高校社团财务管理的信息化研究

曾宪南 李洋 高骏 韩盼盼

摘 要：顺应教育事业发展的要求，高校愈来愈重视学生的综合素质培养，因此高校社团活动也越来越多样化，其组织结构也在不断完善。只是在信息化技术日新月异的大数据时代下，数字校园的建设过程中却忽略了高校社团财务管理的信息化。文章以安徽大学为例，分析了高校社团财务管理信息化建设现状及存在的问题，对其建设的重要意义进行了阐述，并提出了高校社团财务管理信息系统建设的构想，有利于对财务管理信息系统的进一步探索与研究。

关键词：高校社团;财务管理;信息化

中图分类号：F275 文献标识码：A 文章编号：1005-6432（2022）04-0166-03

DOI：10.13939/j.cnki.zgsc.2022.04.166

1 高校社团财务管理信息化建设现状及存在的问题

1.1 高校社团财务管理信息化建设现状

高校社团财务管理信息化即管理人员利用信息技术手段，将社团财务信息进行汇总、整合、传递、处理的过程。在信息化时代的潮流下，高校财务管理信息化是我国信息化发展的重要一环，其建设取得了如一卡通、网上收费系统及网上申报系统等开发应用的成就，促进了学校财务管理工作的电子化;但是，其建设过程中也出现了众多亟待解决和完善的问题，例如对社团财务管理信息化的建设进度十分缓慢。

1.2 高校社团财务管理信息化建设存在的问题

（1）社团财务管理存在职位设置漏洞。有的社团并不存在财务部门，亦无专门的财务管理人员，在处理财务信息时只分配了几个成员去完成。显然，这不利于社团财务管理的规范化发展及信息化建设，可能出现财务信息混乱、责任不明等状况。

（2）社团组织中财务管理人才的缺失。高校社团在大家看来更多是一些“娱乐”“放松”“充实自己”的小团体，因此其财务部门也缺乏专业性。缺少专业人员的指导使社团财务负责人员延续着传统的财务管理工作，即使接受了信息化管理观念也没有实践的平台。

（3）社团费用报销制度系统不完善。在调研过程中，有80%的受访者认为费用报销这个模块使其感到“头疼”，并讲述了他們将消费收据交给上级财务人员进行审批报销，往往需要耗费很久的时间，且不一定能够被报销的经历。这正是报销系统漏洞所导致的必然结果。

（4）高校领导信息化管理理念薄弱。在数字校园的建设过程中，认为依靠传统的方法和手段足以完成本校的社团财务管理工作，无须增加费用引进信息化系统，人为割断社团财务管理信息化与本校财务管理信息化的联系。这便是忽视了数字校园建设过程中，对全校人、财、物统一管理的基本要求，事实上会计核算信息化系统应进一步应用落实到社团财务工作中。

2 建设高校社团财务管理信息系统的意义

高校社团是大学生在校额外的活动平台，丰富了学生的业余文化生活，有利于学生拓展自身视野、培养创新精神、提高综合素质，是学校管理中必不可少的一环。而一切社团活动都需要资金的支持。传统的社团财务管理下，月末社团财务负责人工作繁琐，文档不易记录和保存，上级管理层需要人工核实，财务数据不够公开透明——各社团只能知道自己的财务信息，外部上社团之间财务管理问题难以相互借鉴交流，种种问题层出不穷，严重制约了组织内部资金的流动效率，从而制约了其他相关部门的运行效率。而财务管理信息系统集成化程度高、共享性强，可以与其他部门的管理信息系统协同合作，从学校的社团各部门获取信息，通过联机分析处理和数据挖掘等技术手段，实现人力、物力、财力的全面管理，简化社团财务申报流程，提高社团财务报销效率，为管理者提供准确合理的决策方案。

3 高校社团财务管理信息系统的建设构想

针对本校社团财务管理中存在的问题，借鉴ERP系统，以此来构建学校社团财务的管理模型。ERP系统的核心思想——供应链管理，对于改善企业业务流程、提高企业核心竞争力具有显著作用。如今ERP系统已经大范围的应用到企业的管理中，并且在运用的过程中产生了较好的反响。因此，文章尝试将ERP系统的管理思想运用到学校的社团财务管理中，有效整合学校社团财务管理资源，加强学校对内部经济活动的财务控制和监督。

根据本校社团财务管理的特点和要求，结合ERP系统人、财、物全面一体化管理的中心思想和数据共享的发展方向，对高校社团财务管理信息系统的总体概念框架进行了初步设计（见图1）。

3.1 总体概念框架体系中的组织管理架构层

本校社团财务业务繁多杂乱，故在构建财务管理信息化体系前进行了全面的调研，最终梳理出本校学生社团联合会（下文中简称社联）内部的基本架构与部门职能。

社联由团支部主管，设主席团分管发展规划中心、活动服务中心、综合管理中心以及媒体运行中心四大职能部门。四大职能部门之下又分别设置子部门，承担不同的工作任务。

（1）发展规划中心。包括发展规划部和公关外务部，前者负责社团发展与社团活动项目的培育、孵化以及立项和保护等工作;后者负责社联赞助事宜，争取活动资源的支持。

（2）活动服务中心。包括活动评审部和财务审计部，前者负责社团活动的统一安排与管理;后者负责社联和社团经费的统一管理，鼓励和支持社团活动。

（3）综合管理中心。包括秘书处和组织建设部，前者负责团学组织之间的联络工作、文档工作以及受主席团分配的其他工作;后者负责组织运行、考核以及奖惩等建设工作。

（4）媒体运行中心。包括宣传设计部和媒体技术部，前者负责社联和社团活动的新闻采编和宣传报道，维护与管理新媒体运营与推广;后者负责宣传的设计与制作。

3.2 总体概念框架体系中的系统应用架构层

基于组织管理架构层，设计了六大应用系统与六大管理平台，对应着社联四大部门的职能，以期各个部门的工作流程更加即时化、标准化和智能化。

（1）决策支持系统（见图2）。本系统的主要功能是根据往届参考信息，对要决策的项目进行预算经费分析、人员调度分析以及物资采购分析，形成最终的可行性分析报告。在往届参考信息模块下，管理者录入需求进行查询即可获得参考信息。此外，系统将通过数据分析，为管理者提供所需参数的预警值参考，并在达到预警值时发出警告。

