公路行业人事档案的管理及其利用

[ 作者简介 ]

彭皝，女，湖南长沙人，长沙市公路管理局城郊公路养护服务中心，助理馆员，本科，研究方向：人事档案。

[ 摘要 ]

归纳、整理公路行业人事档案有助于提升档案的管理与利用效率，尤其是在市场经济迅速发展的背景下，人事档案的管理与利用工作正在经历变革。为了提升管理和利用档案的效率，公路行业的档案管理主体应当探究管理与利用档案的细节，优化档案管理与利用体系。本文简述公路行业人事档案管理的意义及作用，提出公路行业人事档案管理存在的主要问题，探究规范化档案管理过程，完善信息化档案管理模式，提升档案利用服务工作质量，为推动人事档案管理及利用工作的转型升级提供可靠建议。

[ 关键词 ]

公路行业;人事档案;管理

公路行业人事档案记录着从业者的学历、从业资质等信息，这些信息与从业者的劳动保障、信息待遇有着密切联系。人事档案应当全面、真实地记录从业者的信息，档案管理主体则要充分考虑公路行业的特点，对人事档案进行个性化管理。目前，公路行业的人事档案管理及利用工作依然存在许多问题，解决这些问题才能推动档案管理和利用工作的长远发展。

1 公路行业人事档案管理的意义及作用

1.1 有利于培育高素质人才

公路行业的人事档案管理工作涉及干部与员工档案的安全性问题，人事档案反映着不同主体的个人信息，其中包含着对不同岗位人员的评价及其工作状态的反馈。公路主管部门在选择人才的过程中，人事档案作为重要依据被使用。主管部门不仅要考察人才的专业技能，还要严格审查其档案，了解其能力、思想品德的发展历程，从而更加全面地了解人才的综合素质。不同人才的档案还可作为公路主管部门设计员工培训内容与形式的主要依据，富有针对性的培训体系将在培育高素质公路行业人才的过程中发挥重要作用。

1.2 有利于激发员工积极性

人事档案客观记录着员工的工作状态，一旦员工出现违规行为，档案管理人员会迅速记录下来，而这一违规行为将成为员工履历上的污点。为防止此类现象的出现，员工将自觉约束个人行为，严格按照各项制度的要求开展工作。在这一过程中，人事档案起着约束员工行为、激励他们提升专业素养的作用。

2 公路行业人事档案管理存在的主要问题

许多公路建设项目周期长、投资额大且施工要求多。在公路系统中，身处不同职位的管理人员通常要负责多个项目的不同环节，这意味着公路行业人员管理难度大、涉及因素众多。不同人员的档案中可能包含多个职位的信息，档案文件向着不同部门单独传输，这会导致管理人事档案的难度显著提升。如今，公路行业正在引进信息化的人事档案管理系统，但由于档案管理人员的专业素质并未和系统更新速度共同发展，许多信息化管理系统的功能无从体现。在新的人事档案管理形势下，公路主管单位不仅要引进先进的档案管理软件、硬件，还要加强对档案管理人员的培训，推动信息化系统功能的发挥。

2.1 人才流动过程中存在扣档现象

公路行业进行人才选聘时，通常采用聘用制合同来对档案材料合法性进行有效印证。根据国家的规定和要求，当出现人员调动时要与单位解除劳动关系，当关系解除后才能调入新单位。如果劳动人员尚未确定新单位，则需要将其档案返回户籍所在地，由当地的劳动部门来保管。目前部分单位出于不正当考虑，以培训费和违约金等借口来扣留当事人档案，这种行为不但导致人才调动过程受阻，同时也严重违背了国家法律法规的要求，不利于社会的稳定发展。对于这种情况，事业单位要积极配合当事人，采取正当手段协助其进行档案的流转，不得阻碍其工作调动，同时如果劳动人员在合同尚未解除阶段辞职，避免采用扣档方式来阻碍其工作调动，避免发生档案纠纷问题。

2.2 遗档和死档现象

在当前社会快速发展的背景下，各行业中都有越来越多的人才选择自主创业，对国家经济起到有效的推动作用，同时也在很大程度上缓解了就业问题。但是由于在人事档案管理工作上缺乏宣传力度，导致很多劳动人员缺乏对档案的认识，对于档案的重要性不是十分了解，造成了人才流動过程中出现了遗档和死档现象，导致人才管理受到损害。

