视频工作会议下西藏高校档案工作开展途径分析——以西藏民族大学为例

李 靖

（西藏民族大学，陕西 咸阳 712082）

一、自治区档案工作会议基本情况

近年来，西藏自治区档案局每年度均在拉萨召开一次全区范围内档案工作电视电话会议，学习传达中央档案局长馆长会议精神，总结部署开展区内档案工作。自治区档案工作会议内容丰富全面，以党中央的方针政策为指引，以国家档案法律法规为档案工作规范，积极开展区内区外档案走访调研活动，落实推进区内档案实践工作。

1.高度重视档案工作

自治区政府将档案工作列入国民经济与社会总体发展规划内，提高档案事业工作财政预算，加大经济投入，为区内档案工作可持续发展提供基础。区政府将档案工作与西藏经济、社会进步、民族团结、局势稳定等结合起来，分析档案工作与西藏区内其他工作存在的问题。

2.注重档案工作的党性与服务性

自治区档案工作会议近几年均提出 “档案工作姓党”、“为党管档、档要为党”，深刻说明档案工作特性[1]。会议指出档案工作人员要站在党和国家的角度去开展工作，坚决拥护执行党和国家制定的方针政策，树立保密意识，以共产党员的党性严格约束自己，服务群众[2]。

3.加大力度推进区域内档案工作法制化规范化进程

自治区档案工作会议要求各区县档案机关加强对《中华人民共和国档案法》、《西藏自治区实施〈中华人民共和国档案法〉办法》等档案法律法规的贯彻实施力度，印发、转发、起草《建设项目档案管理规范》、《归档文件整理规则》等规范性文件40余份[3]，加强区内各地市县档案工作行政执法检查与归档规范检查力度。

4.强调档案工作的拓展延伸

档案工作会议将抢救保护区内国家重点档案作为现前工作转型重点，并在各地区档案馆取得明显成效，提倡用专业与科学的方式发掘祖先留下的档案财富，加强档案编研，提高档案利用效率，重视档案工作人员队伍建设，支持档案工作人员业务素质培养。

二、西藏区内高校档案工作现状

高等学校档案是指“高等学校从事招生，教学，科研，管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字，图像，声像等不同形式、不同载体的历史纪录”[4]。高校档案工作联结着行政、科研、教学、学生管理等校内工作，为学校各项工作提供服务参考，做好档案工作是推进高校工作及至民族工作的重要部分。

以西藏民族大学为例，从2013年至今学校档案工作结合区情、校内实际，改革发展，不断创新，将理论落实于实际，取得一些成效。

1.档案人员配备：学校档案管理中心为6位正式编制人员组成，其中2人为副高职称，余下4人为中级职称；男性2人，女性4人；档案专业硕士1人，其他专业硕士4人，研究生学历占90%，人员配备与目前工作基本相适应。

2.档案收集整理：档案管理中心实行部门立卷制度，校内部门固定报送一至两位兼职档案员，OA电子、纸质文件均由部门兼职档案员整理归档至档案管理部门，再由专职档案工作人员完成加工、扫描、装盒、入库等整理工序。

3.档案数字化：为利于纸质档案的保存，提高档案利用效率，2019年6月档案管理中心通过档案服务公司 “外包”完成档案数字化工作，数字化档案8866卷，98540件，著录扫描完成文书档案、人事档案、声像档案、部分藏学文档。档案数字化工作走在区内高校前列。

4.档案实体保管：校内文书档案、人事档案、学生档案、财会档案、实物档案分五间库房统一存放于我校社科楼一楼，除文书档案、人事档案、实物档案由档案管理中心工作人员专职管理，学生学籍档案与财会档案则统一存放。

5.档案利用：中心使用南京大学档案馆开发的“南大之星”档案网络管理系统，采用电子、纸质文件目录的相互对应利用模式开展利用工作。2018年内中心接待档案查阅服务800余人次，为全校30多个二级单位教师学生提供利用服务，大大提高了利用率。

三、档案视频会议下的区内高校档案工作开展途径分析。

西藏高校作为事业机关的组成部分，高素质人才聚集，档案工作实践性、服务性、拓展性发掘潜力大。

1.拓宽档案编研业务，促进全校各项工作开展

自治区档案视频会议落实中央 “治边先治藏”，“加强民族团结、建设美丽西藏”等方针政策，强调“档案工作为服务全区经济社会发展和长治久安做出了贡献”[5]。高校对学校历史、学科特色、民族团结、扶贫建设等方面进行档案编研，发挥档案的文化宣传属性，为校园稳定，学生就业，教学实践，学校发展做出贡献。

