高职院校教学秘书职业化建设研究

[ 作者简介 ]

冯晓娟，女，河南登封人，嵩山少林武术职业学院，讲师，硕士，研究方向：职业教育、教学管理。

[ 基金项目 ]

本文系河南省民办教育协会课题，民办高校教学秘书职业化研究（编号：HNMXL20210013）的阶段性研究成果。

[ 摘要 ]

教学秘书是高校教学管理中最基层的管理者与执行者，而教学管理是高校教育教学工作的核心内容。随着高职院校工作重心的转移，高职院校教学秘书的职业化建设已成为稳定教学管理队伍、维持教育教学秩序、保持基本教学运行、处理日常教学管理事务、实现人才培养目标的根本保证。

[ 關键词 ]

高职院校;教学秘书;职业化建设

十八大以来，随着我国高等职业教育事业的蓬勃发展，在习近平新时代中国特色社会主义思想的指导下，高职院校的工作重心开始从扩大招收学生数量向提高人才培养质量方面转变。而提高人才培养质量的关键在于提高教学质量，教学秘书是专门从事教育教学管理工作的人员，教学秘书的工作贯穿于教学管理全过程，是保障教学工作正常运行的基础。高职院校对于教学秘书的要求也在不断提高，教学秘书的职业化建设不仅关系到教学秘书个人能力的提高，也关系着教学管理队伍的持续化发展，关系着教学管理队伍的稳定，关系着日常教学管理事务的正常运行。

1 高职院校教学秘书的工作职责

依据《教育大辞典》所述，教学秘书是指在高校二级学院设立的协助院系领导进行一线教学管理工作的人员，通常还兼任院系办公室主任职务（类似于行政秘书）。主要职责包括：组织拟定和修订各专业教学计划、教学大纲，日常的教学管理工作和行政事务处理等;一般由具备一定教学经验的青年教师担任。行政上由所在院系领导，并接受教务处的业务领导，服务于师生。

在教务处和院系领导的带领和指导下，落实教学计划中所规定的各项教学任务，配合人才培养方案的制定与修订，落实好专业课和公共课的开课计划与教学任务，进行教师教学工作量的统计、核算。

在教务处和院系领导的领导下，开展教学评估，督促检查本院系各门课程各个教学环节实施情况，开展好期中教学检查工作;协助院系领导拟订本院系的教学工作规划、教学改革规划和课程建设规划。

协助院系领导做好日常的教学管理工作，处理日常调课事宜，参与考务及成绩管理的工作，做好教学材料的归类入档工作和教材的选用与征订工作，组织教师开展教学研究和业务能力培训工作，做好毕业生毕业资格审查工作和本院系教师日常科研工作的统计整理、汇编申报工作，做好院系领导交办的公务接待，差旅报销等行政事务。

做好学院各种教学管理文件、通知等的接收、送阅、承办、归档、统计、上报等工作。

在党办和院系党总支的领带下，在本院系开展党史学习教育等主题活动，并做好新闻稿件的撰写和推送工作。

在人事处和院系领导的领带下，根据教师流动情况做好教师引进计划及教师的日常考勤、请销假管理。

在后勤处和院系领导的领带下，做好本院系所有资产的申请、领取、发放、登记和管理等工作。

在学院疫情防控办公室和院系领导的领带下，做好常态化疫情防控工作，完成教师队伍的日常健康管理、病因追踪和康复后返岗管理。

2 高职院校教学秘书所面临的职业化建设问题

教学秘书是二级学院里专门从事教育教学管理工作的人员，虽然人数较少，但却是一个特殊而重要的群体;身在教学管理工作一线，面临的却是学校教务等业务主管部门、院系领导、教师、学生四个方面的交叉环境。一名职业化程度高的教学秘书可以使所在院系的教学工作开展得极为顺畅，各项教学工作任务完成得相当顺利。所以高职院校教学秘书的职业化程度，将直接影响院系教学管理工作的绩效。可在现实中，高职院校教学秘书的职业化建设依然存在诸多问题。

