医院疫情防控档案管理体系建设初探

束余声 顾浩峰 徐捷 郑亚萍 孙玲 王前

摘 要：文章以苏北人民医院为例，从医院疫情防控档案管理体系架构及其特点与价值、医院新冠肺炎疫情防控档案管理体系实践探索两方面展开，提出了构建贯穿疫情前中后期疫情防控档案管理体系的路径，从而推动疫情防控档案全程化管理、医院疫情防控决策参考、患者救治、院感防控以及后疫情时代的档案利用与科学研究。

关键词：新冠肺炎；疫情防控；档案管理；医院档案

疫情防控档案是国家机构、社会组织和个人在疫情防控活动中直接形成的具有查考利用价值的文字、图表、磁性载体、电子文件等各种形式的历史记录。有效管理疫情防控档案，能够在前期辅助领导和有关部门进行防控决策，在中期调整疫情防控业务、协助完善疫情应对机制，在后期存留客观的社会记忆、提升公众的卫生安全意识。[1]2021年，面对突如其来的扬州新冠肺炎疫情，苏北人民医院综合档案室在总结2020年疫情防控档案管理经验的基础上，对2021年如何开展档案管理、有效助推疫情防控工作进行了思考与探索，并尝试构建了疫情防控档案管理体系，从而实现了疫情防控档案科学管理。

一、 医院疫情防控档案管理体系概述医院档案工作人员科学构建档案管理体系，高效开展档案收集、整理、鉴定、保管、开发和利用等，可以为应对新冠肺炎疫情等突发公共卫生事件提供更及时、全面、优质、高效的服务，充分发挥档案作用和价值。为积极配合新冠疫情防控工作，充分发挥档案管理综合效能，苏北人民医院综合档案室初步构建了医院疫情防控档案管理体系（见图1）。医院疫情防控档案管理体系划分为六大块，分“三步走”。首先创新疫情防控档案管理理念，围绕新理念组建权责分明的疫情防控档案管理团队、建立健全疫情防控档案管理制度，并对疫情防控档案归档范围进行科学划定，作为提供前提保障的“第一步”；其次多角度收集疫情防控特色档案，探求疫情防控档案全程管理与开发利用的重点和方式，作为筑牢管理体系基石的“第二步”；最后建设疫情防控档案信息平台，并在档案管理实践中进一步修正完善，作为质量提升的“第三步”。该体系层层递进，能够有效实现疫情防控档案全程管理，使疫情档案管理工作更加务实、高效，且为未来医院应对各类突发公共卫生事件提供档案管理路径。

二、 医院疫情防控档案管理体系实践探索

1. 创新疫情防控档案管理理念苏北人民医院在应对2020年新冠肺炎疫情时，综合档案室开展了一系列档案收集和利用工作，发挥了档案在疫情防控中的重要作用。但同时发现，新冠肺炎疫情防控档案包含不同时间、多个主体所产生的各种材料，具有分散性、多样性，收集难度较大。[2]与各部门协同工作时，往往材料收集周期較长，难以及时组织整理并提供利用。在2021年扬州疫情暴发初期，综合档案室工作人员作为疫情防控领导小组成员，提出“提高认识、超前介入、全程收集、主动服务”16字工作理念，并付诸档案管理全程。

首先是“提高认识”。为提高全院档案工作人员对疫情防控档案的处置能力，缩短档案从组织整理到提供利用的周期，综合档案室组织人员学习习近平总书记关于档案工作一系列重要指示批示精神、《江苏省重大活动和重要事件档案管理办法》《苏北人民医院重大活动和重要事件档案管理办法》等，提高档案工作人员对疫情防控档案工作重要性的认识。其次是“超前介入”。在疫情发生后，综合档案室第一时间发布疫情档案管理规范、标准和实施步骤等工作要求，及时收集各类材料，避免重要档案流失。再次是“全程收集”。疫情防控档案收集由原来的事后收集改为全程开展，从疫情发展前中后期到单独病历诊治前中后期所形成的档案，都及时收集和整理，确保完整齐全。最后是“主动服务”。利用信息化手段，及时、准确梳理有价值的档案信息提供给医院有关部门，为快速应对新冠肺炎疫情提供科学决策依据和有用资讯，充分发挥档案工作资政参考的作用。

