馆藏图书大范围排架基础分析

刘玉琴 陈绍平

一、基本现状和研究意义

馆藏图书随着日积月累，一般的高校图书馆都至少有几十万的藏书量，[1]虽然图书馆流通业务从传统卡片式到运用计算机管理系统人工借阅，到现在自助借还，甚至利用RFID 技术实现一定智能化，但流通业务中的图书排架依然要通过人工操作来完成，且越来越繁重。

目前大部分图书馆的排架基本上采用《中国图书分类法》来分类，而后按种次号进行排序上架的方式。[2]图书馆每年都会采购新图书，故需预留架位给对应分类后续新图书上架。针对架位预留，传统方法和相关研究论文都是简单地将全部书架位根据现有馆藏图书分类册数比例划分后，再单个架位凭经验预留大概的空间。这种方法在前期架位非常充足的情况下暂时没有问题，在中期上架图书占比率达到50%后开始需要频繁整架或小倒架，占比率达到70%后需要大范围倒架甚至是全馆范围倒架，严重增加相关工作人员的工作量。以笔者工作经历为例，当F 类图书部分架位溢架时，按前辈留下的经验，笔者用时两周多进行整个F 类图书大倒架。倒架完成后仅维持一周，F 类图书再次部分架位严重溢架……类似事件多次发生后，笔者开始思考如何对馆内图书进行合理排架：如何分配各分类图书架位数可以有效减少或防止大范围倒架的发生；如何预留各架位空位可以有效减少整架、倒架次数。

做好合理的排架规划不仅可以节约后期维护架面整洁的人力成本和时间成本，有效降低工作人员面对繁重工作的消极情绪，还能提升读者查找借阅图书的便捷度，降低读者因架面混乱或架位变化带来的不良体验感。[3]因此，研究科学合理的排架方法是一项很重要的工作。

二、各分类图书架位数分配的基础分析和计算方法

在架位充足的情况下，已有的馆藏图书一般是全部上架，剩余的架位是为后续采购的图书预留的。后续采购的这部分图书结构比例是无法确知但需要作出预测的，否则无法对图书架位进行分配。预测图书结构比例是排架工作的重点也是难点。

（一）预测图书结构

预测图书结构分为两种情况，一种是有规划地预测，另一种是无规划地预测。

有规划地预测是图书采购部门有明确计划地采购，如对整个馆藏布局有规划，或因馆藏图书结构调整、开设新专业的需求，若干年内需要增加某类图书若干册等。

无规划地预测是指采购部门无任何采购计划，只能根据馆内已有的数据（馆藏图书结构比例、近年图书购买册数比例、图书利用率等）作为参考数据来进行无规划地预测。

（二）无规划预测模式下架位预分配的分析

馆藏图书结构比例是当前已有的图书结构，而近年图书购买册数可以一定程序上当作未来图书购买趋势。针对无规划预测模式，先进行数据分析。

假设现有H 类图书馆藏册数为10000 册，其在馆图书册数为8000 册；U 类图书馆藏册数为2000册，其在馆图书册数为1900 册；H 类图书平均厚度tH为2 cm，U 类图书平均厚度tU为2.5 cm。共有300个架位(每个架位长度为100 cm,用符号l 表示)分配给这两类图书。通过计算H 类需要的架位为200 个，U类需要50 个，剩下50 个架位该如何分配呢？

1.依据已有馆藏图书结构比例进行预留架位

H 类与U 类馆藏册数比例为5∶1，按此比例无规划预测未来H 类与U 类图书进馆数量比例为5∶1，平均图书厚度比例2∶2.5，两类图书架位分配比例nH：nU=4∶1，则空余50 个架位分配给H 类的架位nH=40 个，分配给U 类的架位nU=10 个。按此架位比例分配后，H 类新分配的架位可容纳的图书册数acH=2000册，U 类新分配的架位可容纳的图书册数acU=400 册。