2.3 假档现象较为严重

在当前各行业中都存在着部分人员出于自身利益考虑而将个人经历和信息进行篡改的现象，导致公路单位无法有效甄别档案真实性，对于社会的发展产生不利影响。人事档案体现着个人的成长历程，能够全面、客观地帮助单位进行员工评判，如果相关人员私自篡改和捏造档案，不但影响个人诚信，严重时甚至要承担刑事责任，因此要避免这种现象的发生，坚守诚信原则，为公路单位人才管理工作提供基础。

2.4 档案收集整理问题

在当前社会的快速发展下，公路行业中档案数量明显增多，同时其管理内容也更为复杂，在档案的搜集工作上存在一定困难。另外档案管理工作也存在着一定人事变动问题，新的工作人员在档案收集整理工作上经验不足，导致工作效率不高，并且时常存在着工作方法不科学的现象。因此要针对档案的收集整理问题进行系统培训，提高工作能力和综合水平。同时在档案管理工作中部分工作人员对于收集整理工作不重视，甚至存在为了自身方便而私自存留应当归档的文件的现象。

2.5 档案的丢损问题

在公路行业中，除了档案工作人员存在着人员流动，随着当前经营规模和实际需求的不断上升，单位自身也存在着搬迁升级的需求，在这过程中需要大规模移动管理档案，但是由于档案存放不成系统，导致移动过程中出现丢失损坏问题。另外，由于公路相关单位对于档案管理工作不重视，档案室中随意堆放着档案，并且缺乏恒温处理，导致档案损坏问题严重，因此必须要建立可行性较高的监管制度，对档案资料进行妥善管理，提高保护效果。

2.6 档案的交接和处置问题

在进行档案交接时，管理人员应根据相关要求要整体移交档案的目录和纸质资料，充分做好档案的保护工作。但是在实际中往往缺乏较为明确的档案监交人和交接人，导致交接处置问题中出现问题。同时要详细整理交接清单，认真核对所需交接的档案，保证交接工作的顺利进行;另外，由于档案处置工作中缺乏充分的事前准备，也时常发生处置不当的问题。

3 公路行业人事档案管理及利用的路径

3.1 规范档案管理过程

规范人事档案管理過程能提升档案管理的效率与档案利用率。为提升公路行业人事档案管理的规范化程度，管理主体应当做到多措并举，优化档案管理过程的各个细节。首先，收集人事档案的相关材料后，应当依据档案的具体内容、用途鉴别并筛选相关材料，对重要的材料进行归档。在传统的档案管理过程中，由于管理人员专业能力不足，部分多余材料遗留在档案之中。在新的档案管理工作中，管理主体应当及时清理材料中无用的部分，并仔细筛选重复材料、补充缺失的材料。一旦出现档案涂改、造假等问题，管理主体需及时上报，寻找合适的处理方法，保证档案的真实性与完整性。如在党团材料中，入党志愿书、组织推荐信与申请书等都是不可缺少的材料，但部分主体出于各种原因会找人代写各类申请材料，使党团材料失去真实性。面对此类情况，档案管理人员需及时上报组织，按照组织内部规定重新整理档案。其次，查找与使用档案是归纳档案的重要目的，为保证档案能够在需要时被及时调用，档案管理主体需严格编排档案顺序，在排序和编目的过程中依据实践顺序或主次关系进行整理。排序后，档案管理人员应重新检查档案材料的目录，保证目录顺序与档案内容的顺序相一致。一旦出现材料载体变质、字迹模糊、文字不清等问题，档案管理主体需安排专员抄写、打印或复印档案内容，保证档案的完整性。材料规格与统一装裱的标准不一致时，管理人员需采用折叠、加边、剪切、裱糊等方式统一档案的规格，使档案变得美观而整齐，为日后保管、使用档案奠定基础。部分档案中附有金属制品，对此类档案，管理人员在处理时应当拆除金属制品，防止金属制品影响档案寿命。此外，已经整理好的档案应当及时装订成卷，使用统一的卷皮与卷盒，卷盒表面应写上完整的档案信息。装订后，档案管理人员进行校对，在确保没有任何质量问题的情况下入库。