2.1 在职业环境方面

高职院校教学秘书多以女性为主，且趋向年轻化，主要来自应届毕业生和引进人才家属;部分学校认为教学秘书岗位专业性不强，可随时转岗，对教学秘书不够重视，导致教学秘书岗位价值认可度不高;教学秘书工作量大，内容繁重而琐碎;教学秘书的工作没有明确、规范的制度，且没有形成系统的流程，多凭经验;整体来看，高职院校教学秘书在岗位招聘、岗位级别、深造学习、薪资待遇等方面都与专任教师存在较大差距，且工作时间长、业务范围广、劳动强度高、工作压力大、工资收入低、晋升机会小。

2.2 在职业功能方面

高职院校为了节约经费支出，在人员设置上不够合理，教学秘书存在身兼多职的情况，工作职责不明，角色上存在冲突，不仅要从事教学秘书的日常工作，同时还要做行政秘书、办公室主任等工作，甚至还有兼职代课;且要处理与学校领导、同事、学生及相关单位工作人员之间的关系，导致教学秘书的职场人际关系较为复杂。教学秘书的工作性质属于辅助性、从属性、服务性，其工作的社会效益多具有隐蔽性，工作成果模糊，付出较大的努力而收效甚微，工作价值也不能得到直接体现，工作效能感较低。

2.3 在职业素养方面

高职院校教学秘书的职业环境不佳和职业功能的多样性，致使其学习能力和主动学习意识不强。教学秘书的工作千头万绪，如果不具备较强的自我管理、自我约束能力和较强的事业心、责任感，没有很强的服务意识，一旦因为工作中的摩擦或受情绪影响，很难做到以大局为重，更难做到爱岗、敬业、忠诚、奉献。高职院校招聘的教书秘书在学历层次上虽为硕士及以上学历，但对专业要求不够，只有少部分学校要求教学秘书所学专业与任职院系专业相匹配，或者要求是管理学、计算机专业，导致教学秘书缺乏管理学专业知识，计算机水平较低，很不利于日常工作的高效有序开展。

2.4 在职业规划方面

高职院校教学秘书在做职业规划时，没有对自己的兴趣、爱好、能力、特长、经历及不足等各方面进行综合分析与权衡，不能正确理解教学秘书的工作，夸大了自己的主观因素，制定了过高的目标，甚至有些教学秘书在职业规划中表现出迷惘和不知所措。高职院校教学秘书岗位没有明确的职业发展阶梯，鼓励教学秘书进行继续学习和培训的机会也不多，教学秘书在长期从事教务工作，服务各级领导、专任教师和学生的过程中，不仅会感到身心俱疲，专业知识也荒废严重，更没有时间和精力从事课题研究，导致教学秘书重管理，轻学术，自身缺乏科研成果，容易错失职级评定、提拔晋升等机会。

3 高职院校教学秘书的职业化要求

教学秘书在教学管理系统和行政事务处理过程中起着上传下达、下情上报的重要作用，是院系领导的参谋和助手，是协调部门关系的桥梁，也是联系院系领导和师生的纽带，是高校教学管理工作中的重要管理者、参与者、传达者、汇总者、服务者和反馈者，是教学管理队伍中的重要组成部分，是高校教学管理环节中不可缺少的重要角色。必须从个人和学校两个层面共同满足高职院校教学秘书的职业化要求。

3.1 在个人层面（自我认识、理论水平、业务能力、管理技巧、工作态度）

随着高校教学管理日趋科学化、规范化和系统化，教学秘书自身的素质也需要不断提升。

一名高职院校的教学秘书，在自我认识方面：要结合自己兴趣爱好及特长，适当降低对自身的期望;要科学合理地进行职业规划，不能仅仅把职业当做一种谋生手段;要稳定好自己的情绪，保持身心健康，积极乐观向上。

在理论水平方面：高职院校教学秘书不仅要掌握所在院系所设学科的专业知识，还要掌握系统的教育学、心理学、管理学等相关教育管理的理论，并掌握教育管理的一般规律，从而能更好地适应教务管理的特殊性和复杂性。

在业务能力方面：高职院校教学秘书要熟知教学管理的各个环节，掌握教务管理平台的操作，合理安排课程及考务工作;还要熟练使用现代化办公设备，掌握办公软件和数据处理软件，应用计算辅助管理，提高工作的效率和质量，来满足现代化和信息化的管理需要。并能对周期性事务能有预见性，能有效及时地处理突发性教学事件。如果具备较强的主动学习意识、信息处理能力、公文写作水平，教学秘书工作做起来将得心应手。