2.依据图书近年购买册数比例进行预留架位

先假设H 类与U 类近年购买册数比例为4∶1（即低借阅率图书购买比例提高）。

按此比例预测未来H 类与U 类图书进馆数量，两类图书架位分配比例nH：nU=3.2∶1，分配给H 类架位nH≈38.1 个，分配给U 类架位nU≈11.9 个。按此架位分配后，H 类新分配的架位可容纳的图书册数=1905 册，U 类新分配的架位可容纳的图书册数acU==476 册。

现有新图书H 类2000 册、U 类图书476 册需要上架，即实际两类图书采购比例为4.2∶1。按馆藏册数比例预留架位时H 类可以完全上架，U 类剩余76 册；按近年购买比例预留架位时U 类可以完全上架，H 类剩余95 本。采用哪种比例预分配架位更合理呢？

这需要结合架位留空率进行分析。正常馆内架位有两种情况，架位满架和架位上有空余空间。而有空间的架位可能是架位本身有空闲位子，还有可能是因为图书外借而空出的空间。而空闲位是为新书上架所需而预留的，属于预判操作。预判不可避免的会出现与实际情况不相符，部分空闲位预留不足时，仅余少量新书需要上架时，外借图书空位可以作为缓冲区间应急上架新书，被外借的图书越多，可做缓冲的区间就越大。相比于H 类，U 类更加容易溢架，所以依据近年购买册数比例预留架位更为合理，容错率更高。

那假设H 类与U 类近年购买册数比例为6∶1（即低借阅率图书购买比例未提高）。

按此比例预测未来H 类与U 类图书进馆数量，两类图书架位分配比例nH：nU=4.8∶1，acH=2140 册，acU==280 册。

还是现有新图书H 类2000 册、U 类图书476 册需要上架，而两种方式预留的架位H 类都可以全部上架，U 类图书都溢架，但U 类图书按馆藏册数比例预留的架位能上架的册数比按近年购买册数比例预留架位更多。所以依据已有馆藏册数比例预留架位更为合理。

上文分析可以看出在无规划预测模式下采用哪种数据比例预留架位取决于低借阅率图书近年购买比例是否提高（与馆藏册数比例进行比较）。而馆藏册数比例和近年购买比例都并不一定切实贴合未来图书采购的比例，应尽量让预测的架位分配方案容错率更高。正常情况下，借阅率低的图书馆藏量也低，这意味着分配的架位少，而借阅率低，架位留空率也低，容错率也低，极易造成溢架。所以可以采用馆藏册数比例和近年购买比例相结合的方法，在馆藏册数的基础上，查看低借阅率图书的近年购买册数比例是否提高，有提高的可以在馆藏册数比例的基础上适当提高比例进行架位预留计算。低借阅率图书近年购买册数比例未提高或部分低借阅率图书未购买，则继续使用原有馆藏册数比例进行架位预留计算。

（三）架位分配计算方法

系统讨论架位有空余的预分配方法（若初始架位不足，则需要额外增加架位或者给图书进行剔旧、减少复本量等工作），首先向相关采购部门了解是否有相应的采购计划，若有，则按采购计划进行对应比例换算后预留架位，采购计划的比例要注意不同分类图书厚度的影响。采购计划只有部分或不全面时，将对应部分的比例按计划比例进行分配，剩余部分则按无规划预测方式进行分配。

无规划预测方式架位分配首先需要计算各类图书现有馆藏册数比例，并参考各类图书近年购买册数比例，将近年册数比例有提高的低借阅率图书的比例进行适当提高后得到新的各类图书预留册数比例aA：aB：aC：…aX：aZ。

计算出各类图书的预留册数比例后，还需要考虑各类图书的平均厚度差异。传统的架位分配法直接按已有馆藏图书册数比例分配，等于是默认各类图书厚度一致。然而实际上各类图书厚度是有细微差别的，而这细微差别造成的影响很大。举个例子，分配为A 类、U 类图书的架位数都是50 个，每个架位长度都是100cm，A 类、U 类图书的平均厚度分别为2.3cm、2.5cm。A 类架位大约能容纳2174 册图书，而U 类架位仅能容纳2000 册图书。