2. 组建疫情防控档案管理团队

苏北人民医院在启动扬州新冠肺炎疫情应急处置机制后，基于前期疫情防控档案管理经验，成立了权责划分更细致、更具实践操作性的疫情防控档案工作小组（见图2）。该工作小组由“一把手”院长分管，院办公室主任具体指导工作，综合档案室主任全面负责疫情防控档案收集、整理、鉴定、保管、统计和利用等，小组成员包括综合档案室专职档案员和各科室兼职档案员，形成了疫情防控档案工作管理网络。工作组成员经常通过线下协调、线上交流（微信群、电子邮箱、电话等）的方式，及时交流档案工作经验，互相学习，提出改进工作的措施建议，确保全面做好疫情期间档案管理。

3. 制定实施疫情防控档案制度

2020年苏北人民医院综合档案室根据《江苏省重大活动和重要事件档案管理办法》制定并出台了《苏北人民医院重大活动和重要事件档案管理办法》，该办法明确了各部门分工和职责，为做好2021年扬州疫情防控档案工作提供了制度保障。2021年扬州新冠肺炎疫情发生后，综合档案室工作人员根据2020年2月扬州市档案局、档案馆下发的《关于做好新型冠状病毒感染的肺炎疫情防控期间档案工作的通知》相关要求，在总结以往材料收集归档工作的基础上，进一步完善了《苏北人民医院新冠肺炎疫情防控文件材料归档内容及分类参考表》，将防疫档案具体分为综合类、医学防疫技术类、物资保障类、交流类、科学研究类以及其他六大类[3]，同时明确了档案收集工作方案和人员分工，及时做好本部门形成的疫情防控档案收集、整理和妥善保管工作，保证了档案资料的完整性。

4. 多角度收集疫情防控特色档案

（1）专题档案

苏北人民医院抗击2020年新冠肺炎疫情工作中，各科室按照《苏北人民医院新冠肺炎疫情防控文件材料归档内容及分类参考表》，在规定时间内对本科室形成的资料整理后统一移交综合档案室。档案工作人员按照国家有关规定标准和文件归档整理规则，对收集到的相关文件材料进行系统整理，做到组件合理、分类准确、排列有序、编号规范，最终形成疫情防控专题档案库，保管期限统一为永久。医院档案室工作人员在全面收集2020年疫情防控档案的基础上，重点对疫情期间大事记、重要会议纪要、赴武汉医疗队简报以及抗疫发文材料等档案进行了全面梳理，整理并编写了《2020苏北人民医院抗击新冠肺炎疫情材料汇编》，文稿达10万多字。面对疫情，档案工作人员在2020年建立的疫情防控专题档案库基础上，加大各类档案收集力度，为日后开展疫情防控专题编研工作奠定了扎实基础。

（2）口述档案

2020年7月，苏北人民医院综合档案室与扬州大学社会发展学院合作开展抗疫医务人员口述史访谈和录制工作，项目组完成了63名抗疫医务人员口述史采集，音视频录制时长达1230分钟，整理口述访谈文字15万多字。综合档案室采集到的抗疫医务人员口述档案资料包括关于救治新冠肺炎患者的成功经验，比如扬州市支援武汉重症医疗队发挥“一人一方、一方多变”的中医个体化诊疗特色方案、使用“托珠单抗”药物治疗经验、中医护理人员将中医护理融入常规护理工作做法以及实行“一对一”专人心理干预情况等。综合档案室下一步将继续开展2021年度抗击新冠肺炎疫情医务人员口述史访谈和采集工作，及时收集一线医务工作者的应急诊疗方案，并对救治全过程信息进行系统整理，形成数字化档案信息资源库，为医院未来应对类似突发公共卫生事件提供有益借鉴。

