工具，是A企业目前最迫切的需求，既解决了基础工作人员不足的问题，又将财务人员从重复枯燥的统计审核类工作中释放出来，从而深入业务前端，为企业创造更高价值。

三、RPA项目的应用实施

一般来说，可以将实施RPA项目分为四个主要阶段，分别为：需求规划、开发设计、测试运行以及管理运维。

1.需求规划

分析业务需求和痛点，梳理业务流程，评估和筛选适配性高的业务流程，并通过对流程的详细定义，最终形成需求文档。

选择合适的流程是实施RPA非常关键的第一步，业务量较大、劳动重复性高、对接多个异构系统、审核逻辑固定且短期内不会变化的业务流程就将是首选的目标。同时考虑到目前是试点阶段，复杂程度中等及以下的流程将更加适合。

经过内部多次讨论，A企业选择了“付款审批流程”作为本次实施RPA项目的试点。A企业每月项目付款分为代收代付付款以及生产节点付款，业务部门每周都会提交付款申请，尤其半年末、年末付款量较大，峰值时期会有超过300笔的付款申请，且集中在1-2周内提交。财务部每次审核，均需要人工在EXCEL以及SAP系统中多次登录查询各类数据，耗时较久。

该阶段一定要由熟悉业务流程的需求关键用户参与，才能精准描述和定义业务流程，便于后续的设计开发和测试运行少走弯路，提高部署落地效率。

2.开发设计

（1）框架设计

完成业务流程梳理后，将考虑如何将RPA融入现有的业务流程，这需要科学、合理的规划和设计，避免出现流程过于复杂化而导致技术资源浪费、难以部署实施等问题。

（2）配置与开发

由于RPA的低代码、拖拽式自动化可视化界面，企业既可以直接由RPA供应商提供相关服务，也可以由内部IT部门自行开发设计RPA项目，企业应综合考虑自身的开发能力、开发成本以及运维管理，选择适合自身的模式。

A企业考虑到是首次进行RPA项目开发，选择了由RPA供应商提供全套开发与落实，但IT部门必须全程参与，熟悉了解整个过程，计划将来后续的运维和新RPA业务需求，将以内部负责实施为主。

3.测试运行

（1）流程测试

开发完成以后，进入项目流程测试的环节，这是RPA项目正式上线前的关键环节。

首先是测试环境的准备，测试环境应尽量与生产环境保持高度一致性;其次是要准备充足的数据或业务量以供测试，尽可能地全面覆盖业务场景和业务规则;最后，对于测试过程中出现的问题，要进行跟踪，详细记录问题发生的原因、重要性评估、解决方案以及反馈结果，形成完整的流程测试文档。

（2）试运行

通过一段时间测试运行，判断RPA流程已较为稳定后，可以进行上线试运行。

为了确保审核业务的准确性，A企业在试运行阶段实施“人机并存”，即人工跟机器人同时审核，以人工审核结果再次验证机器人审核的正确性，规避潜在的功能性和业务性风险，确保RPA能达到预期目标。

4.管理运维

RPA上线后，为了后续的持续运行，需要针对系统管理后台的使用操作、应急技术恢复、RPA流程修改等问题进行整理归纳，编写运维文档。

其中最关键的就是RPA标准作业程序，即SOP（Standard Operation Procedure），对各环节中操作人员一整套的工作程序予以说明，规范RPA生产流程。RPA标准作业程序，不仅有利于上线后的日常维护工作，更重要的是可以形成有效的问题解决机制，为RPA的推广和实施奠定坚实基础。

四、试点成果总结

RPA的出现，将促使财务工作从信息化向智能化发生转变，除了全面提升工作效率和效益，更多的是一种财务管理模式和管理理念的变革，探索未来智能工具与人类财务专家深度融合的新工作方式。

1.业务流程变化

A企业的“付款审批流程”在应用RPA后，能够自动抓取Excel中的关键字段，同时自动核对并确认收付款、税金信息，然后自动审核付款申请金额是否正确、识别垫资项目并自动生成Word付款单，实现了审批流程的自动化，RPA机器人的运行步骤具体如图3所示。

2.工作效率变化

A企业业务部门每周都会提交付款申请，分为代收代付付款以及生产节点付款，其中生产节点付款进一步分为垫资和不垫资项目，财务人员每次审核，均需要人工在EXCEL以及SAP中多次登录查询各类数据，不仅耗时较久、且全部人工审核存在一定的差错率。

应用RPA后，每100条单个设备的付款申请仅需要1分钟不到的时间即可以出具最终的审核结果，大大缩短了财务人员的审核工作时间，且在程序设定无误的前提下可以实现100%的准确率，如下表所示。

3.RPA实施关注问题

（1）运营环境稳定

RPA项目的成功运行，建立在内外部网络平稳运行的前提下。另外，RPA虽然不侵入原有的信息系统，但对原系统的稳定性有一定的要求，当系统平台遇到升级或切换时，RPA可能无法正常运作。

（2）避免技术资源浪费

在全面实施推广RPA前，可以先行通过少数流程的试点，来思考和规划后续全面实施的整体方案，避免遗留大量功能类似重复或碎片化的业务流程，使得RPA项目的收益远远低于预期。

（3）管理对人员组织的影响

一旦员工原有的工作职责通过RPA实现了自动化，新的工作就要及时安排布置，推动财务人员从事更需要观察能力、沟通协调能力和创造性思维的工作，从而实现财务人员转型升级的变革目標。

4.未来实施计划

经过本次RPA的试点实施，成功验证了通过RPA机器人可以有效地提升企业内部运营效率。接下来，A企业计划实施RPA2.0阶段，以规模化运用、自主开发比例提升作为该阶段的工作目标。

（1）需求识别

结合RPA试点的实施经验，未来将以优化基础工作和提升管理效率这两个维度作为RPA需求的优先级排序。

基础工作方面以流程规则清晰、有机构化数据、使用频次高且稳定作为识别特征，提升管理效率方面以触发预警作为主要落脚点，争取能够在短时间内快速部署上线，先声夺人地展现RPA技术优势，推动尝到甜头的各部门积极主动地参与到项目开发中来。

经初步梳理，按财务结算、管理分析、风险控制进行分类，涉及总计13项业务流程将计划实施RPA，具体如图4所示。

（2）培养数字化团队

IT部门需提供具有自动化和数字化知识的专业人员及资源，对RPA项目的开展提供技术支持;评估现有知识和技能程度，鼓励员工参加RPA技术资格证书认证，培训具有自动化能力的专业人员，制定自动化和数字化能力的培训材料。

形成以知识转移为目的，提供集开发、技术培训、应用辅导于一体的RPA技术支持服务，大力培养数字化团队，大幅提高RPA流程自主开发比例。

（3）助力数字化转型

目前，RPA主要用于重复、规律的工作，执行事先定义好的业务流程。随着AI技术的不断发展，未来的RPA或许可以通过自主学习、结合外部数据等，管理更复杂的预测分析和决策任务。

RPA的发展并不会完全取代财务人员，但确实对财务人员的要求有了新的提升。RPA释放了财务人员的一部分工作时间和精力，推动财务人员将工作重点转移到内外部沟通协调、业务发展战略、商业模式创新等方面，成为业财融合的复合型人才，这样才能在新时代技术浪潮的冲击下，拥有竞争力和优势，助力企业实现数字化转型。

参考文献：

[1]达观数据，智能RPA实战[M].机械工业出版社，2020.

[2]郭奕，赵旖旎.财税RPA财税智能化转型实战[M].机械工业出版社，2021.

[3]王黎.RPA技术在企业财务管理领域的应用探索[J].中国总会计师，2021（3）.