计算图书的平均厚度，可以通过大量测量各架位上图书的总长度除以图书的总册数。通过此法计算出平均图书厚度t 后，结合上文的图书预留册数比例得到架位分配比为mA：mB：mC：…：mX：mZ=aAtA：aBtB：aCtC：…：aXtX：aZtZ，其中mA+mB+mC+…+mX+mZ=m，m 为总架位数。

计算出各类图书可分配的架位后，还需按实际架位分布位置进行调整。实际架位可能分布在多个楼层、多个区域，而图书的馆藏分布不论是否采用三线典藏理论，除了新书展示区或特定主题区，原则上一般实施同类图书同区域或同楼层的思维方式，以便读者明确掌握阅读意向的图书目的地，而不是让某类图书跨越多个楼层。按实际楼层架位进行调整各类图书的架位数应尽量小范围微调，以减少相差值。

确定各类图书架位数后，按照同样方式计算出各类图书二级类目所需预留架位数。以A 类为例，假设A 类二级类目包括A1,A2,A3,A4,A49,A5,A7,A8，其分配比例同样需要参考低借阅率图书的近年购买比例是否提高，得到新的预留册数比例为mA1：mB2：mC3：…：mA7：mB8=aA1tA1：aA2tA2：aA3tA3：…：aA7tA7：aA8tA8，其中mA1+mA2+mA3+……+mA7+mA8=mA。A 类三级类目如A11～A18 架位数可以按照同样的方式计算，直至最后一组分类号。

为简便计算，实际中可以直接根据各小类图书数量决定是否展开类目。以H 类为例，假设10000 册H 类图书分类情况为：H0 类为950 册，H1 类为2200 册，H2 类为50 册，H3 类为6600 册，H4 类为40 册，H5 类为100 册，H7 类为40 册，H9 类为20 册。对H0，H1 类展开3 级类目，对H3 类展开四级或五级类目，如五级类目H313.3,H319.4 等。图书数量稀少的H2 类、H4 类等不再展开。按展开后的对应类目直接计算好预留架位数。（此处默认H2、H4 等低借阅率图书近年购买比例未提高）

三、架位留空率基础分析

确定好分配给各类目图书的架位数后，需要考虑对应类目图书的每个架位应如何预留，即架位留空率的计算。传统的架位留空率方法是直接对整个大类按平均值进行空位预留，与实际误差太大，极易导致频繁整架甚至频繁倒架，应该根据实际情况进行。

（一）计算各小分类的平均留空率

有选择的展开图书类目进行各小分类的图书架位数目分配后，对应小分类的架位留空率也要按相应的类目号（如H313.3,H319.4 等）各个计算，而不是对整个大类（H 类）进行平均值计算，以减少误差值。例如图书H313.3 馆藏数量为1000 册，在馆数量为900 册，架位数为25 个；图书H319.4 馆藏数量为2000册，在馆数量为1600 册，架位数为50 个，则H313.3 的每个架位平均留空率为28%，H319.4 的每个架位平均留空率为36%。

（二）架位留空率基础分析

计算出架位平均留空率是为了有个参照值，并不建议给每个架位按平均值架位留空。首先同一分类号图书排序一般是按种次号大小进行排序，后编目图书的种次号排在先编目图书的种次号之后。所以新进图书一般都排序在最后一级分类号的最后，除了以下几种情况：随书习题册、分卷图书、分册图书及原图书版本更新等。这些新进图书的种次号是采用原有图书的种次号，一般紧随着原有图书上架，随书习题册、分卷图书、分册图书一般会在采购时一次性买全，很少后面再单独购买。版本更新图书相对较多些，但相对每次新书采购量的比例也是很稀少的。所以空位预留除了正常被外借图书而空出的位子，大头应集中在最后一级分类号的尾部。

另外，对于小部分例如版本更新等这类图书，可以在每列书架第三排与第六排架位为这类书预留些缓冲空间，作为缓冲架位。当有这类书新书需要上架时，可以通过缓冲架位进行微调后上架。设置第三排与第六排架位作为缓冲架位是因为这两排架位在图书馆上架时操作方便，第一排与第二排的上架或整架操作经常需要辅助书梯或书凳完成，不建议设为缓冲空间。缓冲空间值最好设置为图书复本量的倍数，图书复本量少的可以将倍数设为3 倍，复本量多的可以将倍数设为1 或2 倍。比如，图书复本量为2 本，缓冲架可以额外预留6 本的空间，复本量为5 本，缓冲架可以额外预留5 本的的空间。