（3）病历档案

防疫病历档案是疫情防控档案中重要的部分，为了确保防疫病历档案质量，从疫情初期，苏北人民医院档案工作人员就以高度负责的态度和严谨的工作作风加强防疫病案管理。医院综合档案室与新区分院建立起档案管理联动机制，实现档案同质化管理，及时提醒隔离病房做好新冠肺炎病历档案及时归档和消毒处理。除注重收集文字、照片等资料外，新区分院档案工作人员尤其注重收集能反映患者病情发展情况的声像档案，比如轻症患者隔离治疗视频以及重症患者抢救视频等。

（4）实物档案

实物档案是将具备档案属性的实物收集整理转化而成的档案，能够对记忆的全貌进行补充。2020年苏北人民医院综合档案室加大了对抗疫实物档案的征集力度，收到了一大批珍贵的抗疫实物，包括重症领域的“重症八仙”签字的防护服，援鄂医疗队队员签字的队旗，患者手写的感谢信，医务人员的飞机票、工作证、纪念证书，医疗队队服、日记等。2020年5月12日，医院成功举办了苏北人民医院抗疫实物展，受到广大职工和社会各界的欢迎。在这些珍贵的展品中，“重症八仙”签字的防护服引起业界关注。2021年4月江苏省档案馆与江苏省广播电视总台来院为这件珍贵的防护服专门拍攝了《红色珍档》专题视频。在2021年新冠肺炎疫情中，综合档案室继续面向抗击新冠疫情一线的医务工作者广泛收集实物档案，目前收到抗疫书画作品、感谢信、请战书、入党申请书、工作笔记、抗疫日记等，充分反映了医务人员在疫情防控中做出的巨大努力。疫情结束后，综合档案室持续充实抗疫实物展品，发挥实物档案生动的宣传教育作用，使抗疫正能量得到传递与传承。

5. 深度挖掘利用疫情防控档案

（1）疫情初期辅助领导防控决策

2021年疫情发生初期，新区分院作为扬州新冠肺炎定点收治医院，承担了新冠肺炎确诊病例特别是重症、危重症病例医疗救治等任务。定点收治医院的应急救治工作时间紧、任务重、工作压力大，如何科学高效地救治患者成为关键。医院综合档案室工作人员在第一时间将最新疫情防控政策，2020年医院援鄂医疗队工作总结、工作简报以及医务人员口述档案等信息呈报给有关领导，为定点医院前期部署和患者救治提供了有用的档案资料，为扬州新冠患者救治工作有序、安全开展提供了强有力的决策参考。

（2）疫情中期协助推进疫情防控

面对2021年突如其来的疫情，如何在第一时间快速、高效地为有需求的部门和人员提供有价值的档案信息成为档案工作者的首要任务。2021年8月3日，苏北人民医院全面接管新区分院后，医院迅速启动了6号病房楼改造工程，档案工作人员迅速提供了6号楼相关基建档案，全程协助开展改造工作，在两天内新区分院顺利完成改造且通过国家、省、市相关部门的规范化验收。疫情期间院感防控是不可突破的底线和红线，为配合做好院感防控工作，档案工作人员将2020年院感防控培训资料筛选、提炼并汇编成《2021院感防控培训手册》，提供给医院相关业务管理部门参考。

（3）疫情后期助力医院长远发展

苏北人民医院综合档案室做好疫情防控专题档案建档，深度挖掘口述档案、病历档案与实物档案的内涵与价值，成为档案工作的亮点与重点。全方位收集、整理、保管疫情防控档案资料，实现充分开发与有效利用。综合档案室将在原有疫情防控档案编研材料的基础上，继续编写《2021苏北人民医院抗击新冠肺炎疫情大事记》《2021抗击新冠肺炎疫情防控材料汇编》《抗疫医务人员口述档案汇编》。与此同时，医院积极推进疫情防控档案信息平台建设，构建疫情防控档案专题数据库，加快数字化加工，实现全文检索，为医院今后应对类似突发公共卫生事件提供完整、系统、准确的档案信息支撑。