在管理技巧方面：高职院校教学秘书不仅应具备较强的综合管理能力、沟通协调技巧，也要学会站在院系的全局角度来思考和处理问题，摆正自己的位置和立场，熟悉学校相关的教学管理和规定，严格按章办事。虽为管理人员，但要保持一种谦虚的状态，不断提高自己的服务意识和能力，把人际关系处理好，实施科学化管理，将有助于院系各项管理工作的顺利开展。

在工作态度方面：高职院校教学秘书要树立正确的职业观，把职业当作事业来追求，培养自己强烈的事业心和高度的责任感;并具备细心、耐心、和善的心态，以饱满的工作热情、旺盛的精力、乐观的工作态度，认真对待教学秘书的各项工作。并不断加强学习、自我提高，增强组织纪律，提升保密意识，尊敬和欣赏每一位老师和学生。

3.2 在学校层面（岗位设置、职责划分、配套制度、福利待遇）

教学秘书是高职院校提升教学管理水平的重要组成部分，高职院校应重视教学秘书的工作，尊重教学秘书群体。如何促进教学秘书职业化的提升已成为高职院校教学管理工作的重要任务。

高职院校在岗位设置方面：普遍存在用人机制过分精简的现象，教学秘书还兼行政秘书或办公室主任的工作，其所面临的是“管理者”与“被管理者” “监督者”与“被监督者”“协调者”和“失调者”的角色冲突，严重影響院系的教学管理工作。即使不按照教学秘书与学生不高于1∶200的比例进行配备，也应该避免一人多岗;如果条件允许，可以在专业数量、教师队伍、学生人数多的院系多配备一名教学秘书，或设置单独的行政秘书岗位。

在职责划分方面：高职院校教学秘书的工作已呈现多样化状态，就像院系里面的勤杂工。应完善院系内正副主任、办公室主任、教学秘书、教研室主任、专业学术带头人等管理人员的职责分工，细化岗位职责内容，这样不仅有助于大家各司其职，各负其责，提高工作效率;还可以把教学秘书从繁杂的行政事务中解放出来，以便其全身心地投入教学事务的工作中，从而提高教学秘书的工作效率。

在配套制度方面：高职院校应对教学秘书职业制定出合理的晋升制度，健全职业培养体系，避免教学秘书边工作、边摸索、边学习的现象，从政策上对教学秘书的职业发展给出明确的指引;通过组织培训班、研讨会、交流会、参观学习等形式完善培训制度，加强岗前培训，开展日常培训，拓展专题职业培训，使教学秘书学习新的理念、新的思维，开阔视野，从而提高业务水平;健全考核激励机制，应把日常考核和年度考核有机结合，制定奖罚分明的激励机制，建立有效的竞争平台，务必打破“干多干少一个样儿，干好干坏一个样儿”的局面;实施教务管理岗位轮换制，通过统筹考量，尊重本人意愿，进行岗位轮换，在教务系统内进行轮岗锻炼，对优秀的教学秘书进行重点培养，优先提拔，使教务管理岗位更有活力，从而提升整体工作水平。

在福利待遇方面：高职院校可以根据各自的实际情况，从物质、经济、职称评审等方面给予教学秘书实惠。为教学秘书提供优质的办公硬件条件，如配置较好的电脑、先进的打印复印机、内外线电话等，在教学秘书工作繁忙时，帮助其提高工作效率;也可设立“教学秘书岗位津贴”，不在于钱的多少，这是对教学秘书岗位的认可，更是体现高校对于基层教学管理的尊重和重视;在职称评审方面单列计划或放宽条件，鼓励教学秘书通过职称晋级提高收入，从而促进其创新能力的发展，激发其工作热情。

4 结语

随着我国高等职业教育事业的快速发展，高职院校对教学秘书的要求愈来愈高，教学秘书的工作任重而道远。高职院校教学秘书的职业化建设程度，直接影响着二级学院各项工作和学校教务工作的整体效率。在高职院校，要想成为一名合格、优秀的教学秘书，不仅个人要从自我认识、理论水平、业务能力、管理技巧、工作态度等方面来提高自己的职业化程度，学校也要从岗位设置、职责划分、配套制度、福利待遇等方面来促进教学秘书的职业化建设。

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