职业教育改革背景下高职院校教师业务档案管理系统风险控制思路探讨

摘 要：近些年，国内职业教育改革逐步推进，高职院校有了不小的发展，师资队伍建设取得稳步发展，相关的教师业务工作档案也日趋多样，这给高职院校教师业务档案管理系统带来了不小的压力。可以说，在职业教育改革背景下，探寻高职院校教师业务档案管理系统中存在的风险，并提出具体的应对策略，就成为高职院校提升教师素质所面临的重要任务。

关键词：职业教育改革;高职院校;教师业务档案管理系统;风险控制

高职院校是我国教育体系中不可或缺的一部分，其在我国人才培养体系中扮演着至关重要的角色。高职院校教师业务档案管理工作是院校教学、管理、人才培养等工作的重要记录，在高职院校自身建设与发展中扮演着重要的角色。对于高职院校而言，克服教师业务档案管理系统风险，积极做到教师业务档案资料管理与师资队伍建设的科学化、规范化，已经成为高职院校在新时期面临的重要工作要求。因此，深入分析高职院校教师业务档案管理系统风险及其应对思路，对于高职院校在师资队伍的建设过程中起到至关重要的作用。

一、高职院校教师业务档案管理系统风险应对的重要意义

（一）为院校教师业务提供详细记录依据的内在要求

档案是企业在对内部各项工作进行信息收集、汇总、整理的基础上形成的资料，是单位对自身各方面工作进行的以文字、数据等为主要表现形式的记录。对于高职院校师资队伍建设的过程中，需要对教师自身业务工作进行记录，而对高职院校教师业务档案管理系统风险进行识别和应对，能尽可能地实现档案资料的完整性，帮助院校对教师业务历程、结果进行记录，从而直接反映高职院校师资的管理以及建设等业务的具体情况，这能为院校人才管理及发展提供真实、详细的反映和依据，反映真实的业务记录，为学院对师资的培养提供重要参考依据。

（二）院校開展内部监督的必然要求

教师业务档案在院校师资建设及管理中承担着重要作用，这就要求高职院校要加强内部监督与管理，保证自身的业务管理水平。加强高职院校教师业务档案管理系统风险的应对，能够让院校教师业务档案资料真实、全面地反映院校教师的工作情况，从而帮助院校借助档案资料对教师各项业务工作进行检查，全面了解教师业务进展和具体内容，根据反映的信息发现教师培养过程中所存在的不足，帮助院校更好地掌握教师个人发展方向，为院校专业建设、课程建设的发展提供助力。因此，高职院校教师业务档案管理系统风险就成为高职院校内部监督和改进的必然要求。

（三）院校提升内部管理水平的必然趋势

教师业务档案管理是院校内部管理不可或缺的一部分，高职院校加强教师业务档案管理系统风险控制，能够帮助院校将业务档案管理工作规范化、制度化，帮助单位更加客观、全面、及时地记录自身发展情况，从而针对自身需求建立适当的档案管理体系，为自身管理水平的提升提供更多支持。与此同时，教师业务档案管理系统的完善与风险控制能够帮助院校更好地弥补师资建设管理中的漏洞，从而对院校师资队伍建设及教学单位对教师管理和培养过程提供帮助。可以说，教师业务档案管理水平的提升逐渐成为高职院校提升内部管理水平的必然趋势。

二、职业教育改革背景下高职院校教师业务档案管理系统风险分析

（一）技术风险

目前来看，虽然职业教育改革如火如荼，但很多高职院校管理系统并未得到相应的改进，教师业务档案管理也是如此。一些高职院校对云计算和信息化归档缺乏足够的掌握，使得教师业务档案管理系统面临一定的技术风险。一方面，很多高职院校教师业务档案管理系统仅仅是一台服务器挂接一个档案信息管理系统，很多时候由于中心处理器、存储设备等方面存在故障，导致院校档案管理系统面临一定的服务中断的现象，数据处理系统、网络系统、硬件设施等很难获得先进的技术支持和运行管理，从而给数据信息的计算、存取和服务带来了不小的阻碍;另一方面，很多高职院校并未针对教师业务档案数据设置独立、固定的存储区域，现有档案资料得不到有效的保障，有时会由于黑客、木马等攻击而出现档案丢失或被窃取的情况，从而给教师业务档案资料的有序归档与保管带来一定的风险。

