后疫情时代财务报销模式优化

摘 要：新冠肺炎疫情下，国家各行各业都受到了前所未有的冲击，校园里师生的工作、课程安排更是受到不同程度的影响。就财务报账工作而言，其涉及业务面广，接触人员杂，报销流程多，给疫情防控期增加了不小的难度。如何保障在业务开展同时降低疫情传播风险，成为高校财务当下最为关注的话题。文章以J高校为例，提出防控常态化的后疫情时代，通过优化改进，使网上报销成为当下最有效的财务报销模式，同时也为未来高校应对各种突发事件奠定基础。

关键词：疫情;财务报销模式;网上报账

中图分类号：F325.24 文献标识码：A 文章编号：1005-6432（2022）03-0173-02

DOI：10.13939/j.cnki.zgsc.2022.03.173

1 后疫情时代财务报销模式优化的必要性

2020年1月20日，国家卫生健康委发布公告，将新冠肺炎纳入乙类传染病并按照甲类传染病管理。在这样的后疫情时代，疫情防控意识尤其不能松懈，务必以师生生命安全为前提，高校财务管理通过借助网络平台实现零接触的新型财务报销管理模式显得尤为重要。新冠肺炎一般通过飞沫式、接触式传播，还有长期潜伏无症状感染者进行交叉传染，防控难度非常大。如果财务报销还延续原有财务办公大厅面对面报销模式，势必会引起聚集和更多的接触流动。尤其是根据职务不相容原则进行了岗位分离和分工细化，从会计审核、复核、现金出纳到银行出纳，凭证随多人传递多个财务科室，潜在威胁势必产生严重后果。根据防疫工作需要，遵循少聚集少接触少流动原则，国内大多城市推迟务工人员返城、单位人员复工、学校延期开学，通过线上教学完成教学任务。而奖助学金的申请发放、学生公寓费学费退费的正常办理、教工公务卡临期还款、国库经费即将收回的科研经费报销、科研结题、工资发放和社会保险缴费、履行纳税义务、水电暖费缴纳等现实而紧迫的问题，如果不能处理得当，势必会影响教育事业的发展。学校应营造良好的网上财务报销环境，积极响应学校疫情防控的工作部署，落实各项防控措施，抓好疫情防控工作的同时保证各业务在财务支出方面的正常运行，做好防范措施，消除隐患，打好疫情战。

2 简述后疫情时代J高校财务报销模式

基于J高校管理层对学校财务管理工作的重视，财务信息化建设实现了新的突破，于2020年顶住疫情压力，以智慧校园为契机，全面推广实行网上报账。J高校财务部门主要是借助神州浩天天财财务信息化管理平台软件，报销采用网上预约报账模式，通过网上报账系统和网上收入申报系统，固定资产报销通过对接国有资产管理处资产管理系统，实现日常报销、国内差旅报销、借款、授权管理等功能，校内职工工资发放、校外人员劳务发放、设备购置等财务核算功能，能够按照政府会计制度要求，通过数据对接实现自动生成会计凭证，完成账务处理。项目负责人可以查询项目余额，每笔报销内容金额能够系统实时查询报销流程状态，还可通过授权其他项目报销使用人报销项目经费，并拥有指定固定报销金额，报销期限和设置其是否可查看项目余额等管理权限。报销人只需选择想要支付的项目，按照步骤提示进行操作，直至填完支付信息（或暂付款冲账），最后打印出带有预约单号的网报单即可。具体网上预约报账操作流程是，报销人先将合法票据收集好并整理粘贴，登录系统选择相应的业务模块进行网上填报，填报完成提交时，可以选择履行签批手续的方式，包括线下审批和网上签批两种模式，如选择网签模式则需要继续上传报销附件照片，由项目负责人在网上进行审核。签批完成后报销人将网报单投递至专门的投递室投递箱中，会计人员定期取出已按照科研、教学分类装袋投入的网报单，审核合格后扫描网报单上生成唯一的预约单号的条形码，自动生成记账凭证，完成会计核算，最后传递给出纳运用银校互联系统，将金额支付给指定收款单位或个人的银行账户。

3 后疫情时代财务报销模式存在的问题

（1）因退单等导致的窗口报销。由于报销人员对财务要求不够了解，财务制度和报销流程不够熟悉，加之新的报销模式不够适应，导致递交单据不合规，出现材料不全、信息错漏等情况，需要退单修改重新递交。由于投递机已经识别过一次预约单号，无法重新投递修改过的网报单，故报销人必须将重新修改过的网报单据亲自提交到财务人员手中。这就增加了人与人之间的接触，加大了病毒传播风险，不利于疫情防控。取回退单时会有学生代取的情况，可能会导致退单原因转述不明，造成反复多次的修改，导致师生对报销产生繁难印象，认为网报只是多一种报销渠道，对报销效率的提升体现得不明显。如因教师工作繁忙，退单取回不及时，还会导致单据积压，增加票据丢失风险和财务人员时间管理成本。同时，报账人员没有财务专业知识基础，对填制内容不够了解，如混淆办公费和材料费、培训费和会议费、劳务费和专家咨询费等，财务人员需进行二次修改，降低制单效率。另外，考虑到部分年龄较大的教职工不能很好地适应网络化的报账方式，且报销业务笔数较少，财务处采取網上报账和窗口报账并行的方式。因此线下报销无法避免，离真正全面的实现投递零等待以及沟通零距离还有一段距离。

