医院纸质档案与电子档案的有效融合路径分析

汪川虎

摘要：目的 探索如何实现医院纸质档案与电子档案的有效融合;方法 采用文献研究结合我院档案管理实际，就纸质档案与电子档案的融合发表了几点自己的看法;结果 纸质档案与电子档案各有自己的优点与缺点，医院应该在共存性与互动性原则基础上，从信息化建设、制度保障、人才等方面实现二者的融合;结论 顺应时代发展潮流，实现纸质档案与电子档案的有效融合，是提高档案管理水平与效率的重要举措。

关键词：医院;纸质档案;电子档案;融合路径

【中图分类号】R197.3 【文献标识码】A 【文章编号】1673-9026（2022）05--01

档案作为医院重要的临床研究资料与历史凭证，其能够真实地反映出医院各各项工作及活动的开展情况，不但可以作为医院开展医疗服务的基础资料，同时还能为医院领导作出重要决策提供指导，从而确保医院各项经营活动的顺利开展。伴随着信息技术的诞生与发展，医院档案也由以往的纸质档案逐渐转变成电子档案，但是无论是传统的纸质档案还是具备信息时代特征的电子档案，其自身均有自己的优点与缺点，因此如何发挥这两种档案的优点，实现二者的融合成为医院档案管理者关注的重要课题。

一、医院纸质档案与电子档案各自优点与缺点分析

（一）医院纸质档案的优点与缺点分析

医院纸质档案是以纸张作为信息载体，用文字是记录组织或个人行为为操作的文字材料，是处理各种事物所用到的凭证。医院文书档案作为其临床诊疗记录与科研记录的重要文件，详细地记录了医院日常经营与管理活动开展情况。纸质档案拥有很强的直观性，因此具备较强的法律效力。纸质档案主要是全面收集医院在经营与服务过程中的相关信息，通过专门的档案管理机构对其进行归纳与分类，结合医院的要求和标准，恰如其分地处理信息。纵观传统医院档案，纸质档案是最主要的载体，档案的存在是对前人的肯定，体现了资料的人文价值，在纸质档案作用下，能够实现经营、服务、管理等方面的传承。随着时间的不断推移，纸质档案中记载的内容的珍贵性将得以体现。由此可见，结合传统纸质档案的本质可以得出其最显著的优点便是较强的直观性，方便了阅读。纸质档案属于一类资料类型，其拥有较强的可操作性，无需对页面进行周密且准确地设计，并且版面的要求较低，便于整理资料。另外，在形成纸质档案过程中，需要医院管理者确认档案内容，待确认内容无误后再签字盖章，如此便保证了其内容的准确性与真实性，同时赋予了纸质档案一定的法律效力，可以当作法律证据的存在。而医院纸质档案的缺点也是不容忽视的，纸质档案所需的存储空间较大，并且对存储的环境要求较高，如果环境不佳、温度控制不当、防火防虫等“八防”工作未做到位，便容易导致纸质档案被损害、褪色、碳化等等，除此之外，纸质档案数量大，增加了档案利用者查找档案的时间，也增加了档案管理者的工作任务，同时在查找和利用过程中稍不注意便可能发生人为损害的现象，影响了纸质档案的价值[1]。

（二）医院电子档案的优点与缺点分析

首先，医院电子档案的优点主要体现在以下几个方面：第一，电子档案具备快速存储的要求，能够迅速提取、查询、使用信息，并且档案占据的空间较小。第二，电子档案在信息技术的支撑下，极大地保证了资料的安全性与完整性，避免了人为因素导致的信息丢失。第三，电子档案的传播与接收流程十分简单，极大地提升了信息交换速度，实现了信息的共享。第四，在应用电子档案时，能够迅速查询所需信息，同时具备定向搜索功能，满足了用户的个性化信息需求，同时还能动态掌握信息以及永久保存信息，并结合信息变化情况予以及时调整。其次，医院电子档案的缺点主要体现在以下几个方面：第一，电子档案的信息安全方面存在缺点，特别是伴随着网络技术的不断进步和发展，增加了档案信息泄露的风险，导致电子档案容易遭受黑客、病毒等攻击导致信息外泄，黑客会恶意篡改、盗取重要的医院档案信息，增加了信息安全维护的难度。第二，电子档案无论是形成还是发展均是建立在计算机设备这一基础上的，因此一旦计算机设备发生故障时，便直接影响电子档案的使用[2]。