校内档案管理中心可“用史实发言”，与专业教师一起进行民族教育、驻村扶贫等方向的史实编研，在校内民族团结进步宣传月、69国际档案宣传日等节点将编研成果对外陈列展出，正面宣传区内高校教育、扶贫建设工作，获取师生情感共鸣，增加校园情谊；亦可在学生“三助一辅”岗位实践中，安排学生课余实践，使其在参与过程中了解档案工作的基本知识与专业技巧，为学生就业增加技能筹码，缓解就业压力，促进校园和谐稳定；还可邀请老红军和退休职工做一些关于区内高校发展的口述档案访谈活动，优化档案资源馆藏结构，为学校发展提供现实依据。

2.转变服务理念，提高工作声誉

西藏高校档案工作因地制宜，服务公众。档案收集来源于校内各职能单位，又面向校内单位发挥一定的事实说明效用。档案工作服务的本质为转化输出知识，在面对 “档案利用对象和利用领域呈多样性；档案利用呈规模性、专题性；档案利用的周期性；档案利用的方式呈多样性”[6]，高校档案工作人员要将自我教育与实践教育相结合，熟悉档案馆藏内容，转变工作态度，把档案工作服务理念融入日常具体工作中。

区内高校档案工作服务对象主要为在校教师、部门职工、在读或已毕业学生，档案工作人员在收到服务对象查阅查询档案请求时，应态度缓和亲切，准确判断、分清缓急，积极热情开展档案查阅查询工作。对于具有周期性与规模性的查阅要求，如体育学院学生在每年5月或10月外出比赛会集体打印高考录检表，学校教师为完成科研课题或论文对系统资料的专题规模利用等。档案工作团队需要内部互助，提前做好准备，运用电子目录、纸质目录查询等多种服务方式，全面及时满足利用对象需求。档案管理中心要及时在校内档案管理网站上发布服务信息，简化借阅手续流程，加强与档案用户的信息互动，为其提供更为快捷方便的服务；筛选出公开可视可查档案，制作相关目录，实现高校档案面向社会公众服务，扩大档案服务利用对象范围。

3.安全为重，运用规范方式保管档案

自治区档案工作电视电话会议提出 “做好国家重点档案保护与开发”[7]。参照我国第一部正式档案行业标准DA/TI-2000《档案工作基本术语》，我国档案保护标准主要体现在档案分类,库房建设，档案破损修裱，档案数字化，实体保存等大方面上，具备科学性与可执行性。区内高校档案保存保管总体方针需遵循“以防为主，防治结合，保护重点，兼顾一般”原则。

区内高校要按照国家标准建造档案保管库房，使用专门库房保存档案，库房配备电动、手动式档案密集架与喷淋式、移动消防设施，防止档案库房“水火”意外；库房设在通风阴凉位置，根据区内气候特点，调整适宜档案存放的温湿度，定期按量投放防虫防鼠药，做好详细纸质记录。在档案保管操作中，档案工作人员需运用修裱与复制专门处理技术，延长破损档案使用寿命；对学校更名、教学评估、周年校庆、实物、声像、历史文书等珍贵档案重点保护，其余档案适当兼顾，保证一般保管条件；实现档案信息化存储，购置磁盘阵列和大容量移动硬盘存储档案数字化数据，使用高性能光纤交换机承载数据运行，优化纸质档案保存环境。

4.提高馆藏档案数字化比例

自治区档案工作电视电话会议将档案工作数字化要求定为 “存量数字化，增量电子化，利用网络化”。档案数字化运用专业信息技术，对档案资源进行数字化管理存储与利用。相对于单一的纸质档案，数字化对于档案网络安全、保管利用、信息共享、流转访问等方面都有跨越式变革。

档案数字化工作是区内高校档案工作发展的必然趋势，区内高校档案需争取专项经费完成档案馆藏数字化项目。数字化工作在开展过程中，档案管理中心在购买档案公司服务的同时，应对该公司的综合资质、实体报价、服务水平、后期维护能力等方面进行综合考评，灵活处理各种数字化过程中的突发问题。运用专业知识规范违规行为，降低档案数字化过程失误率，保证项目完成进度。档案工作人员在档案数字化后续工作里，要运用专业仪器加工扫描著录对象，如纸质档案要实现大幅面书刊扫描原件，声像档案实现专业胶片扫描仪扫描原件；还需熟练运用Adobe PDF处理软件来转换纸质原件格式，熟练拆分合并PDF格式文件，并采用安全稳定、质量上乘的档案管理系统和移动扩容设备，标准规范储存档案信息化数据。