（二）安全保密风险

职业教育改革对高职院校的师资队伍建设工作提出了新的要求，这就要求院校对教师业务档案的管理逐步信息化。院校在利用信息化手段对档案资料进行归纳、形成数字化档案资料时，往往会涉及相对复杂的环节，而档案管理系统中各种信息化手段的安全壁垒不像物质形式的保管条件那样有实体的保障，因此，档案资料数字化建设对安全保密和档案归档、管理过程中的风险监控有极大的要求。在职业教育改革的背景下，高职院校在教研活动、人才培养、素质提升等方面的工作日益繁杂，需要归档和管理的档案资料及相关环节也越来越多，业务档案管理系统大容量、高密度等特点也日趋明显，这就容易给系统带来更多的漏洞，能够复制、窃取档案的机会也随之增多，这就为全过程、全方位的安全保密管理带来了压力。

（三）管理风险

很多高职院校在教师业务档案的管理细节方面存在诸多不足，使得教师业务档案管理系统面临一定的管理风险。在职业教育改革的背景下，网络逐渐成为教师业务档案的承载体，但一些院校并未针对线上教师业务档案管理平台进行针对性的建设和管理，现有的业务档案归档与保管更多的是着眼于当下，很少结合未来院校的发展对档案空间、档案归档制度、档案审核、档案利用等进行针对性的规划。一些高职院校并未结合不断扩大的教师业务档案规模制定针对性的电子文档归档制度、档案数据维护制度、电子档案保管制度、档案资料审核制度以及电子档案利用制度等制度条例，与教师业务档案有关的制度规划和管理落实还存在很大的不足。很多时候院校在对教师业务档案资料进行归档时缺乏明确的加工和整理，档案归档、保管、利用混乱的现象并不少见，信息化的管理系统与平台并未真正落实到院校档案管理工作体系中。

（四）资料完整性风险

一般而言，高职院校在对教师业务档案资料进行归档和管理时，往往需要经历相对复杂的环节，包括业务档案的整理与归类、资料扫描、纳入电子档、档案检查等，这些工作往往需要不同部门紧密合作才能完成。但是，在对各类文书档案进行录入或数字化处理时，各类业务档案资料往往由不同的院系或部门负责汇总上交，涉及的范围相对较广，不同部门、不同环节间可能存在较大差异，比如计算机扫描或设置拍照参数指标不同，或为适应新的计算机软硬件平台而实施数据的统一与转移，从而导致数字化档案信息不能得到正确的处理和保存，处理后的档案存在被生硬地录入或修改的风险，加之当下各类数字档案信息本身存在转移方便的特点，使得院校业务档案资料面临录入不完整的风险。

三、职业教育改革背景下高职院校教师业务档案管理系统风险应对策略

（一）革新教师业务档案管理技术

随着职业教育改革的逐步深入，各高职院校教师业务档案资料管理系统面临的压力越来越大，技术方面的风险也越来越多，因此，高职院校应立足自身业务档案管理现状，提升档案管理系统的可靠性和稳定性，保证系统的物理安全、网络安全和信息存储安全。一方面，院校应针对自身的教师业务档案管理系统设置针对性的保护措施和灾难恢复机制，定期对中心处理器、存储系统进行检查，并积极推进档案资料系统与单位OA系统实现数据交换，并和同级数字档案系统之间实现在线数据移交和查阅共享，并对业务档案资料进行针对性的采集、显示和监控，同时在调取档案、档案拆装卷、目录审核、页码重新编号、录入系统、信息校对与处理、数据资料备份、服务器挂接等环节做好档案图像数据、目录数据及元数据的比对和核查;另一方面，院校应在对教师业务档案资料进行数据化处理的基础上，合理规划业务档案资料在线上、线下的存储空间，针对档案管理设置相应的信息资源管理平台与输出、输入机制，帮助院校自身对教师业务档案资料进行针对性的保管、监督和检查，为高效、统一的外部风险控制提供相应的基础。

