加强高校采购档案规范化管理的路径分析

刘 群 何碧漪

(常州信息职业技术学院招标采购管理中心 江苏常州 213164)

0 引言

随着高校采购规模的持续扩大，采购档案资料也不断增加，如何保管好采购档案资料，成为各高校重点关注的问题[1]。从目前情况看，我国部分高校内部还存在采购档案资料管理不够规范的问题，导致采购档案资料管理工作的价值未得到充分发挥。为了改变这种状况，高校需要注重对采购档案资料管理思想和模式的更新，积极应用现代化的管理手段，弥补以往工作中的不足，强化采购档案资料管理的规范性。

1 加强高校采购档案规范化管理的意义

1) 高校采购档案规范化管理，可以使采购前中后期相关资料得到完整保存。采购档案可以将采购活动过程客观、真实、全面地记录下来。规范化的采购档案管理，则可以为管理者提供各项工作的依据，包括分析采购数据、总结采购经验、记录采购信息等。高校采购负责人可以根据完整的档案资料，全面把握内部采购工作进度，了解采购工作效率和采购经费使用效率。

2) 高校采购档案规范化管理，可以及时发现采购环节存在的问题，使采购负责人有机会应对潜在问题，降低采购风险的发生概率[2]。规范化的采购档案管理，可以保障各项采购数据信息的真实性和完整性。高校采购负责人通过查看采购档案资料信息，可以了解各项工作是否按照原计划执行，各项经费是否严重超出预算，若发现某项数据信息与计划严重不符时，可以及时分析问题的形成原因，从而制订相应的改进对策，使高校采购工作能够顺利进行。

3) 高校采购档案规范化管理，可以提升高校整体办学水平。通常情况下，高校内部采购工作是为教学工作服务的，例如，为了更新学校的教学设备，高校需要开展教学物资采购工作；为了营造良好的书香气息，给广大师生提供优质的阅读环境和良好的阅读条件，高校需要开展各种工具书及课外书籍等物资的采购工作。而各项采购计划的实施，必然会生成采购资料，管理人员按照制度规范行事，可以帮助高校管理者更好地掌握内部情况，从而制订更加科学的管理计划，提升效率，使高校朝着更好的方向发展。

2 高校采购档案管理工作中存在的主要问题

1) 采购档案管理受重视程度不足。部分高校忽视对采购档案资料的管理，具体表现在：高校管理者不会定期查看采购档案资料信息，因而对采购档案资料的真实性、完整性的了解不够全面。这种情况下，当采购环节出现问题时，管理者无法及时采取措施进行应对。高校采购档案管理工作不受重视，也就忽视了系统化章程的制订，造成整体管理规范性不足，进而影响采购档案管理工作的实际效果。

2) 采购档案信息化管理水平偏低。在信息技术快速发展的形势下，各行业都开始应用信息技术创新管理模式。从目前状况看，高校在开展采购档案资料管理工作的过程中，对于信息技术的利用程度并不高，采购资料大多还是以纯纸质文件保存。具体表现在：高校采购档案资料主要由管理人员负责手工录入，各项数据资料信息并未实现自动化存储和自动化更新。究其原因主要在于：高校尚未根据内部采购工作需求，引入现代化的信息设备，还处在手动与纸质文件共存的阶段，导致档案管理者在日常工作中，无法借助现代化信息技术创新工作模式，而是不断地重复劳动，其中不乏遗漏、错误的信息，进而影响采购档案管理的规范化程度。同样对各种报表，更是不能按照变化的条件重新检索。大量重复的统计，耗费精力和时间，影响采购档案管理工作的整体效率。

3) 采购档案管理制度更新滞后。健全的制度是推动各项工作有序进行的关键，为了提升采购档案资料管理的规范化程度，高校需要采取措施更新档案资料管理制度。但事实上，部分高校在开展采购档案管理工作的过程中，忽视了对制度的更新和建设，导致档案机构的资料信息与实际采购数量、型号相脱节，以及实际需求与具体采购数量之间有差异。目前，许多高校的文书管理和档案管理工作分属于不同的部门，管理者大多只注重文书管理，忽视了对档案的管理。

