科研单位存货管理问题分析与改进

赵小禹 朱海敏 王剑涛

摘要：存货管理是科研单位经营管理的重要内容之一，与资金利用水平及资产运作效率息息相关。控存货、增效益，对科研单位激活存量资产、提高资产配置效率具有重要意义。文章分析了科研单位在存货管理方面的漏洞和问题，提出了完善存货库存管理制度、信息化管理等改进措施。

关键词：科研单位;存货管理;改进措施

随着《中共中央关于制定国民经济和社会发展第十四个五年规划和二○三五年远景目标的建议》的提出，科技创新与高质量发展是科研单位的核心竞争力，在基础研究和核心技术攻关上面临挑战的同时，各科研单位也存在推进产业健康发展等方面的切实需求，因而提出成本工程、瘦身健体等举措来应对转型升级、国际局势等变化。其中，存货管理是成本工程专项工作中的重中之重，高位运行的存货金额，已成为影响经营质量的“牛鼻子”。

本文通过抽样某航空发动机科研单位库龄两年以上原材料、元器件的库存情况，找出长期库存形成的根源，提出改进管理的措施或建议，促进业务的高效运行和持续激励变革发展，推动经济效益稳步增长。

一、数据分析

（一）数据抽样及核实

随着航空发动机事业的快速发展，某科研单位业务稳步拓展，营业收入逐年提升，存货总额也持续攀升。同时，存货周转率也呈下降趋势。本文以该单位供应管理信息系统库存数据为基础，将入库日期在2017年12月31日前的库存原材料纳入分析范围，抽样结果：原材料库存共有36699条记录，其中在2017年12月31日前共有18391条记录，两年以上库存金额占总金额的23.58%，初步确定抽查重点为结存数量大于100或库存金额大于1，500元的原材料，经适当调整，共抽查3487条记录金额占两年以上库存总额的74.14%（见图1，黑色为抽样数据）。

针对抽样数据，从供应管理信息系统中查询需求部门、需求日期、数量、采购合同、采购数量、入库数量、出库数量等信息，检查订单的请购依据及涉及的任务是否合理;核实是否存在超计划或无计划、超需求或无需求、未执行或无合同采购的原材料、元器件;核实是否在原材料、元器件复验环节积压呆滞;核实是否存在质量问题积压呆滞，核实是否存在超保质期、残损变质积压呆滞等情况。

（二）库存形成因素

通过数据比对，查找需求日期与实际入库日期差异较大的数据记录，同时计算采购数量与需求数量比率、批次出库数量与入库数量比率，对上述数据进行异常情况跟踪分析。入库领用率低于50%的原材料库存原因进行统计，因设计变更、项目调整等因素形成的库存占比超过半数（见表1）。

二、问题分析

该科研单位在落实成本工程管理要求中，通过加强采购计划和库存统筹管理，实行供方分批交付提升库存周转率和采购计划精细化水平;推进供应商代储管理，最大限度减少所内库存积压，减少资金周转占用。但通过检查发现，在请购及采购实施过程中还存在如下问题。

（一）请购未经相关管理部门审核，采购控制程序设计不到位

采购需求提出后，一般由需求部门内部审批，审批后由采购部门按进度安排生成采购订单，形成采购计划。采购需求是否满足年度生产经营计划、是否需求部门自列计划、是否逐级放大计划、是否符合有关项目设计文件耗用定额标准等未经相关管理部门审核，采购计划未作为年度生产经营计划的一部分，未经过严格的授权批准。审批信息的内容与审批人员不全面，实际使用情况无法全部了解，导致审批人员对项目需求的必要性与实际使用数量缺少准确的评估与把关。

（二）流程制度规范性不够，存货管理缺少细则

请购源头、计划源头多元化、无统一归口管理，无法做到三个一致：基础数据一致、过程评估一致、采购结果一致。存货使用缺少相关细则，如各项目之间挪用、异常存货的使用和处理要求等。

（三）未明确对请购的考核要求

请购执行缺乏跟踪监督只针对基本流程如请购部门及人员职责分工、请购类型、实施程序及请购审批等进行了规定，但未对请购后实际领用情况明确考核要求，对请购的按期领用情况缺乏跟踪监督。

（四）部分请购与实际需求不符

1. 部分器材请购不合理。部分需求部门按照计划提出物料需求，但在物料采購后，有关项目外包，所需物料改由外包单位提供，已采购物料形成库存。

2. 提前请购形成物料积压。部分需求部门根据预计科研生产情况提前申请采购，但在物料采购后，由于设计变更、优化或取消，已采购物料不需要使用形成库存。

3. 零星备料缺乏严格审批控制。部分需求部门申请采购备料，但对备料是否合理缺乏严格审批控制。

4. 项目需求已满足仍重复采购导致库存增加。部分物料因项目任务紧、采购周期长，需求部门在提出采购需求的同时，已通过借用已有库存满足项目需求，重复采购导致库存增加。