（三）排架方法

给图书排架正常情况下是通过图书种次号是否连续及图书复本数是否齐全，来判断图书是否被外借以及被外借数量为多少。当某区域图书都在馆无外借时，非缓冲架位排满，缓冲架位则酌情预留些空间；当图书有被外借的区域，图书架位可根据种次号不连续及复本量的缺少量来留位，缓冲架在此基础上多留些空间;但当图书外借量无法准确判断时(如因馆内所购图书复本数不固定等)，可在架位平均留空率的基础上再多留一些空间。最后剩下的空位都集中在该分类号的最后架位上，这些空位也同时是其相邻分类号图书的缓冲架。

例如：根据本文分析及上文H313.3 的数据为基础，图书复本量都为2 册，假设第71 至80 册、第101至120 册、第401 至420 册、第601 至625 册、第801 至825 册图书被外借。对应25 个架位的排架效果可以是这样的：第1 个架位排架50 册图书（满架），架位留空率为0；第2 个架位上架40 册（被外借图书10 册)，架位留空率为20%；第3 个架位上架34 册（被外借图书10 册+缓冲架位预留6 册空位），架位留空率为32%；第4、第5 个架位都排架50 册，架位留空率为0；第6 个架位上架44 册（缓冲架位预留6 册空位），架位留空率12%……最后4 个架位为空架位。

图书排架是先根据预测未来的图书结构进行分配架位后再根据分配的架位计算实际各架位的留空率，而预测的图书结构毕竟是预测值，与实际难免会出现偏差。即使是有规划的预测与实际购买的图书结构也会存在差异，因为选书形成征订目录这个阶段开始不可控因素太多：庞大的书目体量导致无法精准选书、馆藏书目查重后删减部分图书、配书中出现部分图书断货、验收过程中剔除不合格图书等。所以设置缓冲架是必要的选择，可以增加容错率。

此外，还需注意一点，分配架位前应对馆内未收藏的分类如H81,H83,H84 等进行未来购买意向咨询，对确定不会购买的分类可以不理会，对有可能购买的分类应在相应位置预留适当位置。

四、结束语

许多馆员在给各架位预留留空率时甚至不知道为何预留四分之一或五分之一，仅是照搬他人做法，不考虑实际情况，极易导致在排架过程中某类或多类图书排架时，前排架位充足后排架位不够容纳等问题。排架还未完成就需要重新返工，更不用说新图书上架后导致空闲的架位长期空闲，出现溢架的架位频繁需要倒架。所以科学合理的排架是图书馆流通工作中的重要内容，[4]也是相关馆员需要掌握的一项重要技能。

本文利用数学计算并结合工作实践中的实际情况进行分析，提出更合理的排架方法。该方法可以让上架图书占比率到达85%后通过日常维护仍可以正常有序上架，同时在架位预留与实际出现偏差时通过缓冲架进行调整，实现通过尽量小范围整架来维持图书的有序、整洁，保证图书的正常流通，有效减少整架、倒架工作量。[5]

注释：

[1]熊泽坤：《图书馆虚拟排架系统的设计分析》，《硅谷》2013 年第12 期。

[2]徐峻嵘：《高校图书馆图书调整及排架方法初探》，《湖北广播电视大学学报》2012 年第7 期。

[3]陈江洪：《图书排架合理性的确定》，《科技信息》2010 年第1 期。

[4]李志涛：《文献增长规律在书库排架测算中的应用——以天津电子信息职业技术学院图书馆为例》，《图书情报研究》2012年第1 期。

[5]刘雪梅、章慧：《两校合并新馆时的图书排架方案及实施——以济南幼师、济南师范两校合并建立新馆的JK 类书库为例》，《办公室业务》2018 年第17 期。