4) 采购档案管理标准不明确。部分高校在开展采购档案管理工作的过程中，尚未制订相对统一、规范的档案管理标准，因此造成档案管理工作效率偏低[3]。采购档案是采购工作的“生命线”，包含采购项目全过程的内容，如采购项目立项资料、采购项目招投标资料、采购货物订单信息、采购经费数据信息等。各项环节倘若有明确、严格的执行标准，则可以提升效率。但是如果没有对档案管理工作的各个环节、步骤进行具体量化，没有建立科学统一的标准和规范，高校采购档案管理人员就无法按照预期计划开展各项工作，工作成效的检验也就缺乏依据。

5) 采购档案保存安全系数不高。虽然部分高校对于信息技术的利用程度偏低，但在现代信息化社会，大多数高校已经初步建立了电子化档案。与传统纸质档案相比，电子档案的存储时限更长，存储方式更为便利。但需要注意的是，电子档案数据的真实性和完整性，会受到诸多因素的影响。例如，当高校采购档案管理系统遭受黑客攻击时，容易出现系统瘫痪、数据缺失等问题。此外，倘若在管理电子采购档案的过程中，工作人员出现操作失误行为，电子档案的完整性也会受到影响。另外，在电子档案建立的同时，传统纸质档案仍然保留，但大多数高校的采购档案存放在采购部门，按年度整体移交到学校档案管理部门，在采购部门留存时，因存放地有限，保密度不够，采购资料或丢失，或被随意翻查，或采购项目相互混淆。年度移交时因采购档案繁多，资料核对任务繁重，移交时间长。

6) 档案管理人员素质有待提升。高校采购档案管理人员的综合素质，是影响整体工作质量的关键。目前，部分高校并未根据采购管理工作需求，安排专门的人员负责管理采购档案。事实上，很多采购档案都是由采购人员负责分类整理，审核数据资料的真实性、完整性。采购人员负责做好数据资料的归档工作，并存放在本部门，以年度为单位将之移交学校档案管理部门长期保存。但部分高校内部的档案管理工作人员并不具备较强的专业素质，他们忽视了对工作思想和方法的创新，造成工作效率偏低，进而影响高校采购档案管理的整体工作水平。

3 加强高校采购档案规范化管理的措施

1) 转变采购档案管理理念。首先，高校管理者需要积极转变管理理念，将采购管理工作纳入高校内部日常管理工作体系，根据采购工作现状，制订科学的采购档案资料管理工作方案，要求档案管理工作人员认真履行自身的职责，认真落实各项工作计划，保障采购档案资料的管理工作效率。其次，高校管理者应引导档案资料管理人员加强对现代化档案管理知识和方法的学习，提升档案规范化管理意识，让档案管理人员意识到采购档案资料管理的价值，提升工作自觉性，增强责任感。再次，高校管理者需要定期开展采购档案资料真实性、完整性检查工作，根据既定的工作计划，检验工作成效，及时发现问题，并采取措施解决问题。

2) 完善采购档案管理制度。健全的管理制度，是提升采购档案管理工作规范化程度的关键[4]。针对目前采购档案管理制度更新不足的问题，高校需要采取相应的措施加以改善。首先，高校管理者应结合我国采购档案管理相关法律制度，完善内部管理制度，并且引导档案资料管理人员积极学习采购法、档案法相关知识，提升法治管理观念，保障采购档案管理工作的规范性。其次，高校可以结合内部采购工作实际情况，了解采购档案管理工作特性，分析目前制度中存在的不合理之处，进而制订健全的制度，指导各项工作有序展开。再次，高校可以针对采购档案管理工作，建立专门的管理制度，指导档案管理人员定期查看采购数据信息，要求档案管理人员遵守各项基本原则，保障各项操作的规范性，提升采购档案管理工作质量。

3) 强化采购档案信息化管理。采购档案信息化管理程度，会直接影响档案管理工作效率，进而影响高校整体管理工作水平。为了进一步规范采购档案管理工作，高校需要积极引入现代化的信息技术，借助先进的设备提升档案管理工作的自动化和现代化水平，实现对各项档案资料的自动化存储和自动化处理。首先，高校需要适当增加对档案管理部门的资金扶持力度，购入现代化的档案管理设备，利用计算机技术提升采购档案管理能力，并且实现对各项数据信息的实时更新。其次，高校可以将部分纸质档案转化为电子档案，并且建立专门的目录，便于管理员查询和维护。再次，高校需要做好电子档案保管工作，加强对防火墙的建设，减少电子档案资料数据丢失现象发生的概率，保障电子档案数据信息的真实性和完整性，让采购档案可以为高校采购工作的顺利开展提供有力的支持。