（2）账务核算系统（见图3）。本系统主要对社联和社团的活动经费与财务状况进行管理。

在活动经费管理模块下，有预算、报销、审批和稽核四个子模块，对应着会计处理业务的流程——①预算管理：预算编制功能，依据上年度财务数据编制下年度财务预算;进度管理功能，实时显示财务各项预算的具体执行情况;平衡审核功能，追加或调整预算金额。②报销管理：自动录入功能，通过检测报销人员在采购管理平台的线上采购订单，自动生成网报单进行报销;人工录入功能，供特殊报销需人工填写网报单时使用。③审批管理：电子签章功能，审批依靠网上核实与电子签名来实现;结果反馈功能，系统会自动更新被处理后的报销单状态，并将未通过的报销单及原因反馈给报销人员。④稽核管理：审核功能，对网上报销单及原始单据进行审核;核算功能，自动核算网上报销单所影响的会计科目之间是否平衡;复核功能，复核岗进行复核，复核无误则通知出纳岗或者资金核算部门以完成收付。

在财务状况管理模块下，包括对活动主体固定资产、库存现金与银行存款的管理。关于固定资产的管理，申购、入账和处置三大功能不可或缺;对于库存现金，下设自动盘点与限额预警等功能;银行存款模块之中，则设置了账户管理、支票管理以及未达账项管理等功能。

（3）物资采购系统。本系统是一个通过物资采购信息化建设而形成的，集物资采购计划、执行、控制等系列功能为一体的采购管理综合平台。物资采购系统使社联以及社团成员可通过网上办理绝大多数采购相关业务，方便学校进行全程跟踪与监控，最终实现对全校物资采购业务的全流程信息化管理。

（4）基础数据系统（见图4）。本系统主要内容是规范基础资料，建立系统参数，形成系统模块之间的统一规范，实现總系统之间六大子系统的相互协调配合。

（5）人力资源系统（见图5）。本系统主要通过对人力资源相关信息的统一管理，提高内部工作人员的满意度和忠诚度，从而提高他们的工作积极性，帮助主席团有效组织社团活动，引导社团发展。

（6）反馈查询系统。本系统为用户提供统一的访问门户终端，具有内部反馈与外部查询两大模块。

内部反馈的主要功能是对决策进行控制。决策控制分为事前、事中与事后控制三种，事前控制体现在决策支持系统中，事中控制与事后控制则体现在本系统中。事中控制功能，主要是通过计划保证财务目标的实现，即根据财务计划对实际发生的财务活动进行协调;事后控制功能，则是通过测定指标的实际完成数据，与控制标准进行对比，检查考核其执行情况。此外，内部反馈模块下还有用户评价收集功能。

外部查询的主要功能是信息公示和数据搜索，响应用户业务请求，呈现数据处理结果。

4 建设高校社团财务管理信息系统的保障

4.1 组织保障

高校社团财务管理系统若想成功实施并取得预期效果，从系统建设之初，便要得到高校领导、高校各个部门和机构、各相关人员和组织的支持，保障计划有一个良好的开端。在信息化系统投入运行之后，更要及时发现、解决问题，保证系统能良性运作。

4.2 资金保障

高校社团财务管理系统的建设是一个漫长的过程，工程量较大且涉及的内容较多，因此需要投入大量的资金进行初始化建设。财务管理信息系统投入运行后，仍需要不断进行系统维护和更新完善，这也对高校提出了资金的要求。

4.3 安全保障

高校社团财务管理系统掌握着高校社团的财务信息，评估这项工程能否建成，安全性是一个重要的参数。这需要在系统建设和运行过程中准备一整套配套措施来防范潜在风险，建立常态化的风险防范机制，将风险降至最低。

4.4 技术保障

高校社团财务管理信息化建设的必要保障就是科学技术，科学技术是ERP思想体系数字化的必要媒介。在高校社团中实行财务管理信息化系统，就必须要合理利用各项资源，在系统的更新和改良方面下工夫。

4.5 人才保障

要求高校领导不能忽略校内社团财务管理信息化的建设，在信息化建设过程中充分利用好人员的优势和特点，为社团财务管理系统不断补充高技术人才，作为技术人才保障，让社团财务管理信息化目标和高校整个发展目标相一致。

4.6 宣传保障

中国大多数高校仍然采用手工记账，而且ERP属于较为专业的一项技术，跨专业的师生并不能很快的接受该项技术。想要让高校社团财务管理信息化建设完成，就必须普及该项技术，让越来越多的人了解认识到这项技术。

5 结语

高校社团财务管理信息化是高校财务管理信息化的重要组成部分，对推动高校信息化建设和整体科技水平具有重要的意义。因此，应当在数字化校园建设的背景下抢抓新机遇，紧跟时代步伐，利用高校财务资源和先进的科学技术，完善当前高校社团财务管理程序，为中国高校财务管理做出贡献。

参考文献：

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[3]孟凡斌，宋慧晶，李淑华.高校财务管理信息化之网上报销体系的构建[J].商业会计，2011（30）：64-66.

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