基于财务共享服务的管理会计信息化的实施策略

董宋行

(湖北工程学院 新技术学院，湖北 孝感 432000)

一、问题的提出

财务共享服务是依托信息技术以财务业务流程处理为基础，以优化组织结构、规范流程、提升流程效率、降低运营成本或创造价值为目的，以市场视角为内外部客户提供专业化生产服务的一种新的财务管理模式。也有人将财务共享服务称为财务共享，“财务共享，是指依托信息技术，通过不同企业、不同地点的财务业务有效整合，将财务管理从纷繁、琐碎、重复的会计事务中剥离出来，以期实现财务业务标准化和流程化的一种管理手段。”[1]实施财务共享服务的机构或实体即是财务共享服务中心(Finance Shared Service Center， 简 称FSSC)，它可将不同国家、不同地区、不同机构的会计业务，提交到共享服务中心(简称SSC)进行记账与报告，以确保会计记录和报告的规范和结构统一。财务共享服务中心一般服务于规模较大的制造业企业，这些企业所属的各分支机构和办事处往往只承担销售任务，而无复杂的财务核算需求。由于不需要在集团的每个公司和办事处设置会计岗位，所以财务共享服务中心为一些大型企业节省了成本。

财务共享服务中心于上个世纪80年代诞生于美国的埃克森和福特等公司，为各个业务部门处理会计和财务活动。上个世纪90年代，福特、辉瑞等跨国公司都采用了这种财务管理模式。这种模式在帮助企业降低成本的同时，还能够集中和控制业务部门的财务和会计管理。1999年，摩托罗拉在天津设立其全球会计服务中心，这是中国境内第一家财务共享服务中心。我国本土企业对共享服务的实践则始于2005年中兴通讯在深圳建立的财务共享服务中心。[2]“随着信息技术的发展和政府的积极推动，财务共享模式进入到快速发展阶段。截至 2020 年，已经有一半以上的中央企业建立起财务共享服务中心，‘智能财务’已赋能企业更高质量的发展。”[3]财务共享服务问世的时间虽然不长，却很快就成了人们关注与研究的对象。根据笔者在中国知网检索的结果，截止2022年4月底，在题名一栏中输入“财务共享”可以搜索到 1200多篇硕士论文，在篇名一栏中输入“财务共享”可以搜索7000多篇学术期刊论文。

管理会计是以提高企业经济效益为宗旨，通过一系列专门方法，利用财务会计提供的资料和其他资料进行加工，整理和报告，使企业各级管理人员能够根据这些经过整理和加工后的资料对企业的各项经济活动进行规划与控制，并帮助决策者作出各种专门决策的一个会计部门分支。要全面理解管理会计概念，必须将管理会计与传统的财务会计进行比较。首先，二者的工作目标不同，管理会计工作侧重点主要为企业内部管理服务，财务会计工作的侧重点在于为企业外界利害关系集团提供会计信息服务。其次，二者职能不同，管理会计主要履行预测、决策、规划、控制和考核的职能，财务会计履行反映、报告企业经营成果和财务状况的职能。再次，二者的工作依据、方法和程序不同，管理会计适用的方法灵活多样，工作程序性较差；而财务会计核算时往往只需运用简单的算术方法，遵循固定的会计循环程序。最后，二者的信息时间特征不同，管理会计信息跨越过去、现在和未来三个时态，而财务会计信息则大多为过去时态。总之，管理会计在今天企业的生产和经营过程中，发挥着十分重要的作用。

为了提高管理会计的工作效率，人们将信息技术运用于管理会计的各项工作，于是就有了管理会计信息化的产生。管理会计信息化是管理会计与信息技术结合的产物，是信息社会对企业财务信息管理提出的新要求，是企业会计顺应信息化浪潮所做出的必要举措。有人给管理会计信息化这个术语做出了如下的界定：“管理会计信息化主要指将会计管理中的所有信息资源，通过计算机、网络通信等信息技术对这些管理信息资源进行获取、加工、传输以及应用等处理，以便于为企业的经营管理、内部控制、企业决策以及经济活动的运行提供准确、及时全面的信息资源。”[4]信息化时代，管理会计信息化是网络环境下企业领导者获取信息的主要渠道，它既有助于增强企业的竞争力，解决会计电算化存在的“孤岛”现象，还能够提高会计管理决策能力和企业管理水平。