5.全面提升档案工作人员业务能力

自治区历届档案工作会议明确提出 “要注重档案工作人员队伍建设”来推进档案事业的长足发展。区内高校档案工作人员要熟悉档案分类知识，档案保管常识，知晓档案法律法规，还要求具备一定的工科与历史学科背景的复合型知识结构。

档案管理中心可以建立明确的工作目标与岗位职责，按照档案工作人员的学历与特性来安排工作，做到人尽其才，保证档案工作人员自身素质与服务对象相互对等；树立部门人员的自信心，认同档案人员的意见与看法，给予其尊重，正面积极引导工作人员主动学习；加强工作人员党性教育，发挥档案工作人员的党员先锋模范作用。

6.重视兼职档案员队伍建设

西藏区内高校档案人员构成采用专职加兼职相结合的模式，兼职档案员负责电子文件与纸质文件的部门立卷与归档，决定文件归档范围，处于校档案归档工作流程的重要位置。区内高校兼职档案员归为各个二级部门的OA秘书或者新进员工。他们学历高、接收能力强，但归档任务重、业务要求高，且本人精力有限，归档业务工作与任内执行工作会产生矛盾。因此提高校内兼职档案员归档工作积极性，缓解他们归档工作与其他工作的矛盾冲突，是推进校内档案归档工作进程，执行部门立卷制度的必要前提。

档案管理中心需每年举行一次兼职档案员归档业务培训，根据不断更新改进的归档要求提高兼职档案员归档业务水平，避免因不知、不会而产生抵触情绪；加强宣传，获得领导重视，建立兼职档案员激励机制。从学校层面肯定校内兼职档案员归档工作，并适当给予相应奖励，调动兼职档案员积极性。针对归档工作的阶段性特点，部门领导可以适当调整归档时段二级单位老师工作任务结构，减轻兼职档案员工作量与工作压力；积极开展档案归档范围审定、目录录入疑难点等业务活动，避免归档过程中出现的诸多误区，提高归档效率。

四、档案视频会议内容下西藏高校档案工作开展进程中要注意的问题

西藏区内高校档案工作是一项集整体性，科学性，民族性，政治性于一身的系统工作，根据自治区档案工作电视电话视频会议内容，做好这项工作必须注意以下几个问题。

1.力争校领导的重视与支持

领导重视是高校档案工作开展推进的外部保障。从宏观上来看，档案工作由校领导，学校党委委员管理负责，区内高校档案工作直接提升到党的工作高度，具有鲜明党性；从微观上看，校领导重视支持档案工作，档案工作发展思路清晰前景广阔，工作开展难度降低。档案工作人员应主动汇报近期工作，让主管校领导知道档案工作的重点与难点，工作开展方法；做好重大节日，民族团结活动的档案编研宣传工作，并取得良好效果。

2.找出区内高校档案工作开展中的困难

现如今在区内高校档案工作开展进程中，所遇到的困难有：档案管理机构外部环境配合度不够，档案编研文化建设属性发挥不足，档案工作人员业务交流机会少等。在档案归档收集过程中，校内兼职档案员往往过了最后期限才将上年度档案移交给管理部门集中；由于多数档案工作人员的非档案专业科班出生，迄今档案编研成果寥寥无几，科研成果为数不多；档案工作人员的业务能力主要通过工作实践积累提升，未通过“走出去，带进来”等外出交流学习渠道加强。

3.明确区内高校档案工作发展的方向

目前，部分国内知名高校已将校档案馆、图书馆、博物馆（校史馆）等校内文化宣传部门的建设、信息资源等运用前端科学技术有机整合，成为面向社会大众服务的文化教育机构。藏区高校处在民族地域，特色民族文化资源馆藏丰富，可将国内知名高校档案发展工作经验与我校地域、民族特色馆藏结合起来，利用先进技术，发展民族特色档案资源编研，网络宣传编研信息，一则提高区内群众受教育广度，二则增强民族凝聚力。

五、结语

明代丘浚云 “今世赖之以知古，后世赖之以知今”[9]，收集整理历代的经籍图书，立为案卷保存，以备后世知悉采纳。档案是历史，是文化，是实际可行工作，是后世可资凭靠依据。自治区档案工作会议将区内档案工作总结、部署到方方面面，给国家留下了宝贵的历史财富。做好区内高校档案工作，意义深远。将自治区档案工作电视电话会议内容融入到高校档案工作中，发挥会议的指导作用，结合现今档案工作开展方向，在高校档案工作人员不断努力下，定能改善区内高校档案工作现状，发挥出高校档案服务师生与社会的应有价值。