3.2 完善信息化档案管理模式

公路行业的档案管理体系应当在保证一定独立性的前提下实现与其他行业档案管理的互联互通，从而实现档案信息资源的共享。在建立专用档案管理系统的过程中，管理主体应当先将纸质档案中的信息转化成数字化信息并存储在计算机当中，为制作电子档案提供可靠依据。电子档案的信息应当较纸质档案更加完整，档案的管理方式也应当更加有序。档案材料信息库和各类人力资源数据库应当紧密联系起来，方便公路主管部门筛选优秀行业人才，发挥档案资源在人才筛选方面的作用，提升人事档案的使用效率。在将纸质档案信息录入数据库的过程中，档案管理主体需保证数据的真实性，信息录入的全过程应当由专人进行监督、审查，防止出现错录、漏录等现象。

面向公路行业的人事档案管理工作需做好分级、分层管理，借助信息化工具建立系统化的档案管理模式，保证人事档案的安全性与保密性。不同级别人员的档案对保密性的要求不同，处于较高级别的人员，其档案的保密性理应更高。信息化管理系统中，不同档案管理主体查看档案的权限应当有所区分，保密级别较高的档案应当只允许级别较高的档案管理人员查看。在保证档案安全性与保密性的前提下，档案管理资源才能真正做到通用、共享。

3.3 提升档案利用服务工作质量

利用人事档案的根本目的是开发档案中的信息资源，要达到这一目的，档案管理人员应当关注档案利用服务工作质量的提升。一方面，档案管理人员需明确使用档案的范围与方式。如管理公路行业的干部档案时，明确各项规定的细节，严格按照规定管理档案，不得擅自使用干部档案。查询和借阅人事档案的过程也必须保证其规范性，严格记录查阅、借阅人的信息，使档案管理的过程有据可依。人事档案管理的过程应当将被动服务、主动服务结合起来，档案管理主体应当做好查阅、使用档案的工作，同时，定期更新人事档案的变动状况并进行登记。在明确登记变动信息的基础上，为使用档案的主体提供准确信息。

另一方面，管理主体应当注重优化使用人事档案的环境，在建立信息化的人事档案管理系统时，开发相应硬件设施。如建立人事档案查阅室，引导利用档案的主体在相应场所中查阅保密性较高的资料，以此保证档案信息的安全性。实践表明，建立档案查阅室能有效降低档案损坏、丢失的概率，并提升档案服务的水平。档案管理主体还可在档案室中直接指导查阅档案的人，引导他们高效使用档案信息。

3.4 强化硬件设施建设

在当前阶段，大部分公路单位中在档案管理方面缺乏有效的硬件条件支持，对此相关部门要在资金投入上加大力度，对硬件条件进行有效改善，从而为人事档案的信息化建设提供可靠支持。众所周知，信息化建设涉及先进的计算机技术和设备，同时还要进行数据库建设，如果在资金上得不到保证，缺乏计算机和数据库方面支持，就无法实现信息化的认识档案管理。在当前社会经济水平和科学技术水平快速发展的新时代下，人事档案管理工作者必须具有一定的敏感性，对现有资源进行有效整合，同时企业要加大力度进行信息化设备的引进，提供认识档案管理的支撑。与此同时，聘请专业人员来建立档案的信息数据库，为其管理工作做好保障。网络服务管理是信息化建设的基础，人事档案的信息化建设也必须要以数据库的运用为支撑，在数据库中录入人事基本信息，实现高度集成化管理。

3.5 加强档案管理队伍建设

要加强对于管理队伍建设的重视，通过培养相关人才来充实队伍，从而提高档案管理水平。要积极引进专业的人才来进行管理工作，同时对现有人员进行系统化和专业化的培训，树立档案管理意识观念。不断学习档案管理的相关理论和知识，做到理论与实践相结合，通过理论指导实践，通过实践巩固理论，要更加注重现代化技术的运用，提高技术水平，通过现代化技术来进行档案的处理。除此之外还要加强安全管理，避免出现档案的泄露和丢失，确保其完整性。

4 结束语

综上所述，提升公路行业人事档案管理效率对推动公路行业的长远发展有所帮助。新时期的公路行业人事档案管理工作应当有新气象，管理人员使用档案的过程也应当朝着法制化、规范化的方向发展。随着管理主体综合素质的提升与管理系统的升级，人事档案管理工作将更加高效，档案资源的使用效益也将有所提升。

参考文献

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