（二）完善信息化风险监控体系

1.构建教师业务档案资源安全监测平台

在职业教育改革逐步推行的背景下，各类技术和系统逐渐在高职院校内得到推广和使用，院校的档案管理系统往往容易受到其他软件或系统的冲击，导致教师业务档案资料面临安全保密风险。因此，高职院校应结合自身需求，及时构建相应的信息平台来监测教师业务档案资源的管理活动，针对教师业务档案资料管理需求确定安全检测平台的规划，构建教师业务档案集成管理与监测系统，以此作为电子档案接收管理系统的核心部分，使教师业务档案目录数据与实体档案同步接收进系统的目录数据，随时动态反馈系统接收的业务档案及数据，帮助工作人员能够随时监测业务档案变动情况，并且随时使用对院校业务档案信息库的存储状态进行审核，依照具体的保存计划和应用要求，加强对各个环节的安全审核，从而为部门加强文书档案安全管理提供相应的支持。

2.完善教师业务档案资源安全评估

教师业务档案管理系统建设是一项长期的任务，而在教师业务档案管理系统建设过程中，各种程序、硬件、系统平台往往会持续更新迭代，因此，高职院校应结合教师业务档案管理系统发展趋势，完善档案资管安全技术评估，从而为档案资料的安全与保密提供更多支持。高职院校应及时对教师业务档案管理工作系统和相关程序进行更新，并及時确定针对性的安全技术体系与工作标准，以此为基础，对教师业务档案资料的归档与管理过程进行相应的对比和评估，加强对信息化教师业务档案工作平台、工作环节要求和安全管理技术进行相应的审核，借此来为教师业务档案的安全管理提供重要支持。

（三）优化教师业务档案管理模式

高职院校应积极顺应职业教育改革下教师业务档案资料规模日益扩大的趋势，加强教师业务档案工作系统管理模式的改进。除了要进一步完善电子文档归档制度、档案数据维护制度、电子档案保管制度、档案资料审核制度以及电子档案利用制度等制度条例外，院校还应结合自身教师业务档案工作规范化的要求，积极推进教会业务档案汇总工作与档案管理系统间的衔接，努力实现档案提供和管理系统之间的协调统一，从而为高效的教师业务档案管理提供重要基础。院校应立足于教师业务档案资料整理和归档的要求，对文书资料的书写、整理提出相应的要求，根据归档和后续利用的具体要求加强文书的整理和收集，从而针对文书档案管理建立共享机制，加强院校内档案局域网与其他查询终端的衔接，有效推进档案信息共享。

（四）拓展教师业务档案管理系统覆盖范围

在进行教师业务档案管理信息化建设时，院校应立足于教师管理的实际，不断拓展档案资料的收集范围，结合不同院系、不同部门、不同时期的业务开展情况，制定针对性的业务档案资料整理范围。职业教育改革背景下的高职院校处在扩张和建设阶段，院校教师业务档案的内容、文本结构、背景信息等都相对繁杂，如科研档案、教学档案、培训培养档案、人事关系档案、工作要求等都应进行数字化处理，并制定针对性的扫描、归档流程与要求，努力提升教师业务档案归档与管理的完整性。教师业务档案管理人员也应努力保证文书资料书写与整理的全面性和规范性，及时做好整理和登记，并对其中不合理或丢失的内容进行追查，做好整改或补充，从而形成正确的教师业务档案分类整理规范，做好教师业务档案资料的分类汇总和扫描入库。

结语

随着职业教育改革的逐步深入，高职院校各项业务及相关工作日益繁杂，教师业务档案资料也越来越多，很多院校不可避免地面临一定的档案管理风险。从目前来看，越来越多的高职院校结合职业教育改革的趋势逐步加强了业务档案管理系统建设，但在风险管理技术、风险监控体系等方面依然存在一定的问题，在这一背景下，高职院校必须对教师业务档案资料进行科学管理，加强教师业务档案管理系统风险控制，这样才能帮助院校快速提升业务档案资料管理水平，做好档案资料的利用与服务，为院校的师资队伍建设和发展提供持久的支持。

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项目：宁夏工业职业学院科研项目资助

作者简介：周东奉（1982— ），女，汉族，宁夏盐池人，本科，讲师，研究方向：高职学院计算机基础教学与科研。