（三）医院纸质档案与电子档案融合的必要性

通过上述分析，我们已经得出无论是医院纸质档案还是电子档案均存在自身的优点与缺点，而积极探寻二者融合的有效路径，发挥优势互补的作用，是進一步提升档案管理效率与质量的重要途径，也是档案“双套制”的必然要求。医院档案管理要想发展，那么便需要打破传统管理思维的束缚，不断创新，制定出更加科学且合理的管理方案，在努力实现纸质档案电子化的过程中，还应当做好纸质档案的保管，来提升电子档案的法律效力，从而为档案的使用者提供更优质的服务。

二、纸质档案管理与电子档案管理融合发展的原则

（一）共存原则

不容置否纸质档案拥有诸多的优势，但是其始终是建立在纸质档案这一基础上的。因此医院档案管理工作者可以以信息技术为支撑提升档案管理的效率。但是这并非意味着可以用心的档案形式完全取代传统的形式。再加上电子档案面临着信息容易泄露和丢失的问题，为了提升档案信息的安全性，便需要将纸质档案与电子档案有机融合起来，应用纸质档案对一些重要的电子档案信息进行备份。另外，个别基层医院由于地处偏远，在电子信息技术的应用方面还不够全面，档案管理者依然沿用的是传统的纸质档案管理模式，突然将纸质档案管理全面转变成电子档案不仅会增加成本支出，并且短时间内管理人员也无法适应，针对这样的现状，便需要基于共存原则积极探寻二者的融合发展路径。

（二）互动性原则

上述已经详细阐述了纸质档案与电子档案各自的优缺点，若想将在融合二者优点的同时规避二者的缺点，那么便需要加强二者的互动，要结合医院档案管理的现状确定管理的方式以及辅助性手段，以更好地实现纸质档案与电子档案相互促进以及自我完善。以纸质档案为例，便可以参考电子档案管理模式来优化管理流程，也可以利用电子档案具备的快速检索功能来方便档案使用者快速找到所需的档案内容。而电子档案则可以参考纸质档案管理具备的实体化优势来对档案信息进行备份，提升档案信息的安全性[3]。

三、医院纸质档案与电子档案的有效融合路径分析

（一）加强信息化建设，为纸质档案与电子档案的融合提供基础保障

信息技术的诞生与广泛使用极大地提升了人们生产与生活的信息化水平，特别是伴随着无纸化办公的推出与实施，各种现代管理手段的应用、多媒体文件的制作等等进一步提升了医院工作效率与工作质量，这便需要醫院加强信息化建设。首先，医院应当进一步加大基础设施的资金投入。开展纸质档案与电子档案的融合必须要依靠充足的资金支持，例如：在档案收集工作中，档案管理工作人员需要大范围进行收集，这样才能够确保档案的完整性，才能够保证档案能够全面，而此项工作必须要充足的经费予以支撑。所以应当进一步增加对档案管理工作的资金支持，而基于档案管理工作所需硬件条件来说，档案管理信息化建设的不断推进，要求配置更加完善的信息化管理设备，才能够实现纸质档案与电子档案的高效融合。例如：医院应该结合自身的资金现状适当购置计算机、扫描仪、照相机、去湿、控温等设备，进而保证纸质档案与电子档案的融合工作的有序开展。然后，医院应当积极引进的先进软件和技术，践行科学理念，不断进行创新实践;最后，医院应当凭借档案信息化建设，对传统纸质档案材料予以有机的整合，一方面要积极探寻纸质档案信息材料的共享机制，借助信息技术提升档案管理的效率，从而实现各类档案识别、分别、传输的准确性，另一方面医院要积极探寻档案信息的整合方式，实现档案管理的多元化整合。值得注意的是：医院在信息化建设进程中，要遵循“双套制”的原则，所谓“双套制”即纸质档案与信息化档案共同开展，将纸质档案作为正本，将信息化档案作为副本。实现档案信息化建设的“双套制”不仅能够实现纸质档案与电子档案的双重备份，同时还有助于提升档案检索与查询的安全性。除此之外，还需要实现档案的全周期管理。纵观传统的档案管理模式，仅仅是在存储与使用档案过程中实施管理，但是档案的全周期应当涵盖档案的形成、存储、使用、销毁等整个过程，因此档案管理工作中必须结合档案管理的客观要求，如此才能实现不同档案的全周期管理这一工作目标，提升档案管理的准确性与科学性。