财务共享服务和管理会计信息化与企业经营和管理都具有十分密切的关系，财务共享作为一种新的财务管理模式，解决了大型企业集团财务组织重复建设和效率低下的问题，帮助企业实现从会计核算到管理决策支持的财务转型。在财务共享服务的基础上，财务信息化实现了对财务核算领域的全面支持，继而向管理会计领域继续发展，最终实现面向管理会计的财务信息化，财务共享是管理会计信息化的基础。所以，有不少学者对这两个对象同时进行了研究，研究者的研究角度多种多样，有的学者重点研究财务共享下管理会计信息化的建设问题，有学者关注财务共享下管理会计信息化体系的研究，而更多的人是从财务共享服务下管理会计信息化的实施策略的角度来探讨。企业在实行财务共享服务和管理会计信息化之后，是否就一定能够提高企业的效益。企业在创建财务共享服务中心并实行管理会计信息化之后，有哪些因素会影响企业的效益，针对这些因素，基于财务共享服务的管理会计信息化应该采取什么样的策略才能提高企业的经济效率和社会效益。下面，笔者就这些问题进行一定的探索，希望能起到抛砖引玉的作用。

二、财务共享服务下管理会计信息化产生作用的制约因素

首先，企业或社会组织自身的特点与个性化的需求是财务共享与管理会计信息化产生作用的前提。激烈的竞争、持续的技术变革和动态市场要求企业拥有适应性强、灵活且具有成本效益的财务管理模式，通过财务共享服务下管理会计信息化，一个企业能够管理多个公司的财务运营，实现规模经济、专业化和效率化。然而，并非所有企业都有相同的需求，而且并非所有可以在市场上获得的系统都是高效的。本文前面提到，不是所有的企业或社会组织都适合财务共享这种新的财务管理模式，如像制造业的工厂、勘探业、信息化程度较低的企业就不适合建立财务共享服务中心，不宜实行财务共享这种模式。

在一个企业或组织内部，企业的会计信息需求和可用于系统运行的资源会影响财务共享服务的建立和实施。无论是大型或小型企业，管理会计的基本目的都是以尽可能最有效的方式满足企业对会计信息的需求。但是小型企业，由于经济活动少，其会计信息并不是很多，因此财务共享服务的需求并不大。相比小型企业，大型企业对财务共享服务需求更大，因为它的业务范围更广，业务地点更多，要求的会计信息更高，以做出更精准的决策。所以，不同的企业或组织在实施财务共享服务与管理会计信息化时，必须首先评估企业或组织自身的需求。

每个企业或社会组织都有自己的特点，企业或组织应根据自己的特点来确定自己的个性化需求，不能无视企业或组织自身的特点和个性化需求引入统一的财务共享服务下管理会计信息化模式。每个企业都有其独特的方面，因此很难定制通用管理会计信息化软件包。虽然通用管理会计信息化软件包能满足企业或组织的基本需求，但是不同的企业或组织具有各自的特点，包括组织规模、行业、资产类型等等，这就要求企业或组织基于自身情况采用不同的模式。

其次，企业或社会组织的人力资源制约着财务共享服务下管理会计信息化作用的发挥。本文在第一部分就提到财务共享服务中心一般服务于员工素质较高的制造业企业，一个企业或社会组织的员工素质，既是影响一个企业或组织的经济效率或社会效益的重要因素，还是影响一个企业或组织的财务共享与管理会计信息化产生作用的重要因素。上个世纪80年代，美国著名学者阿历克斯·英格尔斯就说过一个国家的现代化必须要以国民素质的现代化为基础。没有人的素质的现代化，任何器物的现代化和制度的现代化都不可能实现国家的现代化。清朝末年的洋务运动是一场典型的引进西方先进设备的器物现代化，而戊戌变法则是学习西方现代制度的制度现代化，这两场现代化的结果都是失败的，根本的原因是当时的国民素质极其低下。

财务共享服务和管理会计信息化都是当今这个信息时代先进的管理模式，这些现代化的财务管理模式和方法，是由人来操作由人来实施的。如果操作和实施这些现代化管理模式的人素质低下，毫无疑问，这些现代化的财务管理模式与手段根本就不能产生积极作用。财务共享服务下管理会计信息化的实施涉及大量工作人员和不同的工作内容，人员方面有企业或组织的管理会计人员、做出财务或管理或决策的人员，工作内容则更为复杂而且多变。实行财务共享服务下管理会计信息化时，如果企业或组织的财务工作人员不具备相应的知识，他们将无法适应财务共享服务下管理会计信息化这种新模式和新手段。因此，企业或组织需要提供高素质的专业人员。

再次，实施财务共享服务下管理会计信息化的成本和收益的考量与评估。一个企业的主要使命是创造利润，所有的生产经营活动都要把利润最大化作为目标。企业或组织实施财务共享服务下管理会计信息化的主要目标也是为了提高企业的经济效益，追求最大的利润。创建财务共享服务中心，实行管理会计信息化，企业必须投入一定的人力和财力，必须付出一定的成本，这些成本包括购买有关设备如计算机硬件的费用，还有维护和定制系统的费用，有些系统需要不断的维护和更新，还有培训相关人员的成本。尽管这些信息化系统中的大多数提供合理的费率，但其中许多系统需要安装额外的处理器才能使用。总的说来，实施财务共享服务下管理会计信息化所节省的时间和人力，足以证明付出的成本是合理的。但对于某些企业来说，管理会计软件投资可能需要数年时间才能收回成本，这就要求企业详细地评估投资财务共享服务下管理会计信息化的成本和收益。

