新一代信息技术在企业费用预算管控中的应用研究

张 旭，钱如水，李佳乐

（包头市畅行交通信息科技有限公司，内蒙古 包头 014060）

0 引言

《中国中小企业管理运营健康调查报告》显示，绝大多数企业认为成本和费用都在逐年上升，如何把有限的资金充分利用好是一个迫切需要解决的难题。现代企业管理中，预算管理在资源分配、经营分析、业绩评价、内部控制中起到主导作用，更是企业开源节流、降本增效的核心工作，越来越多的企业认为“财务也是一种生产力”，而“云大物移智”（即云计算、大数据、物联网、移动互联网和人工智能）的出现，使财务生产力的提升成为一种可能。新一代信息技术的普及能够让企业向预算管理要效益。常见的企业预算管理包括收入预算、费用预算、投资预算、利润预算等多方面。文章对企业使用新一代信息技术进行费用预算管控进行分析研究，为今后的企业预算管理制度建设和信息化建设提供参考。

1 预算管理在企业发展不同阶段的需求特征

近年来，在企业实际经营中，预算的理念和做法已经相当广泛，但是在具体落实层面仍然存在一些共性的问题，具体内容有以下几点。

1.1 预算编制缺乏依据

预算的编制过程往往缺乏数据分析和依据，业务部门为了不被预算“卡脖子”，随意决策现象和高估预算问题严重。

1.2 执行与预算偏差严重

预算的执行缺乏有效的手段，执行和编制两层皮，预算超支现象屡屡发生，预算制度形同虚设。

1.3 预算缺乏监督环节

财务部门在拿到票据前，实际费用已经发生，但是经营层和财务人员均无法掌握哪些费用即将发生或正在发生，无法有效控制费用的产生，监督更无从谈起。

根据分析，企业预算执行不好主要有两方面原因：一是没有全员参与，预算不仅仅是财务部门的事情，公司所有的业务部门与职能部门都应该参与进来；二是没有进行过程管控，很多企业重结果不重过程，费用发生后才后知后觉，预算编制得好，但落不到实处。

2 基于预算的费用执行控制体系的建立

预算管理的全过程可以简单划分为4 个过程，即预算编制、预算执行、预算分析、预算调整，形成了一个PDCA（即Plan、Do、Check 和Act）循环。管理的重点应放在其中的预算执行过程上，建立一套基于预算的费用执行控制体系，帮助企业由费用的结果管控向过程管控转型。该体系的核心理念如图1 所示。

图1 基于预算的费用执行控制体系4 个过程

在传统的预算管理中，预算执行阶段的管控往往滞后，如业务人员产生的招待费或差旅费，往往在产生发票之后财务人员才知晓，这种滞后现象会导致领导在审批费用时极其被动，预算制度形同虚设，这种传统的模式被称为结果控制，具体内容如图2所示。

图2 改进前：结果控制

结果控制的改进措施可以为在预算执行过程中采用“先申请、后报销”的理念，将预算执行阶段一分为二，即拆分为费用发生前和费用发生后两个阶段，将预算管控机制贯穿于整个费用执行过程，实现事前明确、事中控制、事后分析。这种改进措施被称为过程控制，具体内容如图3 所示。

图3 改进后：过程控制（将执行阶段一分为二）

采用该业务模式，可以真正将企业全员纳入费用管控的过程中，帮助企业建立以过程控制为主的费用管理机制，解决信息不对称和决策随意的问题，做到人人心中有数。

3 新一代信息技术在预算管控过程中的应用

企业中云的应用趋势已势不可挡，云计算的可贵之处在于高灵活性、可扩展性和高性价比。软件即服务（Software-as-a-Service，SaaS）模式为企业提供搭建信息化平台所需要的所有网络基础设施及软件、硬件运作平台，并负责所有前期的实施、后期的维护等一系列服务，企业无须建设机房、购买软硬件、招聘专业技术人员，即可通过互联网使用该信息系统。

费用预算管控的“先申请、后报销”模式，完全可以借助云计算技术，让企业以较低的成本实现预算制度落地。费用管控信息系统既可以是企业资源计划（Enterprise Resource Planning，ERP）软件中的一部分，也可以是一套独立的系统，具体内容如图4所示。

图4 费用管控系统所处环节（自上而下）

可见，预算执行的过程管控，是预算编制之后，财务生成凭证之前的中间环节。

费用管控系统通过云计算平台低成本搭建，使用大数据技术进行数据分析和预算的编制与调整，全体员工可以通过移动互联网进行费用的申请和报销，管理层通过移动互联网可以随时进行报表查询，新一代信息技术与费用预算管控紧密结合，主要功能设计如图5 所示。

图5 费用管控系统主要功能设计

4 结语

从实践来看，大多数企业都有预算制度、内控制度，但制度停留在表面的居多，要么是屡屡超支，制度形同虚设，要么是预算偏大，不符合经营实际，究其原因有以下两点：一是预算制定缺乏数据支撑，容易“拍脑门决定”；二是执行过程缺乏有效监督控制，经常“睁一只眼闭一只眼”，二者的共同特征是主观因素过多。

随着信息技术的发展，大部分企业都已经使用基于互联网的传统财务软件系统，但目前绝大多数应用停留在做账、事后查询等阶段，仅仅做到了对结果的管控。新一代信息技术“云、大、物、移、智”能够为企业构建一套完整的预算管理和执行体系，包括预算目标设立、编制、汇总、分解、执行、控制、分析和调整等全过程管理，实现企业经营向管理要效益。

企业全面预算管理体现在全方位、全过程、全员参与等方面，强调将人、财、物、供、产、销都纳入预算管理。文章篇幅有限，仅对其中“费用预算”这一个方面实现全过程（事前、事中、事后）、全员参与进行探讨和研究，并结合新一代信息技术提出费用管控系统的研究和设计建议，希望通过有效发挥财务预算管理的作用，帮助企业探索开源节流、降本增效的新路径，对优化营商环境、推动企业高质量发展尽微薄之力。