（二）完善档案管理制度，为纸质档案与电子档案的融合提供制度保障

纸质档案与电子档案的融合同样也离不开管理制度的保障。首先作为医院的档案管理工作者，要深刻意识到在信息化时代下，电子档案管理的重要性。要在医院现有档案管理模式的基础上，通过构建相互协调、相互补充的档案管理机制，来推动纸质档案与电子档案的顺利融合。其次，医院还应该针对档案构建统筹管理模式，实现纸质档案与电子档案二者既相互独立，又紧密联系。在纸质档案与电子档案共存这一形势下，分别构建两个独立的数据库管理，确保两种档案形式能够实时对接。作为医院档案管理工作者要充分发挥电子档案与纸质档案各自的优点，在档案的收集、存储、使用等环节构建相应的管理模式，然后针对两类档案构建相应的管理系统，从而确保纸质档案与电子档案在使用与存储过程中能够快速且灵活的切换，从而实现纸质档案与电子档案高效、快捷融合。

（三）注重纸质档案与电子档案的共存性与互动性

相信在未来很长一段时间内，纸质档案与电子档案会长期共存，电子档案不会完全取代传统纸质档案，纸质档案依然占据主导地位，但是伴随着信息技术的不断发展，二者的融合也将越来越深入。结合当前现状，医院若想实现二者顺利融合，首先要注意提升纸质档案与电子档案的共存性与活动性。其中共存性，指的是纸质档案与电子档案分别以两种形式同时存在。由于先有纸质档案后有电子档案，因此要将纸质档案是主本，将电子档案作为副本。针对音频或者视频等资料，在信息时代通过数字存储设备进行存档时，还需要注重光盘的刻录，通过实物存储的方式，通过这样的方式实现二者的共存，同时还能提高档案信息的安全性。纸质档案与电子档案在共存性这一基础上，还需要加强彼此之间的互动与联系性。纸质档案的长期存在能够为电子档案的发展提供坚实的基础，为此医院应该充分借助纸质档案的优势，借鉴电子档案的管理新方法弥补自身的缺点。在未来很长时间内，电子档案均可能是纸质档案的一项辅助功能，在信息查询方面提供了便利，实现二者的互动性，也将成为未来医院档案管理的一大重要方向。

（四）提升档案管理人员专业水平，为纸质档案与电子档案的融合提供人才保障

纸质档案与电子档案的融合对档案管理人员的专业水平提出了更高的要求，具体而言可以采取以下措施：第一，医院要定期组织从事档案管理工作的人员系统地学习档案管理专业知识，掌握档案管理的新技术、新手段，并邀请相关领域的专家到医院中开展演讲，帮助档案管理人员提高档案的认知，增强责任意识，明白纸质档案与电子档案的融合的意义。第二，医院应该聘请相关专业的人才投身到档案管理工作中，促进纸质档案与电子档案顺利融合，通过提高薪资待遇等留住优秀的人才，从而不断壮大档案管理队伍，提升档案管理部门的综合能力，保证熟练地应用信息技术开展档案的管理工作，提升档案管理的水平。第三，作为档案管理人员自身，要树立活到老，学到老的意识，要积极主动学习档案管理专业技术知识等，不断为自己充电，紧跟时代发展步伐，积极探寻现代社会下档案管理的新模式和新手段，提升文书档案管理的质量和效率[4]。

四、结论

综上所述，伴随着信息技术的不断发展，纸质档案与电子档案的融合将成为未来档案建设的一大重要方向。作为医院，应当结合自身档案管理现状，充分挖掘纸质档案与电子档案的优势，将二者有机融合起来，实现优势互补，不断提升档案管理的水平与效率，将档案的价值充分发挥出来。

参考文献：

[1]张杰. 纸质档案与电子档案融合管理创新的思考[J]. 城建档案，2021（6）：92-94.

[2]沈洁. 纸质档案管理与电子档案管理融合发展研究[J]. 城建档案，2021（5）：80-81.

[3]王迪. 纸质档案与电子档案融合管理创新的研究[J]. 科技视界，2021（27）：75-76.

[4]王宗勇. 试论纸质档案与电子档案的融合[J]. 商品与质量，2020（40）：37.

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