三、财务共享服务下管理会计信息化有效实施策略

第一，企业或组织要根据自身的特点和需要来实行财务共享服务下管理会计信息化。财务共享是管理会计信息化的基础，企业首先要根据自己的特点和需要来确定是否采用财务共享服务，如本文前面所言，并不是所有的企业或组织都适合财务共享。财力共享服务是一种新的财务管理模式，财务共享服务中心根据其组建方式又可以分为不同的具体表现模式，即全新的财务共享服务中心、集中的财务共享服务中心和虚拟财务共享服务中心，这三种模式各有千秋，第一种模式是实现共享服务的惯用方法，并已被许多跨国企业所采用。第二种模式将引发企业组织的重大结构调整，它需要一个全新的地点、全新的人员、全新的信息系统以及全新的流程。这种模式成本高、筹建缓慢。第三种模式最大的不足在于由于缺少经常性的面对面的沟通，将会导致不同地域员工之间合作的困难。采用财务共享服务的企业，还要根据企业的特点来确定创建何种模式的财务共享服务中心。

在引入财务共享服务时，企业或组织必须针对自身的特点进行个性化设置，而不是引入统一的财务共享服务模式。企业或组织必须围绕主要管理会计流程(应收账款、应付账款、一般会计、财务)组织财务共享服务中心的建立。系统只有在满足企业的需求时才有用。企业可以根据优先级列出不同的需求，包括需要的具体报告和信息，这是管理会计信息系统应如何工作以使公司的业务充分受益的指南。财务共享服务中心的建立也可以根据这份指南来进行设计，以最大化适应公司的需要。

第二，不断提高财务共享服务中心员工和管理会计工作人员的素质。上个世纪60年代，美国学者诺贝尔经济学奖获得者舒尔茨就提出过人力资本理论，这种理论的中心论点就是，人力资源的提高对经济增长的作用，远比物质资本的增加重要得多。现代经济发展已经不能单纯依靠自然资源和人的体力劳动，必须提高劳动者的智力水平和专业素质，增加专业知识和技能的成分，以此来代替原有的生产要素。因此，由教育形成的人力资本在经济增长中会更多地代替其他生产要素。

企业和社会组织实施财务共享服务下管理会计信息化要取得提高经济效率和社会效益的积极效果，必须提高财务共享服务机构成员和管理会计工作人员的专业素质。财务共享服务与管理会计信息化这些现代化的管理模式和方法必须由具有现代专业知识和技能的高素质的员工来操作和实施。否则，财务共享服务下管理会计信息化不可能产生积极的作用。管理会计工作人员在财务共享服务下管理会计信息化项目中扮演着关键角色，这些专业人员必须是具有管理 Excel、表格和数字等方面的会计基础和技能的人。财务共享服务下管理会计信息化的实施通常伴随着信息系统的协调和组内流程的全面检查，它的成功需要完美掌握通用工具和由此产生的流程。因此，企业必须记录流程并在新流程中培训员工。

第三，评估财务共享服务下管理会计信息化的投资回报率。从理论上讲，财务共享服务中心的建设对企业具有十分积极的意义，它有效地提高了企业的工作效率和质量，促进了企业核心业务的发展，加快企业的标准化过程。实施财务共享服务下管理会计信息化可以帮助企业实现规模经济，减少员工人数和人力成本，提高企业的生产效率和经济效益，实现提升企业利润的目标。但是，从企业实行财务共享服务下管理会计信息化的实践来看，也并不是所有实施财务共享服务下管理会计信息化的企业都能实现节省成本提高利润的目的。企业采用财务共享服务是为了降低成本和提高效率，在采用财务共享服务下管理会计信息化的过程中，企业需要付出大量的资金，包括招聘人员、购买系统、配置机器，等等。所以，企业为了更好地了解投资建立财务共享服务后的收益，必须借助明确的指标评估财务共享服务管理会计信息化的投资回报率。财务共享服务下管理会计信息化最常见的投资回收期是实施后的前一两年，有的可能需要更长的时间。所以，企业不能要求财务共享服务下管理会计信息化的投资回报立竿见影。企业或组织必须确定科学的战略指标，随着时间的推移进行评估，这些战略指标非常依赖于公司的目标，衡量支持职能运营成本的降低，甚至管理流程的协调。