（2）网上签批模式尚不成熟。网上签批可以实现网页端和手机端的线上审批，解决了因异地无法审核纸质票据导致签批流程受阻的问题。通过报销申请，单据附件上传，远程审批，电子签章录入，实现零接触报销。网上签批避免了面对面审批的高疫情传播风险，还可以相互监督，使得业务流程更加透明。但由于网上签批模块设置尚不成熟，网签模式操作较为复杂，并没有全面推行网上签批。从部门负责人审批到业务主管部门审批，需要经手多个领导，且按照一定步骤签批，无法越级。目前软件公司没有设置物流提醒，无法预知何时出现网上签批业务、何时需登录操作等，这就需要领导随时关注网上信息并登录进行网上签批。要想顺利完成网上签批，需领导及时登录网址或者经办人主动告知领导后进行操作，否则一个签批环节耽误，审批时间就相应延长。领导本就业务繁忙，疫情期间会议更多，还要随时关注是否有线上签批，经办人还需要自行联系领导，这对于领导和经办人来说多有不便，故网签并未全面推行，大部分业务延续线下签批模式，进行纸质票据的审核签批。疫情期间如果有特殊原因需居家隔离等，难以及时找到相关人员，导致签批手续慢，工作效率下降，报销时效性大大受到影响，面对面传播风险也大大增高。

（3）资产系统与网报系统数据无法互联互通。资产系统与网报系统各自独立，不能互相读取数据，录入资产系统的固定资产不能通过数据传输自动导入网报系统进行报销，只能通过资产系统将报销凭证导出，并手工完成支付信息填写。如果经办人忘记在网报系统中填写制单，还需将网报单删除，否则会出现重复录入的情况。这就导致报销内容未实现全覆盖，资产类业务只能线下投递办理，增加密集接触的机会和聚集，感染的风险，不利于疫情防控。

（4）必须投递纸质票据。在数字化和移动互联网如此发达的时代，网上报账依然无法摆脱纸质票据和附件的束缚，在网上申报填写之后还需投递纸质票据。尤其体现在疫情期间，与人接触减少了，但人与物接触没有减少，给疫情防空留下了一个缺口。

4 后疫情时代财务报销模式优化措施

4.1 进行广泛的培训和宣传，提高网上报销投递成功率

财务处应利用多方渠道、多种方式对师生网上报销进行培训，通过微信公众号发布更新与报销有关的信息，提醒老师如何进行网上报销操作。积极宣传分享、播放制作好的网上报销操作教学视频，使新接触网上报销业务的老师有章可依、有序可循。还可以通过举办电话网络会议的方式进行网报业务答疑和宣讲，就师生最关心最热门问题进行官方讲解，统一作答。平时也要经常关注微信业务群，随时回复师生疑问，解决各类网报问题。通过各种方式，做好讲解示范，降低退单率。

4.2 完善网签模块应用功能，全面推广网上签批

联系软件公司，继续完善软件模块应用功能，增加物流管理功能模块，通过嵌入触发特定人的方式、微信、短信息或邮件通知经办人和相关操作人员，实现业务提醒、报销流程进展查询等业务功能，方便网签业务的全面推展实施，实现真正零接触的报销签批模式。做到办事不见面，服务仍在线，也保证疫情期间报销业务无须因路途地点和疫情严控等因素耗费时间精力。

4.3 資产系统和网报系统对接，实现信息互联互通

打通软件之间信息壁垒，通过系统对接，实现资产系统和网报系统之间资产信息共享，使资产数据直接在网报系统中导入，无须会计人员手工录入信息，避免报销人员需记清楚何时网上报销系统填报、何时资产系统申报而不能在网报系统上填报等，否则需重复取消多次返工。对网报产生畏难情绪。如果资产系统和网报系统能够互联互通，报销人员无特殊注意事项，正常报销即可，不仅优化了网上报账体验，也能帮助信息化报销模式有效推广。

4.4 做好票据影像化，力争无纸化办公

无纸化办公是未来大势所趋，要尽快做到通过票据影像化、电子化的方式，实现在家办公，达到零接触办公。如果国家电子票据管理系统能够实现消费端、票据端、报账端三方数据互联互通，保证票据真实性合法性，则完全可以依托电子信息，而不附打印纸质版材料，实现无纸化办公。财务报销规章制度亦能够对报销材料进行简化，仅需电子版附件即可。

5 结论

疫情防控常态化是高校财务管理工作的开展机遇和传统报销模式改革的挑战，通过财务报销模式的优化，不仅能够达到减少人员流动、公众聚集的目的，也使财务工作更为井然有序，使网上报账服务更为智能便捷，真正提高高校财务管理水平，更好地提升服务效率和师生满意度。以信息化为载体，继续完善在网上签批的使用功能，做好固定资产系统与网上报账系统对接等方面工作，通过培训宣传等手段，尽力做好财务服务保障工作，确保财务各项工作有序运行，将疫情对师生工作学习的影响降到最低，从容应对疫情。

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[作者简介]杜昕（1989—），女，汉族，吉林长春人，中级会计职称，硕士，研究方向：财务管理。

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