4) 提升档案管理人员素质。高校采购档案管理工作质量，在很大程度上受到管理人员自身素质水平的影响。高质量的采购档案管理工作，离不开高素质档案管理人员的支持。目前部分高校的采购档案管理工作是由其他岗位人员兼任，高校缺乏专业的采购档案管理人员。事实上，采购档案管理是一项专业性较强的工作，要求管理人员掌握采购、管理、档案、法律等多方面的知识。而由于高校内部采购档案管理专业人才的缺失，导致该项工作质量难以提升。为了突破这种状况，高校在重视采购档案管理工作的同时，还需要重视对档案管理人员专业素质的培养。首先，高校应为采购档案管理人员提供学习和培训机会，鼓励档案管理人员积极学习现代化的知识和技能，提升自己的专业素养，以胜任采购档案管理工作。其次，高校采购档案管理人员应树立终身学习的理念，积极参加各种知识和技能培训活动，不断提升综合素质。此外，高校还可以组织内部档案管理人员展开互动交流，分享经验。

5) 明确采购管理工作标准。一旦建立科学规范的采购档案管理标准，高校采购档案管理工作人员就可以按照具体要求落实各个环节，保障整体工作效率，同时及时发现偏离标准的环节。对此，高校应针对采购档案管理工作，理顺管理流程，制订统一的工作规范，明确标准和工作原则。采购档案管理人员则需要按照既定的工作标准，有的放矢地开展采购文件整理、采购信息记录、采购资料搜集、采购项目分类等各项工作。当某个采购项目验收完毕后，高校采购档案管理人员应结合各项数据信息开展对比分析工作，根据档案管理标准查看各项数据信息的真实性、完整性，及时梳理各项资料，防止出现信息遗漏问题。年终开展一次全面盘查工作，结合每个采购项目计划书和最终形成的信息资料，分析本年度采购工作效益，了解年度内高校内部采购经费的整体使用情况，帮助管理者了解高校内部的财务信息，为学校事业发展提供信息支撑。

4 加强高校采购档案规范化管理的原则

1) 科学性原则。高校在加强采购档案规范化管理的过程中，应重点关注管理方法的科学程度[5]。科学性原则是指高校需要制订科学的采购档案管理计划，同时运用科学的思维方法开展各项工作。在科学思维的指导下，高校采购管理工作的规范化程度可以得到大幅度的提升，而这对于档案管理工作水平的提升也非常有利。高校在进行采购档案管理方法选择时，也应该遵循科学性原则，强调管理策略的科学性和可行性。

2) 系统性原则。系统性原则强调，高校在开展采购管理工作的过程中，为了提升管理工作的规范化程度，需要制订一套系统的管理规范，推出系统性较强的管理办法，保障各项工作有序展开[6]。针对采购档案管理风险的防范问题，高校也可以推出一套系统性的方案，使档案管理人员能及时发现风险，并采取措施防范风险，发挥采购档案管理工作的价值。

3) 规范化原则。高校为了提升采购档案管理工作的规范化程度，要落实规范化原则，即：针对各个工作环节，提出规范的标准，推出规范化的管理制度，要求各岗位工作人员按照工作规范行事，确保各环节不会严重偏离预期目标。同时，高校还需要引进规范的设备和技术，为采购档案管理人员开展规范化的工作提供可靠的依据。

4) 实效性原则。高校在强化采购档案规范化管理的过程中，应强调实效性原则，包括及时整理采购文件、及时更新采购电子档案数据库、及时引进现代化采购档案管理设备、及时总结采购档案管理工作经验、及时创新采购档案管理工作模式等。保障档案管理工作的实效性，可以在很大程度提升管理工作的规范程度，以此推动档案管理工作计划的顺利实施，促进档案管理工作水平的整体提升。高校管理者则可以根据最新的采购档案数据信息，了解各项采购工作的进度，了解采购计划落实情况以及采购经费具体使用情况，从而制订更加科学的采购管理工作方案，促进高校内部各项工作有序进行。

5 结束语

高校管理者应充分意识到强化采购档案规范化管理的意义，并且积极反思以往采购档案管理工作中存在的不足，分析问题的形成原因，采取可靠的措施，提升管理工作效率。高校需要积极转变采购档案管理理念，完善采购档案管理制度，强化采购档案信息化管理，提升档案管理人员素质，明确采购管理工作标准。与此同时，高校还需要明确强化采购档案规范化管理的原则，借助一系列可靠措施，提升高校采购档案管理工作质量，让采购档案管理工作为高校的长远发展助力。