（五）采购前未根据实际充分平衡库存

采购前未充分平衡已有库存，在现有库存远超实际需求情况下，仍按需求重复采购，加大库存。经抽查，有27种物料（单个物料库存均在10万元以上），在2017年年末有较多库存情况下，2018年后仍按新需求重复采购，造成库存增加。

（六）项目整体发料节点偏离形成呆滞存货

按照项目整体结存情况核查，存在两种情况：一是已备料项目未按照备料任务的节点准时发料，延后执行，造成呆滞;二是已备料项目因特殊原因取消生产，形成呆滞存货。

（七）信息化手段不够、不显形

计划核算需人工识别各项目需求数、库存数、在途数等基础数据，无法自动统计，如库存中存在超期的、非产品用的、质量问题的，均要根据项目的要求，人工核算可用库存，以及期间各项目间库存挪用拆借、形成呆滞后后续存货是否可继续使用，系统并未显形。

三、改进措施

（一）建章立制，加强采购管理制度和流程的刚性约束

修订请购管理办法，进一步规范需求计划的制定，细化平衡库存要求，提高计划的准确性和执行的有效性。

（二）建立采购计划执行考核机制

避免由于采购计划不合理造成的存货增加及资金占用。对采购物资领用情况进行统计，合理调剂使用库存物资，按年度对需求部门进行年度考核。

（三）利用信息化手段，建立完整链条，完善存货调整机制管理，实现数据互通

打通需求到采购计划的全流程信息化系统，以项目计划为主线，实现生产运营全过程信息的关联;实现采购来源追踪，采购库存精细化等管理，全面提升采购计划管理、管控效率，提高采购合理性、为减少原料库存占用打下基础。

1. 系统数据互通。实现计划、生产、采购等系统的数据互通，从而实现信息追溯的连续性和完整性（见图2）。成品库、系统库、组件库、零件库、原材料库存货信息一目了然，责任清晰。按照“源头发散、收归统一;标准一致、系统把关;流程管控、做到物归原主”的思路进行信息系统的优化：（1）物料申购下达环节：统一在采购管理系统中下达备料计划;（2）计划平衡环节：承接并核算备料计划，锁定有效存货;（3）采购并入库环节：物料入库后，信息推送至备料计划，备料计划显性任务完成的百分比，并具备锁库功能;（4）任务调整环节：到发料节点提醒，确认是否生成发料计划，项目根据需求调整发料节点;（5）发料环节：库房选择对应的备料计划，推送至发料模块，实施发料配套，显示拆借器件的批准与记录。

2. 形成各层级看板信息，实时监控存货情况。以计划为主线，实现合同、需求、预算、采购、入库、出库、付款、报账、生产、发运、回款等生产运营全过程信息的关联，新增订单与需求关联、自动平衡库存、库存盘点、看板等功能，重点解决采购计划不合理、未充分平衡库存、生产缺料和一键提取证据链等问题。

3. 打通计划信息、物资信息、财务信息之间的链接，避免“信息孤岛”，形成相互关联的信息流（见图3）。反馈主要是任务执行进度、完成率等信息。如：采购供应系统向生产计划系统反馈，采购跟踪表、物资预占用齐套率、出库齐套率;制造执行系统向生产计划系统反馈：生产订单完成率、异常問题情况等。

4. 建立标准件、元器件的基础资源库，增强通用性，减少呆滞存货。编制元器件选用目录，以制度固化优选库、可用库、限用库、专用库，规范选型，提升元器件在各项目间的通用性;以单颗物料为基线，绑定库存信息，做为选型和审批参照，提升物料显性度。

5. 完善存货调整机制管理，确保信息传递及时。增加相关审批部门（计划部门、采购部门、需求部门），建立需求评估单（针对项目选用的物料进行用途、数量、呆滞风险等多个维度进行说明）。归集计划核算口，统一由计划人员统一平衡采购数量，采购人员依据外部市场变化，凭借依据调整采购数量并进行说明。外部信息的变化通过信息平台进行及时传递，提高各项目间物料选型的通用性，待项目取消时可保证挪至其他项目可用。

四、结语

存货管理是推动科研单位瘦身健体和持续健康发展的切实需求，也是企业采购制度改革的重要举措。选择合适的存货管理措施不但可以达到减库存、控成本的目的，化问题为资产，助力运营管理组织体系变革，还能提高全员成本意识、按规办事的观念，从思考变成行动再转变成习惯，为企业变革发展营造良好的文化氛围。

参考文献：

[1]施芝鸿.“十四五”规划是开启全面建设社会主义现代化国家新征程的第一个五年规划[J].求是，2020（23）：31-38.

[2]赵永亮，邢旭宁，任金妮，陈雪玉，赵韫哲.运用“互联网+”技术实现高校资产清查盘点的探索与实践[J].实验室研究与探索，2019，38（04）：264-267+290.

[3]黄泰松.基于成本最小的原料保证系统研究及应用[D].长沙：中南大学，2001.

（作者单位：中国航发控制系统研究所）

2777501705344