6. 构建疫情防控档案信息平台

（1）疫情防控档案信息平台初步实践

随着档案信息化管理水平不断升级，加快疫情防控档案信息化建设成为当务之急。在2021年扬州疫情期间，为了及时掌握全院人力资源情况，加强人员闭环管理，苏北人民医院综合档案室配合院人力资源部、信息中心，在人力资源综合档案系统中开发了全院工作人员在岗情况和行动轨迹查询等功能，通过信息化手段将各类人员信息汇集于人力资源综合档案平台，高效、准确地实现了人员网格化管理，医院管理者能实时掌握全院职工在岗情况，并能在紧急状态下动态调配人力资源。人力资源综合档案系统的构建与完善为疫情防控档案信息平台建设打下基础。

（2） 疫情防控档案信息平台内容设计

疫情档案信息化平台建设可以使档案管理工作内涵更为丰富，有效提升医院档案管理质量，拓展档案信息内容。苏北人民医院已将疫情防控档案信息平台建设作为医院未来档案信息化建设的重要组成部分，该平台主要从档案数据收集与选择、数据分析与组织、数据开放服务利用三方面考虑。[4]在档案数据收集与选择方面，注重数据收集广度，对医院各部门抗疫工作中形成的档案进行精细审核与筛选，完整反映抗疫全貌；在档案数据分析与组织方面，利用大数据分析软件从不同角度挖掘档案增值信息，例如对人员科学调配、门急诊预检分诊管理、院感防控培训等各类档案进行归纳，并通过分类检索、关键词检索、专题检索等方式进行信息组织，实现档案信息的二次开发；在档案数据开放服务利用方面，遵循相关开放标准，及时、全面开放，有利于各业务部门开展防疫，协助各领域专家研究突发公共卫生事件处置机制，辅助医院疫情防控决策机构制定相关工作政策和措施。

（3）疫情防控档案信息平台建设思考与建议

医院疫情防控档案信息平台建设刻不容缓，应积极纳入医院信息管理顶层设计与战略规划。未来医院档案工作者应在以下几方面进一步实践与探索。其一，疫情防控工作需要各机构和部门协同合作，档案信息跨主体、跨终端传播成为核心问题，传播的速度和广度对疫情防控效果产生关键影响，因此实现档案信息多终端动态同步成为档案信息化平台建设的前提，也必将是未来医院信息管理工作的重中之重。其二，在医院疫情防控档案体系建设的基础上，如何构建档案大数据库、优化检索工具和检索方法、强化信息开发利用等都有待进一步研究与探索。应在现有案卷目录的基础上开发疫情防控专题档案目录、口述档案目录、实物档案目录等。档案信息开发和利用应从对档案信息的初步开发转向深度开发，从现有平台推进到线上线下同步开发。档案开放领域应由苏北人民医院拓展到其他兄弟医院，从而更大程度、更广范围地发挥疫情防控档案的作用与价值。

*本文系江苏省医院协会医院管理创新研究课题“数字时代医院口述档案信息资源建设研究”（项目编号：JSYGY-3-2021-622）、扬州市软科学课题“新冠肺炎疫情背景下医院口述档案信息资源建设研究”（项目编号：YZ2021213）、苏北人民医院院级课题“医院口述档案信息资源体系建设研究”（项目编号：YYGL202006）阶段性研究成果。

注释与参考文献

[1]韩双.抗击新冠肺炎疫情下疫情防控档案的收集与利用[J].档案管理，2020（02）：56-58.

[2]于蓓.浅谈新冠肺炎疫情防控档案的收集与管理[J].山东档案，2020（04）：57-58.

[3]王前，林晨晨，孙玲，郑亚萍.抗击疫情，医院档案部门应彰显作为[J].档案与建设，2020（02）：54-56.

[4]郝伟.关于抗击新冠肺炎疫情专题档案整理的思考[J].兰台内外，2020（21）